Дата: 12 ноября 2015 Категория: Excel Поделиться, добавить в закладки или статью

Для комфортной и качественной работы с данными, недостаточно просто заполнить лист, структурировать рабочие окна и сгруппировать листы. Если вы используете большие объёмы информации – этот пост поможет в их обработке. Я буду вооружать вас знаниями, необходимыми для эффективного использования рабочего пространства, значительно превышающего размеры вашего экрана. Приступим!

Масштаб отображения листа Excel

Первое, что приходит в голову, когда на экран вмещаются не все ячейки – изменить масштаб. Вы как-будто приближаете или отдаляете картинку, чтобы увидеть мелкий текст. Или, наоборот, охватить взглядом больше информации. Мне известно 4 способа масштабирования листа Эксель:

Создание дубликата рабочего  окна

Иногда нужно открыть один и тот же документ в разных рабочих окнах. Это позволит использовать разные его участки одновременно. Чтобы создать новое рабочее окно – выделите нужный лист и выполните на ленте: Вид – Окно – Новое окно.

Создание нового окна Excel

Программа откроет еще один экземпляр текущего рабочего окна. Чтобы вы не запутались, Эксель добавит к имени документа в строке имён двоеточие и порядковый номер окна. Например, вы продублировали документ с именем «Книга». Исходное окно будет называться «Книга:1», а дубликат – «Книга:2». Навигация по таким листам будет выполняться раздельно, а вот изменения содержимого отобразятся в обоих окнах.

Чтобы закрыть лишние дубликаты – воспользуйтесь стандартными способами, например, крестиком (х) в строке имени.

Сравнение рабочих листов Excel

Часто нам нужно визуально сравнить данные, находящиеся в двух разных окнах. Для этого важно разместить данные рядом на экране. Майкрософт Эксель это умеет. Активируйте лист для сравнения и выполните: Вид – Окно – Рядом. Если открыто более двух окон – программа предложит выбрать документ, который нужно разместить рядом.

Отображение двух окон для сравнения

После выполнения, выбранные листы разместятся рядом, их будет удобно сравнивать. Если нужно, чтобы окошки прокручивались синхронно – кликните Вид – Окно – Синхронная прокрутка.

Для отмены режима сравнения, снова выполните команду Вид – Окно – Рядом.

Закрепление областей в Эксель

В большинстве случаев, большие таблицы содержат «шапку» в первой строке или первом столбце. Когда вы прокручиваете лист, эта информация может попасть за пределы видимой области, использовать такую таблицу очень сложно, ведь можно запутаться в подписях строк и столбцов. Программа решает эту проблему, «замораживанием» нужных областей. Для этого используйте команду: Вид – Окно – Закрепить области. При пролистывании, закрепленные ячейки не будут пропадать, вам всегда будет ясно в каких столбцах и строках находится нужная информация.

Закрепление областей в Excel

Чтобы закрепить первую строку листа – используйте кнопку Закрепить верхнюю строку. Для закрепления первого столбца жмите Закрепить первый столбец.

Вы можете зафиксировать на экране произвольное количество строк (начиная с первой) и столбцов (начиная с «А»). Для этого разместите курсор на одну строку ниже и на один столбец правее закрепляемых, выполните Вид – Окно – Закрепить области – Закрепить области.

Чтобы снять фиксацию области, нажмите: Вид – Окно – Закрепить области – Снять закрепление областей.

Разделение листа на области

Альтернативой закреплению может быть разделение листа. Вы можете разделить текущее рабочее окно на 2 или 4 области, в каждой будут свои ленты прокрутки. Благодаря этому, можно работать с огромными таблицами, не перескакивая между значениями, расположенными далеко друг от друга.

Чтобы разделить лист – убедитесь, что у вас отключено закрепление областей. Далее выполните следующее:

• Для разделения экрана на две части по вертикали – установите курсор в первой строке, и столбце справа от границы разделения. Например, нужно вставить разделитель между столбцами K и L, тогда выделите ячейку L1. Нажмите на ленте Вид – Окно – Разделить.
• Для разбивки на две части по горизонтали выделите ячейку в первом столбце и строке под линией раздела. Выполните ту же команду, что и в предыдущем примере
• Чтобы разделить лист на 4 части – установите курсор в ячейку справа и ниже от пересечения разделителей. Например, линия раздела должна проходить между строками 22 и 23, столбцами L и M. Тогда курсор нужно поставить в ячейку M23 Выполняем всю ту же команду Вид – Окно – Разделить.
  Разделение окна на 4 области

Чтобы отменить разделение, повторно нажмите Разделить.

Окно контрольного значения Excel

Если в процессе расчетов нужно контролировать значение в одной или нескольких ячейках – неудобно постоянно к ним возвращаться, чтобы посмотреть какой же результат в них сейчас. Лучше открыть Окно контрольного значения, которое всегда будет на экране. Это окно может отображать значения выбранных вами ячеек.

Выполните команду Формулы – Зависимости формул – Окно контрольного значения. На экране появится окно отслеживания значения ячейки. Предположим, нам нужно контролировать значение ячейки А1. В окне контроля нажмём Добавить, кликнем мышью на ячейке А1 и еще раз Добавить.  Всё, ячейка А1 будет контролироваться, и если окажется за пределами видимой области – вы всё равно будете знать её значение в любой момент времени.

Окно контрольного значения в Эксель

На рисунке мы видим, что ячейка А1 не видна на экране, но её содержимое (число «125») видно в окне контрольного значения.

Этот инструмент используют немногие, но это один из элементов профессионального пользования программой, который значительно улучшает юзабилити рабочего листа.

В этом посте я перечисли вам очень мощные и полезные инструменты для работы с большими таблицами. Благодаря им, вы сократите время выполнения задач в разы, будете больше времени уделять расчетам, и меньше – «беганию» по листу в поисках нужной ячейки.

В следующем посте я планирую рассказать как работать со столбцами и строками, а пока задавайте ваши вопросы!

Поделиться, добавить в закладки или статью

Если вы постоянно перемещаетесь по своей электронной таблице или не хотите, чтобы читатели могли просматривать определенные данные, удобно ограничить видимую область электронной таблицы только необходимыми
данными.

Все листы Excel, созданные в Excel 97-2003, имеют 256 столбцов (от А до IV) и 65 536 строк. Чаще всего на листе используется лишь небольшая доля доступных ячеек. Немного усилий — и вы сможете ограничить область прокрутки листа только ячейками, содержащими нужные данные. Затем можно поместить данные, которые пользователь видеть не должен, в ячейки за пределами области прокрутки. Это также упростит переход по ячейкам на листе, так как часто возникает ситуация, когда пользователь неожиданно оказывается на 50 000 строке и начинает кричать, что на листе совершенно невозможно найти необходимые данные.

Самый простой способ установить границы — просто спрятать все неиспользуемые столбцы и строки. На своем листе найдите последнюю строку, содержащую данные, и целиком выделите строку под ней, щелкнув кнопку строки. Удерживайте клавиши Ctrl и Shift и нажимайте стрелку вниз, чтобы выделить все строки ниже. Чтобы спрятать их, выберите команду Формат → Строка → Скрыть (Format → Row → Hide). To же самое сделайте и с неиспользуемыми столбцами: найдите последний столбец с данными, полностью выделите столбец справа от него, удерживайте клавиши Ctrl и Shift, нажимая стрелку вправо, а затем выберите команду Формат → Столбец → Скрыть (Format → Column → Hide). Если все произошло как надо, используемые ячейки будут окружены серой областью, за пределы которой пе.рейти невозможно.

Второй способ определить границы — указать допустимый диапазон в окне Properties листа. Правой кнопкой мыши щелкните ярлычок листа в левом нижнем углу экрана и в контекстном меню выберите пункт View Code (Исходный текст). В Windows выберите команду View → Project Explorer (Ctrl+R), а в Mac OS X нажмите сочетание клавиш Apple+R, чтобы открыть окно Project Explorer. Если окно Properties не открыто, нажмите клавишу F4. Выберите нужный лист, и перейдите к свойству ScrollArea в окне Properties.

Теперь в Project Explorer выберите лист, область прокрутки которого хотите ограничить, а затем в окне Properties (рис. 1.12) перейдите к свойству ScrollArea. В соответствующем поле значений справа введите желаемые границы листа, например, $A$1:$G$50.

Рис. 1.12. Окно Properties в Project Explorer

Вы не сможете прокручивать лист за пределы указанной области. К сожалению, после закрытия Excel не сохранит этот параметр. Это означает, что для того, чтобы автоматически выбирать желаемый диапазон прокрутки, необходимо создать простой макрос, поместив немного кода в событие worksheet_Activate.

Правой кнопкой мыши щелкните ярлычок с именем того листа, где нужно ограничить диапазон прокрутки, и в контекстном меню выберите команду Исходный текст (View Code), затем введите код из листинга 1.13.

1 2 3 4 

// Листинг 1.13 Private Sub Worksheet_Activate () Me. Scroll Area = "A1:G50" End Sub

// Листинг 1.13 Private Sub Worksheet_Activate () Me. Scroll Area = «A1:G50» End Sub

Как обычно, нажмите сочетание клавиш Alt/Apple+Q, чтобы вернуться в Excel и сохранить книгу. Хотя вы не сможете увидеть результат в виде серой области в первом способе, вы все же не сможете прокрутить лист или выбрать что-либо за пределами заданной области.

Любой макрос, выбирающий диапазон за пределами этой области прокрутки (включая выбор целых строк и столбцов), сделать это более не сможет. Это относится, в частности, к записанным макросам, так как в них зачастую применяется выделение.

Если макрос использует диапазон за пределами области прокрутки, можно легко изменить его, чтобы он не был ограничен в своей работе каким-то диапазоном ячеек. Выберите команду Сервис → Макрос → Макросы (Tools → Macro → Macros) или сочетание клавиш Alt+F8, выберите имя макроса, выделите его и щелкните кнопку Изменить (Edit). Вставьте следующую строку перед первой строкой существующего кода:

ActiveSheet.Scroll Area = "" На самую последнюю строку кода поместите следующее:

ActiveSheet.Scroll Area = "$A$1:$G$50" Теперь код должен выглядеть приблизительно так, как показано в листинге 1.14.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 

// Листинг 1.14 Sub МуМасrо() ' ' 'макрос МуМасго 'макрос записан 19/9/2011 ву Excel2010.ru ' ' ActiveSheet.Scroll Area = "" 	Range("Z100").Select 	Selection.Font.Bold = True ActiveSheet.Scroll Area - "$A$1:$G$50" Sheets('Daily Budget").Select ActiveSheet.Scroll Area = "" 	Range ("T500").Select 	Selection.Font.Bold = False ActiveSheet.Scroll Area = "$A$1:$H$25" End Sub

// Листинг 1.14 Sub МуМасrо() ‘ ‘ ‘макрос МуМасго ‘макрос записан 19/9/2011 ву Excel2010.ru ‘ ‘ ActiveSheet.Scroll Area = «» Range(«Z100»).Select Selection.Font.Bold = True ActiveSheet.Scroll Area — «$A$1:$G$50″ Sheets(‘Daily Budget»).Select ActiveSheet.Scroll Area = «» Range («T500»).Select Selection.Font.Bold = False ActiveSheet.Scroll Area = «$A$1:$H$25» End Sub

Наш записанный макрос выбирает ячейку Z100 и форматирует ее, делая шрифт жирным. Затем он выбирает лист с именем Daily Budget, выбирает на нем ячейку Т500 и отменяет жирный шрифт. Мы добавили строку ActiveSheet.ScrollArea = «», поэтому на листе можно выбрать любую ячейку, а затем восстановить желаемый ограниченный диапазон прокрутки. Выбирая другой лист (Daily Budget), мы снова позволяем коду выбирать любую ячейку на этом листе, а затем восстанавливаем ограниченный диапазон.

Третий метод, наиболее гибкий, автоматически ограничивает область прокрутки используемым диапазоном ячеек на листе, для которого вы создаете следующий код. Чтобы применить этот способ, правой кнопкой мыши щелкните ярлычок с именем нужного листа, в контекстном меню выберите пункт Исходный текст (View Code) и введите код, приведенный в листинге 1.15.

1 2 3 4 

// Листинг 1.15 Private Sub Worksheet_Activate() 	Me.ScrollArea = Range(Me.UsedRange, Me.UsedRange(2.2)).Address End Sub

// Листинг 1.15 Private Sub Worksheet_Activate() Me.ScrollArea = Range(Me.UsedRange, Me.UsedRange(2.2)).Address End Sub

Теперь нажмите сочетание клавиш Alt/Apple+Q или щелкните крестик в правом верхнем углу окна, чтобы вернуться в Excel и сохранить книгу.

Этот макрос будет выполняться автоматически каждый раз, когда вы будете активировать лист, где он хранится. Однако некоторые проблемы могут возникнуть, если понадобится ввести данные за пределами текущего используемого диапазона. Чтобы избежать этого, примените стандартный макрос, который восстановит область прокрутки, равную полному листу. Выберите команду Сервис → Макрос → Редактор Visual Basic (Tools → Macro → Visual Basic Editor), затем выберите команду Insert → Module и введите код из листинга 1.16.

1 2 3 4 

// Листинг 1.16 Sub ResetScrollArea() 	ActiveSheet.ScrollArea = "" End Sub

// Листинг 1.16 Sub ResetScrollArea() ActiveSheet.ScrollArea = «» End Sub

Теперь нажмите сочетание клавиш Alt/Apple+Q или щелкните крестик в правом верхнем углу окна, чтобы вернуться в Excel и сохранить книгу. Если хотите, можно упростить способ выполнения макроса, назначив ему сочетание клавиш. Выберите команду Сервис → Макрос → Макросы (Tools → Macro > Macros) или нажмите сочетание клавиш (Alt/Option+F8). Выберите ResetScrollArea (это имя вашего макроса), щелкните кнопку Параметры (Options) и выберите сочетание клавиш.

Каждый раз, когда понадобится добавить данные за пределами установленных границ листа, выполняйте макрос ResetScrollArea для переопределения границ. После выполнения макроса внесите изменения, которые было невозможно сделать с ограниченным диапазоном прокрутки. Закончив, активируйте любой другой лист, а затем активируйте только что измененный лист. Это действие запустит код, ограничивающий диапазон прокрутки желаемой областью.

Если вы открываете одни и те же документы каждый день, сохраните их в качестве рабочей области. Когда вы запустите файл рабочей области, Excel откроет все нужные документы, запомнив расположение окон. Это позволит значительно сэкономить время.

1. Для начала откройте два или более документа.
2. На вкладке View (Вид) выберите команду Arrange All (Упорядочить все).
3. Определите желаемый параметр расположения документов на экране. Например, Tiled (Рядом).
4. Нажмите ОК.
5. На вкладке View (Вид) нажмите Save Workspace (Сохранить рабочую область).
6. Сохраните файл рабочей области (.xlw) в папку на компьютере.
7. Закройте Excel.
8. Откройте файл рабочей области.

Результат:

Примечание: Сам по себе файл рабочей области не содержит документов. Поэтому вам нужно сохранить каждую книгу индивидуально, если вы вносили в неё какие-либо изменения. Кроме того, если вы измените местоположение документа, Excel не сможет запустить его при открытии файла рабочей области.

Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru
Источник: /> Перевел: Антон Андронов

Правила перепечаткиЕще больше уроков по Microsoft Excel

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Похожие записи:

Формулы в excel как сделать Факторный анализ в excel как сделать Складской учет в excel как сделать Как сделать корреляцию в excel 2007?