Posted On 02.12.2017

Телефонный справочник в Excel готовый шаблон скачать

Excel удобно использовать для создания телефонных справочников. Причем информация не просто надежно хранится там, но и ее всегда может использоваться для выполнения различных манипуляций, сопоставления с другими списками и т.п.

Чтобы впоследствии справочник стал действительно полезным массивом, нужно правильно его создать.

Шаблон телефонного справочника

Как сделать справочник в Excel? Для создания телефонного справочника нужны, минимум, два столбца: имя человека или организации и, собственно, номер телефона. Но можно сразу сделать список более информативным, добавив дополнительные строки.

Шаблон готов. Шапка может быть другой, какие-то столбцы должны быть добавлены, какие-то исключены. Осталось только заполнить справочник информацией.

Дополнительно можно провести еще одну манипуляцию: определить формат ячеек. По умолчанию формат каждой ячейки значится как ОБЩИЙ. Можно оставить все как есть, но для столбца с номером телефона можно задать специальный формат. Для этого надо выделить ячейки из этого столбца, правой кнопкой вызвать меню, выбрать ФОРМАТ ЯЧЕЕК.

Среди предоставленных вариантов выбрать ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ. Справа откроется мини-список, среди которых можно будет выбрать НОМЕР ТЕЛЕФОНА.

Как пользоваться справочником

Любой справочник нужен для того, чтобы по одному критерию можно было легко узнать остальные. Так, в телефонном справочнике мы можем ввести необходимую фамилию и узнать номер телефона этого человека. В Excel сделать это помогают функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ.

Имеем небольшой справочник. В действительности, в фирмах обычно более длинные списки, поэтому и искать в них информацию вручную сложно. Составим заготовку, в которой будет значиться вся информация. А появляться она будет по заданному критерию – фамилия, поэтому сделаем этот пункт в виде выпадающего списка (ДАННЫЕ – ПРОВЕРКА ДАННЫХ – ТИП ДАННЫХ – СПИСОК).

Нужно сделать так, чтобы при выборе какой-то фамилии, в остальных ячейках автоматически проставлялись соответствующие данные. Ячейки с телефоном выделили зеленым, потому что это самая важная информация.

В ячейку J6 (там, где ИМЯ) вводим команду =ИНДЕКС и начинаем заполнять аргументы.

1. Массив: выделяем всю таблицу заказов вместе с шапкой. Делаем его абсолютным, фиксируя клавишей F4.
2. Номер строки: сюда вводим ПОИСКПОЗ и заполняем уже аргументы этой функции. Искомым значением будет ячейка с выпадающим списком – J6 (плюс F4). Просматриваемым массивом является столбец с фамилиями (вместе с шапкой): A1:A13 (плюс F4). Тип сопоставления: точное совпадение, т.е. 0.
3. Номер столбца: снова нужен ПОИСКПОЗ. Искомое значение: I7. Просматриваемый массив: шапка массива, т.е. А1:Н1 (плюс F4). Тип сопоставления: 0.

Получили следующее. Формула универсальна, ее можно протянуть и на остальные строки в заготовке. Теперь, при выборе фамилии, будет выпадать вся остальная информация. В том числе и номер телефона.

Получается, что команда ИНДЕКС при задании критерия из массива, выдает нам номер его строки и столбца. Но т.к. критерий плавающий, и мы постоянно будем менять фамилии, чтобы узнавать номера телефонов людей, мы дополнительно воспользовались функцией ПОИСКПОЗ. Она помогает искать позиции нужных нам строки и столбца.

Как сопоставить два списка в Excel

Работа со списками в Excel подразумевает их сопоставление. Т.е. сравнивание данных, нахождение одинаковых или уникальных позиций. Попробуем для примера сопоставить два простых списка.

Имеется информация по двум складам. Задача: проверить, каких позиций нет на том и другом складе, чтобы в будущем сделать заказ и довезти недостающие продукты.

Выделим оба списка (без шапок) с помощью клавиши CTRL. Свободное место между списками (т.е. столбец B) нам не нужно. Затем на вкладке ГЛАВНАЯ выбираем УСЛОВНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ – ПРАВИЛА ВЫДЕЛЕНИЯ ЯЧЕЕК – ПОВТОРЯЮЩИЕСЯ ЗНАЧЕНИЯ.

Появится небольшое окно, где можно выбрать, чтобы команда показывала повторяющиеся или уникальные значения. Выберем УНИКАЛЬНЫЕ. Они подсветятся цветом, который можно выбрать справа. У нас это красный.

Скачать телефонный справочник шаблон в Excel

Теперь можно скопировать все красные ячейки из левого столбца и добавить их в правый и наоборот. Получатся два равнозначных списка.

EXCEL ДЛЯ «ЧАЙНИКОВ» И НЕ ТОЛЬКО

ВСЕ УРОКИ

Поиск по сайту:

Пользовательский поиск

Назад

Как создать справочник в Excel. Массивы. Функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ

Предположим, что у нас есть некая база данных. Мы хотим автоматизировать поиск так, чтобы когда мы забивали наименование организации или человека в одну ячейку, телефон (или любая другая информация) появлялся бы в соседней ячейке.

Пример телефонного справочника в Excel

Для создания такого справочника мы используем две функции Excel:

Функция «ИНДЕКС»

Дает возможность выбрать значение нужной ячейки в массиве данных.

Например, у нас есть список людей с телефонами:

Мы хотим, чтобы в выбранной ячейке появлялось значение, которое находится в определенном месте массива (выбранного диапазона), т.е. мы задаем координаты ячейки: номер строки и столбца.

Выведем телефон Иванова (22222) в выбранную ячейку.

Телефонный справочник

Для этого выделяем ячейку, куда хотим вывести искомое значение и через функции (обведено красным) находим функцию ИНДЕКС:

Выбираем в качестве массива все заполненные ячейки, кроме шапки и выбираем номер столбца (2) и строки (2) диапазона, который хотим вывести в выделенную ячейку:

Получаем:

В строке состояния (обведена синим) мы видим, что сначала указан диапазон (массив), в котором происходит поиск значения, а дальше следуют координаты искомого значения:

Функция «ПОИСКПОЗ»

дает возможность найти номер строки, в которой находится искомое значение:

Как видим «Смирнов» находится в 3-ей строке массива, что и выдает функция «ПОИСКПОЗ».

Для вывода функции выбираем ячейку, где будет отражаться номер строки, вызываем функцию «ПОИСКПОЗ» через функции (обведено красным) :

Выбираем в качестве искомого значения ячейку, где будет задаваться фамилия человека, которого мы хотим найти в списке, в качестве массива – ячейки со всеми фамилиями. Тип сопоставления поставим «0».

Таким образом, функция выберет нужную фамилию из всего списка предложенных и выведет в результате поиска номер строки. Как видно из строки состояния, первым в скобках указывается ячейка, где указано искомое значение, дальше следует диапазон (массив), в котором будет производиться поиск этого значения. В конце указан тип сопоставления.

А теперь совместим функцию«ИНДЕКС» с функцией «ПОИСКПОЗ».

Как мы знаем, функция ИНДЕКС предполагает указание строки и столбца искомого значения, в то время как функция ПОИСКПОЗ выдает только номер строки.

Таким образом мы можем подставить функцию ПОИСКПОЗ в качестве координаты, которая указывает номер строки, в функцию ИНДЕКС.

Получаем:

При смене фамилии в ячейке «Искомое» результат поиска будет меняться. При этом регистр значения не имеет. Если написать фамилию с маленькой буквы, функция все равно найдет ее в массиве данных.

Прилагаю пример телефонного справочника в Excel.

Совмещение функций «ИНДЕКС» и «ПОИСКПОЗ» является также отличным средством сопоставления разного рода информации. В этом случае сопоставляемае ячейки должны быть полностью идентичны. Как частично решить проблему отсутствия такой идентичности читайте здесь

Если после прочтения статьи у Вас остались вопросы или вы хотели бы видеть в данном разделе определенные темы напишите мне письмо с пометкой «эксель» по адресу: ngt@inbox.ru

Назад&nbsp&nbsp&nbsp Вверх страницы

Для разработки телефонного справочника воспользуемся офисной программой Microsoft Access. Открыть программу можно двумя способами, используя меню кнопки «Пуск» => ВСЕ ПРОГРАММЫ => MicrosoftOffice =>, или ярлык MicrosoftAccess 2010, размещенный на Рабочем столе компьютера. Откройте программу любым из предложенных способов.

В открывшемся диалоговом окне выберите Новая база данных, в поле Имя файла справа введите имя создаваемой базы данных telephone directory. Чтобы изменить расположение, в котором будет создан файл, нажмите кнопку Обзор (Изображение раскрытой папки справа от поля Имя файла), выберите новое расположение и нажмите кнопку ОК, а далее командную кнопку Создать. В MS Access имя файла задается ДО создания новой базы. Все изменения, вносимые в базу данных, отображаются в ее файлах, что позволяет минимизировать риск потери большого количества данных даже при непредвиденных сбоях (например, отключение электропитания).

Microsoft Access создаст базу данных и откроет пустую таблицу (с именем «Таблица1») в режиме таблицы.

На левой панели окна «База данных» сосредоточены элементы управления для вызова всех типов объектов Access (таблицы, запросы, формы и т.д.). Сюда же добавляются и создаваемые объекты. Окно имеет панель инструментов для осуществления основных операций с объектами (открытие, редактирование, удаление и т.п.).

Начинаем проектировать телефонную книгу. Телефонная книга будет состоять из двух таблиц: первая таблица будет содержать номера телефонов, ФИО и адрес абонентов, а также код категории, вторая таблица будет содержать код категории и наименование категории.

Так как первая таблица была создана автоматически, сформируйте наименования столбцов таблицы, как указано на рис.

Дважды кликнув на наименование поля (например, наименование поля Код), получаем мигающий курсор в имени поля. Введите название поля, которое запланировано, а именно, Номер телефона. Далее открывается окно типов данных, которые могут быть размещены в данном поле. Выберите поле Текст. Используя левую клавишу мыши, добавьте следующее поле . После заполнения всех полей таблицы перейдите в режим конструктора, воспользовавшись пиктограммой ( ) на ленте Главная. Перед переходом в режим конструктора MSAccess попросит присвоить имя первой таблице. Назовем ее «Телефонный справочник», далее ОК.

Создайте вторую таблицу. Выберите ленту Создание и на этой ленте блок Таблицы, далее Конструктор таблиц ( ). Запустите конструктор создания таблиц. Откроется окно проектирования структуры таблицы.

В столбце «Имя поля» наберите произвольное имя поля, а в следующем столбце («Тип данных») укажите Тип для этого поля, который выбирается из раскрывающегося списка.

В нижней части окна (Свойства поля) задаются индивидуальные свойства для каждого поля. Наборы свойств могут различаться, их состав определяется указанным типом данных поля. При необходимости можно изменять значения свойств (в рамках допустимого для выбранного типа данных). Значения свойств полей в нашей базе изменять не будем.

Для успешной работы базы данных установим ключевое поле (в нашем примере это поля «Номер телефона» и «Код» ). Чтобы установить ключ, перейдем в режим конструктора таблицы. Далее выделяем наименование поля, которое содержит уникальные значения и нажимаем на пиктограмму с изображением ключа . О том, что поле задано ключевым, свидетельствует значок ключа рядом с именем поля в окне редактирования структуры таблицы.

Закройте таблицы Категория и Телефонный справочник, при закрытии появляется окно диалога, предлагающее сохранить изменения в созданных таблицах. Подтвердите сохранение изменений, выбрав командную кнопку ДА (ОК). Обратите внимание на то, что в окне ВСЕ ОБЪЕКТЫ Accessпоявились новые элементы – только что созданные таблицы «ТЕЛЕФОННЫЙ СПРАВОЧНИК» и «КАТЕГОРИИ», сохраненные не в виде отдельных файлов на диске, а в структуре базы данных.

Заполним таблицы.

Первой откройте таблицу «КАТЕГОРИИ», дважды кликнув левой клавишей мыши по наименованию таблицы в окне ВСЕ ОБЪЕКТЫ ACCESS => Таблицы или с помощью контекстно независимого меню, установив курсор мыши на наименование таблицы и, нажав правую клавишу мыши, выбрать из ниспадающего списка команд команду ОТКРЫТЬ.

После заполнения таблицы данными закройте ее. Вводимые данные записываются сразу же после завершения заполнения всех полей записи (при переходе к заполнению полей новой записи). Если макет таблицы в процессе работы не изменялся, то никаких дополнительных вопросов не предлагается.

Откройте таблицу «Телефонный справочник» и заполните ее приведенными ниже данными:

Таблица «ТЕЛЕФОННЫЙ СПРАВОЧНИК»

Телефонный справочник
Номер телефона	ФИО абонента	Адрес	Код категории
	Анна Егоровна Чернова	Москва, ул. Большая, 1	РД
	Иван Петрович Рут	Москва, Маленький пер., 15	РД
	Ольга Иванова	Москва, Пр-т Центральный, 21	ДР
	ГИПЕРМАРКЕТ	Москва, Мастеров пер., 5	МС
	ЦВЕТОЧНЫЙ МАГАЗИН	Москва, ул. Фиалковая, 28	МГ
	Андрей Сидоров	Москва, Аллея Звезд, 4	ДР
	Светлана Геннадьевна Короткова	Москва, ул. Родная, 8	РД

При заполнении КОДА КАТЕГОРИИ надо иметь в виду, что коды категорий двухсимвольные.

В структуре нашей базы данных уже есть две таблицы. Однако они пока существуют независимо и наша цель сделать так, чтобы в таблице «ТЕЛЕФОНЫ» вместо кодов категорий абонентов подставлялись их полные наименования из таблицы «КАТЕГОРИИ». Для этого необходимо настроить подстановочные параметры поля «КОД КАТЕГОРИИ», а также задать параметры связей между таблицами.

Для установления связей между таблицами воспользуемся вкладкой Работа с базами данных и выбираем из блока ОТНОШЕНИЯ пиктограмму Схема данных ( ). После выполнения команды открывается окно схемы данных, в которое нужно добавить уже созданные таблицы. Воспользуйтесь пиктограммой Отобразить таблицу ( ); откроется окно добавления таблицы, в котором представлены наши две таблицы. Используя SHIFT+ левая клавиша мыши, выделите обе таблицы и подтвердите выбор командной кнопкой ДОБАВИТЬ, а затем, используя командную кнопку ЗАКРЫТЬ, перейти в окно СХЕМЫ ДАННЫХ.

Настроим параметры связи между таблицами. Связь уже была создана (в процессе настройки подстановочного поля), но для обеспечения целостности данных требуется ее дополнительная настройка.

Microsoft Access упражнение «телефонный справочник»

Для настройки связей воспользуемся пиктограммой ( ) ИЗМЕНЕНИЕ СВЯЗЕЙ. В открывшемся окне, используя командную кнопку Новое…, настраиваем связи между полями Код таблицы КАТЕГОРИИ и поля Код категории таблицы ТЕЛЕФОННЫЙ СПРАВОЧНИК окна Создание.

Установите флажок «Обеспечение целостности данных». Можно также согласиться на каскадное обновление и удаление связанных полей, однако для нашей базы данных это не является необходимым. Подтвердите изменение связей (нажмите кнопку «ОК»).

Закройте макет СХЕМЫ ДАННЫХ, используя кнопку ЗАКРЫТЬ. На вопрос о сохранении схемы подтвердите желание Сохранить «Да/ОК». Закройте окно «Схема данных».

Естественно, электронный справочник удобней, чем традиционная телефонная книга. Во-первых, можно редактировать (изменять) телефоны абонентов, которые размещены в электронном телефонном справочнике. Во-вторых, можно быстро выбрать нужного абонента с полным набором необходимой информации: ФИО абонента, Адрес, Номер телефона. Это делается с помощью запросов.

Чтобы создать запрос, необходимо воспользоваться вкладышем СОЗДАНИЕ и выбрать блок ЗАПРОСЫ. В блоке воспользуемся пиктограммой ( ) Конструктор запросов. В открывшемся окне будет дана возможность добавить таблицы. Сделайте это и закройте окно добавления таблиц. Перед вами откроется бланк запроса по образцу:

Бланк запроса по образцу состоит из двух частей. В верхней части расположены списки полей тех таблиц, на основе которых делается запрос. Нижняя часть содержит таблицу, которая определяет структуру запроса, т.е. структуру результирующей таблицы, в которой будут содержаться данные, полученные по результатам запроса.

Строка «Поле», как правило, заполняется перетаскиванием названий полей из таблиц в верхней части бланка, остальные поля заполняются автоматически или выбором необходимых значений из списка.

Перетащите поля «Номер телефона», «ФИО абонента» «Адрес» «Наименование категории» и «Код» в формируемую таблицу. Можно указать ;параметр «Сортировка» (по возрастанию) для поля «Код категории». Это обеспечит группировку отображаемых записей по категориям.

Добавьте в поле «Код» условие «РД», в соответствии с которым из всего списка телефонного справочника будут выбираться номера телефонов Родственников.

Сохраните запрос под именем «Телефоны родных», закройте бланк запросов по образцу и посмотрите результаты выполнения запроса, активировав пиктограмму ВЫПОЛНИТЬ.

Таблицы и запросы обеспечивают не только хранение и обработку информации в базе данных, но и позволяют пользователям выполнять базовый набор операций с данными (просмотр, пополнение, изменение, удаление). Вместе с тем, в Microsoft Access существуют специальные объекты, которые призваны упростить повседневную работу с базой данных. К таким объектам относят, в первую очередь, формы и отчеты.

Формы служат для упрощения операций ввода и изменения данных в таблицах, просмотра на экране результатов работы запросов. Отчеты, в свою очередь, служат для создания печатных документов, которые содержат информацию из базовых или результирующих таблиц.

Шаблон базы данных «Домашняя телефонная книга» можно скачать здесь по ссылке:

Материал подготовила методист Шутилина Л.А.

При подготовке материала использовались ресурсы:

1. Как пользоваться Microsoft Access, URL –
2. Среда выполнения Microsoft Access 2010, URL –
3. MicrosoftAccess 2010, URL –

Уроки Microsoft Excel

       

Работа с таблицами Excel

Соединение базы данных сотрудников и списка с окладами

Чтобы рассчитать премию за выслугу лет, нам нужно знать стаж работы каждого служащего на предприятии и его должностной оклад. Эти сведения, как вы помните, хранятся в разных местах. Для решения задачи необходимо связать базу данных сотрудников и список с окладами. Существует множество методов соединения двух списков. Более приемлемым в данном случае представляется метод копирования с последующей сортировкой, который ниже будет рассмотрен подробнее.

Итак, в нашем распоряжении имеется два документа:
— рабочий лист, где содержатся список сотрудников и их оклады (присвоим этому листу имя Оклады, а файл, в котором он находится, назовем Штат),
— рабочий лист с базой данных сотрудников, рассмотренный в предыдущей главе. Из него мы можем взять информацию о непрерывном стаже работы сотрудника на данном предприятии (рис. 4.19).

Для соединения двух таблиц откройте две книги, содержащие списки, В книге База на листе Сотрудники выделите столбцы A:U и скопируйте их в буфер обмена. Перейдите в книгу Штат и, выделив столбец G на листе Оклады, произведите вставку из буфера. База данных сотрудников разместится в диапазоне G1:AA11.

ПРИМЕЧАНИЕ: Обратите внимание на то, что ширина столбцов после вставки осталась такой же, как и в рабочем листе Сотрудники.

Теперь из таблицы необходимо удалить все лишние данные.

Как создать справочник в Excel. Массивы. Функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ&nbsp&nbsp

Для дальнейших расчетов нам понадобится следующая информация из табличной базы данных сотрудников: табельные номера, фамилии, названия отделов, названия должностей, дата приема на работу и, возможно, дата увольнения.

Чтобы удалить ненужные столбцы, сначала следует их выделить (одновременное выделение столбцов можно произвести, удерживая нажатой клавишу ), a затем вызвать контекстное меню и выбрать в нем команду Удалить. Удаление можно выполнить и посредством команды Правка/Удалить.

Лист, который мы получим после вставки фрагмента табличной базы данных и удаления лишних столбцов, изображен на рис. 5.10.

Рис. 5.10. Лист «Оклады», содержащий фрагмент листа «Сотрудники»

Теперь на одном листе электронных таблиц Excel собраны все необходимые нам данные:

— табельные номера из штатного расписания и табельные номера из базы данных сотрудников;
— фамилии из штатного расписания и фамилии из базы данных;
— даты приема на работу — для автоматического расчета стажа работы;
— даты увольнения — для контроля;
— оклады — для расчета премии за выслугу лет.

Однако данные расположены в строках двух таблиц в разной последовательности. Наша следующая задача — отсортировать списки на этом листе таким образом, чтобы они соответствовали друг другу (то есть чтобы фамилии работников из разных списков находились в одной строке).

Содержание

Список использованной литературы

1. Введение

Весьма символично, что Microsoft Access не входит в базовый комплект Microsoft Office. Как показывает практика, в первую очередь отечественная, круг повседневных задач львиной доли рядовых пользователей не выходит за рамки текстового редактора и электронных таблиц. Для американцев и европейцев, живущих и работающих в совершенно иных условиях, характерно также использование прикладных пакетов для создания всевозможных презентаций. Поэтому стандартный набор прикладных программ Microsoft Office — это всем известные Microsoft Word, Microsoft Excel и Microsoft PowerPoint. “Девяносто восьмой” офис обогатился еще пакетом Microsoft Outlook для лучшей организации своего рабочего времени. Все остальное — уже для профессионалов. Все остальное — это прежде всего Microsoft Access.

Базы данных (БД) составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.

Действительно, процессы обработки информации имеют общую природу и опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности взаимосвязанных данных. Базы данных являются эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей. При этом БД должна поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением, называемым системой управления базами данных (СУБД). СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных.

Одно из основных назначений СУБД – поддержка программными средствами представления, соответствующего реальности.

Предметной областью называется фрагмент реальности, который описывается или моделируется с помощью БД и ее приложений. В предметной области выделяются информационные объекты – идентифицируемые объекты реального мира, процессы, системы, понятия и т.д., сведения о которых хранятся в БД.

В данной работе я создала учебную БД “Телефонный справочник”. Она состоит из двух таблиц, со взаимосвязанными данными, запросов, а так же форм, которые используются для наглядной работы с данными. На этом примере я продемонстрировала возможности Microsoft Access.

2. Проектирование базы данных

В Microsoft Access прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Этапы проектирования базы данных

Ниже приведены основные этапы проектирования базы данных:

1 Определение цели создания базы данных

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

2 Определение таблиц, которые должна содержать база данных

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

При проектировании таблиц вовсе не обязательно использовать Microsoft Access. Сначала лучше разработать структуру на бумаге. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов.

Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

3 Определение необходимых в таблице полей

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с личными данными об абоненте могут содержаться поля с названием номером паспорта, датой рождения, местом рождения, образованием, местом работы, должностью и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

4 Задание индивидуального значения каждому полю

С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

В данном примере ключевым полем для обеих таблиц будет поле «Телефон».

5 Определение связей между таблицами

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

У нас две таблицы будут связаны по ключевому полю «Телефон».

6 Обновление структуры базы данных

После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

Для проверки необходимо создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввести несколько записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные формы и отчеты и проверить, выдают ли они требуемую информацию. Кроме того необходимо исключить из таблиц все возможные повторения данных.

7 Добавление данных и создание других объектов базы данных

Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

8 Использование средств анализа в Microsoft Access

В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую ее структуру и связи, а также переделывает ее.

3. Создание базы данных

В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. Имеется возможность создать пустую базу данных, а затем добавить в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Такой способ является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. Имеется также возможность сразу создать с помощью мастера базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных. В обоих случаях у вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данных.

Мы воспользуемся первым случаем.

1. При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Если появляется это диалоговое окно, выберите параметр Новая база данных, а затем нажмите кнопку ОК.

Если база данных уже была открыта или уже закрыто окно запуска, нажмите кнопку Создать базу данных на панели инструментов и дважды нажмите кнопку мыши, установив указатель на значок новой базы данных.

2. Укажите имя и каталог базы данных и нажмите кнопку ОК(например, c:BDAccessтелефонный справочник.mdb)

После создания пустой базы данных необходимо самостоятельно создать объекты этой базы данных.

4. Создание таблиц

В Microsoft Access можно создать таблицы несколькими способами. Я здесь рассмотрю создание таблиц в режиме конструктора.

Нажмите кнопку Создать и выберете Конструктор. В открывшемся окне зададим следующие поля таблицы:

Имя поля	Тип данных
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Адрес	Текстовый
Телефон	Числовой

С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

Для поля Телефон поставим ключ и зададим Маску ввода “90-00-00”.

Далее закройте конструктор, в появившемся запросе “Сохранить изменения макета или структуры таблицы?” выберете Да и сохраните таблицу под именем «Справочник».

Таким же образом создадим вторую взаимосвязанную таблицу. В ней будут храниться личные данные абонентов. Зададим для нее следующие поля:

Имя поля	Тип данных
Телефон	Числовой
Номер паспорта	Числовой
Дата рождения	Дата/Время
Место рождения	Текстовый
Образование	Текстовый
Место работы	Текстовый
Должность	Текстовый

Для поля телефон опять же поставим ключ и зададим туже маску ввода. И сохраним таблицу под именем «Личные данные».

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

Для этого выберем пункт меню Сервис – Схема данных. Добавим наши таблицы «Справочник» и «Личные данные». Свяжем эти таблицы по полю «Телефон», для этого перетащим, удерживая левую кнопку мыши, поле Телефон из одной таблицы в другую. В появившемся запросе связи отметим пункты меню: обеспечение целостности данных, каскадное обновления связанных полей и каскадное удаление связанных полей. После этого нажимаем кнопку Создать и у нас появиться связь между таблицами один к одному.

5. Создание формы «Сведения об абонентах»

Для облегчения работы с данными используют формы.

Перейдите на вкладку Формы и нажмите кнопку Создать, в открывшемся меню выберете Автоформа: в столбец и в качестве источника данных таблицу «Сведения». Появиться исходная форма, которая включает все поля из таблицы «Сведения».

Следующим шагом является размещение элементов управления в логическом порядке. Перейдите в режим конструктора. Для начала изменим размеры формы, раздвинув границы до “разумных пределов”. На панели инструментов нажмите кнопку Панель элементов, после этого она будет помещена у вас на экране.

Подробнее смотрите в пункте Приложение.

Теперь создадим кнопки на форме для перемещения по записям. Создадим кнопку Следующая запись с помощью Мастера.

Аналогично создаются кнопки Предыдущая запись и Добавить новую запись. Их можно разместить в любом месте формы, но в нашем случае поместим их внизу формы.

Теперь установим некоторые свойства для формы. Выберем пункт меню Вид – Свойства (в заголовке появившегося окна должна отображаться надпись Форма). Во-первых, установим порядок фильтрации для записей таблицы сведения. Для этого перейдем на вкладку Данные, в пункте Применение фильтров поставим да, а затем в пункте Порядок сортировки запишем Справочник.Фамилия. Теперь при открытии этой формы записи будут сортироваться в порядке возрастания фамилий.

Во-вторых, сделаем эту форму всплывающей (всплывающая форма всегда располагается над другими окнами Microsoft Access.). В режиме конструктора откройте окно свойств формы двойным нажатием кнопки мыши в области выделения формы. Введите значение Да в ячейку свойства Всплывающее окно. В ячейке свойства Тип границы выберите Тонкая, если следует запретить изменение размеров формы; в противном случае перейдите к следующему шагу. Если задано значение Тонкая, всплывающую форму можно перемещать, но нельзя изменять ее размеры.

В-третьих, уберем полосы прокрутки и кнопки размеров окна. Для этого в режиме конструктора откройте окно свойств формы двойным нажатием кнопки мыши в области выделения формы. В ячейку полосы прокрутки поставим отсутствуют и в ячейку кнопки размеров окна введем значение отсутствуют.

Еще сделаем кнопку для закрытия формы.

1. откроем форму в режиме Конструктор;

Создание кнопки для обновления данных в форме.

При работе с базой данных в сети создание кнопки, обновляющей данные формы, позволяет просмотреть последнюю версию существующих записей. Чтобы отобразить все обновленные записи, включая новые, можно перезапросить записи.

Можно так же сделать кнопку поиска в поле записи с помощью стандартных средств Access:

Эта форма будет модернизирована в дальнейшем. А пока закроем ее и сохраним под именем «Сведения об абонентах».

6. Создание формы «Личные данные»

Таким же образом можно сделать форму «Личные данные», используя данные из таблицы «Личные данные». Но в этом случае не нужно делать кнопки перехода по записям, т.к. эта форма будет использоваться для ввода (вывода) информации о соответствующем абоненте формы «Сведения об абонентах». Эти две формы будут связаны по ключевому полю «Телефон».

На форме мы разместим все поля из таблицы «Личные данные», а из кнопок нам здесь понадобится только кнопка закрытия формы. И опять же сделаем эту форму всплывающей.

7. Создание кнопки, связывающей формы «Сведения об абонентах» и «Личные данные»

Для того чтобы облегчить заполнение формы «Личные данные»мы создадим кнопку на форме «Сведения об абонентах» при нажатие на которую всплывает форма «Личные данные» в которую и вводятся сведения о соответствующем абоненте.

Поступаем следующим образом:

Теперь при нажатии на эту кнопку будет появляться форма «Личные данные» для соответствующего абонента.

8. Создание запросов

Запросы являются основным средством извлечения информации из базы данных. С помощью запроса можно выбрать определенную информацию и рассортировать ее по значениям полей и даже добавлять описания в презентации. Запросы часто используются в качестве основы при создании форм и отчетов. Другие запросы могут создавать новые таблицы, присоединять данные к существующим таблицам, удалять записи и осуществлять поиск дублирующихся записей.

Мы будем использовать запросы для вывода информации о соответствующем абоненте. Создадим запросы с помощью Мастера запросов:

Совершенно аналогично создается «Запрос по фамилии». Только в режиме конструктора в поле «Фамилия» в ячейку Условие отбора записываем .

9. Создание форм «Поиск по телефону» и «Поиск по фамилии»

На основе созданных запросов создадим формы «поиск по телефону» и «поиск по фамилии». Создаются они по аналогии с формой «Сведения об абонентах». Оформление их зависит от фантазии создателя, но в любом случае не стоит перебарщивать с цветами и картинками.

При создании формы с помощью мастера форм в качестве источника выбирают соответствующий запрос.

Форму опять же сделаем всплывающей с тонкой границей, уберем полосы прокрутки и кнопки изменения размеров окна. И сделаем кнопку закрытия формы (как это сделать смотри в пункте создание формы «Сведения об абонентах»).

Для формы «Поиск по фамилии» сделаем еще кнопку следующая запись, что бы просмотреть все найденный сведения с искомой фамилией:

10. Создание главной кнопочной формы «Заставка»

При открытии базы данных «Телефонный справочник» эта форма будет выводиться на экран, и она будет находиться на нем во время всей работы с БД. Поэтому разместим на ней основные кнопки для работы с формами «Сведения об абонентах», «Поиск по телефону», «Поиск по фамилии», а так же картинку и данные о разработчике.

Создавать форму будем с помощью конструктора:

Создание кнопки для запуска запроса «Поиск по телефону» и «Поиск по фамилии»:

Кнопка Просмотр и редактирование записей делается аналогично кнопке Личные данные.

И еще можно сделать кнопку Закрытия формы, а как это сделать уже рассматривалось выше.

11. Создание формы «Первая»

Форма «Первая» демонстрирует автоматическое открытие формы на несколько секунд при запуске приложения. При запуске приложения полезно вывести на экран в течение нескольких секунд название приложения, сведения об авторских правах и эмблему. При запуске демонстрационного БД «Телефонный справочник» на экран автоматически выводится форма «Первая».

Сначала мы создадим свободную формы, в которой выводятся сведения о приложении. Создание для свойства Открытие (OnOpen) процедуры обработки события, которая задает (в миллисекундах) значение свойства формы Интервал таймера (TimerInterval). Создание для свойства Таймер (OnTimer) процедуры обработки события, которая закрывает форму. Указание имени формы «Первая» в диалоговом окне Параметры запуска.

При создание формы «Первая».

а) Задайте следующие значения для свойств формы:

Режим по умолчанию Простая форма

Допустимые режимы Форма

Полосы прокрутки Отсутствуют

Область выделения Нет

Поле номера записи Нет

Выравнивание по центру Да

Тип границы Отсутствует

Контекстные меню Нет

Открытие

Таймер

Чтобы пользователи могли рассмотреть заставку, в приложении «Первая» свойство Интервал таймера (TimerInterval) получает значение 5000 миллисекунд (т.е. 5 секунд) в процедуре обработки события Открытие и сбрасывается до 0 в процедуре обработки события Таймер.

б) В области данных создайте надписи для названия приложения и сведений об авторских правах. Создайте также свободную рамку объекта, в которую помещается эмблема приложения.

Процедура обработки события Открытие:

Private sub> Form_Open(Cancel As Integer)

‘ Форма открыта в качестве приложения.

‘ Скрывает кнопку и задает для интервала таймера

‘ (TimerInterval) 5 секунд.

‘ cmdЗакрыть.Visible = False

Me.TimerInterval = 5000

End sub>

Процедура обработки события Таймер:

Процедура обработки события Таймер (Timer) выполняется в период времени, заданный для свойства формы Интервал таймера (TimerInterval) событием Загрузка (Load). Данная процедура сначала задает для свойства Интервал таймера (TimerInterval) значение 0, запрещая таким образом возникновения события Таймер (Timer) во время загрузки формы. После этого вызывается процедура DisplayStartup для определения следующей открываемой формы.

Private sub> Form_Timer()

‘ Конструкция If используется для сброса значения

‘ свойства «Интервал таймера» (TimerInterval).

If Me.TimerInterval 0 Then

Me.TimerInterval = 0

DoCmd.OpenForm «Заставка»

End If

DoCmd.Close acForm, «Первая»

End sub>

Теперь укажем имя формы в параметре «Первая».

а) В окне базы данных выберите в меню Сервис команду Параметры запуска.

б) Введите имя «Первая» в поле Форма.

12. Приложение

Выделение не соседних или перекрывающихся элементов управления

Перемещение элемента управления и его подписи

Изменение размеров элемента управления:

Если выделено несколько элементов управления, то при перемещении маркеров размера одного элемента будут изменяться размеры всех элементов.

Совет. Если размеры элемента управления нужно изменить на небольшую величину, удобнее нажать клавишу SHIFT и нажимать соответствующую клавишу перемещения курсора.

Изменение размеров элемента управления по размерам его содержимого

Привязка размеров элементов управления к сетке

Выравнивание размеров нескольких элементов управления

Для создания линии в форме

Чтобы создать горизонтальную или вертикальную линию, нажмите кнопку Линия и, нажав кнопку мыши, перетащите ее.

Чтобы немного изменить длину линии или угол ее наклона, выберите линию, нажмите клавишу SHIFT и, удерживая ее, нажимайте одну из клавиш перемещения курсора. Чтобы слегка передвинуть линию, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, нажимайте одну из клавиш перемещения курсора.

Чтобы изменить толщину линии, выберите линию, нажмите стрелку раскрытия списка рядом с кнопкой Толщина линии/границы на панели Форматирование и выберите требуемую толщину линии. Для изменения типа линии (точечная, пунктирная и т.д.) выделите линию и нажмите кнопку Свойства на панели инструментов. На экране появится окно свойств. В ячейке свойства Тип границы (BorderStyle) выберите требуемый тип границы.

Добавление в форму фонового рисунка

Примечание. Чтобы фоновый рисунок был расположен в центре, и при изменении размере окна он изменял свой размер соответствующим образом, установите значение «По центру». Если же изменение размера рисунка при изменении размера окна не требуется, выберите значение «По центру формы».

Примечание. Чтобы заполнить рисунком весь фон, установите в ячейке свойства Масштаб рисунка (PictureSizeMode) значение Фрагмент. Фон не будет заполнен рисунком, если в ячейке свойства Масштаб рисунка (PictureSizeMode) установлены значения «По размеру рамки» или «Вписать в рамку».

Изменение шрифта текста в элементе управления

В поле Шрифт на панели Форматирование выберите необходимый шрифт.

При изменении шрифта шрифт будет изменен на всем содержимом элемента управления. Изменить шрифт отдельного символа в элементе управления невозможно.

Изменение установленного по умолчанию положения присоединенных подписей.

Следующие действия приведут к изменениям только выделенных элементов управления в текущей форме или отчете.

Совет. Чтобы использовать единицы, отличные от заданных в окне Языки и стандарты панели управления Windows, после числа укажите единицы измерения (например, 1,5″ или 2 см).

Изменение цвета фона элемента управления или раздела

Примечания

Если для другого элемента управления необходимо применить тот же цвет, нажмите кнопку Цвет заливки/фона (не нужно нажимать стрелку раскрытия списка рядом с этой кнопкой и заново выбирать из палитры цвет). Если одновременно для нескольких элементов управления необходимо использовать разные цвета, нажмите стрелку раскрытия списка рядом с кнопкой Цвет заливки/фона нажмите кнопку мыши на границе цветовой палитры и, не отпуская ее, переместите в другое положение. В этом случае, чтобы использовать цвет, не придется каждый раз нажимать кнопку Цвет заливки/фона.

Список использованной литературы



Содержание

Введение

1. Проектирование базы данных

2. Структуры таблиц

3. Отображение связей

4. Построение форм

5. Запросы

6. формы «Поиск по телефону» и «Поиск по фамилии»

7. Создание отчета

Введение

В настоящие время в связи с развитием компьютерной техники появилась возможность автоматизировать многие процессы, с одной стороны. С другой стороны, в связи со стремительным развитием телефонной сети и комплекса предоставляемых услуг увеличился объем обрабатываемой информации. И возникла объективная необходимость автоматизировать систему учета телефонных разговоров.

Вданной работе я создала учебную БД “Телефонный справочник”

Для этого необходимо создать базы данных, содержащих сведения об абонентах, их переговорах и предоставляемых по ним льготам.

Приложение Microsoft Office Access 2003 представляет собой инструмент, позволяющий реализовать поставленную цель.

Достижение цели осуществляется посредством комплекса задач:

¨ проектирование и создание таблиц для хранения данных;

¨ ввод данных;

¨ разработка других элементов базы, предназначенных для просмотра, редактирования и вывода информации.

1. Проектирование базы данных

Этапы проектирования базы данных

Ниже приведены основные этапы проектирования базы данных:

1. Определение цели создания базы данных.

2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных.

3. Определение необходимых в таблице полей.

4. Задание индивидуального значения каждому полю.

5. Определение связей между таблицами.

1. Определение цели создания базы данных

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. То есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и информацию, которую будут содержать поля таблиц.

2. Определение таблиц, которые должна содержать база данных

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

3 Определение необходимых в таблице полей

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы.

4 Задание индивидуального значения каждому полю

С тем чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице.

5 Определение связей между таблицами

После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

2. Структуры таблиц

Для решения поставленной задачи необходимо создать 3 таблицы: Клиенты, Учет переговоров, Льготы, структуры которых следующие

Таблица1-»Клиенты».

Таблица 2-»Учет переговоров».

Таблица 3-»Льготы».

3. Отображение связей

Связь между таблицами осуществляется ключевым полем »Код клиента», которое присутствует в каждой таблице. Связь один-к-одному.

4. Построение форм

Для ввода данных и просмотра информации, хранящихся в таблицах и запросах, созданы следующие формы:

1. Заставка — главная форма БД

2. Клиенты – добавление и редактирование абонентов

3. Льготы – добавление льгот абоненту

4. Учет переговоров

5. Итоговая сумма оплаты

5. Запросы

Запросы являются основным средством извлечения информации из базы данных. С помощью запроса можно выбрать определенную информацию и рассортировать ее по значениям полей и даже добавлять описания в презентации. Запросы часто используются в качестве основы при создании форм и отчетов. Другие запросы могут создавать новые таблицы, присоединять данные к существующим таблицам, удалять записи и осуществлять поиск дублирующихся записей.

6. Формы «Поиск по телефону» и «Поиск по фамилии»

Форма запроса по телефону

Форма запроса по фамилии

7. Создание отчета

Для отображения информации, содержащейся в базе данных »Учет телефонных разговоров, создается отчет

1.»Клиенты» и имеет поля:

Код клиента, (т. Клиенты)

Фамилия, (т. Клиенты)

Имя, (т. Клиенты)

Отчество, (т. Клиенты)

Телефон, (т. Клиенты)

Адрес, (т. Клиенты)

Город, (т. Клиенты)

Дата разговора; (т. Клиенты)

Телефон (т. Учет переговоров)

Переговоры с (т. Учет переговоров)

Время (мин) (т. Учет переговоров)

Ставка (руб) (т. Учет переговоров)

Дата разговора (т. Учет переговоров)

Сумма оплаты (руб) (з. Общий запрос по льготе)