Выпадающий список в Excel это, пожалуй, один из самых удобных способов работы с данными. Использовать их вы можете как при заполнении форм, так и создавая дашборды и объемные таблицы. Выпадающие списки часто используют в приложениях на смартфонах, веб-сайтах. Они интуитивно понятны рядовому пользователю.

Кликните по кнопке ниже для загрузки файла с примерами выпадающих списков в Excel:

Видео-урок Как создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня

Представим, что у нас есть перечень фруктов:

Для создания выпадающего списка нам потребуется сделать следующие шаги:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбираем пункт “Проверка данных“.

• Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список“:

• В поле “Источник” ввести диапазон названий фруктов =$A$2:$A$6 или просто поставить курсор мыши в поле ввода значений “Источник” и затем мышкой выбрать диапазон данных:

Если вы хотите создать выпадающие списки в нескольких ячейках за раз, то выберите все ячейки, в которых вы хотите их создать, а затем выполните указанные выше действия. Важно убедиться, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $A$2), а не относительными (например, A2 или A$2 или $A2).

Как сделать выпадающий список в Excel используя ручной ввод данных

На примере выше, мы вводили список данных для выпадающего списка путем выделения диапазона ячеек. Помимо этого способа, вы можете вводить данные для создания выпадающего списка вручную (необязательно их хранить в каких-либо ячейках).

Например, представим что в выпадающем меню мы хотим отразить два слова “Да” и “Нет”. Для этого нам потребуется:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных“:

• Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список“:

• В поле “Источник” ввести значение “Да; Нет”.
• Нажимаем “ОК“

После этого система создаст раскрывающийся список в выбранной ячейке. Все элементы, перечисленные в поле “Источник“, разделенные точкой с запятой будут отражены в разных строчках выпадающего меню.

Если вы хотите одновременно создать выпадающий список в нескольких ячейках – выделите нужные ячейки и следуйте инструкциям выше.

Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ

Наряду со способами описанными выше, вы также можете использовать формулу СМЕЩ для создания выпадающих списков.

Например, у нас есть список с перечнем фруктов:

Для того чтобы сделать выпадающий список с помощью формулы СМЕЩ необходимо сделать следующее:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных“:

• Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список“:

• В поле “Источник” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;5)
• Нажать “ОК“

Система создаст выпадающий список с перечнем фруктов.

Как эта формула работает?

На примере выше мы использовали формулу =СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;;).

Эта функция содержит в себе пять аргументов. В аргументе “ссылка” (в примере $A$2) указывается с какой ячейки начинать смещение. В аргументах “смещ_по_строкам” и “смещ_по_столбцам” (в примере указано значение “0”) – на какое количество строк/столбцов нужно смещаться для отображения данных. В аргументе “” указано значение “5”, которое обозначает высоту диапазона ячеек. Аргумент “” мы не указываем, так как в нашем примере диапазон состоит из одной колонки.

Используя эту формулу, система возвращает вам в качестве данных для выпадающего списка диапазон ячеек, начинающийся с ячейки $A$2, состоящий из 5 ячеек.

Как сделать выпадающий список в Excel с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)

Если вы используете для создания списка формулу СМЕЩ на примере выше, то вы создаете список данных, зафиксированный в определенном диапазоне ячеек. Если вы захотите добавить какое-либо значение в качестве элемента списка, вам придется корректировать формулу вручную. Ниже вы узнаете, как делать динамический выпадающий список, в который будут автоматически загружаться новые данные для отображения.

Для создания списка потребуется:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать выпадающий список;
• Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных“;
• Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список“;
• В поле “Источник” ввести формулу: =СМЕЩ(A$2$;0;0;СЧЕТЕСЛИ($A$2:$A$100;””))
• Нажать “ОК“

В этой формуле, в аргументе “” мы указываем в качестве аргумента, обозначающего высоту списка с данными –  формулу СЧЕТЕСЛИ, которая рассчитывает в заданном диапазоне A2:A100 количество не пустых ячеек.

Примечание: для корректной работы формулы, важно, чтобы в списке данных для отображения в выпадающем меню не было пустых строк.

Как создать выпадающий список в Excel с автоматической подстановкой данных

Для того чтобы в созданный вами выпадающий список автоматически подгружались новые данные, нужно проделать следующие действия:

• Создаем список данных для отображения в выпадающем списке. В нашем случае это список цветов. Выделяем перечень левой кнопкой мыши:

• На панели инструментов нажимаем пункт “Форматировать как таблицу“:

• Из раскрывающегося меню выбираем стиль оформления таблицы:

•  Нажав клавишу “ОК” во всплывающем окне, подтверждаем выбранный диапазон ячеек:

• Затем, выделим диапазон данных таблицы для выпадающего списка и присвоим ему имя в левом поле над столбцом “А”:

Таблица с данными готова, теперь можем создавать выпадающий список. Для этого необходимо:

• Выбрать ячейку, в которой мы хотим создать список;
• Перейти на вкладку “Данные” => раздел “Работа с данными” на панели инструментов => выбрать пункт “Проверка данных“:

• Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выбрать “Список“:

• В поле источник указываем =”название вашей таблицы”. В нашем случае мы ее назвали “Список“:

• Готово! Выпадающий список создан, в нем отображаются все данные из указанной таблицы:

• Для того чтобы добавить новое значение в выпадающий список – просто добавьте в следующую после таблицы с данными ячейку информацию:

• Таблица автоматически расширит свой диапазон данных. Выпадающий список соответственно пополнится новым значением из таблицы:

Как скопировать выпадающий список в Excel

В Excel есть возможность копировать созданные выпадающие списки. Например, в ячейке А1 у нас есть выпадающий список, который мы хотим скопировать в диапазон ячеек А2:А6.

Для того чтобы скопировать выпадающий список с текущим форматированием:

• нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, которую вы хотите скопировать;
• нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C;
• выделите ячейки в диапазоне А2:А6, в которые вы хотите вставить выпадающий список;
• нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+V.

Так, вы скопируете выпадающий список, сохранив исходный формат списка (цвет, шрифт и.т.д). Если вы хотите скопировать/вставить выпадающий список без сохранения формата, то:

• нажмите левой клавишей мыши на ячейку с выпадающим списком, который вы хотите скопировать;
• нажмите сочетание клавиш на клавиатуре CTRL+C;
• выберите ячейку, в которую вы хотите вставить выпадающий список;
• нажмите правую кнопку мыши => вызовите выпадающее меню и нажмите “Специальная вставка“;

• В появившемся окне в разделе “Вставить” выберите пункт “условия на значения“:

• Нажмите “ОК“

После этого, Эксель скопирует только данные выпадающего списка, не сохраняя форматирование исходной ячейки.

Как выделить все ячейки, содержащие выпадающий список в Экселе

Иногда, сложно понять, какое количество ячеек в файле Excel содержат выпадающие списки. Есть простой способ отобразить их. Для этого:

• Нажмите на вкладку “Главная” на Панели инструментов;
• Нажмите “Найти и выделить” и выберите пункт “Выделить группу ячеек“:

• В диалоговом окне выберите пункт “Проверка данных“. В этом поле есть возможность выбрать пункты “Всех” и “Этих же“. “Всех” позволит выделить все выпадающие списки на листе. Пункт “этих же” покажет выпадающие списки схожие по содержанию данных в выпадающем меню. В нашем случае мы выбираем “всех“:

• Нажмите “ОК“

Нажав “ОК“, Excel выделит на листе все ячейки с выпадающим списком. Так вы сможете привести за раз все списки к общему формату, выделить границы и.т.д.

Как сделать зависимые выпадающие списки в Excel

Иногда нам требуется создать несколько выпадающих списков, причем, таким образом, чтобы, выбирая значения из первого списка, Excel определял какие данные отобразить во втором выпадающем списке.

Предположим, что у нас есть списки городов двух стран Россия и США:

Для создания зависимого выпадающего списка нам потребуется:

• Создать два именованных диапазона для ячеек “A2:A5” с именем “Россия” и для ячеек “B2:B5” с названием “США”. Для этого нам нужно выделить весь диапазон данных для выпадающих списков:

• Перейти на вкладку “Формулы” => кликнуть в разделе “Определенные имена” на пункт “Создать из выделенного“:

• Во всплывающем окне “Создание имен из выделенного диапазона” поставьте галочку в пункт “в строке выше“. Сделав это, Excel создаст два именованных диапазона “Россия” и “США” со списками городов:

• Нажмите “ОК“
• В ячейке “D2” создайте выпадающий список для выбора стран “Россия” или “США”. Так, мы создадим первый выпадающий список, в котором пользователь сможет выбрать одну из двух стран.

Теперь, для создания зависимого выпадающего списка:

• Выделите ячейку E2 (или любую другую ячейку, в которой вы хотите сделать зависимый выпадающий список);
• Кликните по вкладке “Данные” => “Проверка данных”;
• Во всплывающем окне “Проверка вводимых значений” на вкладке “Параметры” в типе данных выберите “Список“:

• В разделе “Источник” укажите ссылку: =INDIRECT($D$2) или =ДВССЫЛ($D$2);

• Нажмите “ОК“

Теперь, если вы выберите в первом выпадающем списке страну “Россия”, то во втором выпадающем списке появятся только те города, которые относятся к этой стране. Также и в случае, когда выбираете “США” из первого выпадающего списка.

Цветовой статус

Часто возникает необходимость в отчётах акцентировать статус какого-либо процесса при помощи цвета. При этом довольно популярна метафора светофора. Если всё хорошо — зелёный статус, что-то настораживает — жёлтый, всё плохо — красный. Таким образом, тот, кто смотрит ваши отчёты, имеет возможность по цвету сразу обращаться к проблемным цифрам. Отчёты становятся более наглядными, интуитивно понятными и экономят время просматривающих.

Ограничения условного форматирования

В Excel есть стандартный инструмент, который решает эту задачу, — условное форматирование при помощи набора значков. Инструмент отличный, но в некоторых ситуациях вам его может быть недостаточно. Я, например, вижу следующую проблему: данные значки довольно мелкие и хорошо выглядят только в своём оригинальном размере. Если вам потребуется значок побольше и/или поинтересней, то придётся его делать самому при помощи фигур.

Фигуры

Фигурами в MS Office можно нарисовать всё, что угодно. Серьёзно. Любой сложный рисунок «собирается» из простых элементов. Это вопрос только времени и стараний. В этой статье мы будем управлять вот такими несложными, но достаточно привлекательными светофорами, которые легко делаются из фигур овал (круг — частный случай овала/эллипса) и кольцо.

Цель

Мы хотим визуализировать соотношение фактических и плановых расходов по проектам при помощи наших светофоров. Вот так:

Пример

Скачать

Последовательность шагов

1. Для начала подготовим данные, на основе которых будем вычислять статусы. На нашем примере это столбцы: Проект, Бюджет, Факт.

2. Подготовим вспомогательную таблицу, на основе которой будем присваивать значения статусов. В нашем случае эта таблица располагается на листе Настройки, оформлена в виде умной таблицы с названием Шкала. Статус G означает Green (зеленый), Y — Yellow (жёлтый), R — Red (красный).

3. В ячейку E3 листа Статусы введена формула
   =ЕСЛИОШИБКА(ВПР((D3-C3)/C3;Шкала;2);»D»).
   Как видите, мы находим разницу между фактом и бюджетом и делим её на бюджет. Минимальное значение этого соотношения -1 (минус единица) достигается при нулевых фактических затратах. Этот факт определяет пороговое значение (-1 = -100%) для статуса G в таблице Шкала. Порог начала жёлтого цвета вы определяете сами — у меня он 0%. То есть зелёный цвет должен быть у всего, что в диапазоне от -100% до 0%. Жёлтый — от 0% до 15%. Красный — 15% и выше. Для выбора значения из Шкалы идеально подходит формула ВПР в своей диапазонной версии, которая ищёт диапазон, в который попадает значение ((D3-C3)/C3) в справочнике (Шкала), и возвращает из справочника содержимое ячейки на пересечении найденной строки и указанного столбца (2). Если вычисление функции ВПР (VLOOKUP) оканчивается ошибкой (например, когда Бюджет=0), то формула ЕСЛИОШИБКА (IFERROR) её перехватывает и возвращает в ячейку значение D, что будет означать, что светофор не горит (серый). Формулу из E3 распространяем на E4:E5.

4. Формат данных диапазона E3:E5 устанавливаем в «;;;», что предотвращает появление значений ячеек на экране, чтобы цифры не выглядывали из-за светофоров, которые мы поместим над этими ячейками.

5. Создаём именованный диапазон rngTrafLight для ячеек E3:E5.

6. Создаём из фигур наши светофоры. Круги, цвет которых мы будем менять, называем именами figTL1 для E3, figTL2 для E4 и figTL3 для E5. Располагаем фигуры, там где они должны находиться.

7. В редакторе Visual Basic for Application (Alt+F11) вставляем module с любым именем (у меня TL). Для этого щёлкните правой кнопкой по папке Modules и выберите Insert -> Module. Вставьте в модуль этот код:

8. В редакторе VBA в лист Лист1 (Статусы) поместите код:

9. Проверьте как всё работает.

Попробуйте! Это не сложно, но эффектно.

Кому-как, а мне лично строка состояния бывает нужна только в 2-3 случаях:

• после фильтрации в ней отображается количество оставшихся после отбора значений
• при выделении диапазона в ней отображается сумма, среднее и количество выделенных ячеек
• в случае тяжелых файлов в ней можно увидеть прогресс по пересчету формул в книге.

Не так уж и много для строки, которая занимает почти всю ширину экрана и висит на нем постоянно. Давайте попробуем расширить этот скромный список и прикрутить к ней еще несколько полезных функций 🙂

Общие принципы управления строкой состояния

Управление строкой состояния с помощью Visual Basic очень несложно. Чтобы вывести в нее свой текст, можно использовать простой макрос:

Sub MyStatus()      Application.StatusBar = "Привет!"  End Sub  

После его запуска получим:

Чтобы восстановить исходное состояние строки статуса нужен будет такой же короткий «антимакрос»:

Sub MyStatus_Off()      Application.StatusBar = False  End Sub 

В базовом варианте, как видите, все очень просто. Теперь давайте попробуем развить идею…

Адрес выделенного диапазона в строке состояния

 В левом верхнем углу окна Excel в строке формул всегда можно увидеть адрес текущей ячейки. Но если выделен целый диапазон, то адреса выделения мы там, к сожалению, не увидим — отображается все та же одна единственная активная ячейка:

Для решения этой задачи можно использовать простой макрос, который будет выводить адрес выделенной области в строку состояния. Причем запускаться этот макрос должен автоматически, при любом изменении выделения на любом листе — для этого разместим его в обработчике события SelectionChange нашей книги.

Откройте редактор Visual Basic с помощью одноименной кнопки на вкладке Разработчик (Developer) или сочетания клавиш левый Alt+F11. Найдите в левом верхнем углу на панели Project свою книгу и откройте в ней двойным щелчком модуль ЭтаКнига (ThisWorkbook):

В открывшееся окно скопируйте и вставьте следующий код макроса:

Private Sub Workbook_SheetSelectionChange(ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range)      Application.StatusBar = "Выделено: " & Selection.Address(0, 0)  End Sub  

Теперь при выделении любого диапазона (в том числе и не одного!), в строке состояния будет отображаться его адрес:

Чтобы адреса нескольких выделенных с Ctrl диапазонов не сливались, можно добавить небольшое улучшение — заменить с помощью функции Replace запятую на запятую с пробелом:

Private Sub Workbook_SheetSelectionChange(ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range)      Application.StatusBar = "Выделено: " & Replace(Selection.Address(0, 0), ",", ", ")  End Sub  

Количество выделенных ячеек в строке состояния

При выделении любого диапазона в правой части строки состояния стандартно отображается количество непустых выделенных ячеек. Иногда же нужно знать количество выделенных. Эту задачу также можно решить с помощью простого макроса обработки события книги SelectionChange, как в предыдущем примере. Нужен будет макрос вида:

Private Sub Workbook_SheetSelectionChange(ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range)      Dim CellCount As Variant, rng As Range        For Each rng In Selection.Areas     'перебираем все выделенные области          RowsCount = rng.Rows.Count                          'число строк          ColumnsCount = rng.Columns.Count                    'число столбцов          CellCount = CellCount + RowsCount * ColumnsCount    'накапливаем общее число ячеек      Next      'выводим в строку состояния      Application.StatusBar = "Выделено: " & CellCount & " ячеек"  End Sub  

Этот макрос перебирает все выделенные с Ctrl области (если их несколько), сохраняет количество строк и столбцов в каждой области в переменных RowsCount и ColumnsCount и накапливает количество ячеек в переменной CellCount, которая затем и выводится в строку состояния. В работе это будет выглядеть следующим образом:

Само-собой, можно соединить этот и предыдущий макросы, чтобы выводить и адрес выделенного диапазона и количество ячеек одновременно. Понадобится изменить лишь одну предпоследнюю строку на:

Application.StatusBar = "Выделено: " & Replace(Selection.Address(0, 0), ",", ", ") & " - итого " & CellCount & " ячеек"  

Тогда картина будет совсем замечательная:

Ну, я думаю, вы поняли идею. Предлагайте в комментариях — что еще полезного можно было бы отобразить в строке состояния?

Ссылки по теме

• Что такое макросы, как они работают, как их использовать и создавать
• Удобное координатное выделение на листе Excel
• Как сделать сложные формулы более наглядными

Внизу окна, под горизонтальной полосой прокрутки, располагается полоса строки состояния, на которой отображается текущие изменения документа (режим разметки, страничный или обычный), а также специальная информация — вычисленное среднее значение, сумма и т. д., символы NUM (включения боковой цифровой клавиатуры), SCRL (включения режима прокрутки), CAPS (включения заглавных букв).

1. В окне открытой книги щелкните правой кнопкой на свободном месте строки состояния.
2. В контекстном меню активируйте нужные пункты (рис. 1.33):

   Рис. 1.33. Контекстное меню строки состояния

   • «Режим ячейки» (используется по умолчанию) — для отображения режима правки текущей ячейки. При его активации в левой части строки состояния отображается один из следующих режимов.
   • «Готово» – общее состояние ячейки.
   • «Ввод» – режим ввода содержимого в ячейку. Включается при выделении ячейки и начале ввода данных, а также при нажатии клавиши F2 два раза.
   • «Правка» – режим правки данных внутри ячейки. Включается при двойном щелчке левой кнопкой мыши на ячейке или же после одинарного нажатия клавиши F2.
   • «Укажите» – режим создания формулы в ячейке. Включается при начале ввода формулы и выборе очередной ячейки для создания формулы.
   • «Подписи» (используется по умолчанию) – сообщает, что активная книга имеет цифровую подпись.
   • «Политика управления данными» (используется по умолчанию) – сообщает, что используется управление правами на доступ к данным (IRM) для ограничения доступа к содержимому в выбранной книге.
   • «Разрешения» (используется по умолчанию) – для отображения специального значка (рядом с индикатором «Режим ячейки»), с помощью которого можно просматривать разрешения на чтение и правку активного документа. При этом данный значок отображается только при ограничении доступа к документу (об этом подробнее смотрите главу про параметры безопасности Excel).
   • «CAPS LOCK», «NUM LOCK» и «SCROLL LOCK» — для отображения соответствующих режимов — ввода символов в верхнем регистре, включения боковой цифровой клавиатуры и прокрутки листов с помощью клавиш со стрелками.
   • «Фиксированный десятичный формат» (используется по умолчанию) — для указания при вводе, что все численные значения, которые вводятся на листе, будут отображаться в фиксированном десятичном формате.
     Примечание

     Данный формат используется, если активировать настройку «Автоматическая вставка десятичной запятой».

   • «Режим замены» — для отображения режима «Замена», который включается клавишей INS при редактировании содержимого ячейки.
   • «Режим перехода в конец» (используется по умолчанию) – для отображения режима перехода в конец документа.
   • «Запись макроса» (используется по умолчанию) — для отображения кнопка рядом с индикатором «Режим ячейки», которая запускает начало записи макроса.
   • «Режим выделения» (используется по умолчанию) — для отображения различный режимов выделения ячейки.
   • «Номер страницы» (используется по умолчанию) — для отображения номера выделенной страницы листа и число страниц листа при работе в режиме «Разметка страницы» или «Предварительный просмотр».
   • «Среднее» (используется по умолчанию) – для отображения среднего значения выделенных ячеек, содержащих численные значения.
   • «Количество» (используется по умолчанию) — для отображения числа выделенных ячеек.
   • «Количество чисел» – для отображения числа выделенных ячеек, содержащих численные значения.
   • «Минимальное значение» – для отображения минимального значения в выделенных ячейках.
   • «Максимальное значение» — для отображения максимального значения в выделенных ячейках.
   • «Сумма» – для отображения суммы численных значений в выделенных ячейках.
   • «Ярлыки просмотра» – для отображения значка режимов просмотра табличного поля.
   • «Масштаб» – для отображения значения масштаба.
   • «Ползунок масштаба» — для отображения ползунка изменения масштаба.