Программа Excel – это не просто табличный редактор, но ещё и мощный инструмент для различных математических и статистических вычислений. В приложении имеется огромное число функций, предназначенных для этих задач. Правда, не все эти возможности по умолчанию активированы. Именно к таким скрытым функциям относится набор инструментов «Анализ данных». Давайте выясним, как его можно включить.

Включение блока инструментов

Чтобы воспользоваться возможностями, которые предоставляет функция «Анализ данных», нужно активировать группу инструментов «Пакет анализа», выполнив определенные действия в настройках Microsoft Excel. Алгоритм этих действий практически одинаков для версий программы 2010, 2013 и 2016 года, и имеет лишь незначительные отличия у версии 2007 года.

Активация

1. Перейдите во вкладку «Файл». Если вы используете версию Microsoft Excel 2007, то вместо кнопки «Файл» нажмите значок Microsoft Office в верхнем левом углу окна.
2. Кликаем по одному из пунктов, представленных в левой части открывшегося окна – «Параметры».
3. В открывшемся окне параметров Эксель переходим в подраздел «Надстройки» (предпоследний в списке в левой части экрана).
4. В этом подразделе нас будет интересовать нижняя часть окна. Там представлен параметр «Управление». Если в выпадающей форме, относящейся к нему, стоит значение отличное от «Надстройки Excel», то нужно изменить его на указанное. Если же установлен именно этот пункт, то просто кликаем на кнопку «Перейти…» справа от него.
5. Открывается небольшое окно доступных надстроек. Среди них нужно выбрать пункт «Пакет анализа» и поставить около него галочку. После этого, нажать на кнопку «OK», расположенную в самом верху правой части окошка.

После выполнения этих действий указанная функция будет активирована, а её инструментарий доступен на ленте Excel.

Запуск функций группы «Анализ данных»

Теперь мы можем запустить любой из инструментов группы «Анализ данных».

1. Переходим во вкладку «Данные».
2. В открывшейся вкладке на самом правом краю ленты располагается блок инструментов «Анализ». Кликаем по кнопке «Анализ данных», которая размещена в нём.
3. После этого запускается окошко с большим перечнем различных инструментов, которые предлагает функция «Анализ данных». Среди них можно выделить следующие возможности:
   • Корреляция;
   • Гистограмма;
   • Регрессия;
   • Выборка;
   • Экспоненциальное сглаживание;
   • Генератор случайных чисел;
   • Описательная статистика;
   • Анализ Фурье;
   • Различные виды дисперсионного анализа и др.

   Выбираем ту функцию, которой хотим воспользоваться и жмем на кнопку «OK».

Работа в каждой функции имеет свой собственный алгоритм действий. Использование некоторых инструментов группы «Анализ данных» описаны в отдельных уроках.

Урок: Корреляционный анализ в Excel

Урок: Регрессионный анализ в Excel

Урок: Как сделать гистограмму в Excel

Как видим, хотя блок инструментов «Пакет анализа» и не активирован по умолчанию, процесс его включения довольно прост. В то же время, без знания четкого алгоритма действий вряд ли у пользователя получится быстро активировать эту очень полезную статистическую функцию.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет

Для чего чаще всего используется Excel? Для создания таблиц и хранения большого количества самых разных данных. Которые затем необходимо систематизировать и, чаще всего, анализировать для разных целей. Например, чтобы спрогнозировать повышение или понижение курса доллара или чего-то еще. Это позволит принять обоснованное решение. И чтобы автоматизировать данный процесс великолепно подойдет именно этот продукт Microsoft Office.

Всего есть два варианта анализа с использованием этого приложения.

Статистический анализ

Мы рассмотрим его первым, поскольку с его помощью можно проводить разные расчеты. Для этого был разработан «Диспетчер сценариев». Чтобы не запутаться – сценарий является набором самых разных значений, сохраненных в программе и способных самостоятельно подставляться в ячейки. Пользователь может использовать готовые сценарии или создавать собственные, а также переключаться между ними.

Чтобы провести анализ данных в Excel 2010 необходимо активировать «Диспетчер сценариев». Это идет по схеме: вкладка «Данные», активируем кнопочку «Работа с данными» — «Анализ «Что если»» — «Сценарии». После вы увидите такое окошко

Здесь необходимо задействовать команду «Добавить» и появится следующее окошко «Создание сценария». В случае если у вас уже есть готовые сценарии, то их можно изменить.

Здесь необходимо указать имя сценария. Называйте его так, чтобы можно было быстро определить, для чего он применяется, скажем, через несколько месяцев. Поле «Изменяемые ячейки» сообщает сценарию, откуда необходимо брать исходные данные, так что указывайте адреса ячеек, опираясь на собственные нужды. Они могут не быть смежными и тогда их адреса указываются через запятую (не более 32 изменяемых ячеек на сценарий).

Примечание самостоятельно заполняется, получая сведения об авторе и время создания сценария. Его можно дополнять по необходимости.

После указания всех параметров сохраните изменения (кнопка «Ок»). В результате появится окошко «Значение ячеек», где будут отображены все внесенные изменения.

После заполнения данной формы также сохраните изменения. Вы автоматически вернетесь к «Диспетчеру».

Теперь осталось только воспользоваться готовым сценарием. Чтобы вывести результаты расчета сценария, необходимо указать его название в окне «Диспетчера» и активировать функцию «Вывести». Изменения вносятся в сценарий с помощью функции «Изменить».

Также можно просмотреть отчет, активировав одноименную функцию. В новом окошке укажите его тип (это может быть сводная таблица или структурированный список) и ячейки результата (в них будут находиться формулы, результаты которых и нужно подвергнуть анализу). В примере будет использоваться ячейка В7.

Отчет представляет все изменяемые значения для любого сценария («Изменяемые») и значения формул, которые были вычислены при помощи этих значений («Результат»).

Поскольку мы сначала присвоили имена для всех изменяемых ячеек и ячеек, в которых будет сохранен результат, то и при создании самого сценария идет вывод не адресов этих секторов, а их имена. Сам же отчет, в результате, выглядит максимально понятно.

Это дает возможность проанализировать самое разное количество возможных вариантов. Разные пользователи могут хранить необходимые для анализа сведения в совершенно отдельных файлах-«книгах», но их можно собрать вместе и объединить в один сценарий, что еще больше ускорит работу. В результате можно легко получить необходимый отчет, опирающийся даже на информацию полученную таким путем.

Визуальный анализ

Такой анализ данных в Excel 2010 хорошо подходит для создания отчетов, что позволяет эффективно систематизировать, скажем, данные относительно совершенно любой деятельности за определенный временной отрезок. Допустим, у вас уже есть необходимые данные, но их необходимо подготовить для анализа. Заходим на вкладку «Вставка» и приступаем к созданию сводной таблицы.

Новый лист предложит макет стандартной такой таблицы. Все параметры, фигурировавшие в начальной таблице, будут перечислены справа. С помощью мыши перетаскиваем их в графу «Название строк». Мы делаем это с «Датами» и «Менеджерами», но у вас, скорее всего, будут иные наименования. В графу «Значения» помещаем «Объемы продаж», «Выручку» и «Прибыль». После этого таблица самостоятельно отформатируется и станет «лентой».

Кстати, размещение элементов в «Названии строк» играет существенную роль. В случае, если «Менеджеры» выше «Дат», то все данные будут разбиваться соответственно имен этих работников. Если выше «Даты» — то соответственно календарных дат.

Теперь необходимо провести оформление созданной таблицы. Форматируем ее, как таблицу (вкладка «Главная» — «Форматировать как таблицу»). Появится список самых разных шаблонов – необходимо выбрать тот, который более удобен именно для вас. После этого Excel самостоятельно определит границы, но их всегда можно отрегулировать и вручную. Сохраняем параметры (кнопка «Ок») и смотрим на то, что получилось.

Теперь уже можно сортировать параметры. Однако визуально просматривать значения и сравнивать с плановыми может оказаться весьма сложным делом. Особенно, если таких значений очень много.

Допустим, что месячная выруская каждого нашего менеджера не должна быть меньше 100 000. Просматривать все самостоятельно не нужно – это займет слишком много времени и сил. Поэтому просто проводим условное форматирование (вкладка «Вставка» — «Условное форматирование» — «Набор значков») по понравившемуся шаблону. Например, «Светофор».

Создаем правила форматирования (вводим показатели напротив значков), что позволит автоматически оценить работу сотрудника, как отличную, стабильную и неудовлетворительную. Показатели вводим напротив каждого кружочка в «Значение», в «Тип» устанавливаем «Числа», а не «Процент». Мы установили такой показатель, как 100 000 и 90 000, а третий выставиться автоматически, чтобы подключить оставшиеся значения. Сохраняем.

Согласитесь, что теперь можно гораздо быстрее проанализировать данные и определить, кто из менеджеров хорошо справляется со своей задачей, а кого можно уже и увольнять.

Однако это только самые простые из возможностей современного Excel 2010. В нем появились дополнительные элементы, называемые «Цветовыми шкалами» и «Гистограммами». Давайте попробуем использовать именно их.

Итак, выделяем значения в ячейках и форматируем их (вкладка «Вставка» — «Условное форматирование» — «Гистограммы»). Выпадающее меню демонстрирует список шаблонов (доступен предосмотр при наведении курсора мыши на наименования). Выбираем удобную цветовую схему. В результате мы получаем ячейки, залитые горизонтальными столбцами разной величины. Они в графическом плане отображают присутствующее в ячейке значение. Теперь можно уже даже скользнув взглядом по таблице понять, насколько плохо выполняет свои обязанности наш «Менеджер 5».

Примечательно, если значение уйдет ниже минуса, то график сместится в противоположную от ячейки сторону, явно намекая на отрицательный результат.

При использовании компонента «Цветовые шкалы» происходит заливка ячейки соответствующим цветом, который полностью соответствует результату. В результате наименьшее значение получит красный цвет, среднее – желтый, а высокое – зеленый. Естественно, такую схему можно подобрать самостоятельно. Это более наглядный пример, чем применение «Набора значков», однако суть у них одна.

Впрочем, есть еще один способ, который основан на применении срезов. Допустим, наши менеджеры проработали в компании уже не один год. Естественно, что дат станет гораздо больше и просмотреть такой документ, даже с применением форматирования, будет крайне сложно. Не говоря уже об анализе данных.

В этом случае добраться до интересующей нас даты можно одним из двух способов. При построении любой сводной таблицы в правой части располагаются элементы, которые мы можем расположить в любые удобные поля. Если обратится к «Датам» и нажать на кнопочку с изображением стрелочки, то вызовется выпадающее меню. Остается только отфильтровать информацию по дате. Мы увидим большой список, предлагающий всевозможные варианты форматирования. Воспользуемся помесячной сортировкой.

Для этого необходимо открыть «Все даты за период» и выбрать нужный месяц. Для нас это «Октябрь». Это позволит значительно сократить нашу таблицу, оставив только интересующие нас значения.

Теперь давайте рассмотрим использование среза. Данный инструмент анализа великолепно подходит для цифровых данных. Открываем вкладку «Вставка» и ищем там «Срез». В результате открывается меню «Вставка среза», где необходимо отметить показатель, согласно которому и будет идти выборка интересующих нас значений.

В данном случае это будет колонка «Даты», хотя можно выбрать любую из интересующих. Подтверждаем и смотрим на страничку с рамкой и имеющимися значениями.

Осталось только переместить ее в любое удобное место и отрегулировать размер, чтобы было видно все значения. При необходимости можно поменять цвет среза, чтобы сделать его более понятным (шаблоны находятся на верхней панели). Теперь можно буквально одним кликом выбрать необходимую дату и посмотреть на результаты работы наших менеджеров. Естественно, что благодаря своей гибкости использование среза более удобно, чем применение фильтра по дате. К тому же можно указать несколько значений для выборки.

Теперь немного оговорим о графиках. В Excel 2010 можно применять инфокривые. Для этого необходимо выделить ячейку напротив строки с данными и сделать ее активной. Далее вновь используем вкладку «Вставка», раздел «Инфокривые» (он еще может носить название «Сперклайны»). Выделяем нашу строку, как диапазон данных и подтверждаем. В результате в выбранной ячейке появится небольшой график. Сделаем это же для результатов всех наших сотрудников.

Теперь растянем каждую ячейку на другие строчки. Для этого можно просто потянуть за край, отмеченный точкой или же сделать на нем двойной клик. Как и при работе с иными полезными функциями, можно самостоятельно подбирать стиль инфокривой (верхняя панель, режим «конструктор»). Такой график хорошо отражает тренд и, если значений достаточно много, то визуально легко определяются взлеты и падения, а также начало возможного систематического падения или роста.

Сама инфокривая может быть одного из 3 типов:

— График, который мы и рассматривали на примере;

— Столбец – он отображает обрабатываемые данные маленькими столбиками. Чем больше данных, тем тоньше будут столбики, но они способны наглядно продемонстрировать минимальное и максимальное значение;

— «Выигрыш / Проигрыш» — ячейка условно делиться на две части. При положительном результате квадратики помещаются в верхнюю часть, а при отрицательном – в нижнюю. «Ноль» в этом случае вообще не отображается.

Вот как это выглядит в графическом примере

В результате мы получили наглядное пособие того, насколько нововведения в Excel 2010 способны упростить работу аналитиков и иных специалистов.

Вам понравился материал?
Поделитeсь:

Рейтинг статей:

(Пока оценок нет)

Вернуться в начало статьи Проводим анализ данных в Excel 2010

Основными средствами анализа статистических данных в Excel являются статистические процедуры надстройки Пакет анализа (Analysis ToolРак) и статистические функции библиотеки встроенных функций. Основные сведения обо всех этих средствах имеются в электронной справочной системе Excel.

Однако качество описаний статистических процедур и функций, приведенных в этой системе, заставляет желать лучшего. Некоторые из этих описаний не очень понятны, в них имеются неточности, а подчас и просто ошибки (это относится как к англоязычному оригиналу, так и к русскому переводу). Эти недостатки с завидным постоянством повторяются и во многих пособиях по Excel. Найти необходимые пособия в интернете можно быстро если скачать бесплатно Амиго браузер с усовершенствованным поисковым алгоритмом.

Статистические процедуры Пакета анализа

Наиболее развитыми средствами анализа данных являются статистические процедуры Пакета анализа. Они обладают большими возможностями, чем статистические функции. С их помощью можно решать более сложные задачи обработки статистических данных и выполнять более тонкий анализ этих данных.

В Пакет анализа входят следующие статистические процедуры:

1. генерация случайных чисел (Random number generation);
2. выборка (Sampling);
3. гистограмма (Histogram);
4. описательная статистика (Descriptive statistics);
5. ранги персентиль (Rank and percentile);
6. двухвыборочный z-тест для средних (z-Test: Two Sample for Means);
7. двухвыборочный t-тест для средних с одинаковыми дисперсиями (t-Test: Two-Sample Assuming Equal Variances);
8. двухвыборочный t-тест для средних с различными дисперсиями (t-Test: Two-Sample Assuming Unequal Variances);
9. парный двухвыборочный t-тест для средних (t-Test: Paired Two Sample for Means);
10. двухвыборочный F-тест да я дисперсий (F-Test: Two Sample for Variances);
11. коварнация (Covariance);
12. корреляция (Correlation);
13. рецессия (Regression);
14. однофакторный дисперсионный анализ (ANOVA: Single Factor);
15. двухфакторный дисперсионный анализ без повторений (ANOVA: Two Factor Without Replication);
16. двухфакторный дисперсионный анализ с повторениями (ANOVA: Two Factor With Replication);
17. скользящее среднее (Moving Average);
18. экспоненциальное сглаживание (Exponential Smoothing);
19. анализ Фурье (Fourier Analysis).

Для доступа к процедурам Пакета анализа необходимо в меню Сервис (Tools) щелкнуть указателем мыши на строке Анализ данных (Data Analysis). Откроется диалоговое окно с соответствующим названием, в котором перечислены процедуры статистического анализа данных (рис. 1).

Рис.1. Диалоговое окно Анализ данных

Для того чтобы запустить в работу нужную статистическую процедуру, нужно выделить ее указателем мыши и щелкнуть на кнопке ОК. На экране появится диалоговое окно вызванной процедуры. На рис. 2 для примера показано диалоговое окно процедуры Описательная статистика (Descriptive statistics).

Рис.2. Диалоговое окно процедуры Описательная статистика

Диалоговое окно каждой процедуры содержит элементы управления: поля ввода, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и т. п. Эти элементы позволяют задать нужные параметры используемой процедуры. Некоторые элементы управления имеют специфический характер, присущий одной процедуре или небольшой группе процедур. Назначение таких элементов управления будет рассмотрено при описании соответствующих процедур. Другие элементы управления присутствуют в диалоговых окнах почти всех статистических процедур.

К числу общих для большинства процедур элементов управления относятся:

• поле ввода Входной интервал (Input Range). В это поле вводится ссылка на диапазон, содержащий статистические данные, подлежащие обработке. Входной диапазон может быть столбцом пли группой столбцов (строкой или группой строк);
• переключатель Группирование (Grouped By). В том случае, когда входной диапазон представляет собой столбец или группу столбцов, переключатель устанавливается в положение по столбцам (Columns). Если же входной диапазон представляет собой строку или группу строк, то переключатель устанавливается в положение по строкам (Rows). Более точным названием этого переключателя было бы название Расположение;
• флажок Метки (Labels in First Row). Флажок устанавливается в тех случаях, когда первая строка (первый столбец) входного диапазона содержит заголовки. Если такие заголовки отсутствуют, флажок Метки не устанавливают. При этом Excel автоматически создает и выводит на экран стандартные названия для данных выходного диапазона (Столбец1, Столбец2,… или Строка 1. Строка2,…);
• переключатели Выходной интервал/Новый рабочий лист/Новая книга (Output Range/New Worksheet/New Workbook). Эти переключатели определяют место вывода таблицы, содержащей результаты реализации статистической процедуры. В группе может быть выбран только одни переключатель.

При выборе переключателя Выходной интервал таблица результатов решения выводится на тот же рабочий лист, на котором находятся исходные данные. Справа от переключателя открывается поле ввода, в которое надо ввести ссылку на левую верхнюю ячейку таблицы результатов. Если возникает опасность наложения таблицы результатов на уже заполненные ячейки, на экране появляется сообщение о такой опасности. В ответ на это сообщение пользователь должен разрешить удаление старых данных и вывод на их место новых.

В положении Новый рабочий лист открывается новый лист рабочей книги. На этот лист, начиная с ячейки А1, и выводится таблица результатов решения. Справа от переключателя имеется поле ввода, в которое в случае необходимости можно ввести имя нового рабочего листа. При выборе переключателя Новая рабочая книга открывается новая рабочая книга. На первый лист этой новой книги, начиная с ячейки А1, выводится таблица результатов решения.

Следует заметить, что результаты;, получаемые с помощью статистических процедур Пакета анализа, не имеют постоянной связи с исходными данными — в случае изменения исходных данных результаты решения автоматически не изменяются. В том случае, когда необходимо получить результаты, автоматически изменяющиеся вместе с исходными данными, нужно использовать подходящие статистические функции библиотеки встроенных функций.

Эффективным и очень удобным в использовании средством парного регрессионного анализа и анализа временных рядов является процедура Добавить линию тренда (Add Trendline), входящая в комплекс графических средств Excel.

Статистические функции библиотеки встроенных функций Excel

Табличный процессор Excel имеет библиотеку встроенных функции рабочего листа (Worksheet function). Одним из разделов этой библиотеки является раздел Статистические функции. В этот раздел входят 83 функции, предназначенные для решения некоторых наиболее востребованных задач теории вероятностей и математической статистики.

Аргументы статистических функций должны быть числами или ссылками на диапазоны, которые содержат числа Если аргумент, который является массивом или ссылкой, содержит тексты, логические значения или пустые ячейки, то такие значения игнорируются, однако ячейки с нулевыми значениями учитываются.

Когда в качестве какого-либо аргумента встроенной статистической функции введен текст, функция выдает сообщение об ошибке #ЗНАЧ! (#VALUE!). Если в качестве аргумента, который по определению должен быть целым числом, введено число не целое, Excel использует в качестве аргумента целую часть этот числа. Никакие сообщения об этом «несанкционированном округлении» на экран не выводятся.

Для установки пакета анализа в меню Сервис выберите команду Надстройки.

В списке надстроек выберите Пакет анализа и нажмите кнопку OK.

Выполните инструкции программы установки, если это необходимо.

Еще про Excel.

Часто задаваемые вопросы о переходе от Microsoft Excel 97 к новой версии

Отсутствует окно помощника

Теперь помощник находится вне окна, занимает на экране меньше места, но по-прежнему охотно помогает, если у вас возникают какие-либо затруднения. Если он вам не нравится, отключите его и пользуйтесь предметным указателем или содержанием справки.

Что произошло с меню и панелями инструментов?

В новых настраиваемых меню и на панелях инструментов содержатся только наиболее часто используемые элементы.

Можно легко расширить меню для показа всех команд. После того как команда выбрана, она появляется в настраиваемом меню. Если должны быть видны сразу все команды, следует запретить сокращенные меню. В меню Сервис выберите команду Настройка. На вкладке Параметры установите флажок Всегда показываются полные меню.

Панели инструментов располагаются в одном ряду на экране, поэтому на экране остается больше места для работы. Можно также настроить отображение панелей инструментов Форматирование и Стандартная в двух строках. В меню Сервис выберите команду Настройка. На вкладке Параметры снимите флажок Стандартная панель и панель форматирования в одной строке. Та кнопка, которая выбрана на панели инструментов, автоматически добавляется к настраиваемым панелям инструментов на экране. Можно легко настроить панели инструментов, перетаскивая мышью управляющие элементы команд на панель инструментов.

Почему при использовании некоторых возможностей задается вопрос о необходимости их установки?

В программе установки при выборе команды Установить устанавливаются не все возможности. Это сделано для повышения производительности и экономии дискового пространства. При использовании Microsoft Excel 2002 появляются ярлыки, значки и команды для программ и компонентов, которые еще не были установлены. Для их использования достаточно выбрать команду, а Microsoft Excel 2002 сам установит программы и компоненты.

Что произошло с командами «Открыть» и «Сохранить» в меню «Файл»?

В улучшенных диалоговых окнах, вызываемых командами Открыть и Сохранить, теперь видно больше файлов, чем в диалоговых окнах прежней версии. Чтобы быстрее добираться до часто используемых папок, можно воспользоваться новой панелью адресов. Щелкнув кнопку «Журнал», увидите список 20-50 недавно открывавшихся документов и папок. Щелчок кнопки Назад на панели инструментов возвращает к последней открывавшейся папке.

Почему открытие некоторых файлов требует больше времени?

Открывая книги, Microsoft Excel 2002 их полностью пересчитывает и проверяет. Поэтому для открытия файлов, созданных более ранними версиями Microsoft Excel, теперь требуется больше времени. Если файл сохранить в формате Microsoft Excel 2002, то он будет открываться быстрее.

Изменилось ли что-нибудь в форматировании чисел?

Доступны дополнительные числовые форматы со знаком валюты евро. Дополнительные форматы дат включают форматы, отображающие год четырьмя цифрами.

Почему изменился цвет выделения?

Теперь при выделении ячейки с цветным текстом его цвет не изменяется. В прежней версии цвет инвертировался. Неизменность цвета шрифта и фона ячейки позволяет легко и быстро подбирать нужные цвета, не снимая выделения.

Почему исчезла команда «Сохранить в формате HTML»?

Команду Сохранить в формате HTML заменила команда Сохранить как веб-страницу. При выборе команды Сохранить как веб-страницу можно сохранить как веб-страницу целую книгу или только ее раздел. При нажатии кнопки Опубликовать можно настроить дополнительные параметры, например сохранение выделенного диапазона как интерактивной электронной таблицы, которую можно использовать на веб-странице.

Что произошло с мастером отчетов сводных таблиц?

Теперь отчет можно макетировать прямо на листе с помощью мастера отчетов сводных таблиц и диаграмм, перетаскивая мышью поля с панели инструментов в различные области сводной таблицы.

Почему при вводе данных Microsoft Excel дописывает числа и формулы?

Для упрощения ввода формул и форматирования Microsoft Excel 2002 автоматически предлагает пользователю продолжение вводимых им данных.

Можно ли запустить в Microsoft Excel 2002 макросы Lotus?

Microsoft Excel 2002 не позволяет выполнить макросы Lotus 1-2-3 и Quattro Pro. Макросы могут быть переписаны с помощью Microsoft Visual Basic для приложений. За инструкциями по написанию макросов Microsoft Excel обращайтесь к справке по Microsoft Visual Basic.

С выходом новой версии

программы для ПК Microsoft Office появились и новые возможности. Разработчики доработали некоторые компоненты, сделали еще более удобным работу с программами. Нельзя обойти вниманием и Excel 2010 и новые возможности инфографики в нем. Поэтому в данной статье мы на примере расскажу вам, как работать с новыми компонентами Excel 2010.

С выходом новой версии Microsoft Office появились и новые возможности. Разработчики доработали некоторые компоненты, сделали еще более удобным работу с программами. Нельзя обойти вниманием и Excel 2010 и новые возможности инфографики в нем. Поэтому в данной статье мы на примере расскажу вам, как работать с новыми компонентами Excel 2010.

Делаем сводную таблицу в Excel

В нашем распоряжении есть достаточно большая таблица. В ней огромное количество столбцов и строк. По этим данным нужно построить что-то в виде отчета, чтобы просмотреть результаты по какой-либо деятельности за определенный период. На вкладке «Вставка» нажимаем кнопку «Сводная таблица». Перед нами открывается диалоговое окно, в котором Excel в качестве диапазона данных выбрал всю таблицу. Нажимаем кнопку «Ок».

Теперь на новом листе появился макет сводной таблицы. В правой части окна перечислены все параметры, которые фигурировали в начальной таблице. Нам необходимо с помощью мыши перетащить их в поле «Название строк». В нашем случае это будут «Даты», «Менеджеры». Такие показатели как: «Объем продаж», «Выручка» и «Прибыль» мы перенесем в поле «Значения». Когда осуществляется перенос параметров в поле, таблица автоматически формируется и изменяется «налету». Расположение элементов в «Название строк» играет большую роль. Если «Даты» будут расположены выше «Менеджеры», то данные будут разбиты на отдельные блоки по датам. Если же «Менеджеры» будут расположены в списке первыми, то сортировка будет проходить по именам сотрудников.

Когда таблица построена, перейдем к ее оформлению. Для начала изменим цветовую схему, применив к ней шаблон. Переходим на вкладку «Главная» и нажимаем на кнопку «Форматировать как таблицу». На экране появится список различных шаблонов форматирования, выбираем понравившийся нам и нажимаем на него. Excel автоматически определит границы таблицы, если они заданы не верно, выделяем таблицу вручную и нажимаем кнопку «Ок». Таблица поменяла цветовую гамму и появилась возможность сортировки параметров.

Условное форматирование таблицы в Excel 2010 

Не всегда удобно просматривать большое число значений и сравнивать их с плановыми. Предположим, что объем выручки на каждого менеджера в месяц должен составлять не менее 100 000 рублей. Но не обязательно оценивать показатели вручную, просматривая каждое значение, проще довериться встроенному компоненту Excel. Выделим область данных. Переходим во вкладку «Вставка – Условное форматирование — Набор значков» из выпадающего меню выбираем понравившийся шаблон, мне нравиться светофор, так как с ним очень удобно работать. После выбора шаблона перед нами появится окно «Создание правил форматирования». Здесь необходимо напротив этих самых значков ввести данные, при превышении которых работа сотрудника оценивается как: отличная, удовлетворительная и неудовлетворительная. Данные вводятся в параметр «Значение» напротив каждого из кружков, а поле «Тип» в данном случае необходимо изменить с «Процент» на «Числа». Мною были заданы следующие параметры: 110, 90. Третий параметр задается автоматически, он оценивается как все значения меньше удовлетворительного. Нажимаем кнопку «Ок».

В ячейках всех значений появились кружки трех различных цветов. На основе, представленной в таком виде информации намного проще оценить работу менеджеров за определенный период времени. Мы можем сравнить качество работы сотрудников, определить кто из работников добивается наиболее выдающихся результатов, а кто наоборот требует к себе пристального внимания.

Но это еще не последний способ условного форматирования данных. В Excel 2010 появились такие инфографические элементы как «Гистограммы» и «Цветовые шкалы». Рассмотрим их более подробно. Выделим значения в ячейках и переедем «Вставка – Условное форматирование — Гистограммы». В выпадающем меню появится список шаблонов, при наведении на любой из них происходит пред просмотр результата. Выбираем понравившуюся цветовую схему и видим, что ячейки залиты горизонтальными столбцами разной величины. Они отображают в графическом виде те значения, которые присутствуют в ячейках. Если число будет введено со знаком минус, то график сместится в противоположную сторону от ячейки, указывая на отрицательные величины.

Компонент «Цветовые шкалы» заливает ячейки тем цветом, который соответствуют значению, введенному в нее. К примеру, наименьшие значения будет залиты в красный цвет, средние в желтый, а наибольшие в зеленый. Цветовая схема может быть подобрана вами индивидуально, но суть примерно остается тоже, что при использовании «Набор значков».

Срезы и не только

Но это еще не все способности визуализации данных, включенные в пакет Excel 2010. Рассмотрим еще такую удобную функцию как «Срезы». Выбранные работники отработали в компании весьма внушительный срок и сложно при формировании сводной таблицы выделить ту или иную дату. Есть два способа обращения к определённой дате. Когда мы строим сводную таблицу в правой части у нас расположены элементы, которые мы можем разместить в различные поля. Обращаемся к элементу «Даты» и вызываем выпадающее меню, путем нажатия на маркер со стрелочкой. Находим пункт «Фильтр по дате». Открывается огромный список с различными вариантами форматирования, но нам нужна помесячная сортировка. Открываем «Все даты за период» и выбираем «Октябрь». Сводная таблиц значительно сократилась, в ней остались значения только за октябрь. Это первый способ выборки данных.

Второй способ организуется с помощью новой функции «Срез», интересного инструмента анализа цифровых данных. Перейдем к «Вставка — Срез». Открывается окно «Вставка среза» в нем нужно отметить тот показатель, по которому будет производиться выборка значений, то есть колонку таблицы, по которой вы сможете посмотреть срезы своего отчета. Отмечаем «Даты» и нажимаем кнопку «Ок». На листе отобразится рамка с записанными в нее значениями.

Перетащим ее в любое удобно для нас место и отрегулируем ее размер таким образом, чтобы можно было видеть все представленные в ней значения. Так же можно изменить цвет среза, все шаблоны отображаются на верхней панели. Теперь мы можем одним кликом выбрать определенную дату, и увидеть каких результатов за эти дни добились сотрудники. Данная функция на порядок удобнее, чем «Фильтр по дате», так как она более гибкая. В ней вы можете выбрать сразу несколько значений, по которым будет идти выборка.

Инфокривые

Следующий способ визуального анализа данных – это инфокривые. Делаем активной свободную ячейку напротив строк с данными. Во вкладке «Вставка» находим раздел «Инфокривые» (в моей версии Excel 2010 они назывались почему-то «Сперклайны»). Выделяем диапазон данных – это будет наша строка, и нажимаем кнопку «Ок». Вы можете увидеть, как в выбранной нами ячейке построился мини график, это и есть инфокривая.

Растянем эту ячейку на все остальные строки, потянув за край с точкой или сделав двойной клик на нем. При желании вы можете изменить стиль инфокривой, его выбор осуществляется на верхней панели в режиме конструктора инфокривой. Полученный график позволяет увидеть тенденцию, тренд. При огромном количестве данных инфокривая дает общий визуальный анализ всего множества. По ней с легкостью можно определить пики и падения, начало роста или его замедление.

Инфокривые бывают трех типов: «График» — как раз его мы и рассматривали; «Столбец» — отображает данные в виде маленьких столбцов, наглядно показывая максимальные и минимальные значения; «Выигрыш/проигрыш» — ячейка как бы разделяется на де части, в нижней части размещаются квадраты с отрицательными значениями, в верхней с положительными, ноль не отображается вовсе.

Вывод

В данной статье мы не только научились быстро оформлять таблицу, но и проводить визуальный анализ данных. Также мы ознакомились с такими понятием как сводная таблица, научились производить фильтрацию значений и условное форматирование цифровых значений, составлять срезы. Кроме этого, мы наглядно разобрались с новой функцией под названием «Инфокривые». Нельзя не отметить, что усовершенствования в Excel 2010 видны на лицо, и практически все новые функции направлены на облегчение труда специалиста и наглядное представление данных. Если вас заинтересовала новая функциональность табличного редактора MS Excel 2010, то вы можете приобрести Microsoft Office 2010 у партнеров компании 1CSoft.

Неберекутин Александр

Все права защищены. По вопросам использования статьи обращайтесь к администраторам сайта 

Хотите купить софт? Позвоните партнерам фирмы «1С», чтобы получить квалифицированную консультацию по выбору программ для ПК, а также информацию о наличии и цене лицензионного ПО.

Отправьте запрос на программное обеспечение или выберите наиболее компетентного поставщика лицензионного ПО в вашем городе