Как в word сделать автозаполнение дат в таблице?

Договорные отношения давно и прочно закрепились в нашей жизни, договора встречаются везде и повсеместно, практически ничто уже не обходится без заключения какого-либо договора. Предоставление услуг, выполнение работ, поставка материальных ценностей, аренда имущества, купля-продажа и многое другое — все это договоры. Договоры, как правило, составляются юристами и учитывают все нюансы той или иной деятельности. Кураторы же имеют дело с типовыми формами договоров и производят с ними однотипные, повторяющиеся действия, которые можно и нужно автоматизировать.

Итак, менеджеры или кураторы договоров, используя текстовый редактор, (например Microsoft Word) вносят изменения в типовые формы, шаблоны, корректируя определенные поля, такие как номер и дата договора, наименование контрагента, стоимость договора, паспортные данные, банковские реквизиты. При этом пересчитываются различные суммы, такие например как НДС, кстати суммы в договорах зачастую дублируются прописью. Для составления преамбулы договора, такие параметры как имена, фамилии и должности склоняются в различные падежи. Все это требует повышенного внимания и приводит к зрительным нагрузкам. Чем объемнее договор, чем больше в нем различных форм и приложений, тем сильнее желание автоматизировать его заполнение.

Надстройка для автоматизированного заполнения договоров в Word

Автоматическое заполнение договоров можно реализовать различными способами, но подробнее остановиться хотелось бы на наиболее удобном и доступном. И как ни странно такой способ заложен в самом текстовом редакторе Microsoft Word. Встроенный в редактор язык программирования Visual Basic for Application позволяет успешно автоматизировать рутинные задачи, к которым несомненно можно отнести и заполнение договоров. Видов договоров множество: договор подряда, договор поставки, договор аренды, договор купли-продажи, договор комиссии, кредитный договор и многое другое, но все они имеют приблизительно одинаковые поля для заполнения. Если эти поля разметить специальным образом в шаблоне договора, а необходимую информацию запросить у пользователя через диалоговое окно, то впоследствии можно программно заменить эти поля на необходимую информацию.

как в word сделать автозаполнение дат в таблице

При этом часть рутинной работы пользователю выполнять все-таки придется при внесении данных в специальную форму — диалоговое окно, но лишь часть, все остальное будет делать уже машина. Запуск надстройки, вызов диалогового окна осуществляется нажатием кнопки, выведенной в меню, либо на ленту, в зависимости от приложения.

Использовать систему для ускоренного заполнения полей договора проще, чем кажется на первый взгляд. Для начала нужно определиться с теми параметрами, которые будут запрашиваться у пользователя надстройки и выбрать наиболее подходящую конфигурацию надстройки. Далее необходимо скачать и установить надстройку для Word по заполнению договоров. Предварительно разметить свой шаблон договора метками, описанными в документации к надстройке. Открыть шаблон договора и вызвать диалоговое окно надстройки. Затем заполнить поля диалогового окна (вручную заполняется только часть полей, другая часть формируется автоматически, например суммы, написанные прописью и даты) и запустить программу нажатием кнопки «OK».

 

Автоматическое заполнение договора между двумя юридическими лицами

В случае заключения договора между юридическими лицами изменяемыми (запрашиваемыми у пользователя в диалоговом окне) являются: наименования организаций, фамилии их представителей, адреса и банковские реквизиты. Различаться также могут суммы, валюты и налоговые ставки. Все эти параметры договора вынесены для заполнения на специальную форму —  диалоговое окно.

В надстройке реализован выбор валюты (по умолчанию установлены рубли), преобразование даты, автоматический подсчет НДС с округлением до двух знаков после запятой (при наличии этого налога), автоматическое написание суммы договора и налога прописью, автоматическое распознавание пола подписанта по имени и отчеству с последующим склонением в родительный падеж (для преамбулы) должности, фамилии, имени и отчества. Если в данных подписантов вместо полных имен используются инициалы, то программе будет необходима подсказка пола подписанта при помощи опции М/Ж. После автоматического заполнения полей сформированный договор сохраняется под уникальным именем в папку, в которой хранится шаблон.

как в word сделать автозаполнение дат в таблице

надстройка для заполнения договора между юридическими лицами (полный вариант)

На практике чаще используется упрощенная модель надстройки, когда «свои» реквизиты указываются в тексте договора и изменениям не подлежат, а в диалоговом окне запрашиваются только данные контрагента.

как в word сделать автозаполнение дат в таблице

видео по работе с надстройкой

надстройка для заполнения договора между юридическими лицами (сокращенный вариант)

Автоматическое заполнение договора между юридическим и физическим лицом

Договоры между юридическими и физическими лицами отличаются наличием паспортных данных одной из сторон. Отсюда и несколько другой набор полей в диалоговом окне, где кроме паспортных данных присутствуют адреса и телефоны. В остальном все механизмы аналогичны описанным в предыдущем пункте.

как в word сделать автозаполнение дат в таблице

надстройка для заполнения договора между юридическим и физическим лицом (стандартный вариант)

Возможности надстроек для заполнения договоров

Надстройки позволяют осуществлять:

1) выбор валюты;

2) преобразование даты к виду «26» сентября 2013;

3) автоматический подсчет НДС с округлением до двух знаков после запятой (при наличии этого налога);

4) автоматическое написание суммы договора и налога прописью;

5) автоматическое распознавание пола подписанта по имени и отчеству с последующим склонением в родительный падеж должности, фамилии, имени и отчества (для преамбулы);

*Если в данных подписантов вместо полных имен используются инициалы, то программе будет необходима подсказка пола подписанта при помощи опции М/Ж.

6) автоматическое формирование инициалов подписантов;

7) автоматическое сохранение сформированного договора под уникальным именем в папку, в которой хранится шаблон;

8) импорт данных из диалогового окна в файл Excel;

9) экспорт данных из файла Excel в диалоговое окно.

Аналогичным образом можно настроить заполнение любых шаблонов документов для юристов, нотариусов, бухгалтеров, финансистов, сметчиков, риелторов и многих других.

Универсальная надстройка для Word по заполнению любых документов Word данными из Excel

Договоры, соглашения, доверенности, заказы, заявки, акты, квитанции и многое другое можно автоматически заполнять данными из Excel при помощи универсальной надстройки. Количество изменяемых полей в документе не привязано к полям диалогового окна поэтому пользователь сам определяет их количество и названия для кодов, используемых в шаблонах документов. Для заполнения активного документа Word достаточно указать файл Excel с исходными данными. Помимо этого предусмотрено массовое заполнение документов Word.

как в word сделать автозаполнение дат в таблице

надстройка для Word по заполнению документов Word данными из Excel

Возможна также доработка стандартных надстроек, представленных на этой странице под специфические параметры заказчика: удаление ненужных, добавление новых текстовых полей и выпадающих списков диалогового окна (цена договорная).

Надстройки для Excel по заполнению любых документов Word

Все рассмотренные выше надстройки устанавливаются в приложение Microsoft Word. Для заполнения шаблонов документов Word можно также использовать надстройки, которые устанавливаются в приложение Excel. При этом запускаться надстройка будет из Excel. В случае, когда исходные данные вносятся на рабочий лист книги Excel, логичнее использовать надстройку для Excel, чтобы не совершать лишних движений и не переходить из одного приложения в другое. Узнать больше об использовании надстроек для Excel.

Другие материалы по теме: