Друзья такая тема меня интересует.
Файл Word, 2010-я версия, лежит на сетевом диске. Этим файлом пользуется много людей. Сам текст они не изменяют. Изменения по тексту вносит только 1 человек. Но, когда ему требуется внести по тексту новую инфу, приходится делать не только массовую рассылку для оповещения, чтобы все закрыли этот файл у себя на компе, но и самое главное ждать когда же наконец будет доступна возможность вносить правку в текст, чтобы новая информация была всем доступна.
Вопрос № 1, есть ли возможность реализовать в ворде этому единственному человеку вносить правку, когда требуется (кроме конечно случая открыть файл первым и иметь на него права, чтобы остальным этот файл был доступен только для чтения/копирования информации)?
Вопрос № 2, если возможность такая отсутствует, есть ли какая то альтернатива, чтобы файл можно было иметь возможность править и при этом другие люди не блокировали файл.

Ищу соратников по программированию

Word 2013 упрощает процесс предоставления общего доступа к документам посредством сервиса OneDrive. Ранее, если возникала необходимость поделиться файлом, можно было отправить его по электронной почте в качестве вложения. Правда при таком подходе появлялось множество разных версий документа, которые в дальнейшем становилось трудно отслеживать. В этом уроке Вы научитесь предоставлять общий доступ к документам Word напрямую из приложения, что дает огромные преимущества.

Открывая пользователям доступ к файлу непосредственно через Word 2013, Вы предоставляете доступ к одному и тому же файлу. Это позволяет Вам и другим пользователям совместно редактировать один и тот же документ без необходимости отслеживать множество версий.

Для того чтобы предоставить общий доступ к документу, прежде всего его необходимо сохранить в облачном хранилище OneDrive.

Как открыть доступ к документу

1. Откройте вкладку Файл, чтобы перейти к представлению Backstage, затем выберите Общий доступ.
2. Появится панель Общий доступ.
3. С левой стороны панели Вы можете выбрать способ предоставления общего доступа, а с правой его параметры.

Параметры общего доступа

Данная область изменяется в зависимости от того, какой способ предоставления общего доступа к файлу Вы выбираете. У Вас есть возможность выбирать и контролировать процесс предоставления доступа к документу. Например, Вы можете установить права на редактирование документа пользователями, которым предоставляется общий доступ к файлу.

Способы предоставления общего доступа

1. Пригласить других людей

Здесь Вы можете пригласить других людей посмотреть или отредактировать документ. Рекомендуем пользоваться этой опцией в большинстве случаев, так как этот вариант оставляет у Вас наибольший уровень контроля и конфиденциальности при предоставлении доступа к документу.

Эта опция выбрана по умолчанию при открытии вкладки Общий доступ.

2. Получить ссылку

Здесь вы можете получить ссылку и с помощью нее поделиться документом. Например, Вы можете опубликовать ссылку в блоге или отправить группе людей по электронной почте. У Вас есть возможность создать два типа ссылок, в первом случае пользователи смогут только просматривать документ, а во втором еще и редактировать.

3. Опубликовать в социальных сетях

Здесь Вы можете опубликовать ссылку на документ в любой из социальных сетей, к которой подключена Ваша учетная запись Microsoft, например, Facebook или LinkedIn. У Вас также есть возможность добавить личное сообщение и задать права на редактирование.

4. Отправить по электронной почте

Эта опция позволяет отправить документ по электронной почте с помощью приложения Microsoft Outlook 2013.

5. Онлайн-презентация

Данная опция позволяет поделиться документом в виде презентации в режиме реального времени. Такой вариант особенно удобен в момент конференцсвязи.

Word сформирует ссылку, которую другие пользователи смогут открыть в веб-браузере. Вы всегда можете приостановить презентацию для внесения изменений, а затем возобновить ее.

6. Опубликовать в блоге

С помощью данного инструмента Word Вы можете опубликовать документ непосредственно в Вашем блоге. Естественно только в случае, если Вы пользуетесь одним из поддерживаемых Word блоггерских сайтов (движков), к примеру, SharePoint, WordPress или Blogger.

Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru
Источник: /> Перевел: Антон Андронов

Правила перепечаткиЕще больше уроков по Microsoft Word

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Безопасность, защита документа, совместный доступ в Microsoft Office Word 2010

Помимо вышеописанных нововведений, в версии приложения Word 2010 были улучшены возможности совместной работы с документами и введены дополнительные меры безопасности данных в документах.

В процессе совместного редактирования документа вы всегда можете просмотреть, кто и над чем именно работал или работает в данный момент.

В момент открытия общего для нескольких пользователей документа, Word автоматически производит его кеширование, после чего в документ можно вносить изменения в автономном режиме. А при возврате в интерактивный режим приложение автоматически синхронизирует данные изменения. При этом каждый автор может блокировать определенные разделы документа, редактированием которых он занимается.

Что касается улучшенных мер безопасности, то они, прежде всего, касаются работы в режиме защищенного просмотра, при котором функции редактирования отключаются в момент открытия определенных файлов.

Эта опция предусмотрена с целью защиты ваших документов от несанкционированных изменений со стороны потенциально опасных файлов, таких как файлы из Интернета, вложений электронной почты, или файлы с активным содержимым типа макросов, подключений к данным и элементов ActiveX. Такие файлы открываются в режиме защищенного просмотра и подвергаются необходимой проверке.

Если источники получаемых файлов не вызывают у вас никаких сомнений, вы можете разрешить их запуск путем щелчка по пункту «Разрешение редактирования».

Прежде чем открыть совместный доступ к тому или иному документу, имеется возможность их проверки на предмет наличия в нем скрытых метаданных или персональных данных посредством инспектора документов.

Инспектор документов позволяет искать и при необходимости удалять такие данные, как примечания; рукописные заметки; версии; отслеженные изменения; скрытый текст; свойства документа; настраиваемые данные в формате XML; а также данные в колонтитулах.

Дополнительно можно настроить инспектор документов таким образом, чтобы он осуществлял проверку на дополнительные типы скрытого содержимого.

В блоге SharePoint Workspace Team, появилась статья SharePoint Workspace and the Office Document Cache, которая затрагивает некоторые вопросы реализации такой давно ожидаемой функциональности, как параллельная/совместная работа над документами, которая доступна при использовании Microsoft Office 2010 и SharePoint Foundation 2010 (ну или SharePoint Server 2010, естественно).

Однако, прежде чем говорить о реализации, я хочу немного рассказать как выглядит этот механизм с точки зрения пользователя.

Как это выглядит…

Итак, пусть мы (т.е. я, конечно, но в двух лицах Admin1 и Administrator) открываем с узла SharePoint какой-нибудь простой документ, например MS Word:

То, что над документом работают несколько человек можно увидеть, взглянув на строку состояния в низу окна Word:

Если теперь щелкнуть по области авторов, то можно увидеть подробные сведения о каждом из моих соавторов и даже связаться с ними по почте (или через службу мгновенных сообщений, если в сети развернут Communication Server):

(в моем примере нет ни изображений, ни статусов пользователей: «занят»/»в сети»/…, т.к. в этом тестовом домене я практически ничего не настраивал и уж тем более не развертывал сервисы Communication Server. Впрочем, мне это ничуть не мешает, ибо я знаю, что мой соавтор — это я сам, а желания поговорить с собой … пока не возникает, вроде)

Что же произойдет, если теперь один из пользователей поменяет документ? В этом случае второй увидит уведомление, что документ был изменен, и появится метка — в какой именно области:

Обратите внимание: изменения сейчас есть только локально у пользователя Administrator, ни на сервере, ни у второго клиента они не доступны. Однако, как только пользователь Administrator сохранит свой измененный документ на сервер, у первого пользователя появится уведомление в строке состояния о доступности изменений:

а метки, которые показывали места изменений, приобретут вид (значок дискетки появится, в общем):

Для того, чтобы получить эти изменения, второму автору нужно вызвать операцию сохранения (которая также получает и изменения). Эти изменения будут выделены в основном тексте цветом:

— выделение будет оставаться до следующего сохранения (когда автор сохранит уже совокупный документ, включающий все исправления: и свои, и других авторов).

Однако в этой идиллии возможны и темные пятна — конфликтующие изменения, когда авторы совместно правят одну и ту же область. В общем случае такая ситуация не возникнет, т.к. изменения, произведенные первым автором тут же блокируют область от изменений всеми остальными авторами (заблокировать область можно и превентивно — выделив часть документа и нажав кнопку «Блокировать авторов» в меню или на Ribbon). При попытке изменить заблокированную область будет выдано предупреждение о невозможности правки:

Однако, информация об изменениях распространяется не мгновенно (по моим наблюдениям задержка между внесением изменения, и появлением информации о нем проходит не меньше 10-20 секунд, но это очень условные прикидки), кроме того, Office 2010 позволяет открывать документы из локальной копии без непосредственной связи с сервером (сам я не проверял — так уверяют авторы блогов, которые я читал, приходится верить). А это значит, что в принципе несколько авторов могут независимо внести правки в одну и ту же область. В этом случае Word не может автоматически слить изменения и предлагает автору (тому, который пытается сохранить свой документ последним) разрешить конфликты вручную.

Вот так будет выглядеть сообщение об обнаружении конфликта:

А вот так — панель со списком конфликтующих изменений и текст, который попал в конфликт:

Вот так примерно это выглядит. Ну а теперь немного тех самых технических подробностей.

Как это работает…

Сразу оговорюсь — особых откровений не будет, а будет небольшой реферат по тому, что удалось почерпнуть из приведенной в самом начале статьи (и пары других статей, которые я нашел по ключевым словам из нее)…

Итак, работа офисного пакета с нелокальными документами (т.е. загружаемыми по сети из публичных источников) строится на таких компонентах как:

• Локальном хранилище Office Document Cache и программе Upload Center (msosync.exe)
• Протоколах File Sync via SOAP over HTTP и Binary Requests for File Synchronization via SOAP Protocol Specification

Office Document Cache и Upload Center  

Все документы, загружаемые извне (например, с узла SharePoint или папки в SkyDrive) на компьютер пользователя сохраняются в специальном хранилище — Office Document Cache (ODC). Все офисные приложения, т.е. и Word, и Excel, и PowerPoint работают с этим хранилищем. Основная (но не единственная!) его задача — уменьшение времени при повторном открытии файлов. Физически хранилище — это не более чем папка в профиле пользователя %userprofile%AppDataLocalMicrosoftOffice14.0OfficeFileCache. Для управления хранилищем используется приложение Upload Center (или Центр отправки в русскоязычном Office) — процесс Msosync.exe.

Помимо отображения содержимого кэша и управления его настройками, msosync выполняет также фоновую синхронизацию (загрузку) измененных файлов на сервер.

Co-authoring

Для реализации собственно совместной работы используются дв специализированных протокола: File Sync via SOAP over HTTP и Binary Requests for File Synchronization via SOAP Protocol Specification. Оба протокола рассматривают редактируемые файлы как структурированные сущности (используется специальный термин для единицы структуризации: хранимая ячейка (storage cell)). Сам протокол ничего не знает о содержимом и форматах этих сущностей — это полностью отдается на откуп клиентам.

Оба протокола работают (как ясно из названия) поверх SOAP (говорится о HTTP-реализации, но я подозреваю, что никаких особых привязок именно к HTTP в спецификациях нет).

Первый из протоколов обеспечивает:

• подключение авторов к совместному редактированию
• обмен информацией о вносимых изменениях (не сами изменения, а факт, что такое было) и блокировках
• получение клиентом информации о текущем авторе (т.е. о себе самом) — используется для отображения friendly name. 
• получение серверного времени (синхронизацию)

Второй протокол позволяет обмениваться изменениями (т.е. передавать не целиком файл, а только измененные хранимые ячейки) между клиентами. Понятно, что для корректной работы на каждой стороне должны быть одинаковые клиенты, либо должен быть способ им обменяться информацией о том, какой формат имеют файлы и какие его части синхронизируются. Для этого в протоколе предусмотрены такие понятия как: описание хранилища (Storage Manifest), пользовательские данные (User Data) и настраиваемые фильтры (Custom Filter) — для идентификации которых используются глобально-уникальные идентификаторы (GUID), которые определяет вендор форматов. 

Описания обоих протоколов опубликованы на сайте MSDN: : File Synchronization via SOAP over HTTP Protocol Specification и : Binary Requests for File Synchronization via SOAP Protocol Specification в рамках инициативы Microsoft Open Specification Promise.

Описания того, как организуется взаимодействие между экземплярами Word (т.е. описание тех самых хранилищ, фильтров, …) доступно на там же сайте и по той же программе: : Word Co-Authoring File Format (.xml) in Document Lock Persistence Structure Specification. Для других приложений я подобных описаний не нашел (скорее всего, плохо искал или они просто еще не выложены), но данная функциональность также заявлена для Excel и OneNote.

Вместо заключения 

К сожалению я не очень владею хитросплетениями лицензирования по программе Microsoft Open Specification Promise — вроде бы лицензирование по ней предполагает возможность свободной реализации в рамках Community-проектов, и какие-то отчисления, если проект коммерческий — но, это туманные воспоминания 3-4 летней давности и все уже могло измениться (а еще я мог сам тогда не разобраться).

Но это что касается юридических вопросов, а в техническом плане все перечисленные протоколы, в первую очередь MS-FSSHTTP и MS-FSSHTTPB, практически не содержат вендор-специфичных деталей (единственно, что я нашел при первичном анализе — необходимость размещать сервисы по пути /_vti_bin/cellstorage.svc, где сервер — тот с которого забираются файлы). 

А это значит, что если в плане лицензирования все окажется хорошо, можно будет ожидать, что в ближайшее время поддержка механизмов co-authoring для Office 2010 будет появляться и у других поставщиков ECM-систем.