GEEKon » Инструкции » Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word. Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL. Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

1. Запустите MS Access 2007.
2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.
   

   Внимание! Первым полем принято устанавливать уникальное значение (первичный ключ). Для него предпочтительно числовое значение.

3. После создания необходимых атрибутов сохраните таблицу и введите ее название.
4. Снова нажмите ПКМ по вкладке с уже новым название и выберите «Режим таблицы».
5. Заполните таблицу необходимыми значениями.

Совет! Для тонкой настройки формата данных перейдите на ленте во вкладку «Режим таблицы» и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там можно кастомизировать формат отображаемых данных.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
2. Нажать на кнопку «Схема данных».
3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

1. Перейти во вкладку «Создание».
2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
5. Нажмите кнопку «Выполнить».
6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

1. Перейти во вкладку «Создание».
2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

4. Кликните по кнопке «Выполнить».
5. Откройте созданную таблицу.

Внимание! В конце каждого запроса должен стоять символ «;». Без него выполнение скрипта приведет к ошибке.

На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

1. Откройте интересующую таблицу.
2. Перейдите во вкладку «Создание».
3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».

   Совет! Рекомендуется использовать «Разделенную форму» – кроме самого шаблона, в нижней части будет отображаться миниатюра таблицы, которая сделает процесс редактирования еще более наглядным.

4. С помощью навигационных кнопок переходите к следующей записи и вносите изменения.

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

1. Перейдите во вкладку «Создание».
2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
4. Добавьте необходимый уровень группировки.
5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
6. Настройте вид макета для отчета.
7. Выберите подходящий стиль оформления.

   Внимание! В официальных документах допускается только стандартный стиль оформления.

8. Просмотрите созданный отчет.

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

База данных Access «Сведения о клиентах и заказах»

Задание:

1) Спроектировать базу данных (БД) согласно варианту задания. 
2) Написать запросы SQL на создание всех спроектированных таблиц.
3) С помощью 2-х запросов SQL изменить структуру двух таблиц (например, добавить или удалить какой-либо атрибут), показать результаты изменения.
4) Внести данные в таблицы в режиме Таблица -> Открыть (не менее 10 кортежей в каждой таблице).
5) Создайте запросы SQL, которые будут использоваться для манипулирования данными:
7) Сформулировать 2 подзапроса (однотабличный и многотабличный), создайте их с помощью языка SQL и покажите результаты их выполнения.
8) Сформулировать 2 многотабличных запроса, создать их на SQL и показать результаты их выполнения.

    Скачать базу данных в Access

Проектирование базы данных

Рассмотрим основное отношение, соответствующее базе данных «Сведения о клиентах и заказах».

Код клиента, Название, Имя, Фамилия, Адрес счета, Город, Регион, Индекс, Страна, Должность, Телефон, Факс, Сумма долга, Код заказа, Код клиента, Код сотрудника, Номер заказа, Дата заказа, Модель, Серийный номер, Описание, Дата завершения, Ставка налога.

Данное отношение находится в первой нормальной форме, поскольку все его атрибуты являются неделимыми.

Определим атрибуты и их типы значений:

Атрибут	Тип атрибута	Формат атрибута
Код клиента	Числовой	Длинное целое
Название	Текстовый
Имя	Текстовый
Фамилия	Текстовый
Адрес счета	Текстовый
Город	Текстовый
Регион	Текстовый
Индекс	Текстовый
Страна	Текстовый
Должность	Текстовый
Телефон	Текстовый
Факс	Текстовый
Сумма долга	Денежный	Денежный
Код заказа	Числовой	Длинное целое
Код сотрудника	Числовой	Длинное целое
Номер заказа	Числовой	Длинное целое
Дата заказа	Дата	Дата/время
Модель	Текстовый
Серийный номер	Текстовый
Описание	Текстовый
Дата завершения	Дата	Дата/время
Ставка налога.	Числовой	Длинное целое

Используя метод нормальных форм, нормализуем данное отношение путем декомпозиции его на несколько отношений

Данное отношение находится в первой нормальной форме, т.к. все атрибуты являются неделимыми. Устраним частичную зависимость и переведем это отношение во вторую нормальную форму путем декомпозиции основного отношения:
1) Код клиента, Название, Адрес счета, Город, Регион, Индекс, Страна, Телефон, Факс, Сумма долга.
2) Код сотрудника. Имя, Фамилия, Должность.
3) Номер заказа, Дата заказа, Код сотрудника, Код клиента, Модель, Серийный номер, Дата завершения, Ставка налога.
4) Модель, Описание.
Данные отношения, кроме третьего, находятся в третьей нормальной форме. Отношение 3 находится во второй нормальной форме, поскольку неключевой атрибут Модель зависит от атрибута Серийный номер. Устраним частичную зависимость и переведем это отношение в третью нормальную форму путем декомпозиции отношения 3 на два отношения:

1. Номер заказа, Дата заказа, Код сотрудника, Код клиента, Серийный номер, Дата завершения, Ставка налога.
2. Серийный номер, Модель.

Получим следующие таблицы:
1) Код клиента, Название, Адрес счета, Город, Регион, Индекс, Страна, Телефон, Факс, Сумма долга.
2) Код сотрудника. Имя, Фамилия, Должность.
3) Номер заказа, Дата заказа, Код сотрудника, Код клиента, Серийный номер, Дата завершения, Ставка налога.
4) Серийный номер, Модель.
5) Модель, Описание.

Определение ключей и создание связей схемы связей.

Определим первичные и внешние ключи в таблицах.
В 1-ой таблице первичный ключ — Код клиента.
Во 2-ой таблице первичный ключ- Код сотрудника.
В 3-ей таблице первичный ключ- Номер заказа. Внешние ключи — Код сотрудника, Код клиента, Серийный номер.
В 4-ой таблице первичный ключ- Серийный номер, внешний ключ — Модель.
В 5-ой таблице первичный ключ- Модель.
Создадим схему связей между атрибутами таблиц для обеспечения целостности БД.

Создадим схему связей между атрибутами таблиц для обеспечения целостности БД.

Создание файла базы данных в СУБД Microsoft Access 2003.

Создадим файл спроектированной БД в СУБД Microsoft Access 2003. Для этого запустим программу Microsoft Access 2003, выберем в окне команду Создать файл, затем в окне Создание файла выберем пункт Новая база данных. 

Запросы SQL на создание всех спроектированных таблиц.

1. CREATE TABLE Клиенты ( INT PRIMARY KEY, Название CHAR(30) NOT NULL, CHAR(20), Город CHAR(15), Регион CHAR(15), Телефон CHAR(10), Факс CHAR(10), Индекс CHAR(6), Страна CHAR(15));

2. CREATE TABLE Сотрудники ( INT PRIMARY KEY, Имя CHAR(15) NOT NULL, Фамилия CHAR(15) NOT NULL, Должность CHAR(20));

3. CREATE TABLE Товары ( CHAR(8) PRIMARY KEY, Модель CHAR(10) NOT NULL);

4. CREATE TABLE Модели (Модель CHAR(10) PRIMARY KEY, Описание CHAR(50));

5. CREATE TABLE Заказы ( INT PRIMARY KEY, DATE, INT, INT, CHAR(8), DATE, INT);

Изменение структуры таблиц с помощью SQL запроса

Из таблицы клиенты удалим атрибуты Регион и Факс.
ALTER TABLE Клиенты DROP COLUMN Факс, Регион;

Добавим в таблицу Модели атрибут Выпуск.
ALTER TABLE Модели ADD COLUMN Выпуск INT);

Внесение данных в таблицы.

В окне базы данных выберем объект Таблицы, установим курсор на нужную таблицу и нажмем кнопку Открыть. В режиме Таблицы введем записи в таблицы:

Запросы на языке SQL для манипулирования данными в базе MS Access

1) Запрос на добавление:
INSERT INTO Заказы ( , , , , , , )
VALUES (11, #02/22/2009#, 8, 9, ‘31548722 ‘, #02/22/2009#, 19);

2) Запрос на удаление:
DELETE
FROM Сотрудники
WHERE =7;

3) Запрос на обновление:
UPDATE Заказы SET Заказы. = !+1;

4) Запрос на создание таблицы «Сотрудники и заказанные модели» на основе имеющихся:
SELECT Сотрудники.Фамилия, Сотрудники.Имя, Товары.Модель, Модели.Описание INTO
FROM (Модели INNER JOIN Товары ON Модели.Модель = Товары.Модель) INNER JOIN (Сотрудники INNER JOIN Заказы ON Сотрудники. = Заказы.) ON Товары. = Заказы.;

Запросы SQL для выборк данных в базе MS Access

Создадим 4 запроса на выборку (с обязательным использованием агрегатных функций и сортировки данных).

1. Выберем информацию о заказах и клиентах на телевизоры 2010 года выпуска:
SELECT Заказы., Заказы., Клиенты.Название, Заказы.
FROM (Модели INNER JOIN Товары ON Модели.Модель = Товары.Модель) INNER JOIN (Клиенты INNER JOIN Заказы ON Клиенты. = Заказы.) ON Товары. = Заказы.
WHERE (((Модели.Выпуск)=2007))
ORDER BY Заказы.;

8	19.02.2009	Фостергруп	40110057
9	22.02.2009	Мвидео	36985014

2. Подсчитаем количество заказанных товаров по клиентам и отсортируем в порядке возрастания количества:
SELECT Клиенты., Клиенты.Название, Count(Заказы.) AS Количество
FROM Клиенты INNER JOIN Заказы ON Клиенты. = Заказы.
GROUP BY Клиенты., Клиенты.Название
ORDER BY Count(Заказы.);

9	ТехноЦентр	1
8	Наномир	1
5	Мвидео	1
4	Фостергруп	1
3	Телерынок	1
1	ТелеСтиль	1
2	Плазмацентр	2

3. Выберем из таблицы Заказы номера заказов и серийные номера товаров, а так же вычислим количество дней исполнения заказа:
SELECT Заказы., Заказы., Заказы!-Заказы! AS
FROM Заказы
ORDER BY Заказы.;

2	18012205	1
3	36512001	0
5	21777745	3
6	11446804	1
7	13241114	0
8	40110057	5
9	36985014	2
11	31548722	0

4. Выберем данные по сотрудникам с должностями ст. продавец или продавец 1 кат. и подсчитаем количество оформленных ими заказов:
SELECT Сотрудники.Фамилия, Сотрудники.Имя, Сотрудники.Должность, Count(Заказы.) AS
FROM Сотрудники INNER JOIN Заказы ON Сотрудники. = Заказы.
GROUP BY Сотрудники.Фамилия, Сотрудники.Имя, Сотрудники.Должность
HAVING (Сотрудники.Должность=»ст. продавец» OR Сотрудники.Должность=»продавец 1кат.»);

Балышев	Николай	продавец 1кат.	2
Плюснин	Александр	продавец 1кат.	1
Шатова	Мария	продавец 1кат.	1

Создание однотабличного подзапроса на языке SQL:

С помощью однотабличного подзапроса выберем из таблицы Заказы данные о заказах, сделанных клиентами из города Тверь. Выбор кодов клиента по городу осуществим в виде подзапроса.
SELECT Заказы., Заказы., Заказы.
FROM Заказы
WHERE (Заказы.) In (SELECT FROM Клиенты WHERE (Клиенты.Город=»Тверь»));

5	16.02.2009	1
6	19.02.2009	2
7	19.02.2009	2
11	22.02.2009	9

Создание многотабличного подзапроса SQL:

Выберем серийные номера и модели товаров из таблицы Товары, с последней датой заказа:

SELECT Товары., Товары.Модель, Заказы.
FROM Товары INNER JOIN Заказы ON Товары. = Заказы.
WHERE (Заказы.) In (SELECT Max()
FROM Заказы);

36985014	UE26B600W	22.02.2009
31548722	LE32B750U	22.02.2009

Вариант 27. Учет обслуживания клиентов в автосервисе

1) Создать таблицы:
Таблица 1. Справочник видов работ
Структура таблицы: Код работы, Марка автомобиля, Наименование работы, Стоимость работы.
Таблица 2. Справочник исполнителей работ
Структура таблицы: Код исполнителя, Фамилия И.О.
Таблица 3. Заказы
Структура таблицы: Код работы, Код исполнителя, Дата, Номер заказа, Клиент, Марка автомобиля.

2) Ввести в таблицу 1 сведения о 15 видах работ по 3 маркам автомобилей, в таблицу 2 — сведения о 5 исполнителях.
3) Создать форму «Заказы» для ввода данных в таблицу 3. Использовать поля со списком для ввода кодов исполнителей и кодов работ. Выпадающие списки должны иметь заголовки столбцов, ширина столбцов должна соответствовать имеющимся в них данным.
Ввести данные о пяти заказах на разные даты по трем клиентам. Каждый заказ должен содержать не менее 3 работ.
4) Создать форму (типа главная/подчиненная) только для просмотра сведений о заказах, выполняемых по заданным маркам автомобилям. Марка автомобиля должна выбираться из поля со списком. Главная форма должна содержать марку автомобиля и общую стоимость всех работ по выбранной марке. Подчиненная форма должна содержать в табличном виде перечень исполнителей и выполняемых ими работ с указанием даты, номера заказа, наименования работы, клиента и стоимости работ.
5) Создать отчет «Счет на оплату заказа». Номер заказа должен выбираться из списка. В счет вывести дату и номер заказа, сведения о марке автомобиля, фамилии клиента, о стоимости выполнения каждой работы и всего заказа.
6) Создать перекрестный отчет о стоимости выполненных работ по маркам автомобилей и исполнителям работ.
Примечание:
В окнах пользовательских форм удалить все стандартные элементы управления окном и кнопки перехода по записям. Добавить в формы собственные элементы управления: переход по записям, закрытие окна, выход из ACCESS. Выполнить авторское стилевое оформление форм и отчетов.

Таблица 1. Справочник видов работ

Таблица 2. Справочник исполнителей работ

Таблица 3. Заказы

Форма «Заказ»

Форма «Марки авто»

Отчет «Перекрестный»

Отчет «Счет на оплату заказа»

Главная кнопочная форма

Главная кнопочная форма

Главная кнопочная форма

Готовая база данных Access Учет обслуживания клиентов в автосервисе доступна для скачивания по ссылке ниже.

Скачать базу данных (БД) MS Access; база данных access; бд access; субд access; базы данных access; access пример; программирование access; готовая база данных; создание база данных; база данных СУБД; access курсовая; база данных пример; программа access; access описание; access реферат; access запросы; access примеры; скачать бд access; объекты access; бд в access; скачать субд access; база данных ms access; субд access реферат; субд ms access; преимущества access; базу данных; скачать базу данных на access; базы данных; реляционная база данных; системы управления базами данных; курсовая база данных; скачать базу данных; база данных access скачать; базы данных access скачать; Скачать база данных Access Учет обслуживания клиентов в автосервисе