GEEKon » Инструкции » Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word. Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL. Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

1. Запустите MS Access 2007.
2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.
   

   Внимание! Первым полем принято устанавливать уникальное значение (первичный ключ). Для него предпочтительно числовое значение.

3. После создания необходимых атрибутов сохраните таблицу и введите ее название.
4. Снова нажмите ПКМ по вкладке с уже новым название и выберите «Режим таблицы».
5. Заполните таблицу необходимыми значениями.

Совет! Для тонкой настройки формата данных перейдите на ленте во вкладку «Режим таблицы» и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там можно кастомизировать формат отображаемых данных.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
2. Нажать на кнопку «Схема данных».
3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

1. Перейти во вкладку «Создание».
2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
5. Нажмите кнопку «Выполнить».
6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

1. Перейти во вкладку «Создание».
2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

4. Кликните по кнопке «Выполнить».
5. Откройте созданную таблицу.

Внимание! В конце каждого запроса должен стоять символ «;». Без него выполнение скрипта приведет к ошибке.

На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

1. Откройте интересующую таблицу.
2. Перейдите во вкладку «Создание».
3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».

   Совет! Рекомендуется использовать «Разделенную форму» – кроме самого шаблона, в нижней части будет отображаться миниатюра таблицы, которая сделает процесс редактирования еще более наглядным.

4. С помощью навигационных кнопок переходите к следующей записи и вносите изменения.

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

1. Перейдите во вкладку «Создание».
2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
4. Добавьте необходимый уровень группировки.
5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
6. Настройте вид макета для отчета.
7. Выберите подходящий стиль оформления.

   Внимание! В официальных документах допускается только стандартный стиль оформления.

8. Просмотрите созданный отчет.

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

База данных Access Библиотека

1. Библиотека
Минимальный список характеристик:
• Автор книги, название, год издания, цена, количество экземпляров, краткая аннотация;
• номер читательского билета, ФИО, адрес и телефон читателя, дата выдачи книги читателю и дата сдачи книги читателем, отметка о выбытии.
Книга имеет много экземпляров и поэтому может быть выдана многим читателям.
Выборки:
• Выбрать книгу, для которой наибольшее количество экземпляров находится «на полках» (не выданы читателям).
• Выбрать читателей, которые имеют задолженность более 4 месяцев.
• Определить книгу, которая была наиболее популярной весной 2011 года.
• Определить читателей, у которых на руках находятся книги на общую сумму более 1000 руб.

1) Создать структуры таблиц, ключевые поля. Заполнить таблицы данными. Количество данных в таблицах должно обеспечивать выдачу не менее 3-5 записей по каждому запросу задания. Установить связи между таблицами.
2) Создать формы для ввода информации в удобном для пользователя формате.
3) Создать запросы на выборку в соответствии с заданием. Создать параметрический запрос. Создать запросы на обновление и удаление. Создать перекрестный запрос. Создать запрос для создания отчета.
4) Создать простой отчет и отчет на основе ранее созданного запроса.
5) Создать кнопочную форму для работы со всеми созданными ранее объектами базы данных (таблицы, формы, запросы, отчеты). Предусмотреть в форме выход из базы данных (прекращение работы).

Таблица «Книги» — База данных Access «Библиотека»

Таблица «Читатели» — База данных Access «Библиотека»

Форма «Авторы книг» — База данных Access «Библиотека»

Отчет по читателям — База данных Access «Библиотека»

Запрос «Больше всего на полках» — База данных Access «Библиотека»

Запрос «Задолженность более 7 месяцев» — База данных Access «Библиотека»

Запрос «Книги более 1000 » — База данных Access «Библиотека»

Запрос «Популярная книга весной 2011 » — База данных Access «Библиотека»

Готовая база данных Access «Библиотека» доступна для скачивания по ссылке ниже.

Скачать базу данных (БД) MS Access; База данных Access «Библиотека»; база данных access; бд access; субд access; базы данных access; access пример; программирование access; готовая база данных; создание база данных; база данных СУБД; access курсовая; база данных пример; программа access; access описание; access реферат; access запросы; access примеры; скачать бд access; объекты access; бд в access; скачать субд access; база данных ms access; субд access реферат; субд ms access; преимущества access; базу данных; скачать базу данных на access; базы данных; реляционная база данных; системы управления базами данных; курсовая база данных; скачать базу данных; база данных access скачать; базы данных access скачать

В архиве: презентация, текстовый документ, исходный файл.

Содержание

1.     Введение. Цель работы. 2.1. Система управления базами данных. Понятие базы данных. Возможности, назначение и области применения MS Access. Реляционная модель базы данных. 2.2. Понятия: структура таблицы, поле, запись, типы полей, первичный ключ. 2.3. Связь между таблицами. Определение типов связей. 2.4. Проектирование базы данных «Библиотека». Основные этапы создания базы данных. 2.5. Понятия: запрос, динамическая таблица. Основные типы запросов. 2.6. Использование форм для ввода, корректировки и просмотра. 2.7. Использование кнопочной формы. 4.     Список использованной литературы.

В конце концов, от всех приобретённых знаний в памяти
у нас остаётся то, что мы применили на практике.
И. Эккерман.

Современное общество всё чаще называют «информационным». Это связано с тем, что сегодня в любой среде человеческой деятельности одной из главных задач является организация хранения и обработки большого количества информации. В этом существенную помощь могут оказать компьютерные системы обработки данных. Основная цель подобных систем – повышение эффективности работы отдельной фирмы, предприятия или организации. Многие существующие экономические, информационно-справочные, банковские программные комплексы реализованы с использованием инструментальных стредств систем управления базами данных. Системы управления базами данных предназначены для автоматизации процедур создания, хранения, извлечения, обработки и анализа электронных данных. Целью нашей работы стала автоматизация функций библиотеки: ·     учет, хранение, поиск литературы; ·     оформление заказа читателя; ·     учет посещаемости читателей. В связи с этим мы поставили перед собой задачи: ·     познакомиться с назначением, возможностями и областями применения MS Access; ·     освоить основные приемы работы с NS Access; ·     исследовать основные возможности системы управления базами данных MS Access по созданию и использованию реляционной базы данных «Библиотека». Система управления базами данных. Понятие базы данных. На сегодняшний день одной из самых популярных систем управления базами данных является MS Access. (Система управления базами данных (СУБД) представляет собой комплекс программных средств, необходимых для создания и использования баз данных. База данных (БД) – совокупность связанной информации, объединенной вместе по определенному признаку и организованной специальным образом.) MS Access имеет достаточно богатый набор визуальных средств, а для расширения её возможностей можно воспользоваться элементами языка программирования Visual Basic for Application. К существенным достоинствам MS Access(“access” в переводе с англ. – “доступ”)  можно также отнести использование общего подхода в построении интерфейса всех продуктов Microsoft для Windows, а также возможности работы с данными других программных продуктов включая наиболее популярные СУБД (dBase, Paradox, FoxPro и др.) Все это привлекает и начинающих, и квалифицированных пользователей. Возможности, назначение и области применения MS Access. MS Access – типичная настольная СУБД. На небольшом предприятии или фирме ресурсов MS Access вполне достаточно для обслуживания всего делопроизводства (конечно, вместе с остальными программными продуктами MS Office.) Простые в тоже время мощные средства MS Access могут использоваться для ·        бухгалтерского учёта; ·        ведения информации о клиентах; ·        ведения информации о деловых контактах; В крупных учреждениях MS Access может использоваться как пользовательская среда для обработки данных: создания собственных запросов на поиск нужной информации, построения диаграмм, отчетов. И, наконец, MS Access – удобное средство для компьютерной обработки персональной информации: ·     ведения адресного справочиника; ·     каталога книг, видеофильмов и т.п.1 Широкий спектр области применения MS Access и предопределил выбор данного прикладного средства для изучения. Поскольку, основное назначение любой СУБД – обеспечить быстрый доступ к необходимой информации, мы решили автоматизировать библиотечные функции, связанные с хранением, учетом и поиском литературы. Реляционная модель данных. Прежде чем приступить к рассмотрению вопросов создания БД на компьютере, необходимо перейти от информационной модели данных к модели, ориентированной на компьютерную реализацию. Реляционная модель (от лат. relation — отношение) хранения данных построена на взаимодействии составных ей частей. Пример: двухмерная таблица или совокупность взаимосвязанных таблиц. В нашей БД «Библиотека» одна таблица содержит сведения о книгах, другая – о читателях, третья – о заказах, четверная – о заказанных книгах, пятая – о тематике книг. Связь между таблицами устанавливается через совпадающие значения одинаковых полей, содержащихся в таблицах. Над такой моделью БД «Библиотека очень удобно производить следующие действия: ·        сортировку полей таблицы по алфавиту; ·        выборка книг по тематике; ·        поиск читателя по его фамилии и т.д. Понятия: поле, запись, структура таблицы, типы полей, первичный ключ. Прежде чем перейти к проектированию БД «Библиотека» необходимо рассмотреть один из основных объектов MS Access таблицы. Таблица – объект базы данных, который используется для хранения данных. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые принято называть записями и полями соответственно (рис. 1). Запись – строка таблицы БД, в которой собрана вся информация о конкретном предмете. Например, о конкретной книге. Поле – столбец таблицы БД, составляющий часть запись, которая отводится для отдельной характеристики предмета. Например, в качестве полей можно выделить фамилию автора, название книги. При создании БД необходимо описать структуру каждой таблицы – указать, сколько полей содержится в таблице, определить для каждого имя, указать тип и размер данных. Тип данных определяет значения, которые можно сохранить в данном поле. Например, поля Автор, Инициалы, Название, Издательство таблицы «Книги» имеют текстовый тип данных, т.к. значением этих полей является текст. Для поля Код книги типом данных является счетчик, т.к. значениями этого поля являются автоматически последовательно вставляемые числа при добавлении в таблицу каждой новой записи. Значения в полях такого типа не могут обновляться. Для поля Стоимость тип данных – денежный. Поле Читатель таблицы «Заказы» является числовым. Значением этого поля является Код читателя (число), а т.к. один и тот же читатель может заказать несколько книг, то код этого читателя может повторяться, что невозможно в поле типа счетчик. Для поля Дата заказа тип данных – дата. Поле Отметка о возврате таблицы «Заказанные книги» являются логическими, т.к. значения данного поля да/нет. Как уже отмечалось, основное достоинство любой СУДБ – способность быстро находить и объединять информацию, хранящуюся в разных таблицах. Для повышения эффективности работы MS Access желательно, чтобы каждая таблица содержала поле (или несколько полей), значения которого позволит однозначно определить каждую запись таблицы, т.е. ключевое поле. Например, в таблице «Книги» базы данных «Библиотека» значения поля Код книги являются уникальными, и поэтому это поле может быть ключом для данной таблицы. Понятия: поле, запись, структура таблицы, типы полей, первичный ключ. И  так, основа БД – это таблицы. После их определения необходимо указать Access, какие действия надо предпринимать для объединения содержимого разных таблиц, т.е. установить связи между таблицами. Межтабличная связь – отношение, устанавливаемое между полями двух таблиц.

Связь между таблицами может быть установлена при наличии в этих таблицах полей, которые содержат совпадающие данные. Например, связь между таблицами «Читатели» и «Заказы» обеспечивается наличием в обеих таблицах поля Код читателя.

 Именно с помощью сопоставления записей различных таблиц с одинаковыми значениями связующих полей и осуществляется такая связь. Эти поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но необходимо, чтобы совпадали типы данных и размеры связующих полей. Access поддерживает три типа связей (или отношений): один-ко многим, один-к-одному, многие-ко-многим. Связь типа один-ко-многим – межтабличное отношение, при котором любая запись в первой таблице может быть связана несколькими записями во второй, но в то же время любая запись второй таблицы связана только с одной записью в первой. Например, связь между таблицами «Читатели» и «Заказы» в базе данных «Библиотека» — связь типа один-ко-многим, т.к. один читатель может сделать много заказов, но любой заказ относится только к одному читателю. Если при этом связующее поле в одной из таблиц является ключевым, то такая таблица называется главной (таблица «Читатели»). Вторая таблица, участвующая в связи, называется подчиненной (таблица «Заказы»). При этом связующее поле подчиненной таблицы обычно называют внешним (или чужим) ключом. Все связи в базе данных «Библиотека» — это связи типа один-ко-многим (1-∞) При определении связей между таблицами можно установить следующие параметры: ·        обеспечение целостности данных; ·        каскадное обновление связанных полей; ·        каскадное удаление связанных полей. При этом Access автоматически будет отслеживать целостность данных, при которой не допускается наличия в базе данных подчиненной записи без связанной с ней главной. Второй параметр означает, что при изменении значения связующего поля в главной таблице соответствующего поля подчиненной таблицы будут автоматически обновлены. Третья опция означает, что в случае удаления записи из главной таблицы все связанные с ней записи из подчиненной таблицы будут удалены автоматически. Проектирование базы данных «Библиотека» Рассмотрим создание базы данных для учета заказов в библиотеке. Всю информацию для этой задачи можно разместить в одной таблице «Заказы», которая будет содержать следующие данные: ·        информацию о заказе (номер или код заказа, дата заказа); ·        информацию о заказанных книгах (шифр или код книги, автор, название, издательство, год издания, стоимость, тематика); ·        сведения о читателе, сделавшем заказ (фамилия, имя, отчество, класс, домашний адрес, телефон). Фамилия, имя и отчество помещены в отдельные поля. Информацию в полях рекомендуется хранить в виде минимально возможных элементов, т.к. наличие в одном поле нескольких элементов существенно затрудняет извлечение отдельного элемента из этого поля.         сведения                            
        о заказах                                 сведения о книгах                                                сведения о       
                                                                                                                                               читателях Таблица заказы базы данных «Библиотека» Такую таблицу можно рассмотреть как однотабличную базу данных. Однако при подобной организации в ней будет содержаться значительное количество повторяющейся информации. Например, сведения о конкретном читателе библиотеки будут дублироваться при регистрации каждого нового сделанного им заказа. То же самое можно сказать и о сведениях о книгах. Всё это приведет к тому, что придется тратить значительное время на ввод повторяющихся данных. При изменении какой-либо информации, например при изменении телефона читателя, придётся корректировать все записи, содержащие сведения о заказах этого читателя. Кроме того, наличие повторяющейся информации приводит к неоправданному увеличению размера базы данных. Для решения подобных проблем используется процесс уменьшения избыточности информации в базе данных, который называется нормализацией. Первое правило при проектировании базы данных: в таблице должны отсутствовать повторяющиеся группы полей. Это можно осуществить, переместив поля с повторяющейся информацией о читателях в отдельную таблицу «Читатели». Таким образом можно избавиться от дублирования информации о читателях. Чтобы в таблице «Заказы» велась регистрация читателей, заказывающих книги, каждому читателю присваивается уникальный код, записываемый в поле Код читателя таблицы «Читатели», а в таблицу «Заказы» добавляется поле Читатели, где и будет указываться код читателя, сделавшего заказ. Так же мы выделили отдельную таблицу «Книги», а в таблице «Заказы» фиксировать только Код книги. Из таблицы «Книги» выделив в отдельную таблицу информацию о тематике книг. Поскольку в отдельный заказ может быть включено несколько книг, имеет смысл информацию о содержании заказа (заказанных книгах) также выделить в отдельную таблицу и фиксировать в ней код заказа. В результате новая таблица «Заказанные книги» будет содержать поля Код заказа, Код книги и дополнительное поле Отметка о возврате. Связь между таблицами «Заказа» и «Заказанные книги» осуществляется через совпадающие значения полей Код заказа. Результат подобного преобразования показан на

Таблицы «Читатели», «Книги», «Тематика книг», «Заказы», «Заказанные книги». Следующее важное правило при проектировании базы данных: таблица не должна иметь повторяющихся записей. Для удовлетворения этого условия таблица должна иметь уникальный идентификатор или первичный ключ, т.е. поле, значение в котором не повторяется.  В рассматриваемом примере поле Код книги, содержащее шифр книги, является уникальным и поэтому может быть первичным ключом для таблицы «Книги». Первичным ключом также может быть поле Код читателя таблицы «Читатели» и поле Код заказа таблицы «Заказы». Заметим, что в таблицах «Заказанные книги» и «Тематика книг» нет полей, содержащих уникальные данные. Однако в таблице «Заказанные книги» уникальной является комбинация полей Код заказа и Код книги. Для таблицы «Тематика книг» можно создать «искусственный» первичный ключ: добавить поле, которое будет содержать номер записи.

В результате описанных выше операций окончательный проект базы данных «Библиотека» включает в себя пять таблиц, показанных на 

 Ключевые поля таблиц на рисунке выделены полужирным шрифтом, а все связи в базе данных – это связи типа один-ко-многим (1-∞). Таким образом, к основным принципам проектирования базы данных можно отнести: ·        отсутствие в таблице повторяющихся групп полей; ·        отсутствие в таблице повторяющихся записей. При создании базы данных можно выделить следующие этапы: 1.     Постановка задачи. Исходя из этого, можно будет определить, какие таблицы должны храниться в базе данных и какие поля должны быть включены в каждую таблицу. 2.     Описание структуры таблицы базы данных. 3.     Определение связей между таблицами. 4.     Тестирование и усовершенствование. На этом этапе необходимо ввести несколько записей в каждую таблицу и проверить, можно ли извлечь нужную информацию из этих таблиц. 5.     Ввод данных и создание других объектов базы данных. В базе данных «Библиотека» мы создали необходимые запросы и формы. Понятия: запрос, динамическая таблица. Типы запросов В режиме таблицы можно выполнять многие операции с данными: просмотр, сортировку, фильтрацию, обновление данных, печать. Однако достаточно часто необходимо на основании данных, хранящихся в таблицах, проводить какие-то вычисления или просто просматривать данные из нескольких таблиц. Решить подобного рода задачи можно с помощью запросов. Рассмотрим основные типы запросов, а также вопросы использования условий отбора и вычислений в запросах. Запрос – объект базы данных, который используется для извлечения нужной информации из одной или нескольких таблиц базы данных или для выполнения определенных действий с данными. При выполнении запроса MS Access создает набор записей, содержащий выбранные данные. Этот набор называется выборкой или динамической таблицей. Выборка – представление на экране результат выполнения запроса. Таким образом, выборка представляет собой динамическое множество записей данных, которое постоянно обновляется. Удаленные из таблиц базы данных записи не будут появляться в выборке, новые же записи будут добавлены. Любые изменения записей выборки отображаются на состоянии соответствующих записей таблиц базы данных и наоборот. 5 По результатам действия и особенностям выполнения нами использовались следующие типы запросов: ·        запросы на выборку, использование для того, чтобы отобрать и представить в удобном виде интересующие данные из одной или нескольких таблиц. Например, условием выбора являются читатели, не вернувшие книги в библиотеку. В запросе на выборку можно производить вычисления и отображать результаты вычислений в динамической таблице или использовать вычисляемые для определения условий отбора записей. Иногда представляют интерес итоговые значения по группам данных. Например, подсчёт количества книг, заказанных каждым читателем. ·        параметрические запросы (или запросы с параметрами), которые позволяют задавать конкретные условия отбора непосредственно при выполнении запроса. Например, условием выбора являются книги на определенную тему. Использование форм для ввода, корректировки и просмотра Access предоставляет широкие возможности по конструированию графического диалогового интерфейса пользователя для работы с базой данных. Основой такого интерфейса являются формы. Форма – объект БД, позволяющий создать удобный пользовательский интерфейс для работы с данными. ·        ограничить объём информации, отображаемой на экране, и представить её в требуемом виде; ·        выбрать, какие поля и в какой последовательности должны быть в ней представлены, разбить их на логические связанные группы, задать удобное расположение на экране; ·        содержать иллюстрации, графически предоставлять хранящуюся в БД информацию; ·        уменьшить количество ошибок при вводе; ·        защитить БД от действий неквалифицированных пользователей (что очень важно в нашем случае, т.к. БД «Библиотека» рассчитана на неопытного пользователя, т.е. библиотекаря). В процессе работы с формой может выполняться обработка событий инициируемых пользователем. Типовые процедуры обработки событий могут формироваться автоматически при создании мастером графических кнопок, позволяющих автоматизировать некоторые операции. Нами использовалась автоматизация следующих операций: ·        переход по записям источника формы, обработка записей (добавление, удаление, поиск); ·        работа с формой (закрытие, обновление данных) Использование кнопочной формы Выше были рассмотрены объекты БД Access: таблицы, запросы, формы. При этом разрозненность большого количества объектов в окне БД «Библиотека» затрудняет работу пользователя с приложением. Поэтому для приложения создан специальный интерфейс, в котором объекты группируются по функциональному назначению, и обеспечивается  удобный доступ к ним. При этом работа пользователя непосредственно с таблицами БД «Библиотека» исключается. С помощью диспетчера кнопочных форм создана кнопочная форма, которая используется как панель управления БД «Библиотека». Пользователь (библиотекарь), нажимая кнопку на панели управления, инициирует событие нажатия кнопки, например, «Сведения о книгах». К этому событию привязывается действие по открытию другой кнопочной формы, «О книгах» или обращение к нужным объектам компонента – формам, например, «Заказы». Таким образом, в своей научно-исследовательской работе мы показали, как создать базу данных «Библиотека» для повышения эффективности работы библиотекарей. Однако мы остановились на самых востребованных информационных аспектах в данной профессии: ·        учёт, хранение, поиск литературы; ·        оформление заказа читателя; ·        учёт посещаемости читателей. Создание базы данных «Библиотека» на этом не ограничивается. Возможно продолжение работы в следующих направлениях: ·        классификация художественной литературы (по исторической хронологии, по литературным направлениям и т.д.); ·        учебно-дидактический компонент; ·        классификация методической литературы.

 Работу выполнила Julia Kozhukhovskaya

Список использованных источников:

Основы компьютерных технологий в образовании. В 4 ч. Ч.3.: Технологии обработки данных: Учебное пособие / Г.М. Троян, Е.М. Зайцева, С.Н. Гринчук и др. под редакцией Г.М. Троян. – Мн.: РИВШ БГУ, 2002. – 212 стр.// стр. 96 Бекарович Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. – СПБ.:БХВ-Петербург, 2004 – 720 с.: ил./с.79 4 Бекарович Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель

Microsoft Access

2002. – СПБ.:БХВ-Петербург, 2004 – 720 с.: ил./с.28

Похожие записи:

Как сделать бд в access? Qlikview section access как сделать Access как сделать ссылку на содержание поля в таблице Как сделать составной ключ в access?