08.11.2012 Григорий Цапко Полезные советы

В некоторых случаях необходимо сделать данные, в каких либо ячейках невидимыми, не удаляя их. Например, промежуточные результаты вычислений, нулевые значения, значение параметра ИСТИНА или ЛОЖЬ и т.д.

Для этого можно воспользоваться, как минимум, двумя способами:

Во-первых, самое простое, установить формат шрифта в ячейке такой же, как и цвет фона, то есть, в самом распространенном случае – покрасить в белый цвет.

Во-вторых, можно изменить тип данных, сделав их невидимыми. Для этого выделяем необходимый для скрытия диапазон ячеек с данными, кликаем правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбираем Формат ячеек → вкладка Число → в поле Числовые форматы: выбираем (все форматы). Справа в поле Тип: устанавливаем три знака точки с запятой «;;;» (без кавычек) и нажимаем ОК.

В приведенном ниже примере показаны два типа данных: «Основной» — видимый, и «;;;» — невидимый, а также сумма чисел, одинаковая в обоих диапазонах.

Для увеличения нажмите на рисунке

Чтобы сделать данные в ячейках видимыми, нужно проделать аналогичную операцию. Снова выделить необходимые ячейки и установить Тип: Основной, или просто  удалить «;;;» из этого поля.

Эти способы применимы в основном к тем ячейкам, данные в которых должны быть скрыты постоянно. Однако, такое случается не всегда.

Давайте рассмотрим весьма распространенный случай, когда нам требуется сделать нулевые значения в ячейках невидимыми. Причем, мы изначально не знаем, где такие значения появятся.

Речь идет о скрытии нулевых значений в различных расчетных моделях, плановых бюджетах  и т.д. для улучшения восприятия информации.

Например, у нас есть таблица, значения в которой получаются расчетным путем. Пусть это будет плановый бюджет продаж, где значения выручки по продуктам рассчитывается как произведение количества того или иного товара на его цену.  

Если у нас товары реализуются неравномерно, то мы получим итоговую таблицу выручки с множеством нулевых значений по тем периодам, когда реализация товара отсутствует.

Обилие нулевых значений мешает визуальному восприятию информации, периоды, когда есть выручка, сливаются с общим фоном, ухудшается визуальный анализ бюджета.

В этом случае, для улучшения восприятия, необходимо скрыть нулевые значения и оставить лишь те значения выручки, когда есть реализация товара. Естественно, процесс этот должен протекать автоматически, чтобы нам не пришлось вручную менять цвет шрифта или тип данных.

Для увеличения нажмите на рисунке

 Как видим, второй вариант воспринимается гораздо легче.

 Для скрытия нулевых значений мы, также, можем воспользоваться минимум двумя способами.

Во-первых, мы можем использовать формулу на основе функции ЕСЛИ.

Так, например, если у нас, изначально, величина выручки в ячейке В40 получается, как произведение количества проданного товара из ячейки В5 на цену товара из ячейки В25 (В40=В5*В25), то формула для скрытия нулевого значения выручки в ячейке В40 будет выглядеть следующим образом:

=ЕСЛИ(В5=0;””;В5*В25)

В том случае, если в этом периоде не было продаж и значение В5=0, возможное нулевое значение выручки скрывается при помощи двух кавычек.

Скопировав формулу во все ячейки расчётного диапазона по всем периодам и товарам, мы скроем возможные нулевые значения.

Во-вторых, мы можем воспользоваться возможностями условного форматирования, и окрасить нулевые значения в цвет фона, в данном случае – белый.

В Excel2010 это можно сделать следующим образом:

Выделяем необходимый диапазон ячеек, в которых мы будем скрывать нулевые значения.

На вкладке Главная → в группе Стили → выбираем команду Условное форматирование → в раскрывающемся списке выбираем Правила выделения ячеек → Равно…

Для увеличения нажмите на рисунке

 Далее выполняем следующую последовательность действий:

В поле Форматировать ячейки, которые РАВНЫ: устанавливаем значение 0 (1). В Раскрывающемся списке (2) выбираем Пользовательский формат… и в открывшемся диалоговом окне Формат ячеек на вкладке Шрифт в раскрывающемся списке Цвет: (3) меняем Цвет темы «Авто» на «Белый, Фон 1» (4). Нажимаем ОК (5) и ОК (6).

Для увеличения нажмите на рисунке

После этого как только значение в какой либо из наших ячеек примет значение равное 0, оно тут же будет окрашено в белый цвет и сольется с фоном, т.е. станет невидимым.

Чтобы вернуть исходное форматирование, удаляем созданное правило из выделенных ячеек: Вкладка Главная  → группа Стили → команда Условное форматирование → Удалить правила → Удалить правила из выделенных ячеек.

Для того чтобы сделать нулевые значения невидимыми, можно поступить еще проще. необходимо установить соответствующий параметр в настройках листа Excel.

Заходим в меню Файл → элемент Параметры → пункт Допомлнительно → раздел показать параметры для следующего листа. Здесь выбираем параметр Показывать нули в ячейках, которые содержат нулевые значения, и убираем галочку. Теперь нулевые значения не будут отображаться на листе для которого установлен этот параметр.

Для увеличения нажмите на рисунке

При работе с таблицами Excel иногда нужно скрыть формулы или временно ненужные данные, чтобы они не мешали. Но рано или поздно наступает момент, когда требуется скорректировать формулу, или информация, которая содержится в скрытых ячейках, пользователю вдруг понадобилась. Вот тогда и становится актуальным вопрос, как отобразить скрытые элементы. Давайте выясним, как можно решить данную задачу.

Процедура включения отображения

Сразу нужно сказать, что выбор варианта включения отображения скрытых элементов в первую очередь зависит от того, каким образом они были скрыты. Зачастую эти способы используют совершенно разную технологию. Существуют такие варианты скрыть содержимое листа:

• сдвиг границ столбцов или строк, в том числе через контекстное меню или кнопку на ленте;
• группирование данных;
• фильтрация;
• скрытие содержимого ячеек.

А теперь попробуем разобраться, как можно отобразить содержимое элементов, скрытых при помощи вышеперечисленных методов.

Способ 1: размыкание границ

Чаще всего пользователи прячут столбцы и строки, смыкая их границы. Если границы были сдвинуты очень плотно, то потом трудно зацепиться за край, чтобы раздвинуть их обратно. Выясним, как это можно сделать легко и быстро.

1. Выделяем две смежные ячейки, между которыми находятся скрытые столбцы или строки. Переходим во вкладку «Главная». Кликаем по кнопке «Формат», которая расположена в блоке инструментов «Ячейки». В появившемся списке наводим курсор на пункт «Скрыть или отобразить», который находится в группе «Видимость». Далее в появившемся меню выбираем пункт «Отобразить строки» или «Отобразить столбцы», в зависимости от того, что именно скрыто.
2. После этого действия скрытые элементы покажутся на листе.

Существует ещё один вариант, который можно задействовать для отображения скрытых при помощи сдвига границ элементов.

1. На горизонтальной или вертикальной панели координат, в зависимости от того, что скрыто, столбцы или строки, курсором с зажатой левой кнопкой мыши выделяем два смежных сектора, между которыми спрятаны элементы. Кликаем по выделению правой кнопкой мыши. В контекстном меню выбираем пункт «Показать».
2. Скрытые элементы будут тут же отображены на экране.

Эти два варианта можно применять не только, если границы ячейки были сдвинуты вручную, но также, если они были спрятаны с помощью инструментов на ленте или контекстного меню.

Способ 2: Разгруппировка

Строки и столбцы можно также спрятать, используя группировку, когда они собираются в отдельные группы, а затем скрываются. Посмотрим, как их отобразить на экране заново.

1. Показателем того, что строки или столбцы сгруппированы и спрятаны, является наличие значка «+» слева от вертикальной панели координат или сверху от горизонтальной панели соответственно. Для того, чтобы показать скрытые элементы, достаточно нажать на этот значок.

   

   Также можно их отобразить, нажав на последнюю цифру нумерации групп. То есть, если последней цифрой является «2», то жмите на неё, если «3», то кликайте по данной цифре. Конкретное число зависит от того, сколько групп вложено друг в друга. Эти цифры расположены сверху от горизонтальной панели координат или слева от вертикальной.

2. После любого из данных действий содержимое группы раскроется.
3. Если же для вас этого недостаточно и нужно произвести полную разгруппировку, то сначала выделите соответствующие столбцы или строки. Затем, находясь во вкладке «Данные», кликните по кнопке «Разгруппировать», которая расположена в блоке «Структура» на ленте. В качестве альтернативного варианта можно нажать комбинацию горячих кнопок Shift+Alt+стрелка влево.

Группы будут удалены.

Способ 3: снятие фильтра

Для того, чтобы скрыть временно ненужные данные, часто применяют фильтрацию. Но, когда наступает необходимость вернуться к работе с этой информацией, фильтр нужно снять.

1. Щелкаем по значку фильтра в столбце, по значениям которого производилась фильтрация. Такие столбцы найти легко, так как у них обычная иконка фильтра с перевернутым треугольником дополнена ещё пиктограммой в виде лейки.
2. Открывается меню фильтрации. Устанавливаем галочки напротив тех пунктов, где они отсутствуют. Именно эти строки не отображаются на листе. Затем кликаем по кнопке «OK».
3. После этого действия строки появятся, но если вы хотите вообще удалить фильтрацию, то нужно нажать на кнопку «Фильтр», которая расположена во вкладке «Данные» на ленте в группе «Сортировка и фильтр».

Способ 4: форматирование

Для того чтобы скрыть содержимое отдельных ячеек применяют форматирование, вводя в поле типа формата выражение «;;;». Чтобы показать спрятанное содержимое, нужно вернуть этим элементам исходный формат.

1. Выделяем ячейки, в которых находится скрытое содержимое. Такие элементы можно определить по тому, что в самих ячейках не отображается никаких данных, но при их выделении содержимое будет показано в строке формул.
2. После того, как выделение было произведено, кликаем по нему правой кнопкой мыши. Запускается контекстное меню. Выбираем пункт «Формат ячеек…», щелкнув по нему.
3. Запускается окно форматирования. Производим перемещение во вкладку «Число». Как видим, в поле «Тип» отображается значение «;;;».
4. Очень хорошо, если вы помните, каково было изначальное форматирование ячеек. В таком случае вам только останется в блоке параметров «Числовые форматы» выделить соответствующий пункт. Если же вы не помните точного формата, то опирайтесь на сущность контента, который размещен в ячейке. Например, если там находится информация о времени или дате, то выбирайте пункт «Время» или «Дата», и т.п. Но для большинства типов контента подойдет пункт «Общий». Делаем выбор и жмем на кнопку «OK».

Как видим, после этого скрытые значения снова отображаются на листе. Если вы посчитаете, что отображение информации некорректно, и, например, вместо даты видите обычный набор цифр, то попробуйте ещё раз поменять формат.

Урок: Как изменить формат ячейки в Excel

При решении проблемы отображения скрытых элементов главная задача состоит в том, чтобы определить, с помощью какой технологии они были спрятаны. Потом, исходя из этого, применять один из тех четырех способов, которые были описаны выше. Нужно уяснить, что если, например, контент был скрыт путем смыкания границ, то разгруппировка или снятие фильтра отобразить данные не помогут.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет

      Здравствуй уважаемый читатель!

    Эту статью я решил посвятить любителям жанра детектива, и она понравится почитателям Джеймса Бонда и Мата Хари. Одним словом, речь пойдет о том, как скрыть в Excel значение ячеек, то есть сделать его невидимым для визуального отображения.

     Есть много случаев, когда необходимо сделать значения в ячейках невидимыми и к таким причинам можно отнести:

• сокрытие промежуточных результатов вычислений;
• скрыть нулевые значения;
• убрать отображение результатов вычислений типа ЛОЖЬ, ИСТИНА;
• скрытие проверочных формул и т.п.

      Способ исполнения может отличатся, в зависимости от тех целей которые вы ставить и только вам решать подойдет он или нет. Я не скажу, что простой способ, станет выходом из вашей ситуации, это может быть и самый сложный, вам самим нужно будет это определить и выбрать.

      Скрыть текст в ячейке можно с помощью:

1. Пользовательского формата;
2. Использование функции ЕСЛИ;
3. С помощью возможностей «Условное форматирование»;
4. Настройка правильных параметров в «Настройках» программы;
5. При помощи настроек цвета и параметров печати;
6. При помощи возможностей защиты листа и формул;
7. С помощью возможностей VBA.

     Ну что-же рассмотрим все способы, как возможно скрыть в Excel значение ячеек более подробнее и по вышесоставленому порядку, итак:

                                   1. Изменение пользовательского формата

       Это один из самых простых вариантов скрыть значение ячеек, то есть в строке состояния вы данные видите, а вот в ячейке он не отображается. Это достигается введением своего формата ячеек.          Ставите курсор на ячейку или диапазон ячеек, вызываете контекстное меню и выбираете «Формат ячеек», здесь нам нужен ярлык «Число» и выбираем числовой формат «(все форматы)», как видите там много форматов собрано, но вы создадите свой в поле «Тип» вы указываете формат «;;;» («кавычки» не писать, только три знака точка с запятой) и видите как из поля исчезли ваши данные. Для того чтобы данные снова начали отображаться вам нужно поставить в поле «Тип», значение «Основной» (General) или просто убрать формат «;;;».       В основном такой способ скрыть текст в ячейке надо применять при постоянном использовании скрыта для ваших данных. Но тут есть такой маленький недостаток, он заключается в том, что найти потом ячейки, в которых вы скрыли значения, может быть проблемно, поэтому вам их нужно выделить лёгким цветом или примечанием.

2. Использование функции ЕСЛИ

        Частенько, даже очень, я использую логическую функцию ЕСЛИ, чтобы скрыть нулевые значения в своих вычислениях, это позволяет улучшить визуальное восприятие таблицы, так как множество пустых нулей не отвлекает от важных чисел и не сливается в общей массе. Лично мне очень удобен такой вариант и очень нравится.

       Эта функция позволит вам в автоматическом режиме скрывать значения с нулевым результатом и во многих случаях это очень актуально.       Пример, рассмотрим отклонение 2 периодов: июнь и июль, у нас есть товар, и мы хотим знать больше или меньше мы продали, а если значение нулевое, то ячейка будет пустая, формула будет выглядеть так:

      =ЕСЛИ((В5=0;””;В3*В4)

3. С помощью возможностей «Условное форматирование»

     Для того чтобы узнать, как скрыть значение ячеек также можно использовать возможности «Условного форматирования». Для этого нам нужно выделить диапазон ячеек, где мы будем скрывать значения с нулевым результатом. Выбираем вкладку «Главная», блок «Стили», нажимаем иконку «Условное форматирование», в списке который раскрылся, выбираете «Правила выделение ячеек – Равно…».     Следующим этапом станет указать какой именно формат вам будет надо, в поле «Форматировать ячейки, которые РАВНЫ:» устанавливаете значение . В открывшемся списке выбираете «Пользовательский формат…»,

в диалоговом окне «Формат ячеек» переходим на вкладку «Шрифт», потом в списке меню «Цвет» вы изменяете «Цвет темы: Авто» на «Цвет темы: Белый, Фон 1» и нажимаете «ОК» и снова «ОК».

      После ваших манипуляций, если значение в указанном диапазоне будет равно 0, программа закрасит его белый цвет, и оно сольется с фоном листа, проще говоря станет невидимым.  

     В случае, когда вам будет нужно первоначальное форматирование, вы просто удаляете это правило. А именно: переходите на вкладку «Главная», выбираете «Стили», кликаете на иконку «Условное форматирование», нажимаете «Удалить правило» и «Удалить правила из выделенных ячеек».

4. Настройка правильных параметров в «Настройках» программы

       Скрыть в Excel значение ячеек можно даже проще, всего на всего установить нужный вам параметр в настройках листа Excel.

       Для этого вы заходите в меню «Файл» — пункт «Параметры» — пункт «Дополнительно» — раздел показать параметры для следующего листа. Здесь в параметре «Показывать нули в ячейках, которые содержат нулевые значения» вы убираете галочку. Вуаля! Числа со значением не показываются на том листе, для которого был установлен параметр.

5. При помощи настроек цвета и параметров печати

        Самый простой и банальный способ, в котором вы просто берете диапазон и закрашиваете его белым цветом и текст делаете также белым. Типа в темной комнате не видно чёрной кошки, так и в нашем случае, белое на белом незаметно, я бы даже сказал невидимое, а оно есть.

       Минус способа в том при печати ваш текст станет видным, поскольку в настройках принтера стоит «Черно-белая печать», и никакие манёвры и извращения с аналогичными цветами ячейки и шрифта не проходят.

6. При помощи возможностей защиты листа и формул

      Это тоже, не сложный способ узнать, как спрятать значение ячеек, но касается он только формул, хотя это тоже нужная возможность, особенно когда много неквалифицированных пользователей, которые из-за отсутствия навыков и знаний могут много чего плохого наделать.      Собственно, защитить формулу не сложно и происходить так: вы на ячейке с формулой правой кнопкой мыши вызываете контекстное меню и выбираете пункт «Формат ячеек» — выбираете вкладку «Защита», удостоверьтесь, стоит ли флажок на пункте «Защищаемая ячейка», ну и доставляете флажок еще и на пункт «Скрыть формулы». Теперь, когда вы включите защиту листа пройдя по пути «Сервис» — «Защита» — «Защитить лист», формула в ячейке станет невидимой.

7. С помощью возможностей VBA

      Не стоить забывать, что в Excel есть встроенный мощный редактор VBA, что позволяет много задач выполнять быстро и эффективно. Существенным минусом его является только одно, пользователей которые могут пользоваться его преимуществами VBA днём с огнём не сыщешь.

      Но тем не мене они есть и дают много ценных советов, рекомендуют полезности и предоставляют уже готовые коды для использования в работе.

      Вот и сей час развивая тему сокрытия текста в ячейке и сделать текст невидимым, я предлагаю вам пример кода, который в этом вам должен помочь:

Sub СкрытиеСтрокПоУсловию()     Dim ra As Range, delra As Range, ТекстДляПоиска As String     Application.ScreenUpdating = False    ‘ отключаем обновление экрана     ТекстДляПоиска = «ваше_условие»    ‘ скрываем строки с таким текстом     ‘ перебираем все строки в используемом диапазоне листа     For Each ra In ActiveSheet.UsedRange.Rows         ‘ если в строке найден искомый текст         If Not ra.Find(ТекстДляПоиска, , xlValues, xlPart) Is Nothing Then             ‘ добавляем строку в диапазон для скрытия             If delra Is Nothing Then Set delra = ra Else Set delra = Union(delra, ra)     Next     ‘ если подходящие строки найдены — удаляем их     If Not delra Is Nothing Then delra.EntireRow.Hidden=TRUE End Sub

     А на этом у меня всё! Я очень надеюсь, что всё вышеизложенное вам понятно. Буду очень благодарен за оставленные комментарии, так как это показатель читаемости и вдохновляет на написание новых статей! Делитесь с друзьями прочитанным и ставьте лайк!

     Не забудьте поблагодарить автора!

Процветание — это когда большая часть людей получает больше денег, чем зарабатывает, и тратит больше, чем получает. Автор неизвестен

Если таблица имеет очень большие размеры (выходящие за пределы экрана), удобнее с ней работать, если перед глазами остается только нужная информация. Иначе приходится перелистывать множество страниц и искать данные. Как вариант, неиспользуемые строки и столбцы скрывают. Под катом информация о том: как скрыть ячейки в excel, как отображать скрытые ранее ячейки, как определить наличие скрытых ячеек на листе. И конечно самое интересное — как скрывать и открывать ячейки одним действием и удобно -группировка ячеек.

Как скрыть ячейки в Excel?

Допустим, неиспользуемая информация находится в столбцах B и С и их удобнее скрыть. Выделите их полностью, кликните правой клавишей мыши по выделенной области, в появившемся меню выберите «Скрыть». Из заголовков столбцов исчезли два столбца — B и C, а точнее мы их скрыли.
Если нужно скрыть строки, например с 5—й по 7—ю, нужно выделить указанные строки и проделать те же действия.

Как отобразить ячейки?

Если необходимо вернуть скрытые ранее столбцы на экран, то для этого выделите несколько столбцов так, чтобы между ними были скрытые. В нашем примере нужно выделить диапазон A – D. Далее по выделенному полю кликните правой клавишей мыши и в меню выберите «Отобразить». Проверьте последовательность заголовков столбцов — отобразились скрытые ранее B и С.
Аналогичные действия проводятся, если отобразить нужно строки.
Иногда необходимо вернуть все столбцы и строки в исходное положение. Это просто сделать, если лист выделить полностью — кликните левой клавишей мыши по полю на пересечении заголовков столбцов и строк (см. рисунок)

.

Далее, исходя из того, что отображать — столбцы или строки, кликните правой клавишей мыши по нужным заголовкам, выберите в меню функцию «Отобразить».

Еще один маленький секрет. Вы можете отобразить скрытые ячейки, если выделите весь лист (рисунок 2), наведете курсор на любую из границ столбцов и измените ширину столбцов, потянув влево или вправо:

Все скрытые столбцы/строки примут заданные значения ширины.

Как удобно скрыть ячейки? Группировка данных

Если вам нужно постоянно скрывать и отображать ячейки, то удобнее воспользоваться возможностью Группировка данных. Выделите так же два столбца и пройдите на ленте Данные — раздел Структура — Группировать (для версий 2007 и выше)

Над подписями столбцов или строк появиться знак «-» если диапазон открыт и «+» если закрыт.

Это значительно удобнее, как мне кажется. Тем более что в левом верхнем углу можно скрывать/отображать все плюсы

Поиск скрытых ячеек

Для пользователя знать только как скрыть ячейки в excel и отобразить их может быть и недостаточно. Если нужно найти все скрытые области на листе (но не открывать их), то придется проверять последовательности в заголовках строк или столбцов, но для больших таблиц это неудобно и трудоемко.

Есть более простой путь – во на ленте команд пройдите «Главная» в ней выбрать группу «Редактирование», а в ней пункт «Найти и выделить», далее «Выделение групп ячеек».

В появившемся диалоговом окне необходимо выбрать «Только видимые ячейки». В результате, вы увидите выделенные видимые ячейки, а на местах, где есть скрытые элементы, заголовки будут разделены полосами большей толщины. По этим границам и определяется наличие скрытых ячеек на листе.

Поделитесь нашей статьей в ваших соцсетях:

(Visited 4 265 times, 13 visits today)