Часть 1 Как включить функцию «Исправления»

1. Откройте документ, который нужно отредактировать.

   Для этого дважды щелкните по документу Microsoft Word или откройте программу Microsoft Word, а затем выберите документ на странице «Последние документы».

   • Прежде чем вносить изменения в документ, сделайте его копию и редактируйте ее, а не исходный документ (на случай, если что-то пойдет не так).

2. Перейдите на вкладку Рецензирование. Она находится на синей ленте в верхней части документа. Откроется панель инструментов, которые помогут отредактировать документ.

3. Нажмите Исправления. Эта опция находится посередине верхней панели инструментов. Так вы включите функцию «Исправления» в Microsoft Word.

4. Откройте выпадающий список рядом с Исправления.

   В списке находятся следующие опции:

   • Исправления: добавленный или удаленный текст будет обозначен красными линиями на полях; другие изменения не отображаются.
   • Все исправления: все изменения, внесенные в документ, будут обозначены красным шрифтом и комментариями на полях.
   • Без исправлений: обозначения исправлений будут скрыты, а документ отобразится в финальном виде (после внесения всех изменений).
   • Оригинал: отобразится исходный документ без изменений.

5. Нажмите Все изменения. Будут обозначены все изменения (красным шрифтом), которые были внесены в исходный текст (черный шрифт).

Часть 2 Как отредактировать документ

1. Удалите текст.

   Если удалить один символ или целый абзац, они исчезнут из документа. На полях справа появится красное поле с примечанием « Удалено: ».

   • Если вы измените формат всего документа (например, поменяете шрифт), это также будет обозначено на полях справа.
2. Введите новый текст.

   Любой текст, который вы добавите в документ, будет отображаться красным шрифтом.

   • Если вы перейдете на новую строку (для этого нажмите ↵ Enter или ⏎ Return), на полях слева появится серая вертикальная черта, обозначающая новую строку.
3. Нажмите Создать примечание, чтобы добавить примечание к выделенному тексту.

   Значок этой опции выглядит как текстовое облачко со знаком «плюс» и находится в верхней части окна. На полях справа откроется поле, в которое можно ввести примечание.

   • Щелкните по любой точке документа вне поля для примечания, чтобы сохранить примечание.
4. Примите или отклоните исправления.

   Для этого нажмите «Принять» или «Отклонить», чтобы согласиться или не согласиться с обозначенными исправлениями; также можно нажать «▼» под опцией «Принять» или «Отклонить», а затем нажать «Все исправления», чтобы согласиться или не согласиться со всеми изменениями, внесенными в документ. При этом будут удалены все обозначения исправлений, такие как красный шрифт и поля с примечаниями.

   • Также документ можно сохранить с обозначениями исправлений; в этом случае пропустите этот шаг.

5. Сохраните документ. Для этого зажмите Ctrl (или ⌘ Command в Mac OS X), а затем нажмите S. Документ будет сохранен с внесенными изменениями.

Советы

• В некоторых почтовых клиентах удаленный текст отображается черным шрифтом с перечеркивающей красной линией.

Предупреждения

• Если перед редактированием документа вы не сделаете его копию, это может привести к потере содержимого исходного документа.

Информация о статье

Эту страницу просматривали 13 979 раза.

Была ли эта статья полезной?

Текстовый редактор Microsoft Word — это не только отличный инструмент для набора и форматирования текста, но и удобнейшее средство его дальнейшего исправления и правки. Об этой истинно «редакторской» функции знают немногие, поэтому мы решили раскрыть вам этот секрет.

Проще всего править текст на бумаге — возразят мне многие читатели. Действительно, взяв красную ручку всегда можно зачеркнуть несуразную фразу, а сверху написать что-то получше. Можно оставить злорадные комментарии, показав автору текста его неправоту. А самое главное: при такой правке исходный текст не меняется, и автору самому решать, принимать исправления или нет. Но такие исправления не отправишь по электронной почте, и существуют они в единственном виде.

Воспользовавшись инструментами рецензирования текстового редактора Word, вы сможете точно так же вставлять комментарии практически красной ручкой на полях и исправлять то, что написал автор, зачеркивая исходный текст. Но при этом документ со всеми исправлениями и пометками будет существовать в электронном виде, а значит, будет доступен для пересылки по электронной почте. А автор документа, изучив исправления, буквально одним нажатием кнопки может их принять, а не исправлять каждую пометку вручную, или же, наоборот, отклонить, оставшись при своем мнении.

Инструменты для вставки пометок и исправлений размещены на панели инструментов «Рецензирование». Отобразить ее можно, выбрав «Вид (View) -> Панели инструментов (Toolbars) -> Рецензирование (Reviewing)».

Если вдруг, читая текст, у вас возникло желание прокомментировать особо понравившийся или наоборот, неудачный момент, вы можете воспользоваться инструментом «Примечание». Для этого выделите нужный фрагмент текста и нажмите кнопку «Добавить примечание» (Insert Comment) на панели инструментов. В поле справа от основного текста появится окно для ввода примечания. После того, как вы набрали текст, нажмите мышкой в стороне от окна для ввода примечания.

Поле для ввода примечания отобразиться справа от текста документа.

После сохранения и повторного открытия текста, на экране фрагмент, у которого есть примечание, будет выделен другим цветом. А если навести на него мышку, можно увидеть текст примечания, его автора и время его добавления. Перемещаться между добавленными примечаниями удобно с помощью специальных кнопок, размещенных на панели инструментов «Рецензирование».

Просмотр текста примечания

Следующим инструментом, доступным для редактирования, является режим исправления.

При включении этого режима записываются все изменения, вносимые в документ. Причем, как изменения, касающиеся его содержимого (будет записано удаление и добавление текста), так и изменения формата документа (изменение шрифтов, параметров страниц и т. д.). Перейти в режим записи исправлений очень просто — достаточно дважды щелкнуть мышкой по кнопке с надписью «ИСПР», которая размещена в строке состояния текстового редактора. Второй способ: нажать на кнопку «Исправления» (Track Changes) на панели инструментов «Рецензирование».

В зависимости от настроек Word, исправления будут либо отображаться другим цветом, либо не отображаться вовсе, но обязательно рядом с каждым исправлением будет размещено примечание, в котором и будет указано, какие именно изменения были внесены в документ.

Все исправления и примечания наглядно отображаются на правом поле документа

Для просмотра всех исправлений следует отобразить на экране окно просмотра изменений. Для этого необходимо нажать кнопку «Окно просмотра» на панели инструментов «Рецензирование». В нижней части экрана отобразятся все внесенные в документ исправления и примечания. Используя это окно можно по очереди выделять в тексте документа добавленные примечания и исправления. Для этого надо дважды щелкнуть мышкой на линии, отделяющей одно примечание от другого.

Следующим шагом после просмотра внесенных изменений будет принятие решения относительно их сохранения. Для этого предназначены списки «Принять выделенное исправление» и «Отклонить выделенное исправление». Нажав соответствующую кнопку можно раскрыть список и выбрать нужный пункт, с помощью которого можно принять или отклонить это конкретное исправление. А выбрав пункт «Отклонить все изменения» или «Применить все изменения» можно принять решение относительно правки всего документа.

Инструмент «Исправления» в Word нужен для отслеживания изменений, сделанных в документе. Он особенно полезен при совместной работе над документом с другими пользователями. Иногда необходимо скопировать текст в другой документ, сохранив историю исправлений. Эта задача кажется простой, но на деле она сложнее, чем просто скопировать и вставить текст.

Сперва выделите текст с изменениями.

Первый секрет копирования исправлений вместе с текстом: нужно обязательно отключить опцию Track Changes (Исправления). Для этого откройте вкладку Review (Рецензирование). Если в разделе Tracking (Запись исправлений) кнопка Track Changes (Исправления) подсвечена синим, это значит, что опция включена. Нажмите нижнюю часть этой кнопки и выберите из выпадающего меню пункт Track Changes (Исправления). Теперь, когда опция отключена, у кнопки нет подсветки.

Примечание: Если не отключить функцию Track Changes (Исправления), Word решит, что Вы хотите скопировать текст в таком виде, как если бы все изменения были приняты, и исправления применятся.

Нажмите Ctrl+C, чтобы скопировать текст. Создайте новый документ, в него мы вставим скопированный текст.

Примечание: Текст можно вставить в любой существующий документ Word.

Откройте вкладку File (Файл).

В левой части окна нажмите New (Создать).

В разделе New (Создать) кликните по Blank document (Новый документ).

Второй секрет успешного сохранения исправлений в скопированном тексте: отключите опцию Track Changes (Исправления) в том документе, куда собираетесь вставить скопированный текст. Затем нажмите Ctrl+V, и скопированный текст вставится вместе с исправлениями.

Для копирования текста можно воспользоваться инструментом «Копилка», что особенно удобно, если Вы копируете несколько несмежных блоков текста и/или изображения.

Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru
Источник: /> Перевела: Ольга Гелих

Правила перепечаткиЕще больше уроков по Microsoft Word

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение: