В этой статье речь поговорим про вычисляемые поля в запросах Access. В запросе, как и в таблице, для каждой записи могут производиться вычисления с числовыми, строковыми значениями или значениями дат с использованием данных из одного или нескольких полей. Результат вычисления образует в таблице запроса новое вычисляемое поле. В отличие от вычисляемых полей таблицы, вычисляемые поля запроса в исходных таблицах базы данных новых полей не создают. При каждом выполнении запроса производятся вычисления на основе текущих значений полей.

В выражениях вычисляемых полей помимо имен полей могут использоваться константы и функции. В результате обработки выражения может получаться только одно значение.

Задача 1. В таблице ТОВАР имеются поля ЦЕНА и СТАВКА_НДС, вычислите цену с учетом НДС и сравните ее с полученной в вычисляемом поле таблицы Цена с НДС.

1. Создайте в режиме конструктора запрос на выборку для таблицы ТОВАР. Перетащите в бланк запроса поля НАИМ_ТОВ, ЦЕНА, СТАВКА_НДС и Цена с НДС (рис. 4.6).
2. Для подсчета цены с учетом НДС создайте вычисляемое поле, записав в пустой ячейке строки Поле (Field) выражение +*.
3. Для отбора записей со значением выше 5000 в вычисляемом поле в строку Условие отбора (Criteria) введите > 5000
4. После ввода выражения система по умолчанию формирует имя вычисляемого поля Выражение 1, которое становится заголовком столбца в таблице с результатами выполнения запроса. Это имя вставится перед выражением +*. Для каждого нового вычисляемого поля в запросе номер выражения увеличивается на единицу. Имя вычисляемого поля отделяется от выражения двоеточием. Для изменения имени установите курсор мыши в вычисляемом поле бланка запроса и нажмите правую кнопку мыши. В контекстно-зависимом меню выберите Свойства (Properties) поля и в строку Подпись (Caption) введите новое имя поля ― Цена с НДС1. Теперь в таблице с результатами выполнения запроса в заголовке вычисляемого столбца отобразится это имя. Имя поля может быть исправлено также непосредственно в бланке запроса.
5. Для отображения результата выполнения запроса щелкните на кнопке Выполнить (Run) в группе Результаты (Results). Вычисляемое поле таблицы и за-проса имеют одинаковые значения.
6. Измените в одной из записей запроса цену товара. Значения в обоих вычисляемых полях будут моментально пересчитаны.
7. Для формирования сложного выражения в вычисляемом поле или условии отбора целесообразно использовать построитель выражений. Построитель позволяет выбрать необходимые в выражении имена полей из таблиц, запросов, знаки операций, функции. Удалите выражение в вычисляемом поле и используйте построитель для его формирования.
8. Вызовите построитель выражений (Expression Builder), нажав кнопку Построитель (Builder) в группе Настройка запроса (Query Setup) ленты Конструктор (Design), или выбрав Построить (Build) в контекстно-зависимом меню. Курсор мыши должен быть установлен предварительно в ячейке ввода выражения.
9. В левой части окна Построитель выражений (Expression Builder) (рис. 4.7) выберите таблицу ТОВАР, на которой построен запрос. Справа отобразится список ее полей. Последовательно выбирайте нужные поля и операторы, двойным щелчком вставляя в выражение. Выражение сформируется в верхней части окна. Обратите внимание, построитель перед именем поля указал имя таблицы, которой оно принадлежит, и отделил его от имени поля восклицательным знаком.
10. Завершите процесс построения выражения в вычисляемом поле, щелкнув на кнопке ОК.
11. Сохраните запрос под именем ― Цена с НДС и закройте его.
12. Выполните сохраненный запрос, выделив его в области навигации и выбрав в контекстном меню команду Открыть (Open).

Задача 2. В вычисляемых полях и условиях отбора можно использовать встроенные функции. В Access определено более 150 функций.
Пусть необходимо выбрать все накладные, по которым производилась отгрузка в заданном месяце. В таблице НАКЛАДНАЯ дата отгрузки хранится в поле ДАТА_ОТГ с типом данных Дата/время (Date/Time).

1. Создайте в режиме конструктора запрос на выборку для таблицы НАКЛАДНАЯ. Перетащите в бланк запроса поля НОМ_НАКЛ и КОД_СК (рис. 4.8).
2. Создайте вычисляемое поле в пустой ячейке строки Поле (Field), записав туда одно из выражений: Format(!;»mmmm») ― эта функция возвратит пол-ное название месяца
   или Format(!;»mm») ― эта функция возвратит номер месяца.
3. Для отбора накладных, выписанных в заданном месяце, в вычисляемом поле в строку Условие отбора (Criteria) введите название месяца, например март (рис. 4.8), или номер месяца, например 3 в соответствии с параметром в функции Format.
4. Выполните запрос, нажав кнопку Выполнить (Run) в группе Результаты (Results) на вкладке ленты Работа с запросами | Конструктор (Query Tools | Design).
5. Запишите в вычисляемом поле функцию Month(НАКЛАДНАЯ!ДАТА_ОТГ), и убедитесь, что эта функция возвращает выделенный из даты номер месяца.
6. Для выборки всех строк, относящихся ко второму кварталу, в строку Условие отбора (Criteria) введите оператор Between 4 And 6, определяющий, попадает ли значение выражения в указанный интервал.
7. Запишите в вычисляемом поле выражение MonthName(Month(НАКЛАДНАЯ!ДАТА_ОТГ)) и убедитесь, что функция MonthName преобразует номер месяца в его полное на-звание.

Для закрепления смотрим видеоурок:

Параметрический запрос Access тут.

Все специалисты Access хранят в своих БД несколько (или несколько десятков) полезных запросов, упрощающих решение повседневных задач. В предыдущей главе вы узнали, как создавать запросы, обрабатывающие огромные объемы информации и предлагающие вам именно то, что вы хотите увидеть. Но знатоки программы Access знают, что гораздо больше мощи прячется за пределами окна конструктора запросов.

В этой главе вы проникните в магические тайны создания запросов, которые, конечно же, произведут впечатление на вашего шефа, коллег и партнеров. Вы узнаете, как выполнять вычисления в запросе и подводить итоги, сжимающие колонки цифр до лаконичных итоговых сумм. Вы также научитесь писать сверхинтеллектуальные условия отбора и создавать динамические запросы, запрашивающие информацию при каждом выполнении. Эти методы — неотъемлемая часть набора рабочих средств любого настоящего фанатика запросов.

Вычисляемые поля

Когда вы начинали проектировать таблицы, то узнали, что в мире БД считается преступлением включение информации, основанной на данных другого поля или другой таблицы. Примером такой ошибки может служить таблица Products, в которой есть и поле Price (цена), и поле PriceWithTax (цена с включенным налогом). Проблема в том, что поле PriceWithTax вычисляется на основании поля Price. Хранение обоих полей — это избыточное расходование дискового пространства. Еще хуже, если налоговая ставка изменится, тогда вы останетесь с множеством записей, нуждающихся в обновлении, и возможностью появления противоречивых данных (например, когда цена с налогом окажется ниже цены без налога).

Даже зная, что не следует создавать поля, такие как PriceWithTax, иногда вы вынуждены отображать в программе Access вычисляемые данные. Прежде чем компания Boutique Fudge напечатает список для одного из своих наименее любимых розничных продавцов, она хочет установить для цены надбавку 10%. Для этого компании необходимо откорректировать информацию о цене до вывода данных на печать. Если продавец увидит более низкую цену без надбавки, компания будет вынуждена запросить ее.

Запросы предлагают отличное решение такого рода проблем, поскольку они содержат универсальные методы математической обработки данных. Хитрость состоит в добавлении вычисляемого поля: поля, определенного в вашем запросе, но не существующего в таблице. Программа Access вычисляет значение этого поля, основываясь на одном или нескольких других полях таблицы. Значения вычисляемых полей никогда не хранятся в БД — программа генерирует их при каждом выполнении запроса.

Определение вычисляемого поля

Для создания вычисляемого поля следует задать два компонента: имя поля и выражение, определяющее вычисление, которые должна выполнить программа Access. Вычисляемые поля определяются с помощью следующего состоящего из двух частей шаблона:

ИмяВычисляемогоПоля:   Выражение

Например, поле цены с налогом, PriceWithTax, определяется следующим образом:

PriceWithTax:       *   1.10

По сути, это выражение сообщает программе Access о том, что нужно взять поле Price и умножить его на 1.10 (что эквивалентно повышению цены на 10%). Access повторяет это вычисление для каждой записи, входящей в результаты запроса. Для того чтобы это вычисление выполнялось, в таблице должно существовать поле Price. Но вовсе необязательно отображать отдельно это поле в окне результатов запроса.

Можно сослаться на поле Price, используя его полное имя, состоящее из имени таблицы с последующей точкой, за которой указано имя поля:

PriceWithTax:    .   *   1.10

Такая синтаксическая запись нужна, если в ваш запрос включено несколько таблиц (например, использование запроса с операцией объединения (query join), описанного в разд. «Запросы и связанные таблицы» главы 6), и одно и то же поле есть в обеих таблицах. В этой ситуации следует применять полное имя для того, чтобы избежать неоднозначности. (Если не сделать этого, Access выдаст сообщение об ошибке при попытке выполнить запрос.)

Примечание

Пользователи предыдущих версий программы Access иногда вместо точки используют восклицательный знак (например, ! ), что равнозначно.

Для добавления вычисляемого поля PriceWithTax вам понадобится Конструктор. Сначала найдите столбец, в который вы хотите вставить вычисляемое поле. (Обычно оно добавляется и конец, в первый свободный столбец, хотя можно раздвинуть существующие столбцы и освободить для него место.) Далее в ячейке Поле введите полное определение поля (рис. 7.1).

Теперь вы готовы к выполнению запроса. Когда вы выполните его, вычисляемые данные появятся рядом с другими столбцами (рис. 7.2). Если вы не довольны тем, что вычисляемые данные несколько иначе отформатированы — больше знаков в дробной части и нет символа валюты — это можно исправить с помощью округления (см. разд. «Применение функций » далее в этой главе) и форматирования (см.разд. «Форматирование чисел «далее в этой главе).

У вычисляемых полей есть одно ограничение — поскольку информация не сохраняется в вашей таблице, вы не можете их редактировать. Если нужно изменить цену, необходимо отредактировать базовое поле Price — попытка корректировать поле PriceWithTax привела бы программу Access в полное замешательство.

Примечание

Выражение в каждый конкретный момент времени обрабатывает отдельную запись. Если вы хотите объединить информацию из некоторых записей для вычисления итогов или средних значений, необходимо использовать свойства группировки, описанные в разд. «Итоговые данные» далее в этой главе.

Рис. 7.1. Этот запрос отображает два поля непосредственно из БД (ID и Name)

и вставляет вычисляемое поле PriceWithTax. Обычное поле Price, которое программа Access

применяет для вычисления поля PriceWithTax, вообще не отображается

Рис. 7.2. Результаты запроса отображают поле PriceWithTax с надбавкой 10%. Главное состоит в том, что вычисляемая информация теперь доступна постоянно, несмотря на то, что она не хранится в БД. Попробуйте проверить это с помощью карманного калькулятора

На профессиональном уровне. Синхронизация запросов

Можно опробовать интересный прием. Выполните запрос ProductsWithTax и оставьте его открытым, отображающим свои результаты. Теперь откройте таблицу Products, содержащую реальные данные, и измените цену любого продукта. Вернитесь снова в запрос Products WithTax. Изменилось значение в этом запросе?

Если вы не знаете, что произойдет, не бойтесь — PriceWithTax автоматически обновляется для отображения новой цены. Программа Access автоматически синхронизирует представления запросов с реальными данными в вашей таблице. Access отслеживает изменение записи и немедленно обновляет окно результатов запроса.

Есть лишь несколько исключений из этого правила.

•    Access не отслеживает добавление новой записи после запуска запроса — для того чтобы она учитывалась в результатах вашего запроса, необходимо обновить результаты.

•    Если вы изменили запись так, что она больше не должна попадать в результаты запроса, она не удаляется автоматически из окна результатов. Если в вашем запросе отображаются все продукты, стоящие больше 100 долларов, и вы уменьшили цену одного из них до 50 долларов, этот продукт останется в результирующем перечне вашего запроса (с новой ценой) до тех пор, пока вы не обновите результаты.

•    Аналогично, если вы изменили запись так, что она должна попасть в результирующий набор, она не появится в нем, пока вы не выполните запрос еще раз.

•    Если несколько пользователей на разных компьютерах редактируют БД (как описано в главе 18), вы не увидите немедленно изменения, внесенные другими пользователями.

Для получения самых свежих результатов можно обновить отдельные записи или весь запрос целиком. Для обновления одной записи выберите Главная > Записи > Обновить > Обновить запись (Home > Records > Refresh > Refresh Record). Для повторного выполнения запроса и полного обновления выберите Главная > Записи > Обновить > Обновить все (Home > Records > Refresh > Refresh All). Это действие также выводит на экран любые новые записи и скрывает те записи, которые после внесения изменений больше не удовлетворяют вашим условиям отбора.

Прежде чем двигаться дальше, есть смысл рассмотреть правила создания и использования вычисляемых полей. Далее приведено несколько рекомендаций.

¦  Всегда выбирайте уникальное имя. Выражение Price:      *  1.10 создает циклическую ссылку, поскольку имя используемого вами поля такое же, как имя создаваемого поля. Программа Access не допускает подобных проделок.

¦  Формируйте выражения из полей, чисел и математических операций. Наиболее распространенные вычисляемые поля содержат одно или несколько существующих полей или числовые константы и соединяет их друг с другом с помощью хорошо знакомых знаков математических операций, таких как сложение (+), вычитание (-), умножение (*) или деление (/).

¦  Не удивляйтесь присутствию квадратных скобок. Выражение PriceWithTax:    *   1.10 эквивалентно выражению PriceWithTax:   Price   *   1.10 (единственное отличие — квадратные скобки вокруг имени поля Price). Технически скобки нужны только,

¦   

если в имени ноля есть пробелы или специальные символы. Но если в Конструкторе вы вводите в запрос выражения без квадратных скобок, программа Access автоматически добавляет их, просто чтобы обезопасить себя.

Малоизвестная или недооцененная возможность. Переименование поля в запросе

Устали от длинных имен полей в окне результатов ваших запросов?  Используя толькочто полученные знания, касающиеся выражений, можно безболезненно переименовать поле в окне результатов вашего запроса. Все что вам требуется — это вычисляемое поле. Хитрость заключается в создании (с помощью выражения) вычисляемого поля, совпадающего с одним из существующих полей и присвоении ему нового имени. Технически в этом поле не выполняются никакие вычисления, но оно все равно корректно действует. Далее приведен пример вычисляемого поля, которое переименовывает DateCustomerPlacedPurchaseOrder в Date: Date:   DateCustomerPlacedPurchaseOrder Новое имя (в данном примере Date) называют псевдонимом (alias).

Используя этот прием, помните о том, что исходное иоле (в данном случае DateCustomerPlacedPurchaseOrder) не надо включать в ваш запрос. Нужная вам информация отображается в вычисляемом поле (Date).

Вы можете следить за любыми ответами на эту запись через RSS 2.0 ленту. Вы можете оставить ответ, или trackback с вашего собственного сайта.

Приложение СУБД MS Access – это полноценный помощник для создания и ведения баз данных, заключенных в таблицы и массивы. Если база имеет слишком большой объем, быстро найти необходимые значения довольно сложно.

Именно поэтому в Access существует такая функция, как запросы. Рассмотрим, что это такое, как работает, какие имеет особенности.

Создание запросов в Microsoft Access

Чтобы разобраться, как создавать запросы в Access, нужно знать основные положения работы с СУБД.

Существует два способа выполнить данную процедуру:

• Конструктор запросов.
• Мастер запросов.

Первый способ дает возможность создать любой из всех доступных запросов в ручном режиме, но с небольшой оговоркой, заключающейся в том, что пользователь имеет опыт работы с приложением Access. Также он должен разбираться хотя бы в основных его задачах. Что касается второго способа, то его нужно рассмотреть более подробно.

Легкий путь для новичков

Знающий человек за несколько кликов мышью выбирает те компоненты, которые потребуются пользователю для выполнения запроса, а затем быстро формирует реестр, в соответствии с собранными ключевыми значениями. Если это первое знакомство с СУБД, и пользователь не представляет, как создавать запросы в Access, то выбирается программа Мастер.

В данном режиме можно ознакомиться и разобраться со следующими типами запросов:

• Простой.
• Перекрестный.
• Записи без подчиненных.
• Повторяющиеся записи.

Данный выбор осуществляется уже на первом этапе работы с Мастером. А в дальнейшем, следуя четким указаниям, даже начинающий пользователь легко создаст запрос. Познакомимся с его разновидностями.

Простой запрос

Этот инструмент работы с таблицами собирает нужные данные из указанных пользователем полей. Уже по названию видно, что это самый популярный тип запросов для новичков. Его удобство заключается в том, что такая процедура открывается в новой вкладке. Поэтому ответ на вопрос, как создать запрос в Access 2010, становится очевидным уже после открытия первого меню Мастера.

Перекрестный запрос

Этот тип выборки более сложный. Чтобы разобраться, как создать перекрестный запрос в Access с помощью «Мастера» в данном режиме, нужно кликнуть по этой функции в первом окне.

На экране появится таблица, в которой можно выбрать до трех столбцов, расположенных в оригинале.

Одно из оставшихся не выбранных полей может быть использовано в качестве заголовков таблицы запроса. На третьем этапе процедуры (пересечение) выбирается еще одно значение с вариативностью функцию (среднее значение, сумма, первый, последний).

На фото показано, что перекрестный запрос создан, и что по заданным параметрам совершены необходимые действия.

Повторяющиеся записи

Как понятно из названия, основное предназначение данного запроса – выборка всех одинаковых строк в таблице по указанным параметрам. Выглядит это так:

Кроме того, доступен выбор дополнительных полей, чтобы подобрать соответствие сразу в нескольких строках.

Чтобы выбрать повторяющиеся записи, нужно раскрыть список запросов и создать там новую папку. Далее в окошке «Новый запрос» выбрать строку «Поиск повторяющихся записей». Далее нужно следовать указаниям Мастера.

Записи без подчиненных

Это последний тип запросов, доступный в режиме «Мастер – Записи без подчиненных».

В этом случае ведется выборка только тех значений, которые не задействованы ни в одном поле таблиц и запросов, но которые уже созданы.

Данный тип актуален только в случаях, когда баз данных несколько.

Все эти четыре типа запросов являются базовой точкой для работы со сложными элементами, но позволяют легко разобраться, как создать запрос в базе данных Access.

Функции запросов в MS Access

Разберемся, зачем нужно выполнять описанные выше действия. Задача всех простых и сложных запросов в СУБД Access заключается в следующем:

• Сбор необходимых данных в таблицах, их последующих просмотр, редактирование, добавление новых значений.
• Прекрасный исходный материал для подготовки всевозможных форм отчетности.
• Проведение математических и статистических счетных процедур над целыми массивами данных с выводом итогов на экран (среднее значение, сумма, отклонение, итоги).

Запрос на выборку

Этот тип работы с базами данных является сложным, так как требует участия нескольких таблиц.

Необходимо, чтобы во всех таблицах были общие ключевые поля. В противном случае совершить операцию не получится.

Повторим, как создать запрос на выборку в Access. Сначала нужно создать простой запрос с выбором нужных полей. Уже здесь можно редактировать данные, чтобы привести их в желаемый вид. К слову, внесенные изменения перенесутся и в исходные таблицы, так что этот момент нужно учитывать.

В открывшемся окне конструктора заполняется окно «Добавление таблиц». Здесь нужно добавить те таблицы или запросы, из которых нужно вытаскивать исходные значения.

После добавления можно приступить к заполнению условий запроса. Для этого нам нужна строка «Поле». В ней нужно подобрать те значения из таблиц, которые будут отображаться при запросе.

Чтобы завершить операцию, нужно нажать на кнопку «Выполнить».

Запрос с параметрами

Это еще одна разновидность сложной процедуры, которая потребует от пользователя определенных навыков работы с базами данных. Одним из главных направлений такого действия является подготовка к созданию отчетов с объемными данными, а также получение сводных результатов. Как создавать запросы в Access 2007 с помощью конструктора, будет рассмотрено ниже.

Начинать данную процедуру по выборке данных нужно с создания простого запроса, чтобы выбрать нужные поля. Далее через режим Конструктора обязательно нужно заполнить поле «Условие отбора» и, уже исходя из внесенного значения, будет осуществляться отбор.

Таким образом, на вопрос о том, как создать запрос с параметром в Access, ответ простой — внести исходные параметры для выборки. Чтобы работать с Конструктором необходимо пользоваться Мастером запросов. Там создается первичные данные для фильтрации, которые служат основой дальнейшей работы.

Расширенный перекрестный запрос

Продолжаем усложнять ситуацию. Еще труднее для понимания является информация о том, как создавать запросы в Access, если присутствует несколько таблиц с данными. Перекрестный запрос уже рассматривался выше, как один из вариантов работы с Мастером. Однако, и в режиме «Конструктора» можно создавать подобный запрос.

Для этого необходимо нажать «Конструктор запросов» — «Перекрестный».

Открывается меню добавления исходных таблиц, а также возможность заполнения выборочных полей. Единственное, на что следует обратить внимание, – пункты «групповая операция» и «перекрестная таблица». Их нужно заполнять правильно, иначе процедура не будет выполнена корректно.

Перекрестные запросы – это наиболее простой способ поиска и выборки информации из нескольких источников данных, плюс с возможностью формирования диаграмм и графиков.

Более того, при использовании данной процедуры быстрее выполняется поиск, даже с несколькими вариантами развития.

Конечно, присутствуют и «подводные камни», которые могут помешать в работе. Например, при создании запроса на сортировку базы данных по значению столбцов система выдает ошибку. То есть доступна только сортировка по стандартным пунктам – «возрастание и убывание».

Краткие рекомендации

Подводя итоги, нужно сказать, что решить, как создавать запросы в Access – с помощью Мастера или Конструктора, должен сам пользователь. Хотя, для большинства людей, которые используют СУБД MS Access, больше подойдет первый вариант. Ведь Мастер сам сделает всю работу, оставив для пользователя только несколько кликов мышью, при выборе условий запроса.

Чтобы использовать расширенные настройки, явно необходим опыт работы с базами данных на уровне профессионала. Если в работе задействованы большие базы, лучше всего обратиться к специалистам, дабы избежать нарушения работы СУБД и возможных потерь данных.

Есть один момент, который доступен лишь программистам. Так как основным языком СУБД является SQL, то нужный запрос можно написать в виде программного кода. Чтобы работать в данном режиме, достаточно нажать на строку уже созданного запроса, и в открывшемся контекстном меню выбрать «Режим SQL».