Excel имеет массу функций, которые облегчают нам работу. Среди таких возможностей — автозамена. При наборе текста, автор может совершать ошибки, которые благополучно распознаются в Excel. Это дает возможность быстро их обнаружить и без особых усилий исправить на правильный вариант. Не нужно искать вручную слова с ошибками, редактор сам предложит все «непонравившиеся» слова, выражения, символы.

Возможности автозамены:

• Excel автоматически исправляет прописные буквы, если их количество рядом больше одной;
• если пользователь нечаянно нажал на кнопку Cаpslock, то редактор автоматически воспринимает это как руководство к действию и избавляется от режима прописных букв;
• слова с типичными опечатками, когда в слове буквы перепутаны местами, будут исправлены автоматически;
• как бы Вы не набрали символы, буквы в начале предложения всегда будут прописными.

Если пользователю нужно расширить перечень стандартных настроек, то выполнить это легко и просто. Предположим, что нам нужно при наборе выбранной аббревиатуры, получать полную ее интерпретацию. Для этого выполним такую цепочку команд:

В открытом документе Excel заходим в меню «Файл», далее движемся в опцию ««Параметры Excel». Все опции выбираем путем одинарного нажатия левой кнопки мыши. В открывшемся окне выбираем пункт «Правописание» и «Параметры автозамены».

Теперь нужно указать какую комбинацию букв на какую фразу нужно будет заменить. Добавлять можно любые слова и словосочетания. По итогу нажимаем на кнопку «Ок». Удалять поставленные задачи можно таким же путем. Выбрав ненужную автозамену, нажимаем на клавишу «Удалить» и подтверждаем команду, нажав левой кнопкой мыши «Ок».

Если автору нужно произвести замену определенных фраз, то специально для таких задач разработан сервис «Замена». Для этого запомним такую цепочку команд: вкладка «Главная», далее — «редактирование», затем — «найти и выделить» и последнее — «заменить».

Есть еще более простой способ заменить ненужно словосочетание. Для этого с помощью поля «найти» находим в документе конкретное слово, заполняем поле «заменить на». После выбора функции «заменить» произойдет замена указанного слова на нужное. Функция «заменить все» позволит заменить все комбинации с ненужным словом.

При наборе текста в различных документах можно совершить опечатку или допустить ошибку по незнанию. Кроме того, некоторые знаки на клавиатуре просто отсутствуют, а как включаются спецсимволы, и как ими пользоваться, не каждый знает. Поэтому, пользователи заменяют подобные знаки наиболее очевидными, по их мнению, аналогами. Например, вместо «©» пишут «(с)», а вместо «€» — (e). К счастью, в Microsoft Excel имеется функция автозамены, которая автоматически заменяет вышеописанные примеры на правильные соответствия, а также исправляет наиболее распространенные ошибки и опечатки.

Принципы работы автозамены

В памяти программы Эксель хранятся самые распространенные ошибки в написании слов. Каждому такому слову подобрано правильное соответствие. Если пользователь вводит неправильный вариант, вследствие опечатки или ошибки, то он автоматически заменяется приложением на верный. В этом и состоит основная суть автозамены.

К основным ошибкам, которые устраняет данная функция, относятся следующие: начало предложения со строчной буквы, две прописные буквы в слове подряд, неправильная раскладка Caps Lock, целый ряд других типичных опечаток и ошибок.

Отключение и включение автозамены

Нужно отметить, что по умолчанию автозамена всегда включена. Поэтому, если вы постоянно или временно не нуждаетесь в данной функции, то её нужно принудительно отключить. Например, это может быть вызвано тем, что вам часто приходится умышленно писать слова с ошибками, или указывать символы, которые помечены Excel, как ошибочные, а автозамена регулярно исправляет их. Если вы измените символ, исправленный автозаменой, на тот, который вам нужен, то повторно автозамена исправлять его не будет. Но, если таких вводимых вами данных много, то прописывая их дважды, вы теряете время. В этом случае лучше временно отключить автозамену вообще.

1. Переходим во вкладку «Файл»;
2. Выбираем раздел «Параметры».
3. Далее переходим в подраздел «Правописание».
4. Кликаем по кнопке «Параметры автозамены».
5. В открывшемся окне параметров ищем пункт «Заменять при вводе». Снимаем с него галочку и жмем на кнопку «OK».

Для того, чтобы опять включить автозамену, соответственно, устанавливаем галочку обратно и снова жмем на кнопку «OK».

Проблема с автозаменой даты

Бывают случаи, когда пользователь вводит число с точками, а оно автоматически исправляется на дату, хотя это ему не нужно. В этом случае, совсем не обязательно полностью отключать автозамену. Чтобы исправить это, выделяем область ячеек, в которой собираемся писать цифры с точками. Во вкладке «Главная» ищем блок настроек «Число». В выпадающем списке, расположенном в данном блоке, устанавливаем параметр «Текстовый».

Теперь числа с точками заменяться на даты не будут.

Редактирование списка автозамены

Но, все-таки основная функция этого инструмента не мешать пользователю, а наоборот помогать ему. Кроме перечня выражений, которые предназначены для автозамены по умолчанию, каждый пользователь сам может добавлять собственные варианты.

1. Открываем знакомое уже нам окно параметров автозамены.
2. В поле «Заменять» указываем набор символов, который будет восприниматься программой как ошибочный. В поле «На» пишем слово или символ, на которое будет происходить замена. Жмем на кнопку «Добавить».

Таким образом, можно добавлять в словарь собственные варианты.

Кроме того, в этом же окне существует вкладка «Автозамена математическими символами». Тут представлен список значений, при вводе заменяемых на математические символы, в том числе на те, которые используются в формулах Excel. Действительно, не каждый пользователь сможет ввести знак α (альфа) на клавиатуре, но каждый сможет ввести значение «alpha», которое автоматически преобразится в нужный символ. По аналогии пишется бета (beta), и другие знаки. В этот же список каждый пользователь может добавить свои собственные соответствия, так же как это было показано в основном словаре.

Удалить любое соответствие в этом словаре тоже очень просто. Выделяем тот элемент, автозамена которого нам не нужна, и жмем на кнопку «Удалить».

Удаление будет выполнено моментально.

Основные параметры

В основной вкладке параметров автозамены расположены генеральные настройки данной функции. По умолчанию включены следующие функции: исправление двух прописных букв подряд, установка первой буквы в предложении прописной, название дней недели с прописной, исправление случайного нажатия Caps Lock. Но, все эти функции, как и отдельные из них, можно отключить, просто сняв галочки около соответствующих параметров и нажав на кнопку «OK».

Исключения

Кроме того, функция автозамены имеет собственный словарь исключений. В нем располагаются те слова и символы, заменять которые не следует, даже если в генеральных настройках включено правило, обозначающее, что данное слово или выражение подлежит замене.

Для перехода в этот словарь жмем на кнопку «Исключения…».

Открывается окно исключений. Как видим, в нем имеется две вкладки. В первой из них расположены слова, после которых точка, ещё не означает конец предложения, и то, что следующее слово должно начинаться с прописной буквы. Это, главным образом, различные сокращения (например, «руб.»), или части устойчивых выражений.

Во второй вкладке располагаются исключения, в которых не нужно заменять две прописные буквы подряд. По умолчанию, единственным словом, которое представлено в данном разделе словаря, является «CCleaner». Но, можно добавлять неограниченное количество других слов и выражений, в качестве исключений автозамены, тем же способом, о котором шла речь выше.

Как видим, автозамена является очень удобным инструментом, который помогает автоматически исправлять ошибки или опечатки, допущенные при вводе слов, символов или выражений в Экселе. При правильной настройке эта функция станет хорошим помощником, и позволит значительно сэкономить время на проверке и исправлении ошибок.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет

Сегодня мы узнаем как эффективно использовать такой инструмент, как автозамена в Эксель. Он пригодится тем пользователям, которые регулярно делают одни и те же опечатки, либо вводят часто одни и те же длинные слова.

Для того что бы воспользоваться автозаменой в Excel, проделаем несколько шагов.

1. Настойка автозамены Для того, что бы настроить автозамену, зайдите в меню Файл -> Параметры и выберите там Провописание. Теперь нажмите на кнопку Параметры автозамены.

Далее в открывшемся диалоговом окне Вы можете настроить поведение Автозамены так, как Вам необходимо. Предположим что необходимо часто набирать словосочетание «Российская Федерация» и Вам нужно ускорить ввод. Тогда в поле заменять: введите РФ, в в поле на: введите Российская Федерация и нажмите кнопку Добавить. Теперь при вводе РФ в ячейку Вы будете получать автозамену Российская федерация. Попробуйте — это очень удобно и ускоряет работу в Экселе.

Совет: Excel вызывает словарь автозамены на том языке, который у Вас сейчас активный на компьютере, т.е. если Вы зашли в настойки, но увидели Автозамена: Английский, а необходимо заменять слова на русском, то закройте диалоговое окно, переключите язык ввода на русский и снова откройте настройки, получите требуемую автозамену русского языка.

2. Использование автозамены Использовать автозамену в Эксель очень просто. Наберите слово которое есть в словаре автозамены в ячейке и нажмите Enter, слово автоматически изменится.

Надеюсь мои советы Вам помогут. Есть вопросы — задавайте в комментариях к статье.