Метод 1 Форматирование названия, заголовки столбцов и текста

1. 

   Настройте ширину столбцов. Поместите указатель мыши на линию, разделяющую заголовки столбцов B и С. Нажмите и перетащите линию между столбцами вправо, чтобы увеличить ширину столбца B примерно в два раза. Повторите этот процесс, чтобы увеличить ширину столбцов с С по М.

2. Введите название, заголовки столбцов и текст.

   Нажмите на ячейку В2 и введите «Ежемесячная инвентаризация, январь (год)». Выделите столбцы с В2 по D2 и нажмите на кнопку «Перенос текста» на панели инструментов. Нажмите на кнопку «Объединить и поместить в центре», «По верхнему краю» и «Выровнять текст по левому краю».

   • Выделите объединенные ячейки и нажмите на кнопку «Формат по образцу» слева на панели инструментов. Нажмите и перетащите ячейки с F по Н, чтобы скопировать формат заголовка. В новые объединенные ячейки введите «Общая стоимость товаров».
3. 

   Введите текст в столбцы. В ячейку В3 введите «Количество», в C3 – «Продукция», в D3 – «Единица товара», в E3 – «Прошлое количество», в F3 – «Цена за единицу товара», в G3 – «Цена за штуку», «# Продажи» в ячейку I3, «Стоимость продаж» в ячейку J3, «Классификация» в ячейку K3, «% Продаж» в ячейку L3 и «Кол-во на заказ» в ячейку M3.

4. 

   Отформатируйте заголовки столбцов. Выделите ячейки с B3 по М3 и нажмите на кнопки «Перенос текста», «Объединить и поместить в центре», «По верхнему краю», «Выровнять текст по левому краю» и «Полужирный» на панели шрифта.

Метод 2 Форматирование границ и заливки

1. 

   Затените фон. Выделите ячейки с B2 по М2 и нажмите на стрелочку рядом с кнопкой «Цвет заливки» на панели инструментов в меню «Шрифт». На цветовой панели выберите «Белый, Фон 1, Темнее на 15%». Цвет фона названия будет затенен.

2. 

   Затените название столбцов. Выделите ячейки с В3 по М3 и нажмите на стрелочку рядом с кнопкой «Цвет заливки» на панели инструментов в меню «Шрифт». На цветовой панели выберите «Белый, Фон 1, Темнее на 25%». Названия столбцов будут затенены.

3. 

   Выделите активный столбец в желтый цвет. Выделите ячейки с H4 по М35 и нажмите на стрелочку рядом с кнопкой «Цвет заливки» на панели инструментов в меню «Шрифт». На панели стандартных цветов выберите «Желтый». Активная колонка станет желтой.

4. 

   Отформатируйте границы столбца. Выделите ячейки с В3 по М36. Нажмите на стрелочку рядом с кнопкой «Границы» на панели инструментов в меню «Шрифт». Выберите вариант «Все границы». Границы столбцов будут отформатированы.

Метод 3 Ввод формул в таблицу инвентарной описи

1. Введите формулы для расчета цены за единицу товара, стоимость продаж, категории продаж, процент от продаж и кол-во на заказ.
   • В ячейку H4 введите следующую формулу: = G4/D4.
   • В ячейку I4 введите следующую формулу: = F$4-B4.
   • В ячейку J4 введите следующую формулу: = I4*H4.
   • В ячейку K4 введите следующую формулу: =RANK.EQ(J4,J3:J6,1).
   • В ячейку L4 введите следующую формулу: =J4/I$2.
   • В ячейку М4 введите следующую формулу: =F4-B$4.
   • Нажмите на ячейку J36 и нажмите на кнопку «Автосумма» на панели инструментов в разделе «Редактирование».
   • Введите следующую формулу в ячейку М4:= J36. Все формулы были введены и таблица инвентарной описи завершена.

Советы

• Для того чтобы добавить новые листы для создания еженедельных, ежемесячных и ежеквартальных отчетов, нажмите на кнопку «Вставить лист» внизу окна программы, рядом с вкладками листов. Инвентарная опись может быть скопирована и вставлена на новые листы.

Источники и ссылки

• Go with Microsoft, Excel 2007-Comprehensive First Edition, Shelly Gaskin and Karen Jolly. Published in 2008, Pearson Education Inc., Upper Saddle River, NJ.

Информация о статье

Категории: Офисные программы

На других языках:

English: Create an Inventory List in Excel, Español: crear una lista de inventario en Excel, Italiano: Creare un Inventario con Excel, Português: Criar uma Lista de Inventário no Excel, Bahasa Indonesia: Membuat Daftar Inventaris di Excel, Français: créer un inventaire des ventes dans Microsoft Excel, Deutsch: In Excel eine Inventarliste erstellen, Nederlands: Een inventarislijst maken in Excel, العربية: إنشاء قائمة مخزون في برنامج إكسل, ไทย: สร้างรายการสินค้าคงคลัง (Inventory List) ใน Excel, Tiếng Việt: Tạo danh sách kiểm kê trên Excel

• Печать
• Править
• Написать благодарственное письмо авторам

Эту страницу просматривали 7889 раза.

Была ли эта статья полезной?

Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.

На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.

В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.

Как вести складской учет в Excel?

Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.

1. Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
2. Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
3. Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
4. Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.

Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:

1. Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
2. При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
3. Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
4. Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».

Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».

Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.

Таблица Excel «Складской учет»

Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.

Делаем «Справочники».

Для данных о поставщиках:

* Форма может быть и другой.

Для данных о покупателях:

* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.

Для аудита пунктов отпуска товаров:

Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.

Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:

В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.

Диапазону таблицы «Номенклатура» присвоим имя: «Таблица1». Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: «Таблица2» диапазону таблицы «Поставщики». Это позволит удобно ссылаться на их значения.

Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.

Делаем шапку для «Прихода»:

Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.

Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.

Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» — инструмент «Проверка данных».

В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»).

Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.

Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .

По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».

Также формируем выпадающий список для «Точки учета» — куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).

Формируем таблицу «Расход товаров».

Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.

Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).

На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.

Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.

Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).

Вот и готова самостоятельно составленная программа.

Внедрение современных WMS систем управления складом оправдано только при большом ассортименте и интенсивном товарообороте. При наличии всего нескольких операций в день и незначительной номенклатуре автоматизировать складские действия удобно с помощью таблицы учета товаров Excel. Функционал табличного редактора достаточен для упорядочивания приходно-расходных операций и вывода информации об остатках продукции.

Правила учета товара в экселе

Собственники магазинов зачастую сами пытаются организовать учет прихода и расхода товара в Excel. Для этого достаточно базовых умений работы с таблицами и минимальных усилий по самообучению нескольким новых функциям программы.

Учет товаров в эксель требует знания основных математических функций

Первоначальному формированию структуры файла Excel необходимо уделять особое внимание. Желательно предусмотреть в строке характеристик товаров большое количество столбцов для обозначения артикула, сорта, производителя и прочего. Ведь затем по каждому параметру можно будет настроить фильтр.

Не помешает наличие дополнительных полей и при записи приходно-расходных операций. В этом случае актуальны будут значения с ФИО ответственных за передачу продукции лиц, формой оплаты, датой истечения отсрочки и прочих.

При первоначальном заполнении таблицы учета прихода и расхода товара в Excel нужно провести в магазине инвентаризацию. После неё придется постоянно вести точные записи всех операций в хронологическом порядке. Ошибка в дате может привести к невозможности расчета формулы и сбою во всем файле. Поэтому ведением таблицы эксель для учета товара придется заниматься без перерыва.

Что дает ведение учета магазина в Excel?

Функционал таблицы учета товара в Excel, скачать которую можно в интернете, довольно слаб. Свободно распространяемые версии часто содержат скрытые формулы и им тяжело обучаться.

Интерфейс таблицы учета товара в эксель не должен быть сливающимся

Базовыми возможностями таблиц складского учета являются:

1. Запись параметров приходных и расходных документов, количества указанного в них товара, его цены.
2. Отображение текущих остатков по каждой номенклатурной позиции.
3. Ведение справочников товаров для автоматизации заполнения граф.
4. Формирование оборотной ведомости.
5. Редактирование торговых наценок.

На этом основные функции таблиц эксель для учета товара заканчиваются. Однако используя уже представленные в файле данные, можно добиться расширения его возможностей. Несложные манипуляции помогут добавить следующее:

1. Печать ордеров на основе выбранных документов.
2. Отображение валовой прибыли за период.
3. Возможность отображения скидок.
4. Формирование актуального прайса на основе остатков товара.
5. Ведение клиентской базы.

Некоторые предприниматели задумываются, как сделать таблицу учета товаров в Excel ещё более функциональной. Однако расширение её возможностей может привести к нестабильности, внутренним ошибкам и потере данных. Поэтому при увеличении потребности в мощности обработки информации рекомендуется использовать программы для учета товаров, разработанные специально для этих целей.

Составление таблицы учета товара Excel

Обычная таблица учета товара в Excel, шаблон которой будет разобран далее, представляет собой не самую сложную конструкцию. Для её грамотного составления понадобится 1-2 дня времени, наличие базы клиентов, товаров и остатков продукции. Не помешает привлечение к этому процессу опытных пользователей Excel, что значительно ускорит достижение цели и позволит избежать грубых ошибок.

Создание справочников

Первоочередной задачей автоматизации учета в магазине является составление справочников товаров, поставщиков, покупателей, форм оплаты и прочих повторяющихся в документах элементов. Для каждого из них можно использовать отдельный лист или уместить все данные на одном.

Справочник представляет собой расположенный построчно список с шаблонной информацией. В шапке указываются обозначения столбцов. Верхнюю строку нужно зафиксировать с помощью меню «Вид»-«Закрепить области». В этом случае обозначения столбцов будут всегда видны сверху, а список можно будет свободно перелистывать вниз.

Справочник покупателей в таблице эксель для учета товаров

Указанная форма справочника может быть и другой. Всё зависит от потребностей складского учета и желания предпринимателя заполнять те или иные графы. При наличии нескольких мест хранения товара будет целесообразно создать соответствующий справочник, чтобы знать остатки на каждом складе.

Справочник номенклатуры товаров в таблице эксель

Оформление справочников, их заголовков в таблице учета магазина рекомендуется осуществлять с использованием разных цветов и шрифтов. Это позволяет быстрее фиксировать взгляд на нужных данных и ускоряет работу.

Формирование выпадающих списков

Чтобы при заполнении приходных документов каждый раз не вводить наименование поставщика или товара, настраивается автоматизированный выбор этих значений из списка справочника. Для этого используется команда «Данные»-«Проверка данных». В появившемся окне выбираем тип данных «Список», а затем в поле источник указываем полный перечень значений из справочника. После этого в ячейке появится возможность выбирать параметр из выпадающего списка.

Меню выбора источника данных для выпадающего списка

Не нужно забывать настраивать формат отображаемых данных, чтобы понимать, в каких единицах измерения ведется учет товаров в эксель.

Однако при заполнении приходных или расходных документов некоторые значения всё же придется забивать руками.

Использование впадающего списка при заполнении номенклатуры продукции

К ним относятся:

• дата документа;
• количество товара;
• номер документа;
• прочие часто меняющиеся параметры.

При помощи встроенных в Excel инструментов можно добиться автоматического заполнения нескольких столбцов на основании данных справочника. Однако настроить этот функционал самостоятельно без глубоких знаний программы вряд ли удастся.

Самому же можно добавить элементарные формулы, например, указать столбец с суммарной стоимостью товара, умножив количество на цену.

Указанным выше образом формируются листы также «Приход» и «Расход». Их отдельное ведение удобно для последующего быстрого поиска нужного документа.

Формирование оборотной ведомости

В таблице учета товара Excel, пример которой приведен выше, не обойтись без формирования оборотной ведомости за период. Для этого используется функция СУММЕСЛИМН и другие математические алгоритмы. Инструкцию по работе с теми или иными инструментами Excel всегда можно посмотреть в интернете на официальном сайте программы. 

Пример оборотной ведомости в таблице товарного учета

Сделать оборотную ведомость самостоятельно можно, но придется разобраться в некоторых функциях табличного редактора. Навыков программирования здесь не требуется.

На отдельном листе можно оформить информацию о товарных остатках, чтобы понимать необходимость закупки той или иной позиции ассортимента.

Отслеживание критических остатков

Ведение учета товара в магазине в Excel можно настроить таким образом, чтобы на листе с остатками продукции выводилась информация и о необходимости закупки той или иной позиции ассортимента. Далее будет рассмотрен простейший пример, как оформить это в табличном редакторе.

Автоматическое определение экселем необходимости пополнения складских запасов

В предложенном примере имеется три места хранения товара с указанием остатков в каждом из них. С помощью функции ЕСЛИ(ИЛИ…) можно настроить автоматическую проверку соблюдения нормы запаса по каждому складу. Итоговая формула будет выглядеть следующим образом:

ЕСЛИ(ИЛИ(C3