Работать с числовыми данными, делать расчеты, составлять таблицы удобнее в Excel. По сути, сама программа – это таблица. Word для подобной работы не совсем приспособлен.

Но иногда приходится переносить таблицы из Excel в Word. Либо преобразовывать готовую таблицу. «Перебивать» данные из одного формата в другой непродуктивно, долго. Должен быть другой способ.

Как перенести таблицу из Excel в Word?

Первый способ.

1. У нас есть таблица с тремя столбцами и пятью строками. Границы установлены.
2. Выделяем диапазон данных. Нажимаем копировать в главном меню. Либо сочетание клавиш Ctrl + C. Можно по выделенной таблице щелкнуть правой кнопкой мыши и нажать «копировать».
3. Открываем лист Word. В главном меню – инструмент «Вставка». Выбираем «Специальная вставка».
4. Задаем параметры специальной вставки. «Связать» — «Лист Microsoft Office Excel». Проверяем, правильно ли выбран источник вставки. Жмем ОК.

Результат нашей работы:

Этот способ имеет некоторые недостатки:

• таблица вставляется как графический объект, то есть редактировать ее невозможно.
• границы широкоформатных таблиц могут выходить за пределы листа.

Второй метод.

1. Выделяем таблицу в MS Excel. Копируем ее в буфер обмена.
2. Открываем MS Word. Нажимаем «Вставить». Или сочетание клавиш Shift + Ins. Результат:

Мы можем редактировать данные, менять границы таблицы, шрифт значений, форматировать.

Существенный недостаток такого вариант вставки – таблицы с большим объемом данных выходят за пределы листа.

Третий способ.

1. На листе Word переходим на вкладку «Вставка». Нам необходимо меню «Текст» — инструмент «Объект».
2. В открывшемся диалоговом окне выбираем «Создание из файла». Нажимаем «Обзор», чтобы найти файл с нужной таблицей.
3. Когда искомый объект найден, в строке «Имя файла» появятся его данные». Жмем ОК.

Вставленная таблица представляет собой графический объект. Отредактировать значения в ячейках нельзя.

Чтобы вставить диапазон данных без границ, следует предварительно убрать границы таблицы.

В Excel:

Или комбинация клавиш CTRL+SHIFT+(минус).

В Word:

Чтобы манипулировать с границами, таблица должна быть вставлена по второму методу.

Как преобразовать таблицу из Word в Excel?

Произведем обратный перенос.

Ваиант 1.

1. Выделяем таблицу в MS Word. Нажимаем «Копировать».
2. Открываем MS Excel. Ставим мышку в том месте, где должна появиться таблица. Жмем «Вставить».

У нас «чистенькая» таблица. Поэтому вставилась она ровно и аккуратно. Если данные вносились коряво, много лишних символов (непечатаемых), то границы строк и столбцов могут сместиться. Из подобной ситуации 2 выхода:

1. Чистим таблицу вручную. Если много повторяющихся символов, можно использовать параметры автозамены.
2. Сохраняем таблицу как текст (в формате txt). В этом случае уберутся все лишние символы. А в Excel вставить данные из txt.

Ваиант 2.

1. Выделяем таблицу в Ворде. Меню «Макет» — «Данные» — инструмент «Преобразовать в текст». В параметрах преобразования – «знак табуляции».
2. Главное меню – «Сохранить как» — «Другие форматы». Тип файла выбираем «Обычный текст».
3. Открываем Эксель. Вкладка «Данные». «Получить внешние данные» — «Из текста».
4. Ищем сохраненный файл. Нажимаем «Импорт». Откроется «Мастер текстов».
5. Устанавливаем нужные параметры преобразования. Формат данных – с разделителями. Символ-разделитель – знак табуляции. Готово.

Можно редактировать данные, рисовать границы и т.д. Такой способ вставки убирает лишний символы, предупреждает смещение ячеек.

2 метода:Преобразование спискаПреобразование таблицы

Если вам нужно перенести список или таблицу с данными из документа Word в таблицу Excel, вам необязательно копировать и вставлять каждый отдельный фрагмент информации в соответствующую ячейку таблицы. Вы можете легко импортировать весь документ в формат Excel в несколько кликов, если сначала правильно отформатируете ваш документ Word.

Метод 1 Преобразование списка

1. Для начала, нужно понять, как приложение преобразует документ.

   Когда вы импортируете документ в Excel, программа определяет, какой фрагмент информации будет размещен в отдельной ячейке таблицы, используя для этого определенные символы в тексте. Посредством форматирования данных в документе перед импортированием вы сможете контролировать вид конечной таблицы и свести к минимуму необходимость форматировать документ вручную. Этот способ удобен, если вам нужно импортировать большой список из документа Word в таблицу Excel.

   • Этот метод особенно эффективен, если вы импортируете список из нескольких элементов одинакового формата (список адресов, телефонных номеров, адресов электронной почты, и так далее).

2. Проверьте документ на предмет ошибок форматирования. Перед началом процесса преобразования удостоверьтесь в том, что все элементы списка имеют одинаковое форматирование. Если необходимо, исправьте возможные ошибки пунктуации или перестройте элементы, которые не соответствуют остальным. Это обеспечит правильную передачу данных.

3. Включите отображение знаков форматирования в документе Word.

   Отображение скрытых знаков форматирования поможет выбрать оптимальный способ разделения элементов списка. Чтобы отобразить знаки форматирования, нажмите кнопку «Отобразить все знаки» во вкладке Главная, или нажмите комбинацию клавиш

   ^ Ctrl

   +

   ⇧ Shift

   +

   *

   • В большинстве списков будет стоять или один знак абзаца в конце каждой строки, или один в конце строки и один в пустой строке между элементами. Вы будете использовать эти знаки для вставки символов, которые приложение Excel использует для распределения данных по ячейкам таблицы.
4. Удалите знаки абзаца между элементами, чтобы избавиться от пустых строк.

   Приложение Excel использует пустые строки между элементами списка для идентификации отдельных строк с данными, но сейчас их нужно удалить, чтобы процесс форматирования прошел корректно. Не беспокойтесь, немного позже вы добавите их снова. Этот метод уместен в тех случаях, когда один знак абзаца стоит в конце пункта списка и один – в пустой строке между пунктами (два в строке).

   • Нажмите ^ Ctrl+H чтобы открыть окно Найти и заменить.
   • Введите в поле поиска ^p^p. Это кодовое обозначение двух знаков абзаца в строке. Если каждый элемент списка состоит из одной сплошной строки, и между элементами нет пустых строк, используйте команду ^p.
   • В поле Заменить введите знак разделения. Этот знак не должен повторяться больше нигде в этом документе. Например, можно использовать знак ~.
   • Нажмите кнопку Заменить все. Вы заметите, что все элементы списка объединились между собой, но не стоит беспокоиться, поскольку в соответствующих местах расставлены разделители (после каждого элемента).
5. Выделите каждый элемент в отдельное поле.

   Теперь, когда элементы списка разделены так, что они отображаются в последовательных строках, нам нужно обозначить, какие данные будут отображаться в каждом поле. Например, если в первой строке каждого элемента указано имя, во второй – адрес, и в третьей – регион и почтовый индекс, вы можете

   • Нажать ^ Ctrl+H чтобы открыть окно Найти и заменить.
   • Удалить один из знаков ^p в поле Найти.
   • Изменить знак в поле Заменить на запятую ,.
   • Нажать кнопку Заменить все. Оставшиеся знаки абзацев будут заменены запятыми, которые будут выделять каждую строку в отдельное поле.
6. Замените разделители, чтобы завершить процесс форматирования.

   Когда вы проделаете два вышеописанных шага по поиску и замене, ваш список больше не будет выглядеть как список. Вся информация будет представлена одной непрерывной строкой, а ее фрагменты будут разделены запятыми. Последняя операция поиска и замены вернет вашим данным вид списка, при этом отдельные фрагменты будут разделены запятыми.

   • Нажмите ^ Ctrl+H чтобы открыть окно Найти и заменить.
   • В поле Найти введите символ ~ (или другой символ, который вы выбрали ранее).
   • В поле Заменить введите ^p.
   • Нажмите на кнопку Заменить все. Все элементы вашего списка будут разбиты на отдельные группы, разделенные запятыми.
7. Сохраните документ, как простой текстовый файл.

   Теперь, когда форматирование завершено, можно сохранить документ в виде текстового файла. Это позволит приложению Excel прочесть и проанализировать данные и разместить каждый фрагмент в соответствующем поле.

   • Перейдите во вкладку Файл и выберите пункт «Сохранить как».
   • Откройте выпадающее меню «Тип файла» и выберите «Обычный текст».
   • Введите имя вашего файла и нажмите кнопку Сохранить.
   • Если появится окно Преобразование файла, просто нажмите    OK   .
8. Откройте файл с помощью приложения Excel.

   Теперь, когда вы сохранили файл в виде обычного текста, вы сможете открыть его с помощью приложения Excel.

   • Перейдите во вкладку Файл и выберите пункт Открыть.
   • Откройте выпадающее меню «Все файлы Excel» и выберите «Текстовые файлы».
   • В окне Мастер текстов (импорт) нажмите кнопку Далее >.
   • В списке Разделители выберите «Запятая». В окошке предпросмотра вы увидите, как элементы вашего списка будут разделены в таблице. Нажмите Далее >.
   • Выберите формат данных для каждой колонки и нажмите Готово.

Метод 2 Преобразование таблицы

1. Создайте таблицу с данными в документе Word.

   Если у вас есть список данных в документе, вы можете преобразовать его в таблицу в приложении Word, а затем быстро скопировать эту таблицу в Excel. Если ваши данные уже оформлены в виде таблицы, переходите к следующему шагу.

   • Выделите весь текст, который вы хотите оформить в виде таблицы.
   • Перейдите во вкладку Вставка и нажмите кнопку Таблица.
   • Выберите пункт «Преобразовать в таблицу».
   • В поле «Число столбцов» укажите количество строк в записи. Если записи разделены пустыми строками, добавьте одну строку к общему количеству.
   • Нажмите    OK   .

2. Проверьте форматирование таблицы. Приложение Word создаст таблицу на основе ваших настроек. Внимательно проверьте, чтобы все данные были на своих местах.

3. Нажмите маленькую кнопку «+» которая появится в верхнем левом углу таблицы. Она появляется, когда вы наводите мышь на таблицу. Нажав на эту кнопку, вы выделите все данные в таблице.

4. Нажмите .^ Ctrl+C чтобы скопировать выделенные данные. Это также можно сделать, нажав кнопку «Копировать» во вкладке Главная.

5. Откройте приложение Excel. Скопировав выделенные данные, вы можете открыть приложение Excel. Если вы хотите вставить данные в уже готовую таблицу Excel, откройте ее. Наведите курсор на ячейку, в которую вы хотите вставить левую верхнюю ячейку скопированной таблицы.

6. Нажмите .^ Ctrl+V чтобы вставить скопированные данные. Отдельные ячейки таблицы из документа Word разместятся в соответствующих ячейках таблицы Excel.

7. Разделите оставшиеся столбцы.

   В зависимости от вида импортируемых данных, возможно, вам придется дополнительно откорректировать форматирование. Например, если вы импортируете адреса, тогда название города, области и почтовый индекс могут попасть в одну ячейку. Можно сделать так, чтобы приложение Excel разделило их автоматически.

   • Выделите весь столбец, который хотите разделить, нажав на его заголовок
   • Перейдите во вкладку Данные и нажмите кнопку «Текст по столбцам».
   • Нажмите кнопку Далее > и в меню Символы-разделители выберите «Запятая». В случае с нашим примером, название города будет отделено от аббревиатуры области и почтового индекса.
   • Чтобы сохранить изменения, нажмите Готово.
   • Выделите столбец, который также нужно разделить, и повторите те же действия, указав «Пробел» вместо запятой в качестве разделителя. Так вы отделите аббревиатуру области от почтового индекса.

Информация о статье

Эту страницу просматривали 158 759 раза.

Была ли эта статья полезной?

Бывают ситуации, когда текст или таблицы, набранные в Microsoft Word, нужно преобразовать в Excel. К сожалению Ворд не предусматривает встроенных инструментов для подобных преобразований. Но, вместе с тем, существует целый ряд способов произвести конвертацию файлов в данном направлении. Давайте выясним, как это можно сделать.

Основные способы конвертации

Можно выделить три основных способа конвертации файлов Word в Excel:

• простое копирование данных;
• использование сторонних специализированных приложений;
• использование специализированных онлайн-сервисов.

Способ 1: копирование данных

Если просто скопировать данные из документа Word в Excel, то содержимое нового документа будет иметь не слишком презентабельный вид. Каждый абзац будет размещаться в отдельной ячейке. Поэтому, после того, как текст скопирован, нужно поработать над самой структурой его размещения на листе Excel. Отдельный вопрос составляет копирование таблиц.

1. Выделяем нужный отрезок текста или текст целиком в Microsoft Word. Кликаем правой кнопкой мыши, чем вызываем контекстное меню. Выбираем пункт «Копировать». Можно вместо использования контекстного меню, после выделения текста, кликнуть по кнопке «Копировать», которая размещается во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Буфер обмена». Ещё одним вариантом является после выделения текста нажатие комбинации клавиш на клавиатуре Ctrl+C.
2. Открываем программу Microsoft Excel. Кликаем ориентировочно по тому месту на листе, куда собираемся вставить текст. Правым кликом мыши вызываем контекстное меню. В нём в блоке «Параметры вставки» выбираем значение «Сохранить исходное форматирование».

   Также, вместо этих действий, можно нажать на кнопку «Вставить», которая размещена на самом левом краю ленты. Ещё один вариант – это нажатие комбинации клавиш Ctrl+V.

Как видим, текст вставлен, но он, как и говорилось выше, имеет непрезентабельный вид.

Для того, что бы он принял нужный нам вид, раздвигаем ячейки на требуемую ширину. При наличии надобности дополнительно форматируем его.

Способ 2: продвинутое копирование данных

Существует ещё один способ конвертации данных из Ворда в Excel. Он, конечно, существенно сложнее предыдущего варианта, но, в то же время, подобный перенос зачастую более корректен.

1. Открываем файл в программе Word. Находясь во вкладке «Главная», кликаем по значку «Отобразить все знаки», который размещен на ленте в блоке инструментов «Абзац». Вместо данных действий можно просто нажать комбинацию клавиш Ctrl+*.
2. Появится специальная разметка. В конце каждого абзаца стоит знак. Важно отследить, чтобы не было пустых абзацев, иначе конвертирование будет некорректным. Такие абзацы следует удалить.
3. Переходим во вкладку «Файл».
4. Выбираем пункт «Сохранить как».
5. Открывается окно сохранения файла. В параметре «Тип файла» выбираем значение «Обычный текст». Жмем на кнопку «Сохранить».
6. В открывшемся окне преобразования файла никаких изменений вносить не нужно. Просто жмем кнопку «OK».
7. Открываем программу Эксель во вкладке «Файл». Выбираем пункт «Открыть».
8. В окне «Открытие документа» в параметре открываемых файлов установите значение «Все файлы». Выберете тот файл, который до этого сохраняли в Ворде, как обычный текст. Жмем на кнопку «Открыть».
9. Открывается Мастер импорта текстов. Указываем формат данных «С разделителями». Жмем на кнопку «Далее».
10. В параметре «Символом-разделителем является» указываем значение «Запятая». Со всех остальных пунктов снимаем галочки при их наличии. Жмем на кнопку «Далее».
11. В последнем окне выбираем формат данных. Если у вас обычный текст, то рекомендуется выбрать формат «Общий» (установлен по умолчанию) или «Текстовый». Жмем на кнопку «Готово».
12. Как видим, сейчас каждый абзац вставлен не в отдельную ячейку, как при предыдущем способе, а в отдельную строку. Теперь нужно расширить эти строки, чтобы отдельные слова не терялись. После этого, можно отформатировать ячейки на ваше усмотрение.

Примерно по такой же схеме можно скопировать таблицу из Ворда в Эксель. Нюансы данной процедуры описываются в отдельном уроке.

Урок: как вставить таблицу из Word в Excel

Способ 3: применение приложений для конвертирования

Ещё одним способом преобразовать документы Ворд в Эксель является применение специализированных приложений для конвертирования данных. Одним из наиболее удобных из них является программа Abex Excel to Word Converter.

1. Открываем утилиту. Жмем на кнопку «Add Files».
2. В открывшемся окне, выбираем файл, который подлежит конвертации. Жмем на кнопку «Открыть».
3. В блоке «Select output format» выбираем один из трёх форматов Excel:
   • xls;
   • xlsx;
   • xlsm.
4. В блоке настроек «Output setting» выбираем место, куда будет конвертироваться файл.
5. Когда все настройки указаны, жмем на кнопку «Convert».

После этого происходит процедура конвертации. Теперь вы можете открыть файл в программе Excel, и продолжить работу с ним.

Способ 4: конвертация с помощью онлайн-сервисов

Если вы не желаете устанавливать на свой ПК дополнительное программное обеспечение, то можно воспользоваться специализированными онлайн-сервисами для конвертации файлов. Одним из самых удобных онлайн-конвертеров по направлению Word – Excel является ресурс Convertio.

Онлайн-конвертер Convertio

1. Переходим на сайт Convertio и выбираем файлы для конвертации. Это можно сделать следующими способами:
   • Выбрать с компьютера;
   • Перетянуть с открытого окна Проводника Windows;
   • Загрузить из сервиса Dropbox;
   • Загрузить из сервиса Google Drive;
   • Загрузить по ссылке.
2. После того, как исходный файл загружен на сайт, выбираем формат сохранения. Для этого, кликаем по выпадающему списку слева от надписи «Подготовлено». Переходим в пункт «Документ», а затем выбираем формат xls или xlsx.
3. Жмем на кнопку «Преобразовать».
4. После того, как преобразование завершено, жмем на кнопку «Скачать».

После этого документ в формате Excel будет загружен на ваш компьютер.

Как видим, существует несколько способов преобразования файлов Word в Excel. При использовании специализированных программ или онлайн-конвертеров трансформация происходит буквально в несколько кликов. В то же время, ручное копирование, хоть и занимает большее время, но позволяет максимально точно отформатировать файл под свои потребности.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет