В этом уроке поговорим на тему «Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access».

Фильтрация, сортировка и поиск данных в Microsoft Access

Когда записей в таблице становится достаточно много, большое значение приобретает возможность просматривать их выборочно и в определенном порядке. С помощью инструментов страницы «ленты» «Главная» можно скрыть некоторые столбцы и записи таблицы, а также отсортировать записи по одному или нескольким полям. Для того чтобы спрятать на время выделенный столбец или группу столбцов, раскройте раздел «ленты» «Записи».

Нажмите кнопку «Дополнительно» и выберите в открывшемся меню команду «Скрыть столбцы».

Для того чтобы снова показать скрытые столбцы, раскройте раздел «ленты» «Записи», нажмите кнопку «Дополнительно» и выберите в меню команду «Отобразить столбцы…».

В открывшемся окне диалога необходимо отметить галочками те столбцы, которые должны отображаться в представлении данных таблицы. Сделанные в окне изменения сразу отображаются в представлении. Отметьте галочкой скрытый столбец и нажмите кнопку «Закрыть».

Для того чтобы отображать только записи таблицы, отобранные по определенному признаку, можно использовать фильтр, то есть условие, задаваемое для поля. После применения фильтра записи, не удовлетворяющие заданному условию, будут скрыты. Для назначения фильтра выделите один из столбцов, например, столбец «Сумма» и нажмите кнопку «Фильтр» в разделе «ленты» «Сортировка и фильтр».

В списке значений поля уберите значения, которые не должны отображаться путем снятия галочек напротив каждого из значений. Для применения фильтра нажмите кнопку «ОК».

После применения нового фильтра представление данных обновляется. Поле с установленным фильтром маркируется специальным значком в заголовке.

Для временного снятия фильтра с выделенного поля нажмите кнопку «Удалить фильтр».

При снятии фильтра представление тоже обновляется. Повторно нажмите на эту же кнопку, чтобы включить фильтр снова.

Для окончательной очистки фильтра щелкните по стрелке в заголовке столбца таблицы и выберите команду «Снять фильтр с Сумма».

Чтобы задать условие для фильтра в виде логического выражения, вызовите снова окно настройки сортировки и фильтров.

Список доступных логических операторов будет зависеть от типа данных поля. Раскройте список «Числовые фильтры». Выберите в списке фильтр «Больше…» и, задав величину для сравнения, нажмите кнопку «ОК».

Теперь на экране будут отражаться только записи, содержащие в поле «Сумма» значения не менее двадцати. К отдельному полю можно применить только один простой фильтр, однако для каждого поля можно определить свой. В этом случае отображаться будут только записи, удовлетворяющие одновременно всем условиям. Более сложные фильтры, которые могут включать значения нескольких полей одновременно, задаются с помощью команды «Параметры расширенного фильтра».

Параметры фильтра действуют до закрытия таблицы и не теряются при переключении режима отображения. Если сохранить таблицу, примененный фильтр будет доступен и при следующем её открытии. Включать и выключать сохраненный фильтр можно с помощью кнопки панели навигации «Без фильтра» — «С фильтром», надпись на кнопке отражает текущее состояние поля. Нажмите на кнопку с надписью «С фильтром», чтобы отключить фильтр.

Для упорядочивания записей в представлении данных таблицы применяется сортировка по текстовым, числовым значениям или по дате. Сортировка позволяет пользователям находить нужные данные, не просматривая все данные подряд. Записи можно сортировать по одному или нескольким полям. Для установки порядка сортировки по возрастанию значений поля нажмите кнопку «По возрастанию».
Для сортировки по убыванию значений нажмите кнопку «По убыванию».

Для отмены сортировки по всем полям сразу нажмите кнопку «Очистить все сортировки».

В Microsoft Office Access записи сортируются по возрастанию или по убыванию без учета регистра. Порядок сортировки чисел, текста и специальных знаков зависит от выбранных параметров языка и стандартов для данного компьютера. При сортировке по нескольким полям сразу результат будет зависеть от порядка применения режима сортировки к этим полям. В случае, когда надо найти одну или несколько записей по фрагменту текста, входящему в одно из их полей, можно воспользоваться стандартным средством поиска Microsoft Office Access. Нажмите кнопку «Найти» на странице «ленты» «Главная».

В окне диалога «Поиск и замена» необходимо задать образец для поиска и выбрать нужные параметры поиска, например, задать область совпадение образца с любой частью поля, просмотр по всем записям.

Для перехода на следующую найденную запись нажмите кнопку «Найти далее».

После завершения поиска закройте окно.

В Microsoft Access предусмотрено четыре способа отбора записей с помощью фильтров: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, поле Фильтр для (Filter For) и расширенный фильтр.

Фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр и поле Фильтр для (Filter For) являются очень простыми способами отбора записей, причем самым простым является фильтр по выделенному фрагменту — он позволяет найти все записи, содержащие определенное значение в выбранном поле. Обычный фильтр используется для отбора записей по значениям нескольких полей. Поле Фильтр для (Filter For) используется, если фокус ввода находится в поле таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет применяться в качестве условия отбора. Для создания сложных фильтров следует использовать окно расширенного фильтра.

Набор записей, которые были отобраны в процессе фильтрации, называется результирующим набором.

Чтобы использовать фильтр по выделенному фрагменту, необходимо:

1. В поле объекта в режиме Таблицы найти значение, которое должны содержать записи, включаемые в результирующий набор при применении фильтра.
2. Выделить это значение и нажать кнопку Фильтр по выделенному (Filter by Selection) на панели инструментов Режим таблицы (Table Datasheet).

Замечание

Фильтры сохраняются автоматически при сохранении таблицы или формы. Таким образом, при повторном открытии таблицы или формы можно снова применить сохраненный фильтр.

Совет

Фильтр позволяет отбирать записи, не содержащие выбранного значения. Для этого необходимо выбрать значение, нажать правую кнопку мыши и выполнить команду Исключить выделенное (Filter Excluding Selection).

На рис. 2.57 показан результирующий набор, полученный применением фильтра по выделенному к таблице «Заказы» (Orders) демонстрационной базы данных (Northwind). Чтобы получить такой результат:

1. Откройте таблицу «Заказы» в режиме Таблицы.
2. Выделите в столбце «Клиент» какое-нибудь значение, например Ernst Handel.
3. Нажмите кнопку Фильтр по выделенному (Filter by Selection) на панели инструментов.

Рис. 2.57. Результирующий набор записей после применения фильтра по выделенному

Чтобы отменить фильтр, необходимо нажать на кнопку Удалить фильтр (Remove Filter) на панели инструментов Режим таблицы (Table Datasheet) или воспользоваться одноименной командой контекстного меню.

Access запоминает последний применяемый фильтр, поэтому если теперь нажать на кнопку Применение фильтра (Apply Filter) на панели инструментов, вновь будут отобраны те же записи.

Кнопки Применение фильтра (Apply Filter) и Удалить фильтр (Remove Filter) являются по сути одной кнопкой, состояние (нажата, отжата) и подпись которой меняются в зависимости от того, установлен или нет фильтр для таблицы. Еще одним признаком, по которому можно узнать, что в таблице отображаются отфильтрованные записи, является слово ФЛТР (FLTR) в строке состояния окна приложения.

Для того чтобы установить фильтр по выделенному фрагменту, можно воспользоваться также командой контекстного меню Фильтр по выделенному (Filter by Selection) или выбрать из меню Записи (Records) команду Фильтр, Фильтр по выделенному (Filter, Filter by Selection).

Похожей возможностью фильтрации записей обладает поле Фильтр для (Filter For). Его можно использовать в том случае, когда не удается быстро найти образец отбора в столбце таблицы.

Чтобы использовать возможности поля Фильтр для (Filter For), необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Таблицы.
2. Щелкнуть правой кнопкой мыши на поле, для которого нужно указать условие отбора, а затем ввести значение условия отбора в поле Фильтр для (Filter For) в контекстном меню (рис. 2.58).

Рис. 2.58. Поле

Фильтр для в контекстном меню

Чтобы применить фильтр и закрыть контекстное меню, нужно нажать клавишу , а чтобы применить фильтр и оставить контекстное меню открытым — клавишу . При этом можно вводить в поле Фильтр для (Filter For) новые значения и по нажатии клавиши обновлять содержимое выборки.

Замечание

В поле Фильтр для (Filter For) можно указывать не только конкретные значения, но и выражения, требующие вычислений.

Чтобы применить обычный фильтр, необходимо:

1. Открыть таблицу в режиме Таблицы (например, откройте таблицу «Заказы» (Orders)).
2. Нажать кнопку Изменить фильтр (Filter by Form) на панели инструментов Режим таблицы (Table Datasheet). Появится форма фильтр (Filter by form) — специальное окно для изменения фильтра (рис. 2.59). Форма содержит линейку полей таблицы. В любое из этих полей можно ввести или выбрать из списка значение, которое и будет являться условием отбора. Если условия ввести в несколько полей, они будут объединяться с помощью логического оператора И. Для того чтобы объединить условия по ИЛИ, нужно раскрыть другую вкладку формы, щелкнув по ярлычку Или в нижней части формы.

   Рис. 2.59. Окно изменения фильтра

3. Выберите, например, значение Ernst Handel из списка в поле Клиент (Customer) и дату 1.01.98 в поле Дата размещения. Добавьте значок > перед датой. При этих условиях Access будет отбирать все заказы для Ernst Handel, размещенные после 1 января 1998 года.
4. Щелкните мышью по ярлычку Или и раскройте вторую вкладку.
5. Выберите из списка в поле Клиент (Customer) значение. Alfreds Futterkiste, а в поле Дата размещения снова введите значение > 1.01.98. Теперь будут отбираться заказы двух клиентов: Ernst Handel и Alfreds Futterkiste, размещенные после 1 января 1998 года.
6. Нажмите кнопку Применение фильтра (Apply Filter) на панели инструментов. Результирующий набор записей показан на рис. 2.60.

Замечание

При вводе условий отбора в поля формы можно использовать любые выражения, которые возможны в Access (см. разд. «Выражения в Access»гл. 4).

Условия отбора записей, которые вводятся в поля формы фильтр (Filter by Form), можно сохранить в базе данных в виде запроса. Для этого необходимо при открытой форме фильтр (Filter by Form) нажать кнопку Сохранить как запрос (Save As Query) на

панели инструментов. Затем в диалоговом окне Сохранение в виде запроса (Save As Query) ввести имя запроса и нажать кнопку ОК. Когда потребуется повторить установку такого фильтра, нужно опять же при открытой форме фильтр (Filter by Form) нажать кнопку Загрузить из запроса (Load from Query) на панели инструментов.

Рис. 2.60. Результирующий набор записей после применения обычного фильтра

Создание расширенного фильтра, как более сложного, будет рассматриваться в гл. 4.

Отобранные с помощью фильтра данные можно копировать, экспортировать и рассылать. Копирование данных из выборки осуществляется так же, как копирование данных в таблице.

Экспорт данных из выборки позволяет сохранить их в отдельном файле. Чтобы экспортировать данные, необходимо:

1. Выбрать в меню Файл (File) команду Экспорт (Export).
2. В окне Экспорт объекта: Таблица в (Export Table to) выбрать папку для экспорта файла.
3. В поле Имя файла (File Name) ввести имя файла, в который осуществляется экспорт.
4. В поле Тип файла (Save as Type) выбрать тип файла, в который осуществляется экспорт.
5. Нажать кнопку Сохранить все (Export All).

В отличие от обычного экспорта данных, рассылка позволяет сразу отправить результаты выборки по электронной почте разным адресатам для дальнейшего ознакомления с материалами, их анализа и т. п. Чтобы отослать результаты выборки, необходимо:

1. Выбрать в меню Файл (File) команду Отправить (Send To).
2. Из раскрывающегося меню выбрать пункт Почтовый клиент (Mail Recipient (as Attachment)).
3. В окне Послать (Send) выбрать тип файла.
4. Нажать кнопку ОК и далее выполнить стандартную процедуру для отправки почтового сообщения в своем почтовом клиенте.

———————————————————
СКАЧАТЬ ФАЙЛ

Внедренный макрос

Опубликовано: 15 March 2011 ¬ 4:50h.Toma

  Я создал макрос с помощью Мастера кнопок. Как его можно отредактировать? Когда вы помещаете кнопку на форму, программа Access запускает Мастер кнопок, который создает для вас макрос (см. разд. «Выполнение действий с помощью кнопок» главы 13). Мастер кнопок создает внедренные макросы, т. е. макросы, которые хранятся внутри объекта-формы. У этой системы есть несколько достоинств

»

Сохранение фильтров для дальнейшего использования

Опубликовано: 14 March 2011 ¬ 18:41h.Toma

  Одно из ограничений применения фильтров в формах заключается в том, что программа Access помнит только последний набор условий отбора. Если вы подготовили сложное выражение для фильтрации, которое хотите использовать в дальнейшем, подобное ограничение становится проблемой. Как только вы примените другое условие отбора, плоды вашей напряженной работы будут потеряны.

»

Режим SQL

Опубликовано: 14 March 2011 ¬ 15:40h.Toma

За кадром каждый запрос в действительности — текстовая команда, написанная на экзотическом языке, именуемом SQL (Structured Query Language, язык структурированных запросов). Язык SQL— один из главных компонентов мира БД, он поддерживается всеми основными программными продуктами для управления БД, хотя и с незначительными вариациями и индивидуальными отличительными особенностями.

»

Что такое объекты

Опубликовано: 14 March 2011 ¬ 10:38h.Toma

  На самом деле с элементами управления можно делать гораздо больше. Вместо простого изменения их содержимого у вас есть возможность изменять их цвет, шрифт, местоположение, видимость и множество других характеристик. Для того чтобы стать волшебником, следует усвоить, что все элементы управления — программируемые объекты.

»

Экспорт в XML-файл

Опубликовано: 14 March 2011 ¬ 6:25h.Toma

  Теперь, когда вы познакомились с языком XML и рассмотрели ограничения, установленные в программе Access, вы готовы применить его для собственных нужд. Далее перечислены необходимые для этого действия. 1.     Выберите на ленте Внешние данные > Экспорт > Дополнительно > XML-файл (External Data > Export > More > XML File).

»

Запросы, выбирающие записи

Опубликовано: 14 March 2011 ¬ 4:47h.Toma

  В типичной БД с тысячами или миллионами записей поиск нужной информации может оказаться трудной и неприятной работой. В главе 3 вы узнали, как отправляться на охоту, вооружившись средствами, предлагаемыми на листе данных, включая фильтрацию, поиск и сортировку. На первый взгляд эти средства могут показаться отличным способом добывания крупиц глубоко спрятанной информации. Но, к сожалению,

»

Импортируемые типы файлов

Опубликовано: 14 March 2011 ¬ 4:05h.Toma

  Чаще всего вы будете импортировать данные одного из следующих пяти распространенны форматов. ¦ Access. Когда используется этот вариант, никакое преобразование не выполняется. Вы берете объект БД из другого файла БД Access и копируете его в текущую БД. Этот вариант применялся в главе 18, когда создавалась клиентская БД.

»

Сортировка данных в отчете

Опубликовано: 13 March 2011 ¬ 17:45h.Toma

  Первоначально в отчете существует тот же порядок записей, что и в источнике данных. Если отчет строится на базе запроса, порядок определяется порядком сортировки, использованным в запросе. Если отчет создается на базе таблицы, у записей нет определенного порядка, как правило, они выводятся в порядке их добавления в таблицу.

»

Справка по Visual Basic

Опубликовано: 13 March 2011 ¬ 17:00h.Toma

  Язык Visual Basic набит таинственными командами вроде MsgBox. Вы познакомитесь со многими из них в этой главе и следующей, но для углубленного изучения всех команд нужно запустить справку Access. Далее описано, как это сделать.

»

Просмотр таблиц с помощью области переходов

Опубликовано: 12 March 2011 ¬ 22:24h.Toma

Область переходов отображает объекты (см. разд. «Что такое базы данных Access» ранее в этой главе), являющиеся частью вашей БД, и позволяет манипулировать ими. Но не всегда вы увидите все объекты вашей БД одновременно. У области переходов есть несколько разных режимов просмотра, поэтому вы можете выбрать именно тот, который вас интересует.

»