В сводной таблице Excel можно выполнять сортировку по горизонтали и по вертикали. Таким образом у вас есть возможность ясно увидеть строки или столбцы, содержащие максимальные или минимальные значения.

Мы покажем, как выполняется сортировка, на примере сводной таблицы, содержащей данные о продажах компании по месяцам с разбивкой по продавцам.

Для сортировки данных в столбце или строке сводной таблицы необходимо использовать команды Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) и Сортировка по убыванию (Sort Descending), которые на Ленте меню Excel обозначены вот такими иконками:

Эти команды находятся:

• В современных версиях Excel. На вкладке Данные (Data) в разделе Сортировка и фильтр (Sort & Filter) либо используйте пункт Сортировка (Sort) контекстного меню, которое можно вызвать щелчком правой кнопки мыши по сводной таблице.
• В Excel 2003. На панели инструментов Стандартные (Standard) или в меню Данные > Сортировка (Data > Sort).

Сортировка в сводной таблице по столбцу

Предположим, мы хотим понять, какие месяцы показали наивысшие результаты продаж.

Если выполнить сортировку сводной таблицы по столбцу Grand Total в порядке убывания, то месяц с наибольшим результатом продаж будет расположен вверху таблицы, следующим окажется второй по величине и так далее.

Для того, чтобы выполнить сортировку по значению в столбце Grand Total, нужно:

1. Кликнуть по любому значению в столбце Grand Total;
2. Нажать команду Сортировка по убыванию (Sort Descending).

На картинке показано, как будет выглядеть наша сводная таблица после выполнения сортировки. Теперь можно легко понять, что максимальные продажи были в июне (Jun), а на втором месте стоит январь (Jan).

Сортировка в сводной таблице по строке

Предположим, требуется расположить результаты продаж за год таким образом, чтобы обладатель самого большого результата был записан в таблице первым.

Для этого:

1. Кликните по любому значению в строке Grand Total (в нашей таблице это будут ячейки B17 или C17);
2. Нажмите команду Сортировка по убыванию (Sort Descending).

Результат показан на картинке выше. Как и требовалось, продавцы расположились в таком порядке, что максимальное значение продаж (Smith с суммарным результатом $345,908) стоит в таблице первым.

Обратите внимание, что данные в таблице можно сортировать и по алфавиту, упорядочив имена продавцов. Для этого нужно кликнуть по одному из имён (ячейки B4 или C4) и выполнить сортировку в порядке возрастания или убывания.

Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru
Источник: /> Перевел: Антон Андронов

Правила перепечаткиЕще больше уроков по Microsoft Excel

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Сортировка данных, находящихся в области строк и столбцов сводной таблицы, по умолчанию выполняется в порядке возрастания (рис. 1а) либо с применением пользовательских списков сортировки. Далеко не всегда это устраивает пользователя. Например, когда хочется отобразить заказчиков с наибольшим доходом в верхней части списка (рис. 1б). Если в сводной таблице применяется сортировка по возрастанию (убыванию), следует создать правило, контролирующее порядок сортировки по полю. Причем это правило (в отношении этого поля) будет применяться даже после добавления новых полей в сводную таблицу (рис. 1в).

Рис. 1. Сортировка по полю Заказчик: (а) по умолчанию – от А до Я; (б) в порядке уменьшения дохода; (в) порядок сортировки по полю Заказчик не изменился при добавлении поля Сектор

Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel

Сортировка заказчиков в порядке убывания дохода

Чтобы отсортировать строки сводной таблицы в порядке убывания дохода, выберите любую ячейку столбца Сумма по полю Доход, например, Е4 (но не заголовок), и щелкните на значке ЯА, находящемся на вкладке Данные (рис. 2). Подобная сортировка напоминает стандартную, но это лишь внешнее сходство. При выполнении сортировки сводной таблицы Excel создает правило, которое будет работать и после внесения дополнительных изменений в сводную таблицу.

Рис. 2. Создание правила сортировки в порядке уменьшения дохода

На примере сводной таблицы, находящейся в столбцах G:I (рис. 1в), видно, что произойдет после добавления нового внешнего поля строки Сектор. Сводная таблица продолжает сортировать данные в порядке убывания дохода внутри каждого сектора. Например, в секторе Производство на первом месте находится компания General Motors с доходом 750 163 доллара. За ней следует компания Ford с доходом 622 794 доллара. Если даже удалить поле Заказчик из сводной таблицы, выполнить дополнительные настройки и вернуть это поле обратно, но уже в область столбцов, Excel запомнит сортировку заказчиков в порядке уменьшения дохода.

Чтобы в сводной таблице, находящейся в столбцах G:I (рис. 1в), секторы также были отсортированы в порядке убывания дохода, можно пойти одним из трех способов:

• Выделите ячейку G4, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Свернуть всё поле, чтобы скрыть все элементы, которые относятся к заказчику. После того как на экране будут отображаться лишь одни секторы, выделите ячейку I4 и щелкните на значке ЯА на вкладке Данные для выполнения сортировки по убыванию. Таким образом, будет создано правило сортировки для поля Сектор. Повторно выделите ячейку G4, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Развернуть всё поле.
• Временно удалите поле Заказчик из сводной таблицы, отсортируйте таблицу по убыванию дохода (методом, который был описан для рис. 2), а потом вновь верните поле Заказчик.
• Воспользуйтесь возможностями команды Дополнительные параметры сортировки (я пользуюсь именно этим методом). Чтобы вызвать команду: (а) выделите ячейку G4, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Сортировка → Дополнительные параметры сортировки (рис. 3) или (б) кликните на значке треугольника в поле Сектор, а затем выберите пункт Дополнительныепараметры сортировки (рис. 4). В обоих случаях откроется окно Сортировка (рис. 5). Установите переключатель в положение по убыванию и выберите строку Сумма по полю Доход.

Рис. 3. Вызов команды Дополнительные параметры сортировки правой кнопкой мыши

Рис. 4. Вызов команды Дополнительные параметры сортировки с помощью меню Сортировка и фильтры поля Сектор

Рис. 5. Настройка параметров в окне Сектор

В левом нижнем углу диалогового окна Сортировка находится кнопка Дополнительно… После щелчка на этой кнопке на экране появится диалоговое окно Дополнительные параметры сортировки. В этом окне можно: (а) задать пользовательский список, который будет использоваться для сортировки по первому ключу (подробнее см. ниже); (б) вместо столбца Общий итог в качестве базового столбца сортировки выбрать другой столбец.

Например, для сводной таблицы, изображенной на рис. 6 можно задать сортировку не по общему доходу, а по доходу от продажи одного вида товаров, например, Устройств (обратите внимание, что заказчики отсортированы не по столбцу F, а по столбцу С).

Рис. 6. Дополнительные параметры позволяют отсортировать заказчиков не по общему доходу, а по доходу от продаж товара Устройство

Чтобы выполнить такую сортировку:

1. Раскройте список Заказчик, находящийся в ячейке А4.
2. Выберите параметр Дополнительные параметры сортировки.
3. В диалоговом окне Сортировка (Заказчик) щелкните на кнопке Дополнительно…
4. В диалоговом окне Дополнительные параметры сортировки (Заказчик) выберите раздел Порядок сортировки и установите переключатель Значения в выделенном столбце.
5. Щелкните в поле ссылки, а затем выберите ячейку С5. Обратите внимание на то, что нужно щелкнуть в одной из ячеек значений Устройство, поскольку на заголовке Устройство в ячейке С4 щелкнуть невозможно.
6. Чтобы завершить установку параметров дважды кликните ОK.

Не пугайтесь, описание этого пошагового алгоритма приведено, скорее, в обучающих целях. Начиная с Excel 2013 сортировка данных сводной таблицы существенно упростилась. Теперь кнопки ЯА и АЯ на вкладке Данные используют интеллектуальные алгоритмы сортировки. При попытке выполнить сортировку с помощью этих кнопок программа попытается предугадать намерения пользователя, основываясь на том, какая ячейка была выделена перед нажатием кнопки сортировки (рис. 7):

• А1, С1, D1, Е1, F1, F2, А30, F30 – не доступны
• А2:А29 – расположит по алфавиту имена заказчиков в столбце А
• В1, В2, С2, D2, E2 – расположит по алфавиту названия товаров в строке 2
• В30, С30, D30, E30 – расположит по убыванию (возрастанию) суммы дохода в строке 30
• по возрастанию (убыванию) продаж В3:В29 – модулей, С3:С29 – устройств, D3:D29 – деталей, Е3:Е29 – препаратов, F3:F29 – итого.

Рис. 7. Интеллектуальные возможности сортировки данных сводной таблицы

Сортировка вручную

Обратите внимание на то, что в диалоговом окне Сортировка (см. рис. 5) можно вручную определить правила сортировки данных. Но сортировка сводной таблицы вручную также выполняется другим, весьма необычным способом. В отчете сводной таблицы на рис. 8а показана последовательность категорий товаров, отсортированных в алфавитном порядке: Деталь, Модуль, Препарат и Устройство. Обратите внимание на то, что объем проданных товаров, относящихся к категории Деталь, не наибольший. И вряд ли стоит эту категорию отображать первой. Установите указатель мыши в ячейке Е4 и введите слово Деталь. Стоит лишь нажать клавишу Enter, как Excel определит, что вы решили переместить колонку Деталь в последний столбец таблицы. Все числовые значения, относящиеся к этой категории товаров, переместятся из столбца В в столбец Е. Значения, относящиеся к другим категориям товаров, сместятся влево. Подобное поведение выглядит нелогичным и присуще лишь сводным таблицам Excel. Обычный набор данных Excel переупорядочить таким образом не удастся. На рис. 8б показана сводная таблица после перемещения заголовка нового столбца в ячейку Е4.

Рис. 8. Сортировка вручную: (а) категории товаров отсортированы по алфавиту, (б) категория Деталь размещена последней

Любители мыши могут просто перетаскивать заголовки требуемых колонок (или отдельные строки). Щелкните в области заголовка столбца и удерживайте указатель мыши над границей диапазона выделенных ячеек до тех пор, пока он не приобретет вид четырехнаправленной стрелки. Начинайте перетаскивать ячейку в выбранное место; появится указатель в виде жирной линии и засечками. Как только вы отпустите кнопку мыши, числовые значения тут же переместятся в новую колонку. Учтите, что при использовании ручной сортировки товары, добавляемые в источник данных, добавляются в конец списка. Это связано с тем, что программа Excel не знает, куда именно нужно добавить новый регион.

Сортировка данных согласно пользовательским спискам

Еще одно решение проблемы, связанной с настройкой последовательности представления полей, заключается в создании пользовательских списков. С помощью подобного списка будут сортироваться сводные таблицы, создаваемые в дальнейшем. По умолчанию Excelсодержит четыре пользовательских списка: для дней недели, месяцев года и сокращенных названий дней недели и месяцев года. Программа сортирует названия дней недели в естественной последовательности, начиная с Пн и кончая Вс (а не по алфавиту).

Чтобы создать собственный список сортировки, выполните следующие действия:

1. В свободной от данных области рабочего листа введите названия категорий товаров в последовательности, которая соответствует создаваемому пользовательскому списку. В каждой ячейке вводите по одному названию, а названия располагайте в одном столбце (рис. 9).
2. Выделите полученный список названий категорий товаров (ячейки А10:А13).
3. Выберите вкладку ленты Файл и в нижней части панели навигации, отображенной в окне слева, щелкните на кнопке Параметры для открытия диалогового окна Параметры Excel.
4. Выберите категорию Дополнительно, перейдите в раздел Общие и щелкните на кнопке Изменить списки.
5. В диалоговом окне Списки адрес диапазона, содержащего предварительно выделенный список названий, отображается в поле Импорт списка из ячеек (рис. 10). Щелкните на кнопке Импорт, чтобы сформировать новый список категорий товаров на основе указанных данных. Новый список добавляется в нижнюю часть области Списки.
6. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Списки. Щелкните еще раз на кнопке ОК для закрытия диалогового окна Параметры Excel.

Рис. 9. Заготовка для создания пользовательского списка

Рис. 10. Окно Списки

Только что созданный список сохраняется в настройках программы и становится доступным в следующих сеансах Excel. Теперь во всех сводных таблицах, создаваемых в будущем, будет выполняться автоматическая сортировка по полю товара в соответствии с порядком, задаваемым в списке. На рис. 11 показана новая сводная таблица (которая была создана на основе нового кеша уже после добавления пользовательского списка товаров), отсортированная в соответствии с созданным списком.

Рис. 11. Теперь все сводные таблицы будут сортироваться в соответствии с новым списком

Чтобы отсортировать ранее созданные сводные таблицы в соответствии с новым пользовательским списком, выполните следующие действия:

1. Раскройте список поля Товар и выберите параметр Дополнительные параметры сортировки.
2. В диалоговом окне Сортировка (Товар) выберите кнопку по возрастанию (от А до Я) по полю, а в раскрывающемся списке выберите Товар.
3. Щелкните на кнопке Дополнительно…
4. В диалоговом окне Дополнительные параметры сортировки (Товар) отмените установку флажка Автосортировка.
5. Раскройте список Сортировка по первому ключу и выберите список, включающий названия категорий товара (рис. 12).
6. Дважды щелкните на кнопке ОК.

Рис. 12. Выбор сортировки в соответствии с пользовательским списком

Заметка написана на основе книги Билл Джелен, Майкл Александер. Сводные таблицы в Microsoft Excel 2013. Глава 4.

Сводная таблица – мощный инструмент Microsoft Excel. С ее помощью пользователь анализирует большие по объему диапазоны, подводит итоги всего в несколько кликов, выводит на экран только нужную в данный момент информацию.

Фильтр в сводной таблице Excel

В сводную таблицу можно преобразовать практически любой диапазон данных: итоги финансовых операций, сведения о поставщиках и покупателях, каталог домашней библиотеки и т.д.

Для примера возьмем следующую таблицу:

Создадим сводную таблицу: «Вставка» — «Сводная таблица». Поместим ее на новый лист.

Мы добавили в сводный отчет данные по поставщикам, количеству и стоимости.

Напомним, как выглядит диалоговое окно сводного отчета:

Перетаскивая заголовки, мы задаем программе инструкции для формирования сводного отчета. Если случайно допустим ошибку, из нижней области можно удалить заголовок, заменить его другим.

По данным, которые помещены в поле «Значения», подводятся итоги. В автоматическом режиме – сумма. Но можно задать «среднее», «максимум» и т.д. Если сделать это нужно для значений всего поля, то щелкаем по названию столбца и меняем способ представления итогов:

Например, среднее количество заказов по каждому поставщику:

Итоги можно менять не во всем столбце, а только в отдельной ячейке. Тогда щелкаем правой кнопкой мыши именно по этой ячейке.

Установим фильтр в сводном отчете:

1. В перечне полей для добавления в таблицу ставим галочку напротив заголовка «Склад».
2. Перетащим это поле в область «Фильтр отчета».
3. Таблица стала трехмерной – признак «Склад» оказался вверху.

Теперь мы можем отфильтровать значения в отчете по номеру склада. Нажимаем на стрелочку в правом углу ячейки и выбираем интересующие нас позиции:

Например, «1»:

В отчете отображается информация только по первому складу. Вверху видим значение и значок фильтра.

Отфильтровать отчет можно также по значениям в первом столбце.

Сортировка в сводной таблице Excel

Немного преобразуем наш сводный отчет: уберем значение по «Поставщикам», добавим «Дату».

Сделаем таблицу более полезной – сгруппируем даты по кварталам. Для этого щелкнем правой кнопкой мыши по любой ячейке с датой. В выпадающем меню выберем «Группировать». Заполним параметры группировки:

После нажатия ОК сводная таблица приобретает следующий вид:

Отсортируем данные в отчете по значению столбца «Стоимость». Кликнем правой кнопкой мыши по любой ячейке или названию столбца. Выбираем «Сортировка» и способ сортировки.

Значения в сводном отчете поменяются в соответствии с отсортированными данными:

Теперь выполним сортировку данных по дате. Правая кнопка мыши – «Сортировка». Можно выбрать способ сортировки и на этом остановиться. Но мы пойдем по другому пути. Нажмем «Дополнительные параметры сортировки». Откроется окно вида:

Установим параметры сортировки: «Дата по убыванию». Кликнем по кнопке «Дополнительно». Поставим галочку напротив «Автоматической сортировки при каждом обновлении отчета».

Теперь при появлении в сводной таблице новых дат программа Excel будет сортировать их по убыванию (от новых к старым):

Формулы в сводных таблицах Excel

Сначала составим сводный отчет, где итоги будут представлены не только суммой. Начнем работу с нуля, с пустой таблицы. За одно узнаем как в сводной таблице добавить столбец.

1. Добавим в отчет заголовок «Поставщик». Заголовок «Стоимость» три раза перетащим в поле «Значения» — в сводную таблицу добавятся три одинаковых столбца.
2. Для первого столбца оставим значение «Сумма» для итогов. Для второго – «Среднее». Для третьего – «Количество».
3. Поменяем местами значения столбцов и значения строк. «Поставщик» — в названия столбцов. «Σ значения» — в названия строк.

Сводный отчет стал более удобным для восприятия:

Научимся прописывать формулы в сводной таблице. Щелкаем по любой ячейке отчета, чтобы активизировать инструмент «Работа со сводными таблицами». На вкладке «Параметры» выбираем «Формулы» — «Вычисляемое поле».

Жмем – открывается диалоговое окно. Вводим имя вычисляемого поля и формулу для нахождения значений.

Получаем добавленный дополнительный столбец с результатом вычислений по формуле.

Скачать пример управления сводными таблицами

Экспериментируйте: инструменты сводной таблицы – благодатная почва. Если что-то не получится, всегда можно удалить неудачный вариант и переделать.