Рубрика Excel

Также статьи о работе с таблицами в Экселе:

• Как составить таблицу в excel?
• Как делается сводная таблица в экселе?
• Как выделить диапазон ячеек в таблице программы excel?
• Как в экселе скопировать таблицу?

Таблицы в Экселе могут содержать очень большое количество информации и при необходимости их могут появится некоторые трудности. В этой статье мы рассмотрим, как таблицу в Excel именно таким образом, как мы хотим ее видеть.

Большие таблицы в Экселе как правило занимают несколько страниц, и при печати на отдельных страницах могут оказаться отдельные части таблицы, которые будут совершенно нечитабельными. Для исправления данной ситуации требуется некоторая настройка.

Чтобы увидеть, как будет выглядеть таблица на печати при настройках по умолчанию, необходимо перейти на вкладку «Вид» и выбрать пункт меню «Разметка страницы».

Если выбрать пункт меню «Страничный режим», у нас появится возможность менять размер страницы сразу на листе, перетаскивая мышкой разделительные голубые линии.

Вариантов настройки печати довольно много, все зависит от необходимого результата. Например, мы видим, что таблица не очень большая, и необходимо таблицу в Excel на одном листе. Первый вариант, это перейти на вкладку «Разметка страницы», зайти в «Параметры печати», и на вкладке «Страница» в графе «Масштаб» указать размещение не более, чем на одной странице.

Если большая таблица имеет некоторые сгруппированные данные, которые можно вывести на отдельных страницах, то таблицу можно принудительно разбить на отдельные страницы именно по границам этих сгруппированных данных. Для этого необходимо выделить самую крайнюю левую ячейку, с которой будет начинаться новый лист. Затем перейти на вкладку «Разметка страницы», и в пункте меню «Разрывы» выбрать «Установить разрыв страницы».

В нашем примере мы видим, что таким образом на отдельный лист попал неиспользуемый нами первый столбец, так как в качестве первой ячейки нового листа была выбрана ячейка с данными из второго столбца.

Когда большая таблица делится на сегменты, то не помещало бы шапку таблицы на каждой странице в Excel. Переходим на вкладку «Разметка страницы» и выбираем пункт меню «Печатать заголовки».

В появившемся окошке «Параметры страницы» на вкладке «Лист», нам необходимо в графе «Печатать на каждой странице сквозные строки:» указать номер строки или диапазон строк. Для этого можно установить курсор в необходимую графу и появившейся стрелкой указать строку или выделить несколько строк. Теперь выделенная нами строка будет дублироваться на каждом листе как шапка таблицы.

Если вдруг нужно часть таблицы в Excel, т.е. небольшой участок таблицы с одного листа, то этот участок необходимо выделить и вызвать печать комбинацией клавиш «Ctrl + P», либо перейти в меню «Файл» и выбрать пункт «Печать», где в графе «Настройка» в первом выпадающем списке выбрать «Напечатать выделенный фрагмент».

В настройках во время печати можно сделать практически любые настройки, например, независимо от разбиения таблицы на листы указать «Вписать все строки на одну страницу», благодаря чему вся наша таблица будет вписана на одну страницу.

Программа Microsoft Excel – очень мощный инструмент, благодаря которому можно создать большие таблицы с красивым оформлением и обилием различных формул. Работа с информацией облегчается именно из-за динамики, которая отсутствует в приложении Word.

В данной статье будет показано, как создать таблицу в Excel. Благодаря пошаговой инструкции с этим сможет разобраться даже «чайник». Поначалу начинающим пользователям это может показаться сложным. Но на самом деле, при постоянной работе в программе «Эксель» вы станете профессионалом и сможете оказывать помощь другим.

План обучения будет прост:

• сначала рассматриваем различные методы создания таблиц;
• затем занимаемся оформлением, чтобы информация была максимально наглядной и понятной.

Ручной режим

Данный метод самый простой. Делается это следующим образом.

1. Открыв пустой лист, вы увидите большое количество одинаковых ячеек.

2. Выделите любое количество строк и столбцов.

3. После этого перейдите на вкладку «Главная». Нажмите на иконку «Границы». Затем выберите пункт «Все».

4. Сразу после этого у вас появится обычная элементарная табличка.

Теперь можете приступать к заполнению данных.

Существует и другой способ ручного рисования таблицы.

1. Снова нажмите на иконку «Границы». Но на этот раз выберите пункт «Нарисовать сетку».

2. Сразу после этого у вас изменится внешний вид курсора.

3. Сделайте левый клик мыши и перетаскивайте указатель в другое положение. В результате этого будет нарисована новая сетка. Верхний левый угол – начальное положение курсора. Правый нижний угол – конечное.

Размеры могут быть любыми. Таблица будет создаваться, пока вы не отпустите палец с кнопки мыши.

Автоматический режим

Если вы не хотите «работать руками», всегда можно воспользоваться готовыми функциями. Для этого необходимо сделать следующее.

1. Перейдите на вкладку «Вставка». Нажмите на кнопку «Таблицы» и выберите последний пункт.

Обратите внимание на то, что нам подсказывают о горячих клавишах. В дальнейшем для автоматического создания можно использовать сочетание кнопок Ctrl+T.

2. Сразу после этого у вас появится окно, в котором нужно указать диапазон будущей таблицы.

3. Для этого достаточно просто выделить любую область – координаты подставятся автоматом.

4. Как только вы отпустите курсор, окно примет исходный вид. Нажмите на кнопку «OK».

5. В результате этого будет создана красивая таблица с чередующимися линиями.

6. Для того чтобы изменить название столбца, достаточно кликнуть на него. После этого начать редактирование можно прямо в этой ячейке или в строке формул.

Дальше можете делать, что душе угодно.

Сводная таблица

Данный тип представления информации служит для ее обобщения и последующего анализа. Для создания такого элемента нужно сделать следующие шаги.

1. Сначала делаем таблицу и заполняем её какими-нибудь данными. Как это сделать, описано выше.

2. Теперь заходим в главное меню «Вставка». Далее выбираем нужный нам вариант.

3. Сразу после этого у вас появится новое окно.

4. Кликните на первую строчку (поле ввода нужно сделать активным). Только после этого выделяем все ячейки.

5. Затем нажимаем на кнопку «OK».

6. В результате этого у вас появится новая боковая панель, где нужно настроить будущую таблицу.

7. На этом этапе необходимо перенести поля в нужные категории. Столбцами у нас будут месяцы, строками – назначение затрат, а значениями – сумма денег.

Для переноса надо кликнуть левой кнопкой мыши на любое поле и не отпуская пальца перетащить курсор в нужное место.

Только после этого (иконка курсора изменит внешний вид) палец можно отпустить.

1. В результате этих действий у вас появится новая красивая таблица, в которой всё будет подсчитано автоматически. Самое главное, что появятся новые ячейки – «Общий итог».

Вы можете сами указывать поля, которые интересны для анализа данных.

Например, в данном случае мы смогли посчитать, сколько у нас уходит денег на каждый вид расходов в каждом месяце. При этом узнали суммарный расход как по категории, так и по временному интервалу.

Рекомендуемые сводные таблицы

Иногда не получается правильно подобрать поля для столбцов и строк. И в итоге ничего путного не выходит. Для таких случаев разработчики Microsoft подготовили свои варианты анализа данных.

Работает это очень просто.

1. Первым делом выделяем нужную нам информацию.

2. После этого выбираем соответствующий пункт меню.

3. В результате программа сама проанализирует содержимое ячеек и предложит несколько вариантов.

4. Кликнув на любой из предложенных вариантов и нажав на кнопку «OK», всё будет создано автоматически.

5. В случае примера, мы получили сумму общих затрат, без учета месяцев.

Готовые шаблоны в Excel 2016

Для особо ленивых данная программа позволяет создавать по-настоящему «крутые» таблицы всего одним кликом.

При запуске Экселя вам на выбор предлагаются следующие варианты:

• открыть последние файлы, с которыми вы работали ранее;
• создать новую пустую книгу;
• посмотреть учебник с подробной информацией о возможностях данного ПО;
• выбрать какой-нибудь готовый шаблон по умолчанию;
• продолжить поиск в интернете, если ни один из предложенных дизайнов вам не понравился;
• войти под своей учетной записью Microsoft.

Нас интересуют именно готовые варианты. Если вы прокрутите немного вниз, то увидите, что их очень много. А ведь это шаблоны по умолчанию. Представьте, сколько можно скачать их в интернете.

Кликаем на какой-нибудь понравившийся вариант.

Нажимаем на кнопку «Создать».

В результате этого вы получаете готовый вариант очень большой и сложной таблицы.

Оформление

Внешний вид – это один из важнейших параметров. Очень важно сделать акцент на каких-нибудь элементах. Например, шапка, заголовок и так далее. Всё зависит от конкретного случая.

Рассмотрим вкратце основные манипуляции с ячейками.

Создание заголовка

В качестве примера будем использовать простую таблицу.

1. Сначала переходим на вкладку «Главная» и нажимаем на пункт меню «Вставить строки на лист».

2. Выделяем появившуюся строчку и нажимаем на пункт меню «Объединить ячейки».

3. Далее пишем любой заголовок.

Изменение высоты элементов

Наш заголовок по размеру одинаковый с шапкой. А это не очень красиво. Кроме того, он смотрится невзрачно. Для того чтобы это исправить, нужно перенести курсор на границу 1 и 2 строки. После того, как его внешний вид изменится, сделайте левый клик мыши и потяните вниз.

В результате этого высота строки будет больше.

Выравнивание текста

Наш заголовок расположен внизу ячейки и прилип к шапке. Для того чтобы это исправить, необходимо воспользоваться кнопками выравнивания. Вы можете изменить положение текста как по вертикали, так и по горизонтали.

Кликаем на кнопку «По середине» и получаем желанный результат.

Теперь заголовок смотрится куда лучше.

Изменение стиля

Также рекомендуется изменить шрифт и увеличить кегль (размер по вертикали). Сделать это можно вручную при помощи панели инструментов.

Или же использовать готовые стили. Для этого сначала выделяем строку. Затем через меню выбираем любой из предложенных вариантов оформления.

Эффект будет очень красивым.

Как вставить новую строку или столбец

Для того чтобы изменить количество элементов в таблице, можно воспользоваться кнопкой «Вставить».

Вы можете добавить:

• ячейки;
• строки;
• столбцы;
• целый лист.

Удаление элементов

Уничтожить ячейку или что-нибудь еще можно точно так же. Для этого есть своя кнопка.

Заливка ячеек

Если вы хотите выделить какую-нибудь колонку или строчку, для этого нужно использовать инструмент заливка.

Благодаря ему вы сможете поменять цвет любых ячеек, которые были выделены ранее.

Формат элементов

При желании можно сделать с таблицей что угодно. Для этого достаточно нажать на кнопку «Формат».

В результате этого вы сумеете:

• вручную или автоматически изменить высоту строк;
• вручную или автоматически изменить ширину столбцов;
• скрыть или отобразить ячейки;
• переименовать лист;
• изменить цвет ярлыка;
• защитить лист;
• блокировать элемент;
• указать формат ячеек.

Формат содержимого

Если нажать на последний из вышеописанных пунктов, то появится следующее:

Благодаря этому инструменту можно:

• изменить формат отображаемых данных;
• указать выравнивание;

• выбрать любой шрифт;

• изменить границы таблицы;

• «поиграть» с заливкой;

• установить защиту.

Использование формул в таблицах

Именно благодаря возможности использовать функции автоподсчёта (умножение, сложение и так далее), Microsoft Excel и стал мощным инструментом.

Полную информацию о формулах в Экзеле лучше всего посмотреть на официальной странице справки.

Кроме этого, рекомендуется ознакомиться с описанием всех функций.

Рассмотрим самую простую операцию – умножение ячеек.

1. Для начала подготовим поле для экспериментов.

2. Сделайте активной первую ячейку, в которой нужно вывести результат.

3. Введите там следующую команду.

=C3*D3

4. Теперь нажмите на клавишу Enter. После этого наведите курсор на правый нижний угол этой ячейки до тех пор, пока не изменится его внешний вид. Затем зажмите пальцем левый клик мыши и потяните вниз до последней строки.

5. В результате автоподстановки формула попадёт во все ячейки.

Значения в колонке «Общая стоимость» будут зависеть от полей «Количество» и «Стоимость 1 кг». Это и есть прелесть динамики.

Кроме этого, можно использовать готовые функции для расчётов. Попробуем посчитать сумму последней графы.

1. Сначала выделяем значения. Затем нажимаем на кнопку «Автосуммы», которая расположена на вкладке «Главная».

2. В результате этого ниже появится общая сумма всех чисел.

Использование графики

Иногда в ячейках вместо текста используют фотографии. Сделать это очень легко.

Выбираем пустой элемент. Переходим на вкладку «Вставка». Выбираем раздел «Иллюстрации». Кликаем на пункт «Рисунки».

1. Указываем файл и кликаем на кнопку «Вставить».

2. Результат вас не разочарует. Смотрится очень красиво (в зависимости от подобранного рисунка).

Экспорт в Word

Для того чтобы скопировать данные в «вордовский» документ, достаточно сделать пару простых действий.

1. Выделите область данных.

2. Нажмите на горячие клавиши Ctrl+C.
3. Откройте документ
4. Теперь используем кнопки Ctrl+V.
5. Итог будет следующим.

Онлайн-сервисы

Для тех, кто хочет работать в «реальном режиме» и делиться информацией с друзьями или коллегами по работе, существует отличный инструмент «Google Таблицы».

Используя этот сервис, вы сможете получить доступ к своим документам с любого устройства: компьютер, ноутбук, телефон или планшет.

Способы печати

Распечатка документов Word, как правило, задача несложная. Но с таблицами в Excel всё иначе. Самая большая проблема заключается в том, что «на глаз» сложно определить границы печати. И очень часто в принтере появляются практически пустые листы, на которых находится всего 1-2 строки таблицы.

Такие распечатки неудобны для восприятия. Намного лучше, когда вся информация находится на одном листе и никуда за границы не выходит. В связи с этим разработчики из Microsoft добавили функцию просмотра документов. Давайте рассмотрим, как этим пользоваться.

1. Открываем документ. Он выглядит вполне обычно.

2. Далее нажмите на горячие клавиши Ctrl+P. В появившемся окне мы видим, что информация не помещается на один лист. У нас исчезла графа «Общая стоимость». Кроме того, внизу нам подсказывают, что при печати будет использовано 2 страницы.

В версии 2007 года, для этого нужно было нажать на кнопку «Просмотр».

3. Для отмены нажимаем горячую клавишу Esc. В результате появится вертикальная пунктирная линия, которая показывает границы печати.

Увеличить пространство при печати можно следующим образом.

1. Первым делом уменьшаем поля. Для этого переходим на вкладку «Разметка страницы». Кликаем на кнопку «Поля» и выбираем самый «Узкий» вариант.

2. После этого уменьшаем ширину столбцов, пока пунктирная линия не окажется за пределами последней колонки. Как это сделать, было описано выше.

Уменьшать нужно в разумных пределах, чтобы не страдала читабельность текста.

3. Снова нажимаем на Ctrl+P. Теперь мы видим, что информация помещается на один лист.

Отличие версий продукции Майкрософт

Стоит понимать, что Эксель 2003 года уже давно морально устарел. Там отсутствует огромное количество современных функций и возможностей. Кроме этого, внешний вид различных объектов (графики, диаграммы и так далее) сильно уступает современным требованиям.

Пример рабочей области Excel 2003.

В современных 2007, 2010, 2013, а тем более 2016 версиях всё намного «круче».

Многие пункты меню находятся в разных разделах. Некоторые из них вовсе изменили своё название. Например, привычные нам «Формулы», в далёком 2003 назывались «Функциями». И они занимали не так уж много места.

Сейчас же для них отведена целая вкладка.

Ограничения и возможности разных версий

На официальном сайте компании Microsoft можно найти онлайн справку, в которой приводятся все технические характеристики создаваемых книг.

Пример самых основных параметров.

Этот список довольно длинный. Поэтому стоит перейти по ссылке и ознакомиться с остальными.

Обратите внимание, что версию 2003 года даже не рассматривают, так как её поддержка прекращена.

Но в некоторых бюджетных организациях этот офисный пакет используется и по сей день.

Заключение

В данной статье были рассмотрены различные способы создания и представления таблиц. Особое внимание было уделено приданию красивого внешнего вида. Не стоит переусердствовать в этом плане, поскольку яркие цвета и многообразие шрифтов будут отпугивать пользователя, который пытается ознакомиться с содержимым таблицы.

Видеоинструкция

Тем, у кого остались какие-нибудь вопросы, ниже прилагается видеоролик, в котором прилагаются дополнительные комментарии к описанным выше инструкциям.

Все мы используем Эксель для какой-то конечной цели: посчитать, разбить, консолидировать, . А что делать, если Вы подготовили большую таблицу с данными и хотите все это уместить на одном листе А4 и , а Эксель не хочет? Об этом ниже.

1. Итак, открываем искомую таблицу. У нас это Excel 2010 с массивом данных.

Чтобы вся эта информация стала действительно таблицей, в полном смысле этого слова, ее нужно отредактировать. Для этого наводим курсор на стык двух столбцов (на картинке синий крестик) и дважды наживаем левую клавишу мыши. Столбец автоматически выровняется по ширине текста.

Затем выделяем курсором область от А1 до F13, заходим в меню «Границы» и выбираем вариант «Все границы».

Ну, вот теперь наша таблица похожа на таблицу.

2. Далее проверяем, как эта таблица будет выглядеть при печати. Для этого нажимаем:CTRL+P или Меню — Файл — Печать.

Перед нами открылось меню печати. Здесь мы можем подкорректировать и настроить финальный вид нашего документа. Как видите, по умолчанию выбрана книжная ориентация и при таком раскладе наша таблица займет аж 3 листа! Значит это нужно исправить. Меняем ориентацию на альбомную. Теперь мы видим, что таблица при распечатке займет две страницы. Это уже лучше, но все же не совсем то, что хотели.

3. Теперь у нас есть три пути. Два посложнее, один простой. Начнем со сложного. Возвращаемся к таблице на листе Excel, для этого нажимаем вверху в меню кнопку «Главная».

Мы видим, что теперь лист разрезан какими-то пунктирными линиями. Это программа нам помогает понять, какие границы при печати у нашего документа.

То есть все, что находится слева от пунктирной линии, помещается на одном листе А4, все остальное — будет располагаться на следующем. Это очень удобно при редактировании, Вы сразу будете понимать достаточно ли сделали для того, чтобы уместить таблицу на один лист или нет.

4. Попробуем сделать таблицу объемнее, но меньше. Для этого вновь выделяем массив данных A1:F13. И выбираем вверху в меню кнопку «Перенос текста». Эксель нам участливо подсказывает, что же это такое: отображение содержимого выделенной ячейки на нескольких строках в ее пределах.

Однако, мы видим, что ничего не изменилось. Чтобы увидеть эффект от предыдущего действия, нужно проделать дополнительные манипуляции. Сначала делаем столбцы уже. Для этого удерживаем левой кнопкой крестик между столбцов и тянем влево.

Затем выделяем весь лист. Для этого нужно нажать на кнопку в самом правом верхнем углу листа, как на картинке.

И дважды щелкаем левой кнопкой мыши в любом месте между двумя строчками. Тогда наша таблица становится объемной, в несколько строчек в каждой ячейке.

Однако, если масштабировать страницу Excel (CTRL+колесо мыши), видно, что по ширине таблица вошла, а по длине нет.

Тут на помощь нам приходит опять же корректировка ширины столбцов и строк. Привычным движением курсора и двойным нажатием левой кнопкой мыши на линии между столбцами и строками соответственно, выравниваем и подгоняем под нужный нам размер.

Пунктирная линия показывает нам, что лист распечатается корректно, в пределах А4. Проверяем это утверждение, опять нажав CTRL + P.

5. Теперь все будет проще. Итак, еще один способ вместить большую таблицу на один лист А4 — уменьшить масштаб. Для этого выбираем в меню наверху «Разметка страницы» — «Масштаб».

И вбиваем необходимую цифру. Соответственно, ждем когда пунктирная линия останется правее нашей таблицы. Это значит, что мы поместились на стандартном листе. В данном случае хватило масштабирования в 75%. Но цифра будет зависеть от размера таблицы, если она слишком большая, придется частично использовать и навыки, приобретенные при предыдущем способе.

6. Ну, и, наконец, самый элементарный способ. Открываем нашу исходную таблицу. CTRL + P. Видим, что таблица при альбомной раскладке занимает два листа.

Смотрим самый нижний параметр печати, где по умолчанию стоит значение «Текущий». Выбираем «Вписать лист на одну страницу». И все.

Поздравляем! Вы научились распечатывать большую таблицу на одном листе А4. Имейте ввиду, что массив данных бывает разный, поэтому в некоторых случаях придется применить все вышеперечисленные методики, чтобы достичь желаемого.