Работая в Microsoft Word с файлами, которые необходимо подтверждать, утверждать, подписывать, Вы знаете, что их нужно распечатывать, и нести на проверку определенному человеку. Или Вы даете на проверку электронную версию, а потом слышите, что все хорошо, и нужно распечатывать его и приносить снова. Но подобных действий можно и избежать.

В данной статье мы с Вами разберемся, как можно подписать документ, созданный в Ворде, электронной цифровой подписью или ЭЦП. Рассмотрим ее различные варианты: создадим ее на видимой строке, или же просто добавим к файлу.

Как сделать линию для вставки электронной подписи в Ворде

Сначала рассмотрим, как вставить нужную строку в Ворд.

Открывайте необходимый документ. Затем установите курсор в том месте, куда нужно вставить область.

Можете написать какой-нибудь текст, например, «Утвердили:», а с новой строки вставить пустые строки.

Дальше перейдите на вкладку «Вставка», в группе «Текст» нажмите на стрелочку возле кнопки «Строка подписи» и выберите из списка «Строка подписи Microsoft Office».

В следующем окне соглашаемся с тем, что там написано, и жмем «ОК».

Откроется окно «Настройка». В нем заполните все предложенные поля. Введите данные того, кто будет подписывать: его ФИО, должность, адрес электронной почты. Инструкцию можете изменить, а можно и оставить предложенный текст. Поставьте галочку в поле «Показывать дату…» и нажмите «ОК».

В результате мы получим вот такую строку. Здесь должен будет расписаться тот человек, чьи данные указаны под ней. Можно документ и понести его на проверку, а можно, чтобы данный человек расписался прямо в Word, добавив электронную подпись в указанное поле.

Если Вам не обязательно добавлять подобную линию, тогда можете сами сделать линию в Ворде нужного вида и нужной длины. Воспользуйтесь для этого инструкцией, перейдя по ссылке.

Как подписать файл, с помощью ЭЦП

Если в Ваш документ добавлена строка, про которую я писала выше, тогда давайте разберемся, как что-нибудь в нее вставить.

Для начала прочтите текст и убедитесь, что в нем все верно. Затем нажмите в области правой кнопкой мышки и выберите из контекстного меню «Подписать».

В следующем окне жмите «ОК».

Цифровая электронная подпись в Ворде может быть разного вида. В предложенном окне в поле напротив крестика можно просто написать свою фамилию и инициалы. А можно добавить в данное поле изображение со своим рукописным вариантом или личной печатью.

Разберем второй вариант. Для этого Вам необходимо расписаться на листе и отсканировать роспись, или можно сфотографировать ее на камеру. Главное, чтобы в результате получилось изображение, сохраненное на компьютере, с Вашей росписью или печатью.

Когда изображение с росписью сделаете, нажимайте в данном окне «Выбрать рисунок».

Найдите рисунок с росписью на компьютере, выделите его и нажмите «Выбрать».

Необходимое изображение появится в окне. Также будет добавлено имя учетной записи, с которой был подписан документ. Нажмите «Подписать».

Подтвердите создание подписи.

После того, как файл будет подписан, вверху появится информационная строка, что данный документ «Помечен как окончательный», и возможность его редактирования будет ограничена. Также в строке состояния появится соответствующий значок.

Кликнув по нему, справа откроется область «Подписи». Здесь можно посмотреть, кто еще должен расписаться – они будут показаны в блоке «Требуемые». Если в тексте уже есть подписи, то они отобразятся в блоке «Действительные».

Нажав на стрелочку возле подписи, из выпадающего меню можно выбрать один из пунктов: состав, настройку или удаление.

Если Вы открыли подписанный документ и хотите в нем что-то изменить, тогда после нажатия на кнопку «Все равно редактировать» появится окно с предупреждением, что после этого, все подписи будут удалены.

Если Вы согласились на удаление, тогда откроется вот такое окно.

После того, как подписи были удалены, они пропали из текста и в соответствующих полях, а в области справа теперь они находятся в блоке «Требуемые».

Чтобы заново расписаться, можете справа из выпадающего списка возле нужного человека нажать «Подписать». Затем выполните все описанные выше действия.

Как подписать весь документ

Сделать это можно и немного другим способом. При этом в текст не будет добавлена строка с данными того человека, который расписался. Выбранный файл просто будет помечен определенным образом и возможность его редактирования пропадет.

Для вставки такой невидимой ЭЦП, перейдите на вкладку «Файл», затем «Сведения». Дальше кликните «Защитить документ» и выберите из списка «Добавить цифровую подпись».

Нажмите «ОК» в появившемся окне.

Дальше можете заполнить поле «Цель». Если сертификат выбран правильно, нажимайте «Подписать», если нет – кнопку «Изменить».

В окне подтверждения жмите «ОК».

Теперь файл будет подписан, и на вкладке «Файл» – «Сведения» можно будет посмотреть, кем именно.

Кроме того, вверху отобразится информационная строка, что он помечен как окончательный, и редактировать его нельзя, иначе все подписи будут удалены. В области справа в блоке «Действительные» можно посмотреть, кто утвердил, при этом в самом тексте, никакой соответствующей строки не будет.

Думаю, Вам все понятно, и теперь Вы точно сможете добавить или строку для вставки ЭЦП в текст, или самостоятельно подписать электронной подписью нужный файл.

Поделитесь статьёй с друзьями:

Подпись — это то, что может обеспечить неповторимый вид любому текстовому документу, будь то деловая документация или художественный рассказ. Среди богатого функционала программы Microsoft Word возможность вставки подписи тоже имеется, причем, последняя может быть как рукописной, так и печатной.

Урок: Как в Ворд изменить имя автора документа

В этой статье мы расскажем обо всех возможных методах поставить подпись в Word, а также о том, как подготовить для нее специально отведенное место в документе.

Создание рукописной подписи

Для того, чтобы добавить в документ рукописную подпись, сначала ее необходимо создать. Для этого вам понадобится белый лист бумаги, ручка и сканер, подключенный к компьютеру и настроенный.

Вставка рукописной подписи

1. Возьмите ручку и распишитесь на листе бумаги.

2. Отсканируйте страницу со своей подписью с помощью сканера и сохраните ее на компьютер в одном из распространенных графических форматов (JPG, BMP, PNG).

Примечание: Если у вас возникают сложности с использованием сканера, обратитесь к прилагаемому к нему руководству или посетите веб-сайт производителя, где тоже можно найти детальные инструкции по настройке и использованию оборудования.

3. Добавьте изображение с подписью в документ. Если вы не знаете, как это сделать, воспользуйтесь нашей инструкцией.

Урок: Вставка изображения в Word

4. Вероятнее всего, отсканированное изображение необходимо обрезать, оставив на нем только ту область, в которой располагается подпись. Также, вы можете изменить размер изображения. Наша инструкция вам в этом поможет.

Урок: Как в Ворде обрезать картинку

5. Переместите отсканированное, обрезанное и приведенное к необходимым размерам изображение с подписью в нужное место документа.

Если вам необходимо добавить к рукописной подписи машинописный текст, прочтите следующий раздел данной статьи.

Добавление текста к подписи

Довольно часто в документах, в которых необходимо поставить подпись, помимо самой подписи, нужно указать должность, контактные данные или какую-либо другую информацию. Для этого необходимо сохранить текстовые сведения вместе с отсканированной подписью в качестве автотекста.

1. Под вставленным изображением или слева от него введите нужный текст.

2. Используя мышку, выделите введенный текст вместе с изображением подписи.

3. Перейдите во вкладку “Вставка” и нажмите кнопку “Экспресс-блоки”, расположенную в группе “Текст”.

4. В выпадающем меню выберите пункт “Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков”.

5. В открывшемся диалоговом окне введите необходимую информацию:

• Имя;
• Коллекция — выберите пункт “Автотекст”.
• Остальные пункты оставьте без изменений.

6. Нажмите “ОК” для закрытия диалогового окна.

7. Созданная вами рукописная подпись с сопровождающим текстом будет сохранена в качестве автотекста, готового для дальнейшего использования и вставки в документ.

Вставка рукописной подписи с машинописным текстом

Для вставки созданной вами рукописной подписи с текстом, необходимо открыть и добавить в документ сохраненный вами экспресс-блок “Автотекст”.

1. Кликните в том месте документа, где должна находиться подпись, и перейдите во вкладку “Вставка”.

2. Нажмите кнопку “Экспресс-блоки”.

3. В выпадающем меню выберите пункт “Автотекст”.

4. Выберите в появившемся списке нужный блок и вставьте его в документ.

5. Рукописная подпись с сопровождающим текстом появится в указанном вами месте документа.

Вставка строки для подписи

Помимо рукописной подписи в документ Microsoft Word можно также добавить и строку для подписи. Последнее можно сделать несколькими способами, каждый из которых будет оптимальным для конкретной ситуации.

Примечание: Метод создания строки для подписи зависит еще и от того, будет ли документ выводиться на печать или нет.

Добавление строки для подписи путем подчеркивания пробелов в обычном документе

Ранее мы писали о том, как в Ворде подчеркнуть текст и, помимо самих букв и слов, программа позволяет также подчеркивать и пробелы между ними. Непосредственно для создания строки подписи нам понадобится подчеркнуть только пробелы.

Урок: Как в Word подчеркнуть текст

Для упрощения и ускорения решения задача вместо пробелов лучше использовать знаки табуляции.

Урок: Табуляция в Ворде

1. Кликните в том месте документа, где должна находиться строка для подписи.

2. Нажмите клавишу “TAB” один или более раз, в зависимости от того, какой длины строка для подписи вам нужна.

3. Включите режим отображения непечатаемых знаков, нажав на кнопку со знаком “пи” в группе “Абзац”, вкладка “Главная”.

4. Выделите знак или знаки табуляции, которые нужно подчеркнуть. Они будут отображаться в виде небольших стрелок.

5. Выполните необходимое действие:

• Нажмите “CTRL+U” или кнопку “U”, расположенную в группе “Шрифт” во вкладке “Главная”;
• Если стандартный тип подчеркивания (одна линия) вас не устраивает, откройте диалоговое окно “Шрифт”, нажав на небольшую стрелку в правой нижней части группы, и выберите подходящий стиль линии или линий в разделе “Подчеркивание”.

6. На месте установленных вами пробелов (знаков табуляции) появится горизонтальная линия — строка для подписи.

7. Отключите режим отображения непечатаемых знаков.

Добавление строки для подписи путем подчеркивания пробелов в веб-документе

Если вам необходимо создать строку для подписи посредством подчеркивания не в документе, готовящемся к печати, а в веб-форме или веб-документе, для этого необходимо добавить ячейку таблицы, в которой видимой будет только нижняя граница. Именно она и будет выступать в качестве строки для подписи.

Урок: Как сделать таблицу в Word невидимой

В данном случае при вводе текста в документ, добавленная вами линия подчеркивания будет оставаться на своем месте. Линия, добавленная таким образом, может сопровождаться вводным текстом, к примеру, “Дата”, “Подпись”.

Вставка линии

1. Кликните в том месте документа, где нужно добавить строку для подписи.

2. Во вкладке “Вставка” нажмите кнопку “Таблица”.

3. Создайте таблицу размером в одну ячейку.

Урок: Как в Ворде сделать таблицу

4. Переместите добавленную ячейку в нужное место документа и измените ее размер в соответствии с необходимым размером создаваемой строки для подписи.

5. Кликните правой кнопкой мышки по таблице и выберите пункт “Границы и заливка”.

6. В открывшемся окне перейдите во вкладку “Граница”.

7. В разделе “Тип” выберите пункт “Нет”.

8. В разделе “Стиль” выберите необходимый цвет линии строки для подписи, ее тип, толщину.

9. В разделе “Образец” кликните между маркерами отображения нижнего поля на диаграмме, чтобы отобразить только нижнюю границу.

Примечание: Тип границы изменится на “Другая”, вместо ранее выбранного “Нет”.

10. В разделе “Применить к” выберите параметр “Таблица”.

11. Нажмите “ОК” для закрытия окна.

Примечание: Для отображения таблицы без серых линий, которые не будут выведены на бумагу при печати документа, во вкладке “Макет” (раздел “Работа с таблицами”) выберите параметр “Отобразить сетку”, который расположен в разделе “Таблица”.

Урок: Как в Word документ

Вставка линии с сопровождающим текстом для строки подписи

Этот метод рекомендован для тех случаев, когда вам нужно не только добавить строку для подписи, но и указать возле нее пояснительный текст. Таким текстом может быть слово “Подпись”, “Дата”, “ФИО”, занимаемая должность и многое другое. Важно, чтобы этот текст и сама подпись вместе со строкой для нее, находились на одном уровне.

Урок: Вставка подстрочной и надстрочной надписи в Ворде

1. Кликните в том месте документа, где должна находиться строка для подписи.

2. Во вкладке “Вставка” нажмите на кнопку “Таблица”.

3. Добавьте таблицу размером 2 х 1 (два столбца, одна строка).

4. Измените местоположение таблицы, если это необходимо. Измените ее размер, потянув за маркер в правом нижнем углу. Отрегулируйте размер первой ячейки (для пояснительного текста) и второй (строка подписи).

5. Кликните правой кнопкой мышки по таблице, выберите в контекстном меню пункт “Границы и заливка”.

6. В открывшемся диалоговом окне перейдите во вкладку “Граница”.

7.В разделе “Тип” выберите параметр “Нет”.

8. В разделе “Применить к” выберите “Таблица”.

9. Нажмите “ОК” для закрытия диалогового окна.

10. Кликните правой кнопкой в том месте таблицы, где должна находиться строка для подписи, то есть, во второй ячейке, и снова выберите пункт “Границы и заливка”.

11. Перейдите во вкладку “Граница”.

12. В разделе “Стиль” выберите подходящий тип линии, цвет и толщину.

13. В разделе “Образец” кликните по маркеру, на котором отображено нижнее поле, чтобы сделать видимой только нижнюю границу таблицы — это и будет строка для подписи.

14. В разделе “Применить к” выберите параметр “Ячейка”. Нажмите “ОК” для закрытия окна.

15. Введите необходимый поясняющий текст в первой ячейке таблицы (ее границы, в том числе и нижняя линия, не будут отображаться).

Урок: Как изменить шрифт в Ворд

Примечание: Серая пунктирная граница, обрамляющая ячейки созданной вами таблицы, на печать не выводится. Чтобы скрыть ее или, наоборот, отобразить, если она скрыта, нажмите на кнопку “Границы”, расположенную в группе “Абзац” (вкладка “Главная”) и выберите параметр “Отобразить сетку”.

Вот, собственно, и все, теперь вы знаете обо всех возможных методах поставить подпись в документе Microsoft Word. Это может быть как рукописная подпись, так и строка для добавления подписи вручную на уже распечатанном документе. В обоих случаях подпись или место для подписи могут сопровождаться пояснительным текстом, о способах добавления которого мы вам тоже рассказали.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет

Впервые, за долгие годы мне пришлось использовать в своей текстовой работе в Ворде цифровую подпись. Если бы не срочная надобность, я бы никогда не узнал о наличии такой возможности. Microsoft Word использую примерно 10 лет и никогда не сталкивался с ЭЦП (электронная цифровая подпись). Пришлось проходиться по всем опциям документа. После 15 минут поиска я нашел функцию, чтобы сделать подпись в Ворде. Теперь поделюсь и с вами.

Поставить цифровую подпись в Word можно в любом месте документа. Для этого нужно активировать необходимую зону курсором мыши, и после этого переходить к выполнению ниже указанных мною действий.

Способ 1. Как вставить подпись в Word документ

1. Итак, если хотите поставить электронную цифровую подпись на документ, договор или заявление (напечатанное в редакторе Word 2007), нужно перейти во вкладку «Вставка».
2. Откроется панель быстрого доступа для этой вкладки. В панели необходимо выбрать значок «Вставка подписи».
3. После чего, перед вами откроется системное окно с описанием функции «Подпись».
4. Чуть ниже, будет две кнопки. Нам нужно нажать на «Ok».
5. Затем откроется окно «Настройка подписи», в котором нужно ввести свои инициалы, должность, электронную почту и фамилию.
6. Жмем «Ok» и цифровая подпись появляется на вашем документе.

Способ 2. Как вставить подпись в документе Ворд

1. Заходим в меню «Office», выбираем опцию «Подготовить».
2. Далее нажимаем «Добавить цифровую подпись».
3. Откроется окно Word, в котором нужно нажать «Ok».
4. После чего, появиться еще одно окно «Подписание», в которую нужно ввести свою электронную подпись (это могут быть и инициалы, и фамилия).
5. Жмем «Ok» и готово.

Более наглядно этот процесс показан в этом видеоролике:

Делаем подпись в Microsoft Word 2010

1. Теперь, что касается Microsoft Office
2. Выбираем опцию «Файл», затем жмем на «Сведения».
3. Отмечаем вкладку «Добавить цифровую подпись».
4. После этого нужно выбрать сертификат подписи и подтвердить свой выбор.
5. Все, подпись появиться на документе Ворд 2010.

Есть и второй вариант сделать подпись в Word 2010

1. Переходим во вкладку «Вставка», затем в панели быстрого доступа выбираем значок «Строка подписи Microsoft Office».
2. Поле чего, откроется окно настройки подписи. В него необходимо ввести свои инициалы, должность и адрес электронной почты.
3. Далее жмем «Ok» и ЭЦП появляется на документе.

Подробно рассмотреть этот процесс вы можете в этом видеоролике:

Как сделать линию под подписью?

Когда я сдал свой документ с подписью, бухгалтера потребовали от меня сделать линию под ней. Я решил эту проблему просто. Удалил ЭЦП, разместил курсор в нужном месте. Выбрал вкладку «Главная», там нашел функцию «Абзац» и отметил тип абзаца «с нижней границей». Далее, по описанной выше схеме, вставил подпись.