Основные свойства полей MS Access зависят от выбранного типа данных. Если открыть таблицу в режиме конструктора, то весь набор свойств выбранного поля будет представлен в нижней части окна на двух вкладках: Общие (General) и Подстановка (Lookup). Приведем свойства полей, наиболее важные на первом этапе изучения баз данных.

1. Размер поля (Field Size) позволяет для текстового и числового поля уточнить тип данных или размер, задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле. Для поля с типом данных Текстовый (Text) задается размер от 1 до 255 знаков. Для поля с типом данных Числовой (Number) можно задать:
   • Байт (Byte) для целых чисел от 0 до 255, длина поля 1 байт;
   • Целое (Integer) для целых чисел от –32 768 до +32 767, занимает 2 байта;
   • Длинное целое (Long Integer) для целых чисел от –2 147 483 648 до
     +2 147 483 647, занимает 4 байта;
   • Одинарное с плавающей точкой (Single) для чисел от –3,4 1038 до
     +3,4 1038 с точностью до 7 знаков, занимает 4 байта;
   • Двойное с плавающей точкой (Double) для чисел от –1,797 10308 до
     +1,797 10308 с числом отображаемых десятичных знаков до 15, занимает
     8 байтов;
   • Действительное (Decimal) для целых чисел от –1038 до +1038 (при работе с
     проектами, которые хранятся в файлах типа adp) и от –1028 до 1028 (mdb и
     accdb) с числом отображаемых десятичных знаков до 28, занимает 12 байтов;
   • Код репликации (Replication ID). Глобальный уникальный идентификатор (Globally unique identifier, GUID), занимает 16 байтов. Эти длинные генерируемые случайным образом значения обеспечивают малую вероятность их совпадения. Поля такого типа используются Access для создания системных уникальных идентификаторов реплик, наборов реплик, таблиц, записей и других объектов при репликации баз данных. Могут быть использованы в приложениях пользователя для идентификации строк таблицы, например для идентификации товаров.

Для поля с типом данных Счетчик (AutoNumber) можно задать:

• Длинное целое (Long Integer) — 4 байта;
• Код репликации (Replication ID) — 16 байтов.

Рекомендуется задавать минимально допустимый размер поля, который понадобится для сохраняемых значений, т. к. сохранение таких полей требует меньше памяти, и обработка данных меньшего размера выполняется быстрее.

1. Формат поля (Format) является форматом отображения выбранного типа данных при выводе их на экран или печать в режиме таблицы, в форме или отчете. В Access определены встроенные стандартные форматы отображения для полей с такими типами данных как Числовой (Number), Дата/время (Date/Time), Логический (Yes/No) и Денежный (Currency). Ряд этих форматов совпадает с настройкой региональных форматов, определяемых в окне Язык и региональные стандарты в Панели правления Windows. Пользователь может создать собственный формат для всех типов данных, кроме Поле объекта OLE (OLE Object), с помощью символов форматирования.
2. Число десятичных знаков (Decimal Places) задает для числового и денежного типов данных количество знаков после запятой. Можно задать число от 0 до 15. По умолчанию (значение Авто (Auto)) это число определяется установкой в свойстве Формат поля (Format). Следует иметь в виду, что установка этого свойства не действует, если свойство Формат поля (Format) не установлено или выбрано значение Основной (General Namber). Свойство Число десятичных знаков (Decimal Places) влияет только на количество десятичных знаков, отображаемых на экране, и не влияет на число сохраняемых десятичных знаков. Для изменения числа сохраняемых знаков нужно изменить свойство Размер поля (Field Size).
3. Подпись (Caption) поля задает текст, который выводится в таблицах, формах, отчетах.
4. Описание (Description) — краткий пользовательский комментарий к полю.
5. Значение по умолчанию (Default Value) определяет текст или выражение, значение которого автоматически вводится в поле при создании новой записи. Например, если задана функция =Now(), то в поле введется текущая дата и время. При добавлении записи в таблицу можно оставить значение, введенное по умолчанию, или ввести другое. Свойство Значение по умолчанию (Default Value) используется только при создании новой записи. Максимальная длина значения свойства составляет 255 знаков. Свойство не определено для полей с типом данных Счетчик (AutoNumber) или Поле объекта OLE (OLE Object).
6. Условие на значение (Validation Rule) позволяет осуществлять контроль ввода, задает ограничения на вводимые значения, при нарушении условий запрещает ввод и выводит текст, заданный свойством Сообщение об ошибке (Validation Text).
7. Сообщение об ошибке (Validation Text) задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушении ограничений, заданных свойством Условие на значение (Validation Rule).

ВНИМАНИЕ!
Элементы управления, созданные в формах или отчетах на основе поля таблицы, наследуют установленные для этого поля свойства. Благодаря этому не понадобится определять свойства индивидуально для каждого связанного с полем элемента управления.

В следующем уроке рассмотри процесс создания таблиц в MS Access.

Информатика Свойства полей в Access просмотров — 1126

Типы полей в Access

Текстовый – используется для хранения текстовой информации. Это бывают любые символы, количеством не более 255.

Поле МЕМО – предназначен для данных объемом до 64 тыс. символов. Это может быть текст или комбинация текста и чисел.

Числовой – предназначен для данных, которые могут использоваться в математических расчетах.

Дата/время – значения вводятся в поля в стандартном формате, к примеру, 20.01.98 или 12:15. При этом пользователь может создать и собственный формат.

Денежный – предназначен для хранения точного значения очень больших чисел (15 знаков слева от запятой и 4 — справа). Система поддерживает шесть стандартных форматов, к примеру, основной — 3456,789; фиксированный — 514,75; денежный – 2500 р., но пользователь может также создать собственный формат.

Счетчик– при использовании этого типа полю автоматически присваивается числовое значение. Это бывают последовательные числа, начиная с 1 или случайные числа. Значения полей этого типа пользователь изменить не может.

Логический – поле может принимать только два значения: Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл.

Поле объекта OLE – данный тип поля предназначен для хранения объектов, созданных в других приложениях Windows (документов, таблиц, графиков, рисунков, звуковой информации и др.).

Размер поля – система допускает для текстового поля максимальное число символов — 255. По умолчанию устанавливается 50. Для числового поля по умолчанию устанавливается размер до 15 десятичных знаков.

Формат поля – определяет, в каком виде число, набираемое на клавиатуре, выводится на экран. Система поддерживает семь форматов. К примеру, денежный формат выводит на экран символ денежной единицы.

Маска ввода – используется в том случае, если всœе значения поля должны иметь один формат. К примеру, номер телœефона, дата͵ почтовый индекс и т.п. Маска может состоять из трех частей, разделœенных точками с запятой. К примеру, (99) 000-000; 0; _ _

Первая часть — ϶ᴛᴏ собственно маска ввода.

Вторая часть (здесь 0) указывает на режим автоматического занесения постоянных символов. По умолчанию или при значении 1 в поле заносятся только набираемые пользователœем символы.

Третья часть (здесь _ _) показывает символы, которые используются для отображения пустых позиций в маске ввода на экране. По умолчанию для этой цели используется символ подчеркивания.

Стоит сказать, что для написания масок ввода зарезервированы определœенные символы, которые жестко задают правило ввода значений полей.

0 — допускается только цифра от 0 до 9. Обязательный символ.

9 — цифра или пробел.

# — цифра, пробел, + или — (минус).

L — только буква. Обязательный символ.

? — буква или пробел.

А — обязательно буква или цифра.

а — буква, цифра, пробел.

& — должен быть любой символ или пробел.

С — произвольный символ.

. , : ; — / — разделители.

< — преобразование символа в нижний регистр.

> — преобразование символа в верхний регистр.

! — маска должна заполняться справа налево.

— ввод следующего за обратной чертой символа как символьной константы.

В списке стандартных масок есть маска Пароль. При ее выборе вводимые с клавиатуры символы не отображаются на экране.

Подпись – это второй идентификатор поля. Первый — имя поля. Подпись используется для заголовка столбца в таблице. Ее делают более информативной, чем имя поля. К примеру, имя поля — КТ, а подпись — код товара.

Значение по умолчанию – значение поля, автоматически вводимое в таблицу при добавлении записи. Значение устанавливается пользовател&#156;ем.

Условие на значение – это свойство служит для автоматического контроля значения поля, вводимого в таблицу: оно должно удовлетворять условию, заданному пользовател&#156;ем. К примеру, выражение >1995 And