В этом уроке поговорим на тему «Создание отчета в Access с помощью мастера». Создание отчета с помощью мастера не требует специальных знаний и сводится к выбору таблиц, входящих в отчет, определению списка полей отчета и порядка их размещения. В мастере отчетов предоставляется больше возможностей относительно выбора полей для включения в отчет. При этом можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между этими таблицами и запросами заданы заранее.
Чтобы запустить мастер отчетов, необходимо нажать на кнопку Мастер отчетов в группе «Отчеты» на вкладке Создание.

Создание отчета в Access с помощью мастера

После запуска мастера построения отчета, на экране откроется окно диалога. в котором необходимо определить поля будущего отчета (рисунок 4.1). Необходимо нажать кнопку раскрытия списка Таблицы и запросы и из списка таблиц баз данных выбрать таблицу, для которой создается отчет. При этом в списке Доступные поля появляется перечень всех полей выбранной таблицы. Необходимо из данного перечня перенести в список Выбранные поля — поля, которые надо поместить в создаваемый отчет. Завершив выбор полей, необходимо нажать кнопку Далее для перехода к следующему шагу.
На втором шаге создания отчета с помощью мастера необходимо определить, требуется ли сгруппировать данные по какому-либо из полей (рисунок 4.2). Если поля не группировать, отчет произведет итоговые вычисления по всем полям с числовым типом данных для всей таблицы или запроса, на которых он основан. Можно для группировки выбрать одно поле. В этом случае отчет обеспечит для группы промежуточные вычисления, а для таблицы целиком — итоговую сумму. Можно применять до четырех группировок, вложенных одна в другую. Этот отчет включает итоговое вычисление, промежуточные результаты и подпромежуточные результаты для всех групп. Поля, по которым будет осуществляться группировка, помещаются в верхней части правого списка в отдельной рамке и выделяются на экране синим цветом. Access предлагает свой вариант группировки данных. Можно согласиться с предложенным вариантом или задать свой, используя кнопки окна диалога (таблица 4.1).

Рис. 4.1 — Окно диалога для выбора полей отчета

Рис. 4.2 — Создание отчета в Access с помощью мастера отчетов, шаг второй

Таблица 4.1 — Назначение кнопок окна диалога при определении группировки

Установив группировку данных, можно изменить интервал группировки, для этого необходимо нажать кнопку Группировка. Появляется диалоговое окно «Интервалы группировки». Данное окно позволяет проводить группировку по диапазону значений в записи, что предпочтительнее, чем группировка по отдельным записям. Если, например, используется поле с датой как основа для группировки, данные можно сгруппировать в отдельные группы для каждого года или провести группирование по месяцам этих данных в поле. Виды диапазонов, которые можно задавать, зависят от типа данных. Диалоговое окно «Интервалы группировки» включает в себя поля, на основе которых проводится группировка. Справа от каждого поля в окне имеется раскрывающийся список, который можно использовать для выбора соответствующего интервала для типа данных этого поля.
Для перехода к следующему окну диалога надо нажать кнопку Далее. В этом окне диалога задается порядок сортировки записей внутри каждой группы (до четырех полей) и вычисления, выполняемые для записей, на задание которых можно перейти по кнопке «Итоги…» (рисунок 4.3). Для числовых полей можно вывести на экран среднюю сумму, минимальное или максимальное значения. Для возврата в окно сортировки необходимо нажать кнопку ОК.
На следующих двух шагах создания отчета с помощью мастера необходимо определить вид макета отчета и стиль оформления.
На заключительном шаге создания отчета можно задать имя отчета и выбрать один из двух вариантов дальнейшей работы с отчетом:

• просмотр отчета;
• изменение структуры отчета.

Рис 4.3 — Создание таблиц с помощью Мастера отчетов, шаг третий

Для закрепления темы Способы создания отчета в Microsoft Office Access смотрим видеоурок:

Access 2010 предлагает несколько дополнительных опций для создания и изменения отчетов. Мастер отчетов является инструментом, который проведет вас через процесс создания сложных отчетов. Создав отчет, будь то с помощью Мастера отчетов или команды «Отчет», вы можете отформатировать его, чтобы он выглядел точно так, как вы хотите.

В этом уроке вы узнаете, как использовать Мастер отчетов для создания сложных отчетов. Вы также узнаете, как использовать Access параметры форматирования для форматирования текста, отчет об изменениях цвета и шрифтов, и добавить логотип.

Мастер отчетов

При использовании команды «Отчет» это быстрый способ создания отчетов с текущего объекта, это не так полезно, если вы хотите создать отчет с данными из нескольких объектов. Мастер отчетов позволяет легко создавать отчеты с использованием полей из нескольких таблиц или запросов. Он даже позволяет вам выбирать, как будут организованы ваши данные.

Чтобы создать отчет с помощью Мастера отчетов:

1. Выберите вкладку «Создать» и найдите группу «Отчеты». Нажмите команду «Мастер отчетов».
2. Появится диалоговое окно «Мастер отчетов».

Шаг 1. Выберите поля для включения в отчет.

1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка, чтобы выбрать таблицу или запрос, который содержит нужное поле или поля.
2. Выберите поле из списка слева и нажмите стрелку вправо, чтобы добавить его в отчет.
3. Вы можете добавлять поля из нескольких таблиц или запросов, повторяя вышеуказанные шаги. После того, как вы добавили нужные поля, нажмите «Далее».

Шаг 2. Организуйте отчет

Мастер отчетов предоставит вам параметры, позволяющие выбрать способ просмотра и организации ваших данных. Эти параметры группируются как данные в ваших полях и упорядочивают эти поля на несколько уровней, например, в сводном или маркированном списке.

Если вы создаете отчет только из одной таблицы или запроса, вы можете перейти к № 3 в этом разделе.

1. Access предложит список нескольких вариантов организации. Выберите вариант из списка, чтобы просмотреть его.
2. Нажмите «Далее», когда вас устраивает базовая организация ваших данных.
3. Если вас не устраивает способ организации ваших данных, теперь вы можете изменить уровни группировки.
4. После того как вы удовлетворены организацией своего отчета, нажмите «Далее».

Шаг 3. Сортировка данных отчета.

1. Нажмите верхнюю стрелку раскрывающегося списка и выберите имя первого поля, которое вы хотите отсортировать.
2. Нажмите кнопку справа, чтобы изменить сортировку по возрастанию или по убыванию.
3. Добавьте любые дополнительные виды. Вы можете сортировать до четырех полей. Сорт будет применяться сверху вниз, что означает, что сортировка в верхней части списка будет основной.
4. Когда вас устраивает способ сортировки ваших данных, нажмите «Далее».

В зависимости от выбранной вами группы данных ваши параметры сортировки могут быть ограничены.

Шаг 4: Выберите макет и заголовок

1. Выберите различные параметры макета, чтобы посмотреть, как они выглядят, а затем выберите тот, который будет использоваться в вашем отчете.
2. Выберите портретную (высотную) или альбомную (широкую) ориентацию для своего отчета.
3. После того как вы удовлетворены макетом отчетов, нажмите «Далее».
4. Поместите курсор в текстовое поле и введите заголовок, который вы хотите для своего отчета.
5. Выберите, хотите ли вы просмотреть отчет или изменить его дизайн, затем нажмите «Готово».
6. Ваш отчет будет создан и сохранен.

Как и в случае с другими отчетами, вам может потребоваться настроить размер и местоположение поля и строки, чтобы убедиться, что все ваши данные соответствуют вашему желанию.

Форматирование отчетов

Одной из сильных сторон отчетов является то, что вы можете изменить их внешний вид, чтобы они выглядели так, как вы хотите. Вы можете добавить верхние и нижние колонтитулы в свой отчет, применить новые цвета к макету и даже добавить логотип . Все это может помочь вам создавать визуально привлекательные отчеты.

Изменение текста отчета

Основная часть информации в вашем отчете поступает прямо из запроса или таблицы, из которой вы ее построили, что означает, что вы не можете редактировать ее в отчете. Однако вы можете изменять, добавлять или удалять текст, заголовки и нижние колонтитулы, чтобы сделать отчет более понятным и понятным. Например, в нашем отчете мы решили, что нам не нужны заголовки полей, чтобы понять наши данные, поэтому мы их удалили.

Изменение заголовка и нижнего колонтитула страницы

Чтобы просмотреть и изменить верхний и нижний колонтитулы, отображаемые на каждой странице вашего отчета, выберите команду «Вид» на ленте и перейдите в «Конструктивное представление» . Верхний и нижний колонтитулы расположены в белом пространстве под заголовками Page Header и Page Footer.

В зависимости от дизайна вашего отчета иногда вы можете обнаружить, что в верхнем и нижнем колонтитулах нет пробела, как на изображении выше. Если это так, вы должны изменить размер верхнего и нижнего колонтитулов, прежде чем вы сможете что-то добавить к ним. Просто нажмите и перетащите нижнюю границу верхнего или нижнего колонтитула, чтобы увеличить размер.

Чтобы добавить текст в верхний или нижний колонтитул:

1. На ленте выберите вкладку «Дизайн» в группе «Инструменты проектирования отчетов» и найдите группу «Элементы управления».
2. Выберите команду «Ярлык».
3. Поместите курсор в пустое пространство в верхнем или нижнем колонтитуле и нажмите и перетащите, чтобы создать свой ярлык. Отпустите мышь, когда она будет нужного размера.
4. Поместите курсор в текстовое поле, нажмите один раз и введите нужный текст.

Чтобы добавить дату и время в верхний или нижний колонтитул:

1. На ленте выберите вкладку «Дизайн» в группе «Инструменты проектирования отчетов» и найдите группу «Верхний / нижний колонтитул».
2. Выберите команду «Дата и время».
3. Появится диалоговое окно «Дата и время». Выберите нужные параметры форматирования. Появится предварительный просмотр текста, который будет включен в ваш отчет. Когда вас устраивает появление даты и времени, нажмите «ОК».

По умолчанию в заголовке отображаются дата и время . Если вы хотите переместить их в нижний колонтитул, щелкните по дате и времени и перетащите их в нужное место.

Чтобы добавить номера страниц в верхний или нижний колонтитул:

1. На ленте выберите вкладку «Дизайн» в группе «Инструменты проектирования отчетов» и найдите группу «Верхний / нижний колонтитул».
2. Выберите команду «Числа страниц».
3. Появится диалоговое окно «Номера страниц» . Выберите формат номеров страниц.
   • Выберите страницу N, чтобы отобразить номер только текущей страницы.
   • Выберите Page N of M, чтобы отобразить номер текущей страницы и количество общих страниц.
4. Выберите, следует ли указывать номера страниц в верхнем или нижнем колонтитуле.
5. Нажмите стрелку раскрывающегося списка, чтобы выбрать выравнивание номеров страниц.
6. Когда вы удовлетворены настройками, нажмите «ОК».

Улучшение внешнего вида отчета Чтобы добавить логотип:

1. На вкладке «Главная» ленты выберите команду «Вид» и выберите «Вид макета» в раскрывающемся списке.
2. Выберите вкладку «Дизайн» и найдите группу «Верхний / нижний колонтитул», затем выберите команду «Логотип».
3. Появится диалоговое окно «Вставить рисунок». Найдите и выберите нужный файл изображения и нажмите «ОК», чтобы добавить его в свой отчет.
4. В заголовке появится сжатая версия вашего изображения. Нажмите и перетащите границу изображения, чтобы изменить ее размер.
5. При необходимости переместите свой логотип в нужное место, щелкнув и перетащив его.

Темы и шрифты

Тема представляет собой набор цветов и шрифтов, которая распространяется на всю базу данных, чтобы дать ему последовательный, профессиональный вид. По умолчанию базы данных используют тему Office. Когда вы меняете тему, все шрифты и цвета темы в вашей базе данных меняются в соответствии с новой темой. Конструирование и изменение отчетов с использованием элементов темы может помочь вам сохранить согласованность ваших отчетов.

Чтобы изменить тему:

1. Перейдите на вкладку «Дизайн» и найдите группу «Темы».
2. Нажмите кнопку «Темы».
3. Появится раскрывающееся меню. Наведите указатель мыши на тему, чтобы просмотреть предварительный просмотр.
4. Выберите нужную тему. Тема будет применяться ко всей вашей базе данных.

Чтобы изменить шрифты темы:

1. Перейдите на вкладку «Дизайн» и найдите группу «Темы».
2. Щелкните команду «Шрифты».
3. Появится раскрывающееся меню. Выберите набор тематических шрифтов.
4. Шрифты будут применяться ко всей базе данных.

Понравилась статья? Поделитесь ею с друзьями и напишите отзыв в комментариях!

Access предлагает несколько способов создания отчетов. Наиболее простым из них является использование средств автоматического создания отчета. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется автоотчетом. Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов: в столбец и ленточный.

Чтобы создать автоотчет:

1. На панели объектов окна База данных (Database) щелкните по ярлыку Отчеты (Reports) и нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report), представленное на рис. 6.1.

Рис. 6.1. Диалоговое окно Новый отчет

2. В списке диалогового окна Новый отчет (New Report) выделите один из элементов: Автоотчет: в столбец (AutoReport: Columnar) или Автоотчет: ленточный (AutoReport: Tabular).
3. В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет (New Report), содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой для открытия списка, а затем выделите в списке необходимый элемент.
4. Нажмите кнопку ОК.

В результате Access автоматически создаст отчет на основе выбранного источника данных, используя ленточный формат или формат в столбец. Ленточный формат располагает поля выводимых записей в строку. Формат в столбец располагает поля выводимых записей в столбец. Автоотчет, созданный с использованием любого из этих двух форматов, будет включать все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных.

Чтобы созданный отчет можно было использовать в дальнейшем, его необходимо сохранить. Для этого выберите команду Файл, Сохранить (File, Save) или нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов. Затем, в текстовое поле появившегося диалогового окна Сохранение (Save As) введите название нового отчета (например: Мой отчет) и нажмите кнопку ОК.

Замечание

Есть еще один вариант сохранения отчета: с помощью команды меню Файл, Сохранить как (File, Save As). Этой командой отображается диалоговое окно Сохранение (Save As) (рис. 6.2). Введите имя отчета и, прежде чем нажать кнопку ОК, убедитесь, что в раскрывающемся списке Как (As) этого окна выбран элемент Отчет (Report). Выбранный элемент определяет то, как будет сохранен новый отчет, точнее, в виде какого объекта базы данных Access. Дело в том, что в новой версии Access 2002 появилась возможность сохранить отчет в виде другого объекта базы данных — страницы доступа к данным (см. гл. 12). Сделать это позволяет другой элемент раскрывающегося списка Как — элемент Страница доступа к данным (Data Access Page).

Рис. 6.2. Диалоговое окно Сохранение