Для того чтобы разослать адресатам документ или письмо, где присутствует неизменная часть, и при этом персонализировать каждое из них, часто офисным служащим приходится прибегать к операции размножения подобной информации и замене сменных частей документа или письма. На эту процедуру может быть затрачено много полезного рабочего времени, а часто и в ущерб другой работе. Помочь в этом деле призвана процедура слияния документов, которая позволяет максимально автоматизировать процес создания и подготовки многостраничных документов с постоянным и изменяемым содержимым в них.

В данном видеоуроке рассмотрен пример слияния документов для писем. Пусть вас не смущает язык написания текста письма(украинский), главное понять принцип работы этой функции, и опробывать уже на своих примерах.

Слияние документов Word на примере писем от Oksana Kutsenko на Youtube.

Инструкция по использованию процедуры слияния документов Word на примере писем

1. Подготовить файл с основным содержимым (это могут быть файлы в текстовом редакторе: бланк письма-обращения, уведомление с констатацией фактов и др.
2. Подготовить файл с источником данных (это могут быть файлы в текстовом редакторе, собранным в таблицу, данные из табличного редактора, например Excel (версий 2003,2007,2010), информация из файлов баз данных, например Access ( версий 2003,2007,2010). Сохранить. Его можно создать позже, с помощью мастера слияния Создать список.
3. Задать в этой таблице заголовки для записей, которые будут служить источником данных.
4. Начать процедуру формирования письма или документа, выбрав для программ Microsoft Office 2007, 2010 на ленте вкладку Рассылки/Начать слияние.
5. В выпадающем списке обратиться к Пошаговому мастеру слияния.
6. В области задач Слияние выбрать тип документа Письма.
7. Перейти на этап 2 мастера слияния Открытие документа.
8. В области Выбор документа использовать Текущий документ.
9. Перейти к шагу Выбор получателей.
10.  С помощью ссылки Обзор выбрать зараннее подготовленный файл с данными из п.2
11.  Перейти к следующему шагу мастера слияния Создание письма.
12. Воспользовавшись ссылкой Другие элементы подставить в тело письма изменяемые компоненты полей слияния, сформированые в файле п.2. и продолжить работу по выделению и подстановке.
13. Перейти к шагу Просмотр писем. Выполнить правильность заполнения данных. В случае неудовлетворительного результата вернуться с помощью мастера слияния на шаги назад и исправить существующее несоответствие.
14.  Перейти к последнему шагу Завершение слияния и выбрать либо возможность печати, либо просмотра итогового результата Изменить отдельные письма/Все.
15. Проверить работу мастера слияния на последующих листах со сформированными письмами.
16.  Выбрать процедуру печати или сохранения.

Чтобы быть в курсе новых уроков этого блога

Подпишись и следи за новинками сайта

• Cпособы выделения фрагментов текста в Word
• Печать брошюр. Как напечатать документ книжкой
• Сдвиг таблицы для вставки заголовка в Word
• Слияние документов Word на примере наклеек
• Автотекст для ускорения работы в Word
• Как вставить формулу в текстовый документ MS Word 2013
• Спецсимволы для вставки в анкету
• Слияние документов в Word (теория)
• Как в Microsoft Word для Mac 2011 найти-заменить различные символы в один клик
• Как изменить внешний вид документа по образцу.Форматирование в Word

coded by nessus

2 метода:С вкладкой РассылкиБез вкладки Рассылки

Создание нескольких сообщений электронной почты, а также изменение информации получателей для каждого письма может быть трудоемкой задачей, однако в Word 2010 вы найдете функцию Слияние, которая позволяет пользователю создавать несколько электронных писем для различных получателей одновременно.Многие не знают, как использовать слияние, но эта статья вас научит.

Метод 1 С вкладкой Рассылки

1. 

   Запустите Word 2010.

2. 

   Перейдите на вкладку Рассылки.

3. 

   Перейдите на Варианты слияния почты.

4. 

   Нажмите на Мастер пошагового слияния почты.

5. 

   Выберите тип документа, который вы хотите.

6. 

   Вас попросят выбрать желаемый тип документа.

7. 

   Выберите получателей.

8. 

   Выберите лист Excel, в котором указаны ваши получатели.

9. 

   Нажмите кнопку Открыть.

10. 

    Следуйте указаниям Мастера слияния. В зависимости от выбранных опций, будут появляться различные диалоговые окна, поэтому достаточно трудно рассказать о всех шагах в этой статье. Однако, оставшиеся шаги очень подробные и говорят сами за себя.

11. 

    Нажмите Закончить слияние во вкладке Рассылки, когда закончите.

Метод 2 Без вкладки Рассылки

1. 

   Откройте документ, который необходимо объединить.

2. 

   Выберите тип документа, который вы хотите создать (письмо, конверт, этикетка, электронная почта, или каталог).

3. 

   Выберите список получателей, которым вы хотите отправить документ.

4. 

   Добавьте поля слияния. (Поместите курсор туда, где вы хотите увидеть поле слияния, нажмите на ленте кнопку Добавить поле.)

5. 

   Закончите и объедините.

6. 

   Проверьте наличие ошибок, которые могли появиться в процессе слияния.

7. Отправьте слияние по электронной почте.
   • Вы также можете слияние.

Информация о статье

Эту страницу просматривали 6296 раза.

Была ли эта статья полезной?

В прошлый раз мы рассмотрели возможность рассылки электронных писем с персональными данными с использованием инструмента «Слияние» списку адресатов, взятому из папки контактов Outlook. Ниже я расскажу как с помощью того же элемента «Слияние» создать и документы с автоматической вставкой данных по каждому клиенту, взятых из таблицы Excel.

Для начала нужно подготовить таблицу с данными. Для этого в верхней строке листа Excel вводим названия полей, и в соответствии с ними заполняем строки по каждому клиенту (Рис.1).

Рис.1

Далее открываем Word и создаем шаблон документа для последующего слияния. В нашем случае это будет простой вывод данных по каждой закупке.

После создания шаблона начинаем слияние. Для этого переходим на вкладку «Рассылки», жмем «Начать слияние» и выбираем пункт «Письма» (Рис.2)

Рис.2

Теперь настала очередь выбрать источник данных. Для этого на той же вкладке «Рассылки» жмем на кнопку «Выбор получателей» и выбираем пункт «Использовать существующий список» (Рис.3).

Рис.3

В появившемся окне выбираем нужный файл Excel и жмем «Открыть», далее жмем Ok и в следующем окне выбираем лист Excel, в который мы ввели данные, и еще раз Ok(Рис.4).

Рис.4

Далее в нужные места шаблона вставляем поля слияния из «списка получателей». Для этого устанавливаем курсор на место вставки, жмем «Вставить поле слияния» и выбираем необходимое поле (Рис.5).

Рис.5

В итоге получаем подготовленный документ (Рис.6, Серым выделены поля слияния).

Рис.6

И наконец приступаем к печати. Нажимаем на кнопку «Найти и объединить», выбираем пункт «Печать документов…» (Рис.7).

Рис.7

В появившихся окнах выбора страниц для печати и выбора принтера жмем Ok (если, конечно, вам не нужно внести изменения в параметры печати), и получаем документы следующего вида (Рис.8).

Рис.8