Иногда возникает необходимость перестраховаться от ошибок перед вводом в ячейки данных несоответствующим определенным условиям. Например, в номенклатуре магазина товаров и цен недолжно быть возможности ввода отрицательных чисел и нулей. Ведь магазин не раздает товар с доплатой или за бесплатно.

Проверка вводимых данных в Excel

Для того, чтобы предотвратить ошибки оператора компьютерного набору в Excel, будем использовать проверку данных ввода. Тем самым создадим ему комфортные условия для рутинной работы, где сложно не допустить ошибки.

У нас имеется лист номенклатуры товаров магазина:

1. Выделите столбец B и выберите инструмент «Данные»-«Проверка данных».
2. Заполняем значениями поля на вкладке «Параметры» как показано на рисунке:
3. На вкладке «Сообщение для ввода» создаем особое примечание, в котором при помещения курсора на ячейку будет отображаться условия для ее заполнения. И жмем ОК.

Теперь проверим. В ячейку B2 введите натуральное число, а в ячейку B3 отрицательное. Как видно в ячейке B3 действие оператора набора – заблокировано. Отображается сообщение об ошибке: «Введенное значение неверно».

Примечание. При желании можно написать собственный текст для ошибки на третей закладке настроек инструмента «Сообщение об ошибке».

Чтобы удалить проверку данных в Excel нужно: выделить соответствующий диапазон ячеек, выбрать инструмент и нажать на кнопку «Очистить все» (указано на втором рисунке).

Особенности проверки данных

Данным способом проверяются данные только в процессе ввода. Если данные уже введенные они будут не проверенные. Например, в столбце B нельзя ввести текст после установки условий заполнения в нем ячеек. Но заголовок в ячейке B1 «Цена» остался без предупреждения об ошибке.

Внимание! Если ячейки будут скопированы, а не введены то их значения так же не будут проверены.

Чтобы проверить соответствуют ли все введенные данные, определенным условиям в столбце и нет ли там ошибок, следует использовать другой инструмент: «Данные»-«Проверка данных»-«Обвести неверные данные».

Если значения в столбце B должны соответствовать определенным условиям, но содержит ошибки, то все они будут обведены красным овалом. Этот инструмент очень удобно использовать, когда нужно проверить уже введенные или скопированные данные.

Конечно, можно выполнить проверку данных в столбце с помощью логической функции Excel – «ЕСЛИ». Или условное форматирование. Но применение инструмента «Проверка данных» – более эффективно, удобно и продуктивно для данной задачи. Особенно если нам нужно одновременно выполнить проверку по нескольким столбцам. В таком случаи более заметна рациональность его использования.

Допустим, что в таблице прайс-листа с розничными ценами на товары, в одном из столбцов указана процентная ставка НДС. Как часто бывает в рутинной работе срабатывает человеческий фактор и по ошибке для одной из категорий товаров, вместо ставки НДС 20% была введена старая ставка 19%. Эта небольшая разница в данных – 1% может создать большие проблемы для фирмы с всевозможными последствиями. Чтобы исключить ошибки созданных по причине человеческого фактора, воспользуемся встроенным инструментом Excel для проверки данных, который позволяет контролировать все что вводиться на рабочий лист.

Как в Excel сделать проверку данных в ячейках

Пример прайс-листа с введенными ошибками в процентных ставках НДС:

Чтобы в Excel сделать проверку вводимых данных в ячейки следует выполнить ряд последовательных действий:

1. Выделите диапазон ячеек где вводиться формула с процентной ставкой для цен с НДС и выберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Работа с данными»-«Проверка данных».
2. В появившемся окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» из выпадающего списка «Тип данных:» выберите опцию «Список».
3. В полю ввода «Источник:» введите значения разных процентных ставок: 0%; 20%; освобождается.
4. Перейдите на закладку «Сообщение об ошибке» и заполните текстовое поле «Сообщение:» текстом который будет содержать сообщение при вводе других значений, которые отличаются от указанных значений в списке.

Закладка «Сообщение об ошибке» предоставляет пользователю возможность оформить стиль сообщения об ошибочных вводах значений. Если пользователь вводить в ячейку неправильное значение тогда будет выполнен один из 3-х параметров:

1. Останов – данный параметр разрешает вводить только правильное значение, выбранного из выпадающего списка или отменить ввод оставив пустую ячейку.
2. Предупреждение – этот параметр предупреждает об вводе ошибочного значения и предоставляет попытку отредактировать или выбрать из выпадающего списка.
3. Сообщение – параметр сообщает о неправильном значении и позволяет проигнорировать ошибку.

Закладка «Сообщение для ввода» содержит поля ввода для заголовка и текстовое поле для сообщения в примечании, которое будет появляться перед вводом данных в ячейку. А точнее как только ячейка будет активной сразу высветлиться соответствующее примечание. Данное примечание повышает контроль над ошибками связанных с вводом значений. В нем можно указать правильное значение для данных ячеек.

После заполнения всех параметров в окне «Проверка вводимых значений» нажмите на кнопку ОК.

В результате возле каждой заполняемой ячейки справа появляется стрелка выпадающего списка, в которой указана правильная процентная ставка НДС.

Внимание! Инструмент «Проверка данных» срабатывает только при вводе значений в ячейку. Если же значения буду скопированы из других ячеек, то при вставке этот инструмент удалиться из этих ячеек и не сработает.

Рубрика Excel

Также статьи о работе с данными в Экселе:

• Как сделать раскрывающийся список в Excel?
• Как группировать ячейки в Excel?
• Способы ввода данных в ячейку Excel
• Типы данных в ячейках Excel

При заполнении таблиц в Экселе вручную приходится вводить очень много данных, что может привести к появлению множества опечаток и ошибок. Некоторые такие ошибки может исключить проверка данных в Excel при вводе, что мы далее и рассмотрим.

Сразу стоит отметить, что проверка вводимых данных в Excel будет работать только при вводе этих данных с клавиатуры. При вставке информации из буфера обмена или другого источника проверка не выполняется. Для уже введенных значений все-же можно произвести проверку, что приведет к обведению неверных данных красным овалом, но об этом далее.

Чтобы сделать проверку данных в Excel для определенных ячеек, их необходимо выделить, перейти на вкладку «Данные», и найти в разделе «Работа с данными» меню «Проверка данных». При нажатии на стрелочку справа от данного пункта появляется три пункта меню, из которых нам нужен самый первый «Проверка данных…».

В появившемся окошке «Проверка вводимых значений» настраивается проверка. На вкладке «Параметры» выбирается из списка тип данных, которые будут проверяться и вводиться в выделенный нами диапазон ячеек. Для примера выберем «Целое число».

После выбора типа данных становится возможным выбор условия соответствия вводимого значения в графе «Значение:». Выберем для примера «Между».

Далее в графах «Минимум:» и «Максимум:» необходимо указать значения, или указать на ячейки с данными значениями, нажав на соответствующий значок справа от каждой графы ввода.

На следующей вкладке «Сообщение для ввода» можно указать заголовок и само сообщение подсказку, которое будет высвечиваться при активации ячейки с проверкой вводимых данных.

На вкладке «Сообщение об ошибке» можно указать заголовок и само сообщение, появляющееся при ошибочном вводе данных, а также действие, которое при этом будет производится. На вкладке «Вид:» доступно три варианта. «Останов» предотвращает ввод недопустимых данных и предлагает повторить попытку. «Предупреждение» выдает сообщение об ошибке, но дает возможность продолжить ввод недопустимого значения. «Сообщение» просто проинформирует о недопустимом введенном значении.

Сообщение подсказка.

Вид «Останов».

Вид «Предупреждение».

Вид «Сообщение».

Для проверки уже введенных или вставленных через буфер обмена значений, можно выбрать пункт меню «Обвести неверные данные», после чего неудовлетворяющие условию значения будут обведены красным овалом. После ввода правильного значения овал автоматически исчезает.