Приложение СУБД MS Access – это полноценный помощник для создания и ведения баз данных, заключенных в таблицы и массивы. Если база имеет слишком большой объем, быстро найти необходимые значения довольно сложно.

Именно поэтому в Access существует такая функция, как запросы. Рассмотрим, что это такое, как работает, какие имеет особенности.

Создание запросов в Microsoft Access

Чтобы разобраться, как создавать запросы в Access, нужно знать основные положения работы с СУБД.

Существует два способа выполнить данную процедуру:

• Конструктор запросов.
• Мастер запросов.

Первый способ дает возможность создать любой из всех доступных запросов в ручном режиме, но с небольшой оговоркой, заключающейся в том, что пользователь имеет опыт работы с приложением Access. Также он должен разбираться хотя бы в основных его задачах. Что касается второго способа, то его нужно рассмотреть более подробно.

Легкий путь для новичков

Знающий человек за несколько кликов мышью выбирает те компоненты, которые потребуются пользователю для выполнения запроса, а затем быстро формирует реестр, в соответствии с собранными ключевыми значениями. Если это первое знакомство с СУБД, и пользователь не представляет, как создавать запросы в Access, то выбирается программа Мастер.

В данном режиме можно ознакомиться и разобраться со следующими типами запросов:

• Простой.
• Перекрестный.
• Записи без подчиненных.
• Повторяющиеся записи.

Данный выбор осуществляется уже на первом этапе работы с Мастером. А в дальнейшем, следуя четким указаниям, даже начинающий пользователь легко создаст запрос. Познакомимся с его разновидностями.

Простой запрос

Этот инструмент работы с таблицами собирает нужные данные из указанных пользователем полей. Уже по названию видно, что это самый популярный тип запросов для новичков. Его удобство заключается в том, что такая процедура открывается в новой вкладке. Поэтому ответ на вопрос, как создать запрос в Access 2010, становится очевидным уже после открытия первого меню Мастера.

Перекрестный запрос

Этот тип выборки более сложный. Чтобы разобраться, как создать перекрестный запрос в Access с помощью «Мастера» в данном режиме, нужно кликнуть по этой функции в первом окне.

На экране появится таблица, в которой можно выбрать до трех столбцов, расположенных в оригинале.

Одно из оставшихся не выбранных полей может быть использовано в качестве заголовков таблицы запроса. На третьем этапе процедуры (пересечение) выбирается еще одно значение с вариативностью функцию (среднее значение, сумма, первый, последний).

На фото показано, что перекрестный запрос создан, и что по заданным параметрам совершены необходимые действия.

Повторяющиеся записи

Как понятно из названия, основное предназначение данного запроса – выборка всех одинаковых строк в таблице по указанным параметрам. Выглядит это так:

Кроме того, доступен выбор дополнительных полей, чтобы подобрать соответствие сразу в нескольких строках.

Чтобы выбрать повторяющиеся записи, нужно раскрыть список запросов и создать там новую папку. Далее в окошке «Новый запрос» выбрать строку «Поиск повторяющихся записей». Далее нужно следовать указаниям Мастера.

Записи без подчиненных

Это последний тип запросов, доступный в режиме «Мастер – Записи без подчиненных».

В этом случае ведется выборка только тех значений, которые не задействованы ни в одном поле таблиц и запросов, но которые уже созданы.

Данный тип актуален только в случаях, когда баз данных несколько.

Все эти четыре типа запросов являются базовой точкой для работы со сложными элементами, но позволяют легко разобраться, как создать запрос в базе данных Access.

Функции запросов в MS Access

Разберемся, зачем нужно выполнять описанные выше действия. Задача всех простых и сложных запросов в СУБД Access заключается в следующем:

• Сбор необходимых данных в таблицах, их последующих просмотр, редактирование, добавление новых значений.
• Прекрасный исходный материал для подготовки всевозможных форм отчетности.
• Проведение математических и статистических счетных процедур над целыми массивами данных с выводом итогов на экран (среднее значение, сумма, отклонение, итоги).

Запрос на выборку

Этот тип работы с базами данных является сложным, так как требует участия нескольких таблиц.

Необходимо, чтобы во всех таблицах были общие ключевые поля. В противном случае совершить операцию не получится.

Повторим, как создать запрос на выборку в Access. Сначала нужно создать простой запрос с выбором нужных полей. Уже здесь можно редактировать данные, чтобы привести их в желаемый вид. К слову, внесенные изменения перенесутся и в исходные таблицы, так что этот момент нужно учитывать.

В открывшемся окне конструктора заполняется окно «Добавление таблиц». Здесь нужно добавить те таблицы или запросы, из которых нужно вытаскивать исходные значения.

После добавления можно приступить к заполнению условий запроса. Для этого нам нужна строка «Поле». В ней нужно подобрать те значения из таблиц, которые будут отображаться при запросе.

Чтобы завершить операцию, нужно нажать на кнопку «Выполнить».

Запрос с параметрами

Это еще одна разновидность сложной процедуры, которая потребует от пользователя определенных навыков работы с базами данных. Одним из главных направлений такого действия является подготовка к созданию отчетов с объемными данными, а также получение сводных результатов. Как создавать запросы в Access 2007 с помощью конструктора, будет рассмотрено ниже.

Начинать данную процедуру по выборке данных нужно с создания простого запроса, чтобы выбрать нужные поля. Далее через режим Конструктора обязательно нужно заполнить поле «Условие отбора» и, уже исходя из внесенного значения, будет осуществляться отбор.

Таким образом, на вопрос о том, как создать запрос с параметром в Access, ответ простой — внести исходные параметры для выборки. Чтобы работать с Конструктором необходимо пользоваться Мастером запросов. Там создается первичные данные для фильтрации, которые служат основой дальнейшей работы.

Расширенный перекрестный запрос

Продолжаем усложнять ситуацию. Еще труднее для понимания является информация о том, как создавать запросы в Access, если присутствует несколько таблиц с данными. Перекрестный запрос уже рассматривался выше, как один из вариантов работы с Мастером. Однако, и в режиме «Конструктора» можно создавать подобный запрос.

Для этого необходимо нажать «Конструктор запросов» — «Перекрестный».

Открывается меню добавления исходных таблиц, а также возможность заполнения выборочных полей. Единственное, на что следует обратить внимание, – пункты «групповая операция» и «перекрестная таблица». Их нужно заполнять правильно, иначе процедура не будет выполнена корректно.

Перекрестные запросы – это наиболее простой способ поиска и выборки информации из нескольких источников данных, плюс с возможностью формирования диаграмм и графиков.

Более того, при использовании данной процедуры быстрее выполняется поиск, даже с несколькими вариантами развития.

Конечно, присутствуют и «подводные камни», которые могут помешать в работе. Например, при создании запроса на сортировку базы данных по значению столбцов система выдает ошибку. То есть доступна только сортировка по стандартным пунктам – «возрастание и убывание».

Краткие рекомендации

Подводя итоги, нужно сказать, что решить, как создавать запросы в Access – с помощью Мастера или Конструктора, должен сам пользователь. Хотя, для большинства людей, которые используют СУБД MS Access, больше подойдет первый вариант. Ведь Мастер сам сделает всю работу, оставив для пользователя только несколько кликов мышью, при выборе условий запроса.

Чтобы использовать расширенные настройки, явно необходим опыт работы с базами данных на уровне профессионала. Если в работе задействованы большие базы, лучше всего обратиться к специалистам, дабы избежать нарушения работы СУБД и возможных потерь данных.

Есть один момент, который доступен лишь программистам. Так как основным языком СУБД является SQL, то нужный запрос можно написать в виде программного кода. Чтобы работать в данном режиме, достаточно нажать на строку уже созданного запроса, и в открывшемся контекстном меню выбрать «Режим SQL».

В простейшем случае запрос реализует выбор из одной таблицы нужных полей, записей, соответствующих заданным условиям отбора, и просмотр результатов выполнения запроса.

Конструирование запросов на выборку с условиями отбора

Рассмотрим запросы на выборку в Access на примере получения информации из таблицы ТОВАР базы данных Поставка товаров.

Задача 1. Пусть необходимо выбрать ряд характеристик товара по его наименованию.

1. Для создания запроса в окне базы данных выберите вкладку ленты — Создание (Create) и в группе Запросы (Queries) нажмите кнопку Конструктор запросов (Query Design). Откроется пустое окно запроса на выборку в режиме конструктора — ЗапросN (QueryN) и диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table) (рис. 4.2).
2. В окне Добавление таблицы (Show Table) выберите таблицу ТОВАР и нажмите кнопку Добавить (Add). Выбранная таблица будет отображена в области схемы данных запроса. Закройте окно Добавление таблицы (Show Table), нажав кнопку Закрыть (Close).

В результате выполненных действий в окне конструктора запросов (рис. 4.1) в верхней панели появится схема данных запроса, которая включает выбранные для данного запроса таблицы. В данном случае одну таблицу ТОВАР. Таблица представлена списком полей. Первая строка в списке полей таблицы, отмеченная звездочкой (*), обозначает все множество полей таблицы. Нижняя панель является бланком запроса, который нужно заполнить.

Кроме того, на ленте появляется и автоматически активизируется новая вкладка Работа с запросами | Конструктор (Query Tools | Design) (на рис. 4.3 представлена на часть этой вкладки), на которой цветом выделен тип созданного запроса — Выборка (Select). Таким образом, по умолчанию всегда создается запрос на выборку. Команды этой вкладки представляют инструментарий для выполнения необходимых действий при создании запроса. Эта вкладка открывается, когда в режиме конструктора создается новый запрос или редактируется существующий.

1. Для удаления любой таблицы из схемы данных запроса установите на нее курсор мыши и нажмите клавишу . Для добавления ― нажмите кнопку Отобразить таблицу ( Show Table) в группе Настройка запроса (Query Setup) на вкладке Работа с запросами | Конструктор (Query Tools | Design) или выполните команду Добавить таблицу (Show Table) в контекстном меню, вызываемом на схеме данных запроса.
2. В окне конструктора (рис. 4.4) последовательно перетащите из списка полей таблицы ТОВАР поля НАИМ_ТОВ, ЦЕНА, НАЛИЧИЕ_ТОВ в столбцы бланка запроса в строку Поле (Field).
3. Для включения нужных полей из таблицы в соответствующие столбцы запроса можно воспользоваться следующими приемами:
   • в первой строке бланка запроса Поле (Field) щелчком мыши вызвать появление кнопки списка и выбрать из списка нужное поле. Список содержит поля таблиц, представленных в схеме данных запроса;
   • дважды щелкнуть на имени поля таблицы в схеме данных запроса;
   • для включения всех полей таблицы можно перетащить или дважды щелкнуть на символе * (звездочка) в списке полей таблицы в схеме данных запроса.
4. Если вы по ошибке перетащили в бланке запроса ненужное поле, удалите его. Для этого переместите курсор в область маркировки столбца сверху, где он примет вид черной стрелки, направленной вниз, и щелкните кнопкой мыши. Столбец выделится. Нажмите клавишу или выполните команду Удалить столбцы (Delete Columns) в группе Настройка запроса (Query Setup).
5. В строке Вывод на экран (Show) отметьте поля, иначе они не будут включены в таблицу запроса.
6. Запишите в строке Условия отбора (Criteria) наименование товара, как показа-но в бланке запроса на рис. 4.4. Так как выражение в условии отбора не содержит оператора, то по умолчанию используется оператор =. Используемое в выражении текстовое значение вводится в двойных кавычках, которые добавляются автоматически.
7. Выполните запрос, щелкнув на кнопке Выполнить (Run) или на кнопке Режим (View) в группе Результаты (Results). На экране появится окно запроса в режиме таблицы с записью из таблицы ТОВАР, отвечающей заданным условиям отбора.

ЗАМЕЧАНИЕ
Окно запроса в режиме таблицы аналогично окну просмотра таблицы базы данных. Через некоторые таблицы запроса может производиться изменение данных базовой таблицы, лежащей в основе запроса. Запрос, просматриваемый в режиме таблицы, в отличие от таблицы базы данных Access 2010, не имеет столбца Щелкнуть для добавления (Click to Add), предназначенного для изменения структуры таблицы. В этом режиме на вкладке ленты Главная (Home) доступны те же кнопки, что и при открытии таблицы базы данных.

8. Если при вводе сложного наименования товара вы допустили неточность, товар не будет найден в таблице. Использование операторов шаблона — звездочка (*) и вопросительный знак (?) (стандарт ANSI-89, используемый для запросов по умолчанию) или знак процента (%) и подчеркивания (_) (ANSI-92, рекомендуемый как стандарт для SQL Server), упрощает поиск нужных строк и позволяет избежать многих ошибок. Введите вместо полного имени товара Корпус* или Корпус%. Выполните запрос. Если в поле наименования товара одно значение начинается со слова «Корпус», результат выполнения запроса будет таким же, как в предыдущем случае. После выполнения запроса введенное выражение будет дополнено оператором Like «Корпус*». Этот оператор позволяет использовать символы шаблона при поиске в текстовых полях.
9. Если необходимо найти несколько товаров, используйте оператор In. Он позволяет выполнить проверку на равенство любому значению из списка, который задается в круглых скобках. Запишите в строке условий отбора In («Корпуc MiniTower»;»HDD Maxtor 20GB»;»FDD 3,5″). В таблице запроса будет выведено три строки. В операторе In не допускается использование символов шаблона.
10. Сохраните запрос, щелкнув на вкладке Файл (File) и выполнив команду Сохранить (Save). В окне Сохранение (Save As) введите имя запроса Пример1. Заметим, что имя запроса не должно совпадать не только с именами имеющихся запросов, но и с именами таблиц в базе данных.
11. Закройте текущий запрос по команде контекстного меню Закрыть (Close) или нажав кнопку окна запроса Закрыть (Close).
12. Выполните сохраненный запрос, выделив запрос в области навигации и выбрав в контекстном меню команду Открыть (Open).
13. Для редактирования запроса выделите его в области навигации и выполните в контекстном меню команду Конструктор (Design View).

Задача 2. Пусть надо выбрать товары, цена которых не более 1000 руб., и НДС не более 10%, а также выбрать товары, цена которых более 2500 руб. Результат должен содержать наименование товара (НАИМ_ТОВ), его цену (ЦЕНА) и НДС (СТАВКА_НДС).

1. Создайте новый запрос в режиме конструктора, добавьте таблицу ТОВАР. В окне конструктора (рис. 4.5) последовательно перетащите из списка полей таблицы ТОВАР в бланк запроса поля НАИМ_ТОВ, ЦЕНА, СТАВКА_НДС.
2. Запишите Условия отбора (Criteria), как показано в бланке запроса на рис. 4.5. Между условиями, записанными в одной строке, выполняется логическая операция AND. Между условиями, записанными в разных строках, выполняется логическая операция OR.
3. Выполните запрос, щелкните на кнопке Выполнить (Run) в группе Результаты (Results). На экране появится окно запроса в режиме таблицы с записями из таблицы ТОВАР, отвечающими заданным условиям отбора.
4. Сохраните запрос, выполнив соответствующую команду в контекстном меню запроса, которое вызывается при установке курсора на заголовок запроса. Дайте ему имя Пример2.

Задача 3. Пусть надо выбрать все накладные за заданный период. Результат должен содержать номер накладной (НОМ_НАК), код склада (КОД_СК), дату отгрузки (ДАТА_ОТГР) и общую стоимость отгруженного товара (СУММА_НАКЛ).

1. Создайте новый запрос в режиме конструктора, добавьте таблицу НАКЛАДНАЯ. В окне конструктора последовательно перетащите из списка полей таблицы НАКЛАДНАЯ в бланк запроса все необходимые поля.
2. Для поля ДАТА_ОТГР в строке Условия отбора (Criteria) запишите Between #11.01.2008# And #31.03.2008#. Оператор Between задает интервал дат (в ANSI-92 вместо знака # используются одинарные кавычки ‘). Кроме того, этот оператор позволяет задать интервал для числового значения.

Для закрепления смотрим видеоурок:

Вычисляемые поля в запросах Access далее.

Создание простого запроса

К данным таблиц можно обратиться, затем извлечь их, выполнить какие-либо вычисления – все это осуществляется с помощью запроса на выборку. Та ким способом также можно получить любую информацию о данных, выполнить фильтрацию данных, внести данные в форму или отчет, осуществить автоматизацию управления данными.

В Microsoft Access 2007 существует четыре пути создания запросов:

• с помощью мастера запросов;

• с использованием конструктора запросов;

• в режиме SQL-редактора;

• на основе существующего фильтра.

Далее подробно будет разобран каждый из способов создания запросов.

Создание с помощью мастера

Сейчас вы узнаете, как создать простой запрос в Access 2007 с помощью мастера запросов. Для этого следует выполнить следующее.

1. Откройте желаемую базу данных.

2. Перейдите на вкладку Создание (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Вкладка Создание

3. На вкладке приведены группы Таблицы , Формы , Отчеты , Другие . Нажмите кнопку Мастер запросов в группе Другие . Откроется первое окно мастера запросов (рис. 5.2).

Рис. 5.2. Первое окно мастера запросов – создаем новый запрос

4. В появившемся окне предложено четыре варианта создания запросов. Выберите вариант Простой запрос и нажмите кнопку ОК . Откроется следующее окно мастера запросов (рис. 5.3).

Рис. 5.3. В следующем окне мастера следует указать таблицу для запроса

5. Для создания запроса в раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите необходимую таблицу.

6. Выбрав таблицу, укажите также нужные поля из списка Доступные поля . Переместите их в список Выбранные поля нажатием кнопки

(рис. 5.4).

Рис. 5.4. Выбранные поля таблицы

7. После переноса полей в правый список нажмите кнопку Далее , на экране появится окно мастера запросов (рис. 5.5).

Рис. 5.5. В этом окне мастера задается имя запроса

8. Вы можете указать название вашего нового запроса в поле Задайте имя запроса . Можете также посмотреть результаты выполнения запроса, установив переключатель в положение Открыть запрос для просмотра данных . После выполнения указанных действий переходите к следующему шагу, нажав кнопку Готово .

9. Мастер запросов завершит свою работу. При этом создастся и сохранится запрос в текущей базе данных. Вы сможете увидеть название вашего нового запроса в области переходов, а выбранные данные – в таблице главного окна (рис. 5.6).

Рис. 5.6. Таблица с выбранными по запросу данными

Как видите, создание простого запроса с помощью мастера отнимает менее минуты времени и не вызывает никаких сложностей. Ниже вы познакомитесь с созданием отчета с помощью еще одного инструмента – конструктора запросов.

Создание запроса в конструкторе

Создание нового запроса с помощью конструктора запросов несколько сложнее, но в данном случае вы получите гораздо больше возможностей. При использовании конструктора запросов вы можете не только создавать новые запросы, но также изменять уже имеющиеся запросы в базе данных. Если вы запустите конструктор, то увидите инструменты, с помощью которых вы можете создать и изменить запрос. В появившемся окне находятся таблица запроса, бланк запроса (таблица, ячейки которой используются для определения структуры и свойств запроса).

Для создания запроса с использованием конструктора выполните следующее.

1. Откройте желаемую базу данных.

2. Теперь перейдите на вкладку Создание (см. рис. 5.1).

3. На вкладке приведены группы Таблицы , Формы , Отчеты , Другие . Нажмите кнопку Конструктор запросов в группе Другие . Откроется окно Добавление таблицы (рис. 5.7).

Рис. 5.7. Окно Добавление таблицы

4. В появившемся окне есть три вкладки: Таблицы , Запросы , Таблицы и запросы . На вкладке Таблицы выберите необходимую таблицу и нажмите кнопку Добавить . Затем нажмите кнопку Закрыть , после чего на экране появится пустой бланк запроса на основании выбранной таблицы (рис. 5.8).

Рис. 5.8. Бланк запроса в конструкторе запросов

5. В нижней части окна в открывающемся списке Поле выберите необходимое поле таблицы (рис. 5.9).

Рис. 5.9. Выбор поля таблицы

6. В поле Вывод на экран снимите флажок, чтобы данное поле не выводилось на экран.

7. Выберите следующий раскрывающийся список Поле и укажите другое поле для формирования запроса.

8. На панели быстрого доступа нажмите кнопку Сохранить . Появится окно, в котором вы сможете ввести имя нового запроса (рис. 5.10).

Рис. 5.10. Окно Ввод имени запроса

9. Нажмите кнопку ОК . Для просмотра запроса нажмите кнопку Выполнить на вкладке Конструктор . Вы увидите следующее (рис. 5.11).

Рис. 5.11. Результат запроса

В окне представлен результат выполнения запроса – поле Адрес из таблицы Клиенты . Поле Телефон на экране не выводится, так как вы сняли флажок Вывод на экран . Создание запроса с помощью конструктора занимает больше времени, но предоставляет значительно больше возможностей.

Создание запроса из фильтра

Фильтр является набором условий, позволяющих отбирать подмножество записей или сортировать их. Как и в запросах на выборку, фильтры извлекают подмножества записей из базовой таблицы или запроса. Между фильтрами и запросами на выборку существуют некоторая связь, то есть запрос можно сохранить в виде фильтра, а фильтр использовать для создания нового запроса.

Попробуем разобраться с созданием запроса на основе фильтра.

1. Откройте нужную базу данных. В области переходов щелкните кнопкой мыши на нужной таблице.

2. Перейдите на вкладку Главная .

3. В группе элементов Сортировка и фильтр нажмите кнопку Параметры расширенного фильтра , чтобы открыть список доступных пунктов. Выберите пункт Расширенный фильтр . Измените существующий или создайте новый фильтр.

4. На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Применить фильтр .

5. Вы можете изменить условия фильтра, если вас не устраивают записи таблицы. После выполнения процедуры вы можете сохранить фильтр в виде запроса, возвратившись в окно Конструктора фильтра . Перейдите на вкладку Главная . Нажмите кнопку Параметры расширенного фильтра , расположенную в группе Сортировка и фильтр . В открывшемся меню выберите команду Сохранить как запрос . На экране появится окно, в котором вы можете ввести имя нового запроса (рис. 5.12).

Рис. 5.12. Окно Сохранение в виде запроса

6. Введите имя запроса в поле Имя запроса и нажмите кнопку ОК . В результате вы получите запрос к базе данных. Как видите, создание запросов в Microsoft Access 2007 проходит довольно быстро и не вызывает сложностей. Но это еще не все: созданные запросы можно модифицировать, о чем и будет рассказано в следующем разделе.

Следующая глава >