Создать диаграмму на основе сводной таблицы очень просто. Переключитесь в режим Сводная диаграмма (PivotChart View), и на экране появится сводная диаграмма, примерно такая, как на рис. 8.50.

Как и сводная таблица, она имеет поле фильтра — «Страна» (Country), которое отображается в левом верхнем углу экрана, поля строк и столбцов, которые здесь отображаются справа и снизу. Эта сводная диаграмма тесно связана с таблицей. Если вы переключитесь в режим сводной таблицы и измените ее структуру, это изменение будет отображено и на сводной диаграмме, и наоборот, если сейчас изменить структуру сводной диаграммы, то это изменение появится и на сводной таблице, когда вы вновь переключитесь в тот режим.

Рис. 8.50. Сводная диаграмма, построенная на основе сводной таблицы

Но можно создать диаграмму и непосредственно на базе запроса или таблицы. При этом одновременно будет создаваться и сводная таблица. Сводная таблица и сводная диаграмма — это две формы представления одних и тех же данных.

В качестве примера предлагается построить сводную диаграмму для запроса «Продажи по сотрудникам и странам» (Employee Sales by Country).

1. Откройте этот запрос в режиме Конструктора.
2. Запрос имеет два параметра: и , которые используются для фильтрации данных. Для сводной диаграммы эти параметры не нужны, поэтому сначала удалите выражение из строки Условие отбора (Criteria), затем откройте диалоговое окно Параметры (Query Parameters) (см. разд. «Запросы с параметрами»гл. 4) и удалите оба параметра.
3. Щелкните по стрелке на кнопке Вид (View) панели инструментов и выберите из меню пункт Сводная диаграмма (PivotChart View). Появится окно, основную часть которого занимает область отображения диаграммы (рис. 8.51), ограниченная осями координат и размеченная линиями сетки. Кроме этого, видны область фильтра, которая играет ту же роль и расположена так же, как и в сводной таблице, область категорий и область рядов, которые соответствуют строкам и столбцам сводной таблицы. В область категорий переносятся поля, значения которых должны откладываться по оси X (горизонтальной), а в область рядов — поля, каждое значение которых соответствует одной серии точек или столбцов на диаграмме (в зависимости от типа диаграммы). Эти поля соответствуют полям столбцов на сводной диаграмме. В область данных помещаются поля, значения которых будут отображаться по оси Y (вертикальной) диаграммы.

Рис. 8.51. Макет сводной диаграммы

4. Перетащите из списка полей в область фильтра поле «Страна» (Country), в область категорий — поля «Фамилия» (Last Name) и «Имя» (First Name), в область рядов — поле «Дата исполнения по месяцам» (Shipped Date By Month). Следите, как будет меняться область диаграммы.
5. Перенесите поле «СуммаПродаж» (Sale Amount) в область данных — и диаграмма готова. Нажмите кнопку Добавить легенду (Show Legend), чтобы отобразить легенду, после чего вы получите диаграмму, представленную на рис. 8.52.
6. Можно еще ввести надписи у осей диаграммы. Щелкните по надписи Название оси (Axis Title) под осью X. Выведите на экран окно Свойства (Properties) и раскройте вкладку Формат (Format). Введите в поле Заголовок (Caption): Сотрудники. Аналогично введите надпись Объем продаж для оси Y.

Рис. 8.52. Сводная диаграмма

Рис. 8.53. Сводная таблица «Продажи по сотрудникам и странам»

Замечание

Каи уже говорилось выше, одновременно со сводной диаграммой создается и сводная — таблица.

7. Щелкните по стрелке на кнопке Вид (View) и переключитесь в режим сводной таблицы. Вы увидите сводную таблицу, показанную на рис. 8.53.

В данной лабораторной работе рассмотрим использование рисунков и диаграмм в СУБД Access.

Рисунки

В режиме конструктора форм СУБД Access имеется возможность использования графических элементов Линия и Прямоугольник. Данные элементы позволяют акцентировать внимание на определенных частях формы.

В режиме конструктора имеется возможность вставки рисунков двумя способами: Свободная рамка объекта и Присоединенная рамка объекта. Используя первый способ, можно вставить рисунок, который будет одинаково отображаться для всех записей. Это может быть, например, логотип компании. При помощи второго способа размещают рисунки, которые связаны с конкретными записями, например, база данных содержит информацию по сотрудникам и этот элемент позволяет выводить фотографию конкретного сотрудника при изменении записей.

Задание

1. Поместите окно ввода в форме “Заказ с полем со списком”  на выпуклый прямоугольник. Для этого выберите инструмент Прямоугольник и разместите его на необходимую область формы. При этом прямоугольник может перекрыть элементы формы. Далее сделайте прямоугольник прозрачным, выбрав Свойства — Тип фона — Прозрачный или выбрать пункт На задний план в пункте меню Формат. Затем выберите Свойство Оформление / Приподнятое. Отмечу также, что прямоугольник залить цветом, используя Свойство / Цвет фона.
2. Добавьте логотип на одну из форм. Логотип создайте самостоятельно, например, в графическом редакторе Paint.

Мастер диаграмм

Удобным механизмом анализа и представления данных являются диаграммы. Распишу процесс построения диаграммы распределения по категориям цены товаров для таблицы ТОВАР.

1. Создаем запрос “Категории и цены товаров” по таблицам ТОВАР и КАТЕГОРИЯ ТОВАРА, содержащий поля Значение и Цена, отсортированные по полю Значение.
2. Используя созданный запрос,  создаем форму “Диаграмма: Количество товаров по категориям”. Для этого на Ленте Создание в разделе Формы выберем Пустая форма и откроем ее в конструкторе, затем в Элементах управления найдем пиктограмму Вставить диаграмму нажмем на нее  и выберем место на форме куда хотим ее вставить и автоматически откроется окно Создание диаграммы, выберем таблицу и запрос. В нашем случае это будет запрос Категории и цены товаров. Выберем поле Значение. В качестве формы диаграммы выберем Объемная круговая. Теперь введем заголовок диаграммы: Число товаров каждой категории и кнопкой Готово запустим  построение диаграммы. Получим требуемую диаграмму.
3. На полученной диаграмме есть названия категорий, но нет численных значений. Вызовем  программу Microsoft Graph, которая собственно и создала нашу диаграмму. Для этого необходимо перейти в режим Конструктора и вызвать программу двойным щелчком по светлому полю на диаграмме. В верхней строке меню теперь представлены пункты меню приложения Microsoft Graph. Выберем пункты Диаграмма / Параметры диаграммы… /  Подписи данных / Значение. Нажмем кнопку ОК. Теперь цифры числа записей данной категории появятся. При необходимости их можно переместить в нужные места. Если хотим, можем вывести проценты.

Задание

1. Создайте диаграмму Количество товаров по категориям (создание описано выше).
2. Для того же запроса “Категории и цены товаров” создайте столбчатую диаграмму значений средней цены товаров по категориям. В качестве полей диаграммы возьмем оба поля запроса. Выберем тип диаграммы Гистограмма. Далее в процессе диалога с мастером дважды щелкнем левой кнопкой мыши по кнопке Сумма_Цена. Откроется окно выбора функции, выберем Avg. Название кнопки теперь поменяется на Среднее_Цена Дадим диаграмме название Средняя цена товаров по категориям.
3. Создать для этого же запроса вертикальную столбцовую диаграмму (Гистограмму) “Число товаров”, показывающую количество товаров по категориям.
4. Замените  на предыдущей круговой диаграмме вывод чисел на вывод процентов.
5. Создайте круговую диаграмму  “Категория покупателей – количество товаров”, показывающую количество товаров, приобретенных каждым покупателем.

Лабораторная работа Access

Любую информацию легче воспринимать, если она представлена наглядно. Это особенно актуально, когда мы имеем дело с числовыми данными. Их необходимо сопоставить, сравнить. Оптимальный вариант представления – диаграммы. Будем работать в программе Excel.

Так же мы научимся создавать динамические диаграммы и графики, которые автоматически обновляют свои показатели в зависимости от изменения данных. По ссылке в конце статьи можно скачать шаблон-образец в качестве примера.

Как построить диаграмму по таблице в Excel?

1. Создаем таблицу с данными.
2. Выделяем область значений A1:B5, которые необходимо презентовать в виде диаграммы. На вкладке «Вставка» выбираем тип диаграммы.
3. Нажимаем «Гистограмма» (для примера, может быть и другой тип). Выбираем из предложенных вариантов гистограмм.
4. После выбора определенного вида гистограммы автоматически получаем результат.
5. Такой вариант нас не совсем устраивает – внесем изменения. Дважды щелкаем по названию гистограммы – вводим «Итоговые суммы».
6. Сделаем подпись для вертикальной оси. Вкладка «Макет» — «Подписи» — «Названия осей». Выбираем вертикальную ось и вид названия для нее.
7. Вводим «Сумма».
8. Конкретизируем суммы, подписав столбики показателей. На вкладке «Макет» выбираем «Подписи данных» и место их размещения.
9. Уберем легенду (запись справа). Для нашего примера она не нужна, т.к. мало данных. Выделяем ее и жмем клавишу DELETE.
10. Изменим цвет и стиль.

Выберем другой стиль диаграммы (вкладка «Конструктор» — «Стили диаграмм»).

Как добавить данные в диаграмму в Excel?

1. Добавляем в таблицу новые значения — План.
2. Выделяем диапазон новых данных вместе с названием. Копируем его в буфер обмена (одновременное нажатие Ctrl+C). Выделяем существующую диаграмму и вставляем скопированный фрагмент (одновременное нажатие Ctrl+V).
3. Так как не совсем понятно происхождение цифр в нашей гистограмме, оформим легенду. Вкладка «Макет» — «Легенда» — «Добавить легенду справа» (внизу, слева и т.д.). Получаем:

Есть более сложный путь добавления новых данных в существующую диаграмму – с помощью меню «Выбор источника данных» (открывается правой кнопкой мыши – «Выбрать данные»).

Когда нажмете «Добавить» (элементы легенды), откроется строка для выбора диапазона данных.

Как поменять местами оси в диаграмме Excel?

1. Щелкаем по диаграмме правой кнопкой мыши – «Выбрать данные».
2. В открывшемся меню нажимаем кнопку «Строка/столбец».
3. Значения для рядов и категорий поменяются местами автоматически.

Как закрепить элементы управления на диаграмме Excel?

Если очень часто приходится добавлять в гистограмму новые данные, каждый раз менять диапазон неудобно. Оптимальный вариант – сделать динамическую диаграмму, которая будет обновляться автоматически. А чтобы закрепить элементы управления, область данных преобразуем в «умную таблицу».

1. Выделяем диапазон значений A1:C5 и на «Главной» нажимаем «Форматировать как таблицу».
2. В открывшемся меню выбираем любой стиль. Программа предлагает выбрать диапазон для таблицы – соглашаемся с его вариантом. Получаем следующий вид значений для диаграммы:
3. Как только мы начнем вводить новую информацию в таблицу, будет меняться и диаграмма. Она стала динамической:

Мы рассмотрели, как создать «умную таблицу» на основе имеющихся данных. Если перед нами чистый лист, то значения сразу заносим в таблицу: «Вставка» — «Таблица».

Как сделать диаграмму в процентах в Excel?

Представлять информацию в процентах лучше всего с помощью круговых диаграмм.

Исходные данные для примера:

1. Выделяем данные A1:B8. «Вставка» — «Круговая» — «Объемная круговая».
2. Вкладка «Конструктор» — «Макеты диаграммы». Среди предлагаемых вариантов есть стили с процентами.
3. Выбираем подходящий.
4. Очень плохо просматриваются сектора с маленькими процентами. Чтобы их выделить, создадим вторичную диаграмму. Выделяем диаграмму. На вкладке «Конструктор» — «Изменить тип диаграммы». Выбираем круговую с вторичной.
5. Автоматически созданный вариант не решает нашу задачу. Щелкаем правой кнопкой мыши по любому сектору. Должны появиться точки-границы. Меню «Формат ряда данных».
6. Задаем следующие параметры ряда:
7. Получаем нужный вариант:

Диаграмма Ганта в Excel

Диаграмма Ганта – это способ представления информации в виде столбиков для иллюстрации многоэтапного мероприятия. Красивый и несложный прием.

1. У нас есть таблица (учебная) со сроками сдачи отчетов.
2. Для диаграммы вставляем столбец, где будет указано количество дней. Заполняем его с помощью формул Excel.
3. Выделяем диапазон, где будет находиться диаграмма Ганта. То есть ячейки будут залиты определенным цветом между датами начала и конца установленных сроков.
4. Открываем меню «Условное форматирование» (на «Главной»). Выбираем задачу «Создать правило» — «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».
5. Вводим формулу вида: =И(E$2>=$B3;E$2

Когда вам нужно построит презентабельный отчет финансовой активности предприятия, лучше использовать средства графического представления информации.

Графическое представление информации намного эффективней и быстрей усваивается человеческим зрительным восприятием информации, чем текст и цифры. Легче проводить аналитики, лучше видно ситуацию, как в целом, так и в отдельных деталях.

Простенькая диаграмма Ганта готова. Скачать шаблон с примером в качестве образца.

В программе Excel специально разрабатывались диаграммы и графики для реализации данной задачи.