Работа специалиста по кадрам – это не только работа с сотрудниками и «человеческим ресурсом». Большую часть работы отдела кадров составляют отчеты: для внешних контролирующих органов, для руководства, внутренние текущие отчеты. Как, в какие сроки и куда сдавать отчеты, чтобы ничего не пропустить? Как сделать отчет быстро?

Отчеты кадрового учета – виды отчетов

Отдел кадров предоставляет отчеты внешним контролирующим органам и непосредственному руководству компании. Поэтому отчеты могут быть внешними и внутренними (для руководителя, для других отделов компании). Отчеты для государственных органов обладают четкими установленными формами, которые можно получить в контролирующем органе (на сайте). А вот внутренние отчеты специалист по кадрам может и должен разрабатывать самостоятельно – исходя из целей и потребностей отслеживать те или иные показатели.

Отчеты кадрового учета различаются по частоте предоставления: раз в месяц, ежеквартально, раз в год или каждую неделю.

И главное – отчеты могут быть статистическими и аналитическими. В статистических отчетах указываются только цифры, показатели за определенный период. Аналитические предполагают аналитику этих цифр: что было, что стало, почему произошли такие изменения, какие шаги нужно делать дальше. Руководству компании и отделу кадров интересны как раз аналитические отчеты – куда двигаться дальше, какие направления успешны, как сократить затраты на персонал?

Отчет по KPI (сделано в Tableau)

Отчеты кадрового учета – Как и куда сдаем

Для начала давайте поговорим об обязательных отчетах – тех, которые предоставляются в контролирующие органы. Как, когда и что сдавать.

Отчеты, которые сдаются по мере необходимости:

• МВД – в том случае, если компания увольняла или заключила договор с иностранным сотрудником,
• Служба занятости – если будет сокращение сотрудников компании или полная ее ликвидация,
• Военкомат – если в организации работают военнообязанные сотрудники.

Ежемесячно специалисты по кадрам создают и сдают такие отчеты:

• Росстат – различные статистические сведения о сотрудниках,
• Служба занятости – сведения о вакантных рабочих местах,
• ПФР – данные о всех застрахованных лицах.

Каждый квартал отчеты от вас ждут Росстат, а каждый год – ПФР, Росстат и военкомат.

Отчеты кадрового учета – форма отчета

Есть разработанные формы отчетов для государственных и контролирующих органов. С этим сложностей не возникает. Кроме одной – отчеты заполняются долго.

Если говорить о внутренних отчетах, то над наполнением и структурой такого отчета нужно подумать. Как сделать идеальный отчет? Полезный для вас и руководителя?

1. Устройте «мозговой штурм». Обсудите с руководителем и коллегами, какие показатели необходимо отслеживать.
2. Продумайте структуру и логику отчета. Пусть вначале будет общая информация со сводным графиком по основным показателем, а затем постепенно раскрывайте каждый из показателей подробно.
3. Подумайте над оформлением отчета: он должен получиться простым, понятным и в то же время емким. Должен содержать необходимую информацию, которую просто читать и понимать. В этом помогут графики и таблицы визуальная информация воспринимается в 1000 раз быстрее, чем текст или таблица с цифрами.

Сводный отчет отдела кадров (сделано в Tableau)

Отчеты кадрового учета – проблемы

При создании отчетов специалисты отдела кадров сталкиваются с определенными проблемами:

• Много сотрудников, а значит много информации.
• Много источников этой информации (таблицы, 1С, внутренние отчетные системы, CRM).
• Информацию приходится копировать в отчет вручную (!) и на это в основном и тратится время.

_____________

Что такое Tableau?
Подробнее>>

_____________

Отчеты кадрового учета — инструменты для автоматизации

В первую очередь необходимо автоматизировать процесс создания отчетов – сбора информации и ее обработки. Как вы думаете, крупные компании, в которых тысячи сотрудников тоже копируют и собирают информацию вручную? Конечно, нет. Есть несколько путей:

• Таблицы Excel. Самый доступный и популярный способ. Многое можно автоматизировать, но не все. А также в Excel не получится делать сложные визуализации – такие графики, на которые можно кликать и «проваливаться» в данные на уровень ниже.
• Сложные аналитические системы. Отличное решение, много возможностей. Но – требуются специалисты для обслуживания (аналитики и разработчики).
• Легкие отчетно-аналитические системы типа Tableau. Легко устанавливаются на любой компьютер (как обычная программа) и легко освоить за пару дней.

Компании, которые не готовы к внедрению сложных аналтических продуктов, но уже осознали необходимость аналитики для успешного бизнеса, устанавливают такие легкие решения и говорят:
— отчет, на который раньше уходило до 6-8 часов работы, теперь строится за 15-20 минут!

Интересно? Попробуйте бесплатную версию Tableau и получите обучающие материалы:

Скачайте Tableau
бесплатно

Или задайте нам вопрос и получите консультацию по Tableau:

Наша необычная коллекция обоев для рабочего стола!

Выбирай картинку и скачивай абсолютно бесплатно>>

Управленческий учет предназначен для представления фактического состояния дел на предприятии и, соответственно, принятия на основе данных управленческих решений. Это система таблиц и отчетов с удобной ежедневной аналитикой о движении денежных средств, прибылях и убытках, расчетах с поставщиками и покупателями, себестоимости продукции и т.п.

Каждая фирма сама выбирает способ ведения управленческого учета и нужные для аналитики данные. Чаще всего таблицы составляются в программе Excel.

Примеры управленческого учета в Excel

Основные финансовые документы предприятия – отчет о движении денежных средств и баланс. Первый показывает уровень продаж, затраты на производство и реализацию товаров за определенный промежуток времени. Второй – активы и пассивы фирмы, собственный капитал. Сопоставляя эти отчеты, руководитель замечает положительные и отрицательные тенденции и принимает управленческие решения.

Справочники

Опишем учет работы в кафе. Предприятие реализует продукцию собственного производства и покупные товары. Имеют место внереализационные доходы и расходы.

Для автоматизации введения данных применяется таблица управленческого учета Excel. Рекомендуется так же составить справочники и журналы с исходными значениями.

1. Типы контрагентов. Кафе сотрудничает с поставщиками продуктов питания, оборудования для хранения, подработки, подсортировки и упаковки товаров, санитарной одежды и столового белья, посуды. В этот же список можно внести банки, поставщиков коммунальных услуг и др.
2. Статьи затрат. Перечень зависит от работы конкретного пункта общественного питания.

Если экономист (бухгалтер, аналитик) планирует расписывать по статьям и доходы, то такой же справочник можно создать для них.

Удобные и понятные отчеты

Не нужно все цифры по работе кафе вмещать в один отчет. Пусть это будут отдельные таблицы. Причем каждая занимает одну страницу. Рекомендуется широко использовать такие инструменты, как «Выпадающие списки», «Группировка». Рассмотрим пример таблиц управленческого учета ресторана-кафе в Excel.

Учет доходов

Присмотримся поближе. Результирующие показатели найдены с помощью формул (применены обычные математические операторы). Заполнение таблицы автоматизировано с помощью выпадающих списков.

При создании списка (Данные – Проверка данных) ссылаемся на созданный для доходов Справочник.

Учет расходов

Для заполнения отчета применили те же приемы.

Отчет о прибылях и убытках

Чаще всего в целях управленческого учета используется отчет о прибылях и убытках, а не отдельные отчеты по доходам и расходам. Данное положение не нормируется. Поэтому каждое предприятие выбирает самостоятельно.

В созданном отчете для подсчета результатов используются формулы, автозаполнение статей с помощью выпадающих списков (ссылки на Справочники) и группировка данных.

Анализ структуры имущества кафе

Источник информации для анализа – актив Баланса (1 и 2 разделы).

Для лучшего восприятия информации составим диаграмму:

Как показывает таблица и рисунок, основную долю в структуре имущества анализируемого кафе занимают внеоборотные активы.

Скачать пример управленческого учета в Excel

По такому же принципу анализируется пассив Баланса. Это источники ресурсов, за счет которых кафе осуществляет свою деятельность.

Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения.

Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров.

Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем.

Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию. В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия.

Главные детали в контроле на бумаге

Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

С какой целью осуществляется

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством. На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.

Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.

Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

Кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:

• оформление приема на работу;
• внутреннее перемещение работников;
• увольнение;
• регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
• организация трудового процесса;
• иные.

Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда задач.

Его основные цели представлены в таблице:

Направление кадровой работы	Выполняемые задачи
Учетно-контрольное	прием, учет, увольнение персонала.
Планово-регулятивное	подбор, перемещение, адаптация работников.
Отчетно-аналитическое	изучение сотрудников, оценка их труда; аналитическая работа; составление отчетов.
Координационно-информационное	подготовка, обучение, переподготовка персонала; прием работников по служебным и личным вопросам; обработка письменных обращений трудящихся; архивная и справочная деятельность.
Организационно-методическое	документирование работы сотрудников; работа с персоналом подразделений; кадровое планирование и руководство.
Документальное	ведение личных дел, трудовых книжек; составление приказов, бумаг для персонифицированного учета; оформление больничных, пенсионных свидетельств и т. д.

В Москве и других крупных регионах РФ организации, имеющие отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен документами в электронном виде.

Система кадрового делопроизводства

Законодательная база

Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК РФ.

Эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых актов:

• Указания по заполнению и применению первичных документов по учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
• унифицированные документы и требования к их составлению (постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
• Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
• Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
• Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
• Закон об информации, ее защите и информационных технологиях № 149-ФЗ от 27.07.06;
• Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06;
• Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
• Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22..10.04;
• Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
• Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
• Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых № 69 от 10.10.03;
• Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
• инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.

Обязательные документы

ТК РФ обязывает организации иметь свою законодательную базу, включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.

К ним относятся:

Устав	Основной учредительный документ. В нем прописана правовая форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие внутренние нормативные акты компании составляются на основании положений Устава.
Правила распорядка труда (далее — Правила)	Наличие документа предусматривают ст. 189, 190 ТК РФ. Он устанавливает порядок приема на работу и увольнения сотрудников, права, обязанности сторон соглашения, режимы труда и отдыха, систему поощрений и взысканий, прочие вопросы касательно трудовых отношений на предприятии. Правила утверждает директор. При наличии в организации профсоюза, учитывается его мнения по поводу принятия документа. В организациях, где персонал трудится ненормированный рабочий день, должен существовать Перечень соответствующих должностей и профессий. Он оформляется в виде приложения к Правилам. Статья 189. Дисциплина труда и трудовой распорядок
Инструкция о защите персональных данных	Согласно ст. 87 ТК РФ в ней установлены требования, обязательные для выполнения при обработке персональной информации о работниках, обеспечение их защиты, использования, хранения. Персональной считается информация об отдельно взятом труженике, нужная работодателю для трудовых отношений. Работники должны быть ознакомлены с документами, определяющими порядок обработки их данных. Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников
Положение об охране труда	Оно находится в отделе кадров. Каждого работника ознакамливают с документом. На предприятиях с численностью сотрудников более 50 человек должна присутствовать должность специалиста по охране труда.
График сменности	Применяется в компаниях со сменным графиком труда. Документ является срочным и действует определенный период на усмотрение работодателя.
Бумаги по нормированию труда	В них отражаются необходимые временные затраты на изготовление продукции (выполнение работ) одним сотрудником или группой и установление на их основе трудовых норм.

Состав кадровой документации предприятия

Нормативные акты

После принятия руководителя, устанавливается количество должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом полученных цифр, производственного цикла и других особенностей деятельности предприятия готовится штатное расписание.

Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной формы. Скачать образец бесплатно можно из интернета. Работодатель вправе корректировать расписание на свое усмотрение.

Скачать пример штатного расписания формы Т-3 в word

В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.

На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и т. д.

Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны учитываться основные нормы ТК РФ и внутренних нормативных документов компании. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или привлеченный со стороны.

Документ должен включать следующие позиции:

• сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность руководителя;
• данные паспорта сотрудника;
• должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и рабочего места (основное или дополнительное);
• перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной должности;
• сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
• рабочий график, оплата переработки;
• причины для прекращения действия договора и иные условия;
• подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.

Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.

Этапы организации кадрового делопроизводства с нуля

Для формирования кадрового учета удобно использовать следующую пошаговую инструкцию:

Подготовка необходимого	Для организации кадровой службы сначала нужно приобрести мебель, оргтехнику, канцтовары и т. д. Обязательно потребуется кадровая программа, например, «1С: ЗУП» и справочная правовая система. Благодаря этому работники отдела будут отслеживать последние изменения законодательства и получат доступ к необходимым документам. Сейф нужен для хранения трудовых и важных бумаг.
Оформление руководителя	Директор является исполнительным лицом любой компании. Он подписывает документацию. Для наделения его всеми полномочиями он принимается на работу по трудовому соглашению. Издается соответствующее распоряжение, которым он назначает сам себя.
Назначение ответственного за кадровую работу	В небольшой компании эти функции может исполнять руководитель. Если делопроизводством занимается отдельный работник, с ним оформляют трудовой договор. На его основании готовится приказ. Если обязанности возложены на одного из принятых ранее сотрудников, оформляют дополнительное соглашение и приказ.
Составление внутренних актов	Они подписываются директором и хранятся в специальной папке вместе с приказами. К локальным документам относятся бумаги, перечисленные выше (раздел «Нормативные акты»).
Документирование приема персонала	На каждого работника следует завести папку для подшивки всех бумаг, связанных с его данными и трудовой деятельностью (трудовое соглашение, приказ о приеме, личная карточка).
Заполнение трудовых книжек	В данные документы сотрудников вносятся записи о приеме, переводах, поощрениях и т.д. Работодатель обязан завести новую книжку на сотрудника, который ранее никогда не работал. Трудовые и журнал их регистрации есть в отделах канцтоваров. Храниться данные бумаги должны в сейфе.

Данная инструкция подойдет и для чайников, не имеющих опыта в данном вопросе.

Этапы кадрового аудита

Как ведётся учёт

Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.

Для этого необходимо сделать следующее:

• разработать внутреннюю нормативную базу;
• подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
• произвести штатную расстановку;
• подготовить трудовые соглашения;
• разработать формы по личному составу;
• оформить карточки Т-2;
• утвердить бланки заявлений для сотрудников;
• подготовить внутренние приказы.

Образец формы Т2

Все кадровые действия должны подтверждаться первичкой. Их перечень закрепляется в нормативных актах.

Дополнительные моменты

Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.

Штатное расписание и отпуска

Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на предприятии является штатное расписание (ф. Т-3).

Скачать пример формы Т-3 в excel

В нем содержатся следующие данные:

• список структурных подразделений и должностей;
• количество единиц штата по каждой должности;
• оклады, надбавки по должностям;
• фонд зарплаты организации.

Подразделения указываются в документе по степени их важности для работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и штатном расписании должны совпадать.

Штатная расстановка — это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями.

График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

Образец Т7

График включает следующие реквизиты:

• название подразделения;
• наименование должности;
• ФИО и табельный номер труженика;
• число дней отпуска;
• даты ухода в отпуск по плану и факту;
• основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений, обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это облегчит подготовку общего графика.

Оформление сотрудников

Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников. Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов.

Обязанности кадровика при приеме сотрудников заключаются в следующем:

• регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
• ознакомление новичка с действующими инструкциями и локальными актами;
• оформление трудового соглашения и контроль подписания его сторонами;
• выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об этом на бланке организации;
• оформление и регистрация приказа в книге учета;
• заполнение личной карточки, подшивка документов в дело (заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
• передача документов расчетчику для начисления зарплаты сотруднику.

Виды документов по личному составу, которые имеют унифицированные формы

Рекомендации по порядку

При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие нужны для конкретной сферы деятельности.

К необходимым бумагам относятся:

• распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
• кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
• карточки Т-2;
• трудовые;
• соглашения;

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

• штатное расписание;
• положение по ОТ;
• журнал регистрации командировок;
• правила внутреннего распорядка;
• прочие.

Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя.

После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги. На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда. Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы.

Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.

Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Перед применением учетных журналов их следует подготовить: пронумеровать листы, прошить, скрепить печатью. На последний лист прошивки приклеивают бумажку. На ней указывают число страниц, директор или ответственный исполнитель расписываются, ставится печать. На первой странице журнала пишут наименование организации и дату начала его ведения.

Одним из важнейших документов кадрового учета является трудовая книжка. Для их ведения приказом назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за сохранность.

Часто задаваемые вопросы

Организация кадрового учета имеет определенные тонкости и нюансы:

Порядок восстановления	Процедура не отражена в законодательстве. Обычно она состоит из следующих шагов: Изучение актуальных нормативов. Определение списка требуемых документов. Составление плана дальнейшей работы организации. Определение ответственных за документы лиц. Формирование штатного расписания. Проверка правильности приема сотрудников, перемещений, кадровых перестановок, увольнений. Определение законности режима труда на предприятии.
Особенности у ИП с наемными работниками	Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию. Договор заключается в несколько этапов: Получение необходимых бумаг. Оформление заявления. Составление и подписание соглашения. Формирование приказа на прием. Заведение карточки Т-2. Внесение записи в трудовую. Свои особенности имеет трудоустройство граждан, разговаривающих на английском языке.
Ведение на малом предприятии	В данных организация кадровыми вопросами может заниматься сам руководитель или специальный отдел. Работодатель может передать кадровый учет на аутсорсинг. Все вопросы будет решать сторонняя специализированная организация. Сложности с документооборотом возникают, если организация крупная, имеет структурные единицы и большой объем документации. В этом случае обязанности по передаче бумаг может возлагаться на курьера. При этом часто представители организации-исполнителя не посещают офис заказчика, т. е. работа производится полностью дистанционно.
Упрощение учета на микропредприятиях	Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2018 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию.

Итак, организация на предприятии кадрового делопроизводства — сложная процедура. Она требует детального изучения нормативной базы и отслеживания всех изменений. Грамотное построение кадрового учета способствует построению трудовых отношений в рамках законодательства. Для подготовки кадровика работодатель может воспользоваться услугами специализированных компаний.

Обязанность специалиста по кадрам – это не только работа с сотрудниками компании, но и рутинная работа по кадровому делопроизводству: ведение трудовых книжек, личных дел сотрудников и всех сопутствующих документов. Кроме того, специалисты отдела кадров регулярно готовят отчеты по кадровому делопроизводству, чтобы на их основе оценить загрузку сотрудников отдела, сделать выводы и принять стратегически важные решения.

Отчеты по кадровому производству. Зачем их делать?

Главная цель таких отчетов – узнать нагрузку специалиста, который занимается кадровыми документами. Используя результаты отчета, вы узнаете, какие изменения произошли с объемом документооборота, что привело к таким изменениям и как действовать дальше. Вы сможете оценить влияние нововведений – увидеть положительную или негативную динамику.

И уже на основе данных (а не своих предположений и интуиции) вы сможете принимать стратегические решения, строить гипотезы и проверять их!

Такие отчеты важны не только для руководства, но и для самих сотрудников отдела кадров. Они смогут увидеть итоги своей работы за период и оценить свои достижения.

Отчет по KPI (сделано в Tableau)

Отчеты по кадровому производству. Про что писать?

Какие показатели нужно отразить в отчете? Конечно, для каждой компании – это свой перечень но есть стандартный список, на которой можно ориентироваться при создании подобного отчета впервые:

• данные об оформленных трудовых договорах,
• данные о трудовых книжках,
• количество входящих и исходящих обращений
• данные о количестве распоряжений, приказов и других нормативных документов,
• количество документов, которые приведены в исполнение.

Важно: все эти показатели должны быть даны в сравнении – по периодам, по департаментам. Только так вы сможете увидеть общую картину, заметить тренды и подумать, что с ними делать.

Отчеты по кадровому производству. Форма отчетов

Если с формой отчетов для государственных органов все понятно (есть разработанные стандарты), то в случае предоставления отчетов для руководства приходится придумывать форму и наполнение самостоятельно. Ваш отчет должен быть:

• Структурированным. Продумайте логику отчета – начните с общей информации по всем показателям, а затем остановитесь на каждом из них по отдельности.
• Ясным и понятным. Язык отчета должен быть простым, используйте простые предложения, избегайте размышлений и предположений – только цифры и факты.
• И наконец, отчет должен быть наглядным. Используйте диаграммы и графики – помните, что визуальная информация воспринимается в 1000 раз быстрее, чем текст или таблицы.

Сводный отчет отдела кадров (сделано в Tableau)

_____________

Что такое Tableau?
Подробнее>>

_____________

Отчеты по кадровому производству. Автоматизируй это!

Сегодня большинство компаний для построения отчетов используют Excel. Это простая, доступная и понятная программа, знакомая всем. Только сейчас она перестает отвечать запросам специалистов. Информации много, и для создания, например, сводного отчета данные приходится копировать вручную!

Крупные компании используют сложные аналитические решения. Такие программы обладают безграничными возможностями – можно построить любые отчеты, проанализировать любые показатели. Но – эти решения требуют, чтобы с ними работали специалисты (аналитики и разработчики).

Поэтому в последнее время набирают популярность легкие отчетно-аналитические системы типа Tableau. Их легко установить на любой ноутбук или компьютер и легко освоить.

Интересно? Попробуйте Tableau совершенно бесплатно – и получите обучающие материалы:

Скачайте Tableau
бесплатно

Мы – АНАЛИТИКА ПЛЮС:
— работаем с Tableau с 2012 года,
— помогаем, обучаем и внедряем,
— проводим консультации по Skype или у вас в офисе.

Наша необычная коллекция обоев для рабочего стола!
Выбирай картинку и скачивай абсолютно бесплатно>>