Печать формы

Форма, как и любой другой документ, может быть выведена на печать. Сначала необходимо подготовить форму к печати.

1. Откройте учебную базу данных Отдел продаж .

2. В области переходов дважды щелкните кнопкой мыши на названии формы Основная форма Клиенты , чтобы открыть ее.

3. Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке формы и выберите из контекстного меню пункт Конструктор .

4. Теперь щелкните правой кнопкой мыши в области данных и в контекстном меню выберите пункт Свойства . Откроется окно свойств, рассмотренное в предыдущих разделах.

5. В окне свойств перейдите на вкладку Макет и для свойства Цвет фона чередования укажите цвет, аналогичный цвету фона.

Данные формы могут выводиться на печати с чередованием цвета области данных, чтобы можно было легко увидеть, где начинается область данных другой записи. Другой способ, который можно использовать, заключается в выводе данных по каждой записи с новой страницы.

1. Щелкните правой кнопкой мыши в области примечания и в контекстном меню выберите пункт Свойства . Откроется окно свойств.

2. В окне свойств перейдите на вкладку Макет и для свойства Режим вывода укажите Только на экран .

В нашей форме примечаний нет, поэтому нет необходимости вывода области примечаний на печать.

3. Перейдите на вкладку Конструктор и из группы Элементы управления выберите инструмент Вставить разрыв страницы .

4. Укажите место для разрыва страницы, щелкнув кнопкой мыши на нижней границе области данных.

Теперь форма готова к печати. Чтобы проверить, как будут выглядеть распечатанные данные, можно воспользоваться функцией предварительного просмотра.

1. Откройте главное меню программы, нажав кнопку Office в левом верхнем углу окна программы Access.

2. В меню выберите пункт Печать .

3. Далее выберите пункт Предварительный просмотр .

4. В группе Масштаб выберите раскладку на две страницы на одном листе (рис. 3.25), чтобы видеть, как будут выглядеть первая и вторая страницы.

Рис. 3.25. Предварительный просмотр

5. Нажмите кнопку Печать

на вкладке Предварительный просмотр . Откроется окно Печать (рис. 3.26).

Рис. 3.26. Окно Печать

6. В поле Имя выберите принтер из списка установленных в системе принтеров. В поле Состояние отобразится готовность принтера к печати. Если состояние отличается от Готов , выберите другой принтер или устраните неполадки.

7. Если необходима печать в файл, установите флажок печать в файл группы Принтер .

8. В группе Печатать укажите диапазон печатаемых страниц.

9. В группе Копии укажите количество копий.

10. Нажмите кнопку Настройка , после чего откроется окно Параметры страницы (рис. 3.27).

Рис. 3.27. Окно Параметры страницы

11. В группе Поля укажите размеры полей. Результаты вносимых изменений отображаются в окне предварительного просмотра Образец .

Для разделенной формы можно также указать, какую часть печатать.

12. Нажмите кнопку ОК .

Если необходимо проверить свой ства принтера, нажмите кнопку Свойства . Открывающееся при этом ок но и его содержимое зависят от типа принтера.

13. Когда все готово к печати, нажмите кнопку ОК .

14. Если вы печатаете в файл, то появится окно Печать в файл (рис. 3.28). Укажите имя файла и нажмите кнопку ОК .

Рис. 3.28. Окно Печать в файл

15. Если же вы выбрали для печати существующий принтер, то сразу появится сообщение о процессе печати. Теперь вы можете любую форму в Microsoft Access 2007. В следующем разделе будет рассмотрено использование формы в качестве интерфейса для работы с дан ными.

Следующая глава >

Форма, так же как и таблица, запрос или отчет базы данных Access, может служить документом для печати. Напечатать форму можно, находясь в любом режиме работы с ней, например в режиме Таблицы или режиме Формы. При этом внешний вид печатаемой формы будет соответствовать текущему режиму. Команды печати и способ настройки параметров печати точно такие же, как при печати таблиц и отчетов Access или, например, документов Word. Это стандартные команды меню Файл (File): Параметры страницы (Page Setup), Предварительный просмотр (Print Preview) и Печать (Print), а также кнопки на панели инструментов текущего режима работы с формой и панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview). Печать формы, как и других объектов базы данных, можно выполнить и программным путем с помощью процедуры на VBA или макроса (о программировании речь пойдет в части II книги).

Чтобы увидеть, как форма будет выглядеть при печати, следует перейти в режим предварительного просмотра. Для этого выберите команду Файл, Предварительный просмотр (File, Print Preview) или нажмите кнопку Предварительный просмотр (Print Preview) на панели инструментов. Чтобы вернуться в прежний режим работы с формой, снова выберите команду меню Файл, Предварительный просмотр или нажмите кнопку Закрыть (Close) на панели инструментов. Наконец, можно нажать на стрелку справа от кнопки Вид (View) на панели инструментов и выбрать один из режимов для дальнейшей работы с формой.