Специальный тип данных Гиперссылка в Access (Hyperlink) позволяет хранить гиперссылки в полях таблиц базы данных.

Поля с типом данных Гиперссылка в Access (Hyperlink) используются для перехода к документам, созданным в различных приложениях Microsoft Office и сохраняемым в файлах на локальных или сетевых дисках, в том числе к другим базам данных, к страницам веб-серверов в Интернете или интранете. При щелчке мышью на гиперссылке осуществляется переход к документу, который открывается создавшим его приложением. Гиперссылки в Access в полях записываются как URL- или UNC-адреса. Отображается в поле как подчеркнутый текст, заданный при определении гиперссылки.

В таблице ПОКУПАТЕЛЬ предусмотрено поле ЛИЧ_ДОК, в котором может храниться, например, ссылка на некоторый документ, характеризующий покупателя, или ссылка на его веб-страницу или на его базу данных. Для создания гиперссылки в этом поле откройте таблицу в режиме таблицы. Введите в поле текст, который должен отображаться в поле и в то же время определит содержание открываемого по гиперссылке документа, например Все о покупателе. Нажмите правую кнопку мыши и выберите в контекстном меню команду Гиперссылка | Изменить гиперссылку (Hyperlink | Edit Hyperlink). В открывшемся окне Изменение гиперссылки (Edit Hyperlink) выберите папку и файл, который хранит нужный документ (рис. 3.22).

Чтобы добавить гиперссылку для создания сообщений электронной почты, также введите в поле текст, например Письмо фирме, и в диалоговом окне Изменение гиперссылки (Edit Hyperlink) заполните поля, как показано на рис. 3.23.

Щелчком на поле с этой гиперссылкой открывается установленная почтовая программа, например Outlook Express или Outlook, и окно нового сообщения с заполненными полями Кому и Тема.

Для создания гиперссылки на веб-страницу запишите в поле, например, такой текст: Страница покупателя#http://comp.ru/gorod/firm/mircom.htm#Реквизиты.

По такой гиперссылке будет выполняться переход на страницу фирмы, хранящуюся на сервере в папке, определяемой путем /gorod/firm/ в файле mircom.htm. Причем будет открыт раздел с именем Реквизиты, а в поле гиперссылки будет записано Страница покупателя. Если открыть окно Изменение гиперссылки (Edit Hyperlink), то можно убедиться, что введенная в поле информация размещена в соответствующих областях. Страница покупателя — в области Текст (Text), а вся остальная часть — в области Адрес (Address). Очевидно, что как отображаемый текст гиперссылки, так и адрес может непосредственно вводиться в окне Изменение гиперссылки (Edit Hyperlink). Кроме того, адрес может формироваться путем выбора ранее просмотренных страниц.

Удалить гиперссылку из поля можно командой контекстного меню поля Гиперссылка | Удалить гиперссылку (Hyperlink | Remove Hyperlink) или простым нажатием на выделенной гиперссылке клавиши .

Дата и время в Access в следующем уроке.

В таблицы, формы и страницы доступа к данным Access можно добавлять гиперссылки для перехода к объектам той же самой или другой базы данных Access, к документам, созданным в других приложениях Access, к файлам, расположенным в Интернете или локальной сети организации.

Замечание

Гиперссылки можно добавлять и в отчеты Access, однако они будут работать только после преобразования отчета в формат Word, Excel или HTML.

В форме, отчете или на странице доступа к данным можно создать надпись или рисунок и присоединить к ним гиперссылку. В формах и на страницах доступа к данным можно присоединять гиперссылку к кнопкам. Тогда при нажатии на такую кнопку осуществляется переход к просмотру документа, на который указывает гиперссылка. Например, в базе данных «Борей» (Northwind) форма «Товары» (Products) содержит кнопку с гиперссылкой для перехода к просмотру отчета «Список товаров» (Alphabetical List of Products).

Мы рассмотрим использование гиперссылок в полях таблиц Access. Для остальных объектов, поддерживающих работу с гиперссылками, процедуры будут практически аналогичными.

Добавить гиперссылку можно только в то поле таблицы, для которого в режиме Конструктора таблицы указан тип «Гиперссылка» (Hyperlink). Например, такое поле есть в таблице «Поставщики» (Suppliers) в базе данных «Борей» (Northwind).

Чтобы добавить гиперссылку в поле таблицы или запроса:

1. Откройте таблицу или запрос в режиме Таблицы.
2. Поместите точку вставки в поле, имеющем тип «Гиперссылка» и содержащем пустое значение (в нашем примере это поле «Домашняя страница» (Home Page) в таблице «Поставщики»).
3. Выберите команду Вставка, Гиперссылка (Insert, Hyperlink), или нажмите кнопку Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) на панели инструментов Таблица в режиме таблицы (Table Datasheet), или нажмите комбинацию клавиш +. Появится диалоговое окно Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) (рис. 12.1).

Рис. 12.1. Диалоговое окно Добавление гиперссылки

4. В поле Текст (Text to display) введите текст, который должна отображать гиперссылка, а в поле Адрес (Address) введите путь или URL файла, на который должна указывать гиперссылка.

   Гиперссылка может указывать на файл, находящийся на локальном диске или в сети (локальной или глобальной), на объект текущей базы данных, на еще несуществующую страницу, а также на адрес электронной почты. Используйте панели с ярлыками для более быстрого поиска и ввода адресов документов, с которыми вы уже работали, а также в том случае, если вы не знаете правильного формата адреса объекта, на который должна указывать гиперссылка. Например, чтобы создать гиперссылку на объект базы данных, щелкните по ярлыку объектом в базе данных (Object in This Database) и в появившемся иерархическом списке выделите нужный объект.

   Для поиска файла на локальном диске можно использовать кнопку Поиск файла (Browse for File) на панели инструментов в диалоговом окне (см. рис. 12.1). Эта кнопка открывает диалоговое окно Связать с файлом (Link to File), в котором необходимо указать нужный файл и нажать кнопку ОК.

   Для поиска Web-страницы, на которую должна указывать гиперссылка, нажмите кнопку Интернет (Browse the Web). Запустится программа Internet Explorer. Откройте в Internet Explorer интересующий вас документ и закройте окно Internet Explorer. Адрес документа будет автоматически введен в поле Адрес.

5. Чтобы ссылка указывала не на весь документ, а на определенную его часть, нажмите кнопку Закладка (Bookmark). Появится диалоговое окно Выбор места в документе (Select Place in Document), вид которого зависит от типа документа, адрес которого указан в поле Адрес. Закладкой могут являться, например, диапазон ячеек Excel, закладка в документе Word, или объект базы данных Access. На рис. 12.2 показано окно Выбор места в документе для базы данных Access. Выберите закладку и нажмите кнопку ОК.

Рис. 12.2. Диалоговое окно Выбор места в документе

6. Чтобы при наведении указателя мыши на гиперссылку автоматически отображалась всплывающая подсказка с пояснительным текстом, нажмите кнопку Подсказка(ScreenTip). Появится диалоговое окно Подсказка для гиперссылки (Set Hyperlink ScreenTip). Введите текст подсказки и нажмите кнопку ОК.
7. Нажмите кнопку ОК. Гиперссылка будет вставлена в поле таблицы Access (рис. 12.3).

Рис. 12.3. Гиперссылка в поле таблицы Access

Теперь давайте обсудим операции, которые применимы к гиперссылкам. Щелкните правой кнопкой мыши по гиперссылке в таблице Access и в появившемся контекстном меню выберите команду Гиперссылка (Hyperlink). Раскроется меню, содержащее список команд, применимых к гиперссылкам. Описание этих команд приведено в табл. 12.1.

Команда	Описание
Изменить гиперссылку (Edit Hyperlink)	Используется для добавления или изменения существующей гиперссылки. Если гиперссылка еще не была добавлена, то при вызове этой команды открывается диалоговое окно Добавление гиперссылки (см. рис. 12.1). Если же гиперссылка уже была добавлена, то появится точно такое же диалоговое окно, но называться оно будет Изменение гиперссылки (Change Hyperlink). Процедура изменения гиперссылки ничем не отличается от приведенной выше процедуры добавления гиперссылки
Открыть гиперссылку (Open Hyperlink)	Открывает документ, на который указывает гиперссылка в программе просмотра, используемой по умолчанию, или в приложении, использовавшемся для создания документа. Если для гиперссылки была указана закладка, то при открытии документа автоматически выделяется диапазон, помеченный этой закладкой. Выбор команды Открыть эквивалентен щелчку по гиперссылке в режиме Таблицы
Открыть в новом окне (Open in New Window)	Аналогична предыдущей команде, только документ открывается в новом окне
Копировать гиперссылку (Copy Hyperlink)	Используется для копирования гиперссылки в буфер обмена Windows
Поместить в папку «Избранное» (Add to Favorites)	Добавляет ярлык к документу, на который указывает гиперссылка в папку Избранное.
Отображать текст (Display Text)	В поле этой команды меню можно указать текст, отображаемый гиперссылкой
Удалить гиперссылку (Remove Hyperlink)	Используется для удаления гиперссылки

Таблица 12.1. Команды для работы с гиперссылками

При создании гиперссылки можно указать путь или адрес ресурса как в абсолютном, так и в относительном формате. Мы рекомендуем везде, где это возможно, использовать относительные гиперссылки, поскольку в этом случае при перемещении группы папок, содержащих связанные между собой файлы, все гиперссылки останутся корректными и не потребуют дополнительных изменений. В относительном пути используется обозначение MS-DOS для папки уровнем выше: ..

Относительная ссылка на файл в этой же папке: FileName.doc

Относительная ссылка на файл, находящийся в папке уровнем выше: ..FileName.doc

Относительная ссылка на файл в папке Docs внутри текущей папки: DocsFileName.doc

Для настройки относительных гиперссылок можно установить базовый адрес:

1. Откройте базу данных, для которой необходимо установить базовый адрес гиперссылок.
2. Выберите команду Файл, Свойства базы данных (File, Database Properties).
3. Раскройте вкладку Документ (Summary).
4. В поле База гиперссылки (Hyperlink base) введите путь, относительно которого будут отсчитываться все гиперссылки в базе данных. Например: C:MyProject.

Конструктор таблиц предназначен для задания и изменения структуры таблицы Access. С помощью конструктора можно формировать сколь угодно сложные таблицы с полями любого типа.

С помощью конструктора добавим в базу данных еще одну таблицу, предназначенную для записи всех случаев контакта с людьми из первой таблицы.

1. Щелчком на кнопке Окно базы данных переключитесь на список таблиц базы данных.

2. Дважды щелкните на значке Создание таблицы в режиме конструктора. Окно конструктора, показанное на рис. 16.5, состоит из двух частей. В верхней отображается список полей таблицы, а в нижней — свойства выделенного поля.

3. Введите слово Дата, которое будет играть роль названия нового поля.

4. Щелкните на ячейке Тип данных первой строки списка полей. Здесь необходимо выбрать тип поля, который определяет структуру и размер данных.

Рис. 16.5. Конструктор таблиц Access

5. Щелкните на появившейся стрелке раскрывающегося списка ячейки Тип данных и выберите пункт Дата/время.

6. Нажмите клавишу Tab и введите расшифровку назначения поля: Дата контакта. Такие описания вводить не обязательно, но их наличие помогает разобраться в структуре таблицы.

7. Щелкните на второй ячейке столбца Имя поля и введите имя Описание.

8. Задайте для второго поля тип Текстовый.

9. Укажите назначение поля в соответствии с рис. 16.5.

Кроме даты и описания контакта таблица данных должна содержать информацию о том, с кем вы контактировали. Но список людей хранится в таблице Контакты, поэтому в новой таблице не нужно заново вводить имя и фамилию. Достаточно лишь добавить ссылку на одну из записей таблицы Контакты. Эта ссылка будет иметь числовой тип и содержать число, равное значению поля Код_Контакты соответствующей записи таблицы Контакты.

10. Добавьте еще одно поле с именем Код_Контакты и типом Числовой,

Теперь нужно добавить индексированное поле и назначить его ключом, однозначно идентифицирующим записи таблицы. Индексированные поля, или индексы, отличаются от обычных тем, что для них Access создает специальные списки, позволяющие выполнять быструю сортировку и поиск по содержимому индексированного поля. Таблица может содержать несколько индексов. Ключ — это специальный индекс, идентифицирующий записи. Значения такого поля должны быть уникальными. Его наличие не обязательно, но оно так часто используется, что при отсутствии ключа Access напоминает об этом и предлагает автоматически добавить ключевое поле.

11. Добавьте поле Ключ и назначьте ему тип Счетчик. Такой тип данных избавляет пользователя от необходимости ввода значений ключевого поля и инициирует автоматическую генерацию уникальных значений.

12. Сохраняя активной строку Ключ, щелкните на кнопке Ключевое поле. На кнопке этой строки появится значок ключа, показывающий особый статус поля.

13. Щелкните на кнопке закрытия окна конструктора.

14. Access спросит о необходимости сохранения структуры таблицы. В ответ щелкните на кнопке Да.

15. В открывшемся окне диалога (рис. 16.6) введите имя Список.

16. Щелкните на кнопке ОК.

Свойства полей в программе Microsoft Access. Ключевое поле. Виды связей между таблицами в программе Microsoft Access. Установление связей таблиц через столбец подстановок и схему данных. Импорт готовых таблиц в существующую базу данных

Свойства полей базы данных Access

Свойство	Его назначение
Имя поля	Определяет, как следует обращаться к данным этого поля. Должно быть уникальным, желательно таким, чтобы функция поля узнавалась по его имени.
Тип поля	Определяет тип данных, которые содержаться в данном поле.
Размер поля	Определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.
Формат поля	Определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.
Маска ввода	Определяет форму, в которой вводятся данные в поле.
Подпись	Определяет заголовок столбца таблицы для данного поля. Если не указана, то в качестве заголовка используется имя поля.
Значение по умолчанию	Значение, которое вводится в ячейки поля автоматически.
Условие на значение	Ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных
Сообщение об ошибке	Текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.
Обязательное поле	Определяет обязательность заполнения поля данными.
Пустые строки	Разрешает ввод пустых строковых данных
Индексированное поле	Позволяет ускорять все операции, связанные с поиском или сортировкой данных этого поля. Можно также задать проверку на наличие повторов для этого поля, чтобы исключить дублирование данных.

Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Рассмотрим каждый из этих типов.

Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц:

1. Включить в таблицу поле счетчика.
2. Задать для него автоматическое увеличение на 1.
3. Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле(Primary Key) на панели инструментовКонструктор таблиц(Table Design).

Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да(Yes) будет создано ключевое поле счетчика с именем Код(ID) и типом данных Счетчик(AutoNumber).

Связь таблиц Access

Связь между двумя таблицами Access позволяет установить правила взаимодействия между таблицами. Список подстановок можно было организовать и без связи. Но представьте, что вы удалите из таблицы Контакты запись, на которую ссылаются некоторые записи таблицы Список. В такой ситуации останутся описания контактов, фамилии людей в которых потеряны. Наличие правильно организованной связи позволяет избежать подобных неприятностей.

1. Выберите команду Сервис > Схема данных. Откроется окно, схематически изображающее связи базы данных. На рис. 16.11 видно, что линия связи соединяет поля Код_Контакты таблицы Контакты и Контакт таблицы Список.

Примечание Данная связь соединяет ключевое и обычное поля. Это связь типа «один ко многим», когда одной записи таблицы Контакты может соответствовать несколько записей таблицы Список, но не наоборот.

Рис. 16.11. Схема данных Access

Для тренировки давайте удалим связь, а затем создадим ее заново.

2. Щелчком выделите линию связи.

3. Нажмите клавишу Delete. В ответ на появившийся запрос щелкните на кнопке Да. Связь исчезнет.

4. Поместите указатель мыши на пункт Код_Контакты таблицы Контакты.

5. Нажмите кнопку мыши и перетащите указатель на поле Контакт таблицы Список.

6. В открывшемся окне диалога щелкните на кнопке Создать. Связь появится вновь. Чтобы настроить параметры связи, выполните следующие шаги.

7. Дважды щелкните на линии связи. Откроется окно диалога, показанное на рис. 16.12.

Рис. 16.12. Параметры связи

Примечание Если таблицы, между которыми нужно организовать связь, отсутствуют, щелкните в окне Схема данных правой кнопкой мыши и выберите команду Добавить таблицу. В открывшемся окне диалога выделяйте таблицы, которые нужно разместить в окне Схема данных и щелкайте на кнопке Добавить. Получив все необходимые таблицы, закройте окно диалога кнопкой Закрыть.

8. Установите флажок Обеспечение целостности данных. Этот режим не позволит Access оставлять в таблице Список записи, для которых нельзя подобрать запись таблицы Контакты с подходящим значением поля Код_Контакты.

9. Установите флажок Каскадное удаление связанных записей. Теперь при удалении записи таблицы Контакты (то есть удалении информации о конкретном человеке) будут удалены все соответствующие записи таблицы Список (то есть все описания контактов с этим человеком). Если указанный флажок сброшен, удаление тех записей таблицы Контакты, на которые ссылается хотя бы одна запись таблицы Список, запрещено.

Примечание Установка флажка Каскадное обновление связанных полейприведет к тому, что при обновлении поля Код_Контакты таблицы Контакты будут автоматически обновляться одноименные поля в соответствующих записях таблицы Список.

10. Щелкните на кнопке ОК.

11. Закройте окно Схема данных.

12. В окне базы данных дважды щелкните на значке таблицы Контакты. В открывшемся окне таблицы видны небольшие знаки «плюс», расположенные в левой части записей. Их присутствие говорит о наличии связи ключевого поля таблицы с другой таблицей.

13. Щелкните на знаке «плюс» записи для Петра Петрова. Откроется вложенная таблица, содержащая те записи таблицы Список, значение поля Код_Контакты которых равно величине одноименного поля записи для Петра Петрова (рис. 16.13).

Рис. 16.13. Выборка данных из связанной таблицы Access

Примечание При раскрытии фрагмента связанной таблицы знак «плюс» превращается в знак «минус». Чтобы скрыть дополнительную таблицу, щелкните на нем еще раз.

14. Щелкните еще на каком-нибудь знаке «плюс», и вы увидите описание всех контактов с еще одним человеком. Таким образом, с помощью созданной связи вы можете быстро просматривать в окне таблицы Список описания всех контактов с определенным человеком или группой лиц.

Дата добавления: 2015-06-01; просмотров: 941;

ПОСМОТРЕТЬ ЕЩЕ: