Word отличается удобной способностью форматировать то, что Вы вводите, по мере того, как Вы это делаете. Сюда можно включить автоматическую замену прямых кавычек на парные, создание маркированных и нумерованных списков, гиперссылок из веб-адресов и т.д. Но как быть, если нужно применить форматирование к уже готовому документу?

Инструмент «Автоформат» в Word работает не только в процессе ввода. Его можно запустить по требованию для форматирования уже существующего документа. Это бывает полезно, когда Вы получаете документ от кого-то и хотите сделать множество несущественных правок форматирования. Обратите внимание, что на рисунке выше веб-адрес и адрес электронной почты не отформатированы как гиперссылки, а список из двух элементов не нумерованный. Мы покажем Вам, как настроить Word так, чтобы в несколько кликов изменить форматирование во всём документе.

Инструмента «Автоформат» нет на ленте Word. Поэтому, чтобы им воспользоваться, нужно добавить его на Панель быстрого доступа. Нажмите стрелку вниз в правой части Панели быстрого доступа и выберите пункт More Commands (Другие команды) из выпадающего меню.

Откроется диалоговое окно Word Options (Параметры Word). В выпадающем списке Choose commands from (Выбрать команды из) выберите Commands Not in the Ribbon (Команды не на ленте).

Ниже выпадающего списка Choose commands from (Выбрать команды из) находится список команд – пролистайте его до AutoFormat (Автоформат). Кликните по этой команде и нажмите Add (Добавить).

Примечание: Команда AutoFormat (Автоформат) открывает диалоговое окно. Это значит, что Вы сможете настроить параметры перед тем, как запустить автоматическое форматирование документа. Если Вы уверены, что правильно настроили параметры и можете применить автоматическое форматирование немедленно, добавьте в меню команду AutoFormatNow (Выполнить Автоформат). В этом примере мы добавим команду AutoFormat (Автоформат).

Команда добавлена в список, находящийся в правой части диалогового окна. Ещё правее расположены кнопки со стрелками вверх и вниз. С их помощью можно изменить положение команды AutoFormat (Автоформат) на панели быстрого доступа.

Чтобы закрыть окно Word Options (Параметры Word), нажмите ОК.

Теперь команда AutoFormat (Автоформат) доступна на Панели быстрого доступа. Нажмите на неё.

Откроется одноимённое диалоговое окно. Вы можете выбрать один из двух типов поведения форматирования:

• Автоматически отформатировать сразу весь документ поможет команда AutoFormat now (Сразу весь документ).
• AutoFormat and review each change (С просмотром каждого изменения) – опция, которая покажет каждое изменения по мере того, как Word их находит.

Кроме того, чтобы помочь Word сделать процесс автоматического форматирования более точным, можно определить тип документа: General document (Обычный документ), Letter (Письмо) или Email (Почтовое сообщение).

Также есть дополнительные параметры, при помощи которых можно определить, что именно Word должен заменять при выполнении автоматического форматирования документа. Для настройки этих параметров нажмите кнопку Options (Параметры).

Откроется вкладка AutoFormat (Автоформат) диалогового окна AutoCorrect (Автозамена). Выберите, какие элементы Word должен форматировать автоматически и нажмите ОК.

Вы вернулись к диалоговому окну AutoFormat (Автоформат). Нажмите ОК, чтобы запустить процесс автоматического форматирования.

Обратите внимание на рисунок ниже, теперь веб-адреса и адреса электронной почты отформатированы как гиперссылки, а список стал нумерованным.

Имейте в виду, что инструмент «Автоформат» не всегда может обнаружить все случаи замены в документе. Каждый документ индивидуален, и Вам стоит проверить его после автоматического форматирования, чтобы убедиться, что в тексте не осталось элементов форматирования, которые нужно исправить вручную.

Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru
Источник: /> Перевела: Ольга Гелих

Правила перепечаткиЕще больше уроков по Microsoft Word

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Подписаться на эту метку по RSS

• Зайдите в меню «Сервис» и выберите команду «Параметры автозамены».
• В диалоговом окне «Автозамена» выберите вкладку «Автоформат при вводе».
• Снимите галочки с опций «Линии границ» и, если вам не нужны автоматические преобразования вводимых адресов Web-сайтов или Email в гиперссылки, то и с опции «Адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками».
• Нажмите OK для сохранения изменений.

Команда Автоформат не имеет ничего общего с форматированием символов или абзацев. С ее помощью вы можете навести порядок в вашем документе, убрать лишние пробелы и вставить недостающие, применить форматы заголовков к необходимым, с точки зрения Word, фрагментам текста, а также выполнить разные мелкие обязанности. В общем, эта команда убирает тот мусор, который многие из нас, не задумываясь, оставляют в документах.

Прежде, чем Автоформат сможет приступить к выполнению своих обязанностей, вам следует написать текст документа. Пишите! Пишите! Пишите! Пишите письма, заявления, поэмы, романы — что угодно. Затем выполните следующие действия.

1. Сохраните документ на диске.

Этот шаг — самый важный, его вы должны повторять постоянно. Сохраните свой документ еще в одном файле, прежде чем Word начнет его автоматически форматировать. Более подробно о сохранении файлов написано в главе 8.

2. Выберите команду Формат>Автоформат.
3. Щелкните на кнопке ОК. О-ок! Эх! Ух!
4. Форматирование закончено.

Word тщательно просмотрел и почистил ваш документ. Вы можете обнаружить новые заголовки, маркированные списки и другие поразительные вещи, автоматически включенные в ваш текст.

Далее мы предложим некоторые рекомендации относительно использования команды Автоформат.

• Вы можете щелкнуть в диалоговом окне Автоформат на переключателе с просмотром каждого изменения и следить за каждым шагом команды Автоформат с целью отсеять ненужные действия.
• Если ваш текст несколько нудноват, не ждите, что Автоформат как-то его оживит. Не обольщайтесь. Автоформат хорош для создания заголовков и списков, но он не умеет читать мысли.
• Вы всегда можете применить команду Отменить, если результат деятельности команды Автоформат вам не по душе.

Автоматическое форматирование текста в word — автозамена

На начальном этапе кажется — бог с ними с этим автоматическим форматированием, научиться бы на клавиши нажимать, но иногда нажимать нужно столько, что рука сама тянется к специальным инструментам.

Зачем это нужно и как это работает

В начале давайте на примере посмотрим, как работает автозаменана.
Далее мы увидим, что работа по замене производится с формой, в которой всего два поля — что ищем и чем заменяем.
Есть конечно и настройки позволяющие упростить замену в сложных случаях, например когда нужно заменить непечатаемые символы конца строки на буквы или слова.

Непечатаемый символ конца строки выглядит как буква пи.

Конец строки

(Рисунок 1)

Есть и другие непечатаемые символы, но они больше нужны профессионалам.
Нам же хватит символа конца строки, на случай, если нужно будет вставить какое-либо слово или предложение в конце каждого абзаца.

Автоматическая замена текста в word

1. На закладке «Главная» в конце ленты находим инструмент «Найти и заменить».

Заменить

(Рисунок 2)

2. Нажимаем на кнопку «Больше», чтобы увидеть все настройки.

Кнопка — больше

(Рисунок 3)

3. Нажимаем кнопку «Специальный» и выбираем наш значок — пи. На этом этапе мы выбираем спецсимвол для автоматической замены. Если Вы знаете символ который хотите менять, то пропустите этот шаг.

Выбираем символ для автоматической замены

(Рисунок 4)

4. Поскольку получили мы не совсем то, в поле «Найти», меняем ^v на ^p и в поле «Заменить на» печатаем тот текст, который нам нужен. У меня это тег html —
.

5. Жмем кнопку «Заменить все»

Указываем текст для замены и нажимаем — заменить все.

(Рисунок 5)

Как Вы понимаете автоматическое форматирование это не только автозамена текста в word, но и стили текста и стили заголовков, списков и т.д.
Поэтому если Вы хотите узнать больше об автоматическом форматировании, но задавайте вопросы.
Если ответ не получится коротким, то будет отдельная статья.

Автор: Сергей Титов