Пользовательский интерфейс Access 2007

Access 2007 имеет совершенно новый интерфейс, не похожий на интерфейс предыдущих версий программы. Новый дизайн упрощает нахождение нужных элементов управления и делает работу с программой более простой и комфортной.

В предыдущем разделе было описано начальное окно Access (см. рис. 1.2), позволяющее быстро приступить к работе. В этом разделе вы познакомитесь с главным окном, которое появляется после открытия или создания базы данных.

Основные элементы главного окна показаны на рис. 1.5.

• Строка заголовка содержит имя базы данных, название формата файла (например, Access 2007) и название программы – Microsoft Access.

• Кнопка Office вызывает меню быстрого доступа, которое позволяет создать, открыть, сохранить и закрыть базу данных, организовать общий доступ к базе данных, переслать документы базы данных по электронной почте и вывести их на печать. Является аналогом меню Файл в предыдущих версиях Microsoft Office.

• Панель быстрого доступа – на ней целесообразно расположить значки наиболее часто используемых команд, чтобы вызывать их одним щелчком кнопки мыши и тем самым значительно ускорять работу.

• Лента – ключевой элемент интерфейса, объединяющий все команды работы с базой данных. Лента состоит из вкладок, на каждой из которых расположены значки нескольких групп команд. Для перехода на вкладку нужно щелкнуть кнопкой мыши на ее названии.

Вкладки Главная , Создание , Внешние данные и Работа с базами данных находятся на ленте постоянно. Остальные появляются или исчезают в зависимости от того, какой документ активен в рабочей области. Например, вкладка Работа с таблицами , содержащая набор инструментов для работы с таблицами, отображается только в случае, если в рабочей области Access открыта таблица. Именно поэтому интерфейс Access 2007 не перегружен и в нем легко ориентироваться: в любой момент отображаются только те вкладки и кнопки, которые сейчас нужны.

Рис. 1.5. Главное окно Microsoft Access 2007

• Область переходов отображает список документов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов) и позволяет переключаться между ними. Чтобы открыть документ базы данных, достаточно дважды щелкнуть кнопкой мыши на его названии в области переходов. Для скрытия и открытия области переходов служит кнопка

в правом верхнем углу области.

• Окна/вкладки документов. Документы базы данных располагаются в рабочей области Access в виде вкладок или в виде перекрывающихся окон.

• Строка состояния отображает подсказки и сообщения о состоянии программы, а также содержит ряд кнопок, позволяющих быстро переключаться между различными режимами работы с текущим документом.

Далее будет рассказано о возможностях настройки интерфейса Access. Если вас устраивает стандартный вид элементов, следующий раздел можно пропустить.

Следующая глава >

Внимание! Урок устарел! Написанное ниже можно читать в ознакомительных целях. Актуально только для Ribbon XML Editor версии 6.0 и ниже. В версии 6.1 появилось автодополнение Access и справка по его идентификаторам, а начиная с версии 7.0 редактор Ribbon XML Editor поддерживает прямую работу с базами данных Access!

Написание надстроек для Access не менее актуально, чем для Word, Excel и уж тем более Power Point. Однако файл Access в отличие от упомянутых приложений имеет совсем иную структуру. Это обычная база данных, и интерфейс там хранится не в виде файла в отдельной папке документа, а в специальной системной таблице USysRibbons базы данных.

Используемый нами Ribbon XML Editor предназначен для работы с файлами папочной структуры (Word, Excel, Power Point), однако схема интерфейса Access аналогична схемам интерфейса упомянутых приложений, а значит мы можем построить интерфейс и для Access, просто разрабатывая его на базе файла Excel.

Единственное неудобство такого способа состоит в том, что в автодополнении и встроенной справке программы отсутствует информация по идентификаторам Access. Но если у вас под рукой есть соответствующая шпаргалка, полученная из других источников, то последняя проблема перестаёт быть актуальной. 

Замечу, что если вы хотите использовать в Access собственные внешние изображения, то внедрять их штатным инструментом RibbonXML Edeitor не получится, поскольку они не могут храниться внутри папочной структуры файла документа, как это происходит в Word, Excel и PowerPoint. Ведь формат документа Access просто не предусматривает такой структуры. Но изображения можно положить рядом с файлом базы данных, и загружать их с помощью функции, прописанной в параметре loadImage корневого элемента customUI. Кроме того, изображения можно поместить внутрь самой базы. Тому, как это всё сделать, будет посвящён один из следующих уроков.
Итак, технология создания интерфейса Access выглядит приблизительно так:

1. Открываем Excel и создаём в нём новый документ. Сохраняем документ и закрываем Excel.
2. Открываем сохранённый документ Excel в Ribbon XML Editor и как обычно создаём структуру кастомной ленты для Access: вкладки, группы, кнопки — всё это будет работать и в Access.
3. Обработчики событий нажатия на кнопки (функции обратного вызова) создаём так же, как и в Excel.
4. Открываем Access и создаём в базе данных системную таблицу USysRibbons, в которую копируем весь созданный в Ribbon XML Editor код. Замечу, что для отображения содержимого системной таблицы USysRibbons, в параметрах навигации по таблицам надо разрешить отображение системных объектов.
5. Код функций обратного вызова подключаем аналогично Excel.

Всё, интерфейс для Access внедрён. Таким образом, Ribbon XML Editor вполне можно использовать даже для

Access. 

Для справки. Создание системной таблицы USysRibbons в Access 2016 

1. Запускаем Access, создаём новую базу данных или открываем старую.
2. Проверка настройки № 1. Открываем вкладку «Файл», выбираем «Параметры», переходим в «Параметры клиента» и ищем раздел «Общий». Убеждаемся, что галочка на пункте «Показывать ошибки интерфейса пользователя надстроек» установлена.
3. Проверка настройки № 2. В левой панели навигации щёлкаем правой кнопкой и выбираем пункт «Параметры навигации…». Убеждаемся, что галочка на пункте «Показывать системные объекты» установлена.
4. На ленте открываем вкладку «Создание» и нажимаем кнопку «Конструктор таблиц».
5. Создаём 3 поля: ID («Счётчик»), RibbonName («Короткий текст» или «Текст») и RibbonXML («Длинный текст» или «MEMO»). Щёлкаем по строке поля ID и нажимаем на ленте кнопку «Ключевое поле».
6. Нажимаем «Сохранить» (дискетка на панели быстрого доступа или Ctrl+S). На запрос имени таблицы вводим USysRibbons. Таблица создана и сохранена.
7. Открываем таблицу и вводим туда данные — имя нашей ленты и её XML-код. Так мы можем ввести в таблицу несколько лент, каждую в свою строку таблицы, и впоследствии выбирать тот или иной интерфейс в зависимости от показанной на экране формы или отчёта (настраивается в окне свойств конструктора формы, вкладка «Другие», параметр «Имя ленты»). Сохраняем данные, закрываем, а затем снова открываем файл базы данных. Теперь Access знает о существовании пользовательского варианта интерфейса. Осталось его подключить.
8. Открываем вкладку «Файл», выбираем «Параметры», переходим в пункт «Текущая база данных» и ищем раздел «Параметры ленты и панелей инструментов». В комбобоксе «Имя ленты» выбираем имя, которое мы присвоили интерфейсу в поле RibbonName. 
9. Закрываем, а затем снова открываем файл базы данных. Если всё сделано правильно и в XML-коде нет ошибок, база данных должна открыться с пользовательской лентой. Если лента не появилась, попробуйте закрыть и открыть приложение Access целиком

Для создания меню в Access проделайте следующие действия:

1. Откройте окно Настройка (Customize), например, щелкнув правой кнопкой мыши по панели инструментов и выбрав команду Настройка (Customize). Таким способом осуществляется переход в режим настройки панелей команд.
2. По умолчанию открывается вкладка Панели инструментов (Toolbars). Если у вас открылась другая вкладка, раскройте именно эту вкладку. Пока в списке на этой вкладке отображаются только стандартные панели команд. К этому списку нужно добавить новую панель команд типа Строка меню (Menu Bar). Нажмите кнопку Создать (New).
3. В диалоговом окне, запрашивающем имя создаваемой панели команд, введите название: Главное меню (рис. 14.23) и нажмите кнопку ОК.

Рис. 14.23. Создание новой панели команд

4. Появится маленькая пустая панель, которая по умолчанию является панелью инструментов. Чтобы превратить ее в строку меню, необходимо изменить ее тип. Для этого выделите элемент Главное меню в списке на вкладке Панели инструментов (Toolbars) (он добавляется в конец списка) и нажмите кнопку Свойства (Properties). Откроется диалоговое окно Свойства панели инструментов Properties (рис. 14.24).
5. В раскрывающемся списке тип (Туре) выберите значение Строка меню (Menu Bar).

Рис. 14.24. Диалоговое окно Свойства панели инструментов

Кроме типа, для данной панели команд можно задать еще ряд свойств:

• закрепление (Docking). Можно задать расположение панели команд на экране: в любом месте, только по горизонтали, только по вертикали или вообще запретить его изменять.
• отображение в меню (Show on Toolbars Menu). Установите этот флажок, если вы хотите, чтобы название этой панели команд отображалось в списке, появляющемся при выполнении команды меню Вид, Панели инструментов (View, Toolbars).
• настройка (Allow Customizing). Сброс этого флажка запретит изменение данной панели команд.
• изменение размера (Allow Resizing). Если этот флажок не установлен, изменение размеров данной панели команд будет не возможно.
• перемещение (Allow Moving). Сбросьте этот флажок, если нужно запретить перемещение панели команд по экрану.
• отображение и скрытие (Allow Showing/Hiding). Когда этот флажок сброшен, пользователь не будет иметь возможности скрывать и снова отображать панель команд на экране.

Сейчас мы не будем менять установленные по умолчанию значения и, изменив только тип, закроем это окно.

Пока наша строка меню пустая. Теперь в нее можно добавить меню — списки команд, раскрывающиеся при выборе меню в строке меню или на панели инструментов. Чтобы добавить меню на панель команд:

1. Раскройте вкладку Команды (Commands) в диалоговом окне Настройка (Customize).
2. Выделите в списке Категории (Categories) значение Новое меню (New Menu).
3. Перетащите элемент Новое меню (New Menu) из списка Команды (Commands) на новую панель.

Теперь вы увидите на ней элемент Новое меню (New Menu) (рис. 14.25).

Рис. 14.25. Создание пользовательского меню

Изменить название созданного меню можно в окне свойств. Для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по меню и выбрать в контекстном меню команду Свойства (Properties). Появится диалоговое окно Свойства элемента Главное меню (Control Properties) (рис. 14.26).

Рис. 14.26. Диалоговое окно Свойства элемента Главное меню

В этом окне можно задать следующие значения:

• В поле подпись (Caption) введите название меню: Клиенты.
• В поле всплывающее сообщение (ScreenTip) можно ввести текст всплывающей подсказки.
• Поле действие (On Action) следует оставить пустым. Обычно оно определяет действие, выполняемое при выборе данного элемента панели команд. При выборе меню Клиенты должен раскрываться список команд данного меню. Это будет выполняться автоматически, т. к. в качестве элемента строки меню мы добавили меню.
• Поле стиль (Style) позволяет определить вид элемента панели команд, в данном случае — меню. Раскрывающийся список имеет следующие значения:
  • По умолчанию (Default Style) — на элементе меню выводятся одновременно значок и надпись;
  • Только текст (всегда) (Text only (Always)) — и на элементе меню и на кнопке выводится только надпись;
  • Только текст (в меню) (Text only (In Menus)) — выводится надпись на элементе меню и значок на кнопке;
  • Рисунок и текст (Image and Text) — и на элементе меню и на кнопке выводится как значок, так и надпись.
• Два поля — файл справки (Help File) и идентификатор справки (HelpContextlD) — позволяют связать с данным элементом панели команд раздел из справочной системы приложения, который будет отображаться при нажатии клавиши , если данный элемент выделен.
• Поле параметр (Parameter) связано с полем действие (On Action) и определяет значение аргумента функции, если в поле действие (On Action) определен вызов функции. В данном случае оно тоже остается пустым.
• В поле дополнительные сведения (Tag) можно ввести информацию, которая может быть доступна из процедуры VBA.
• Установленный флажок Создать группу (Begin a Group) означает, что данный элемент панели команд является началом группы и слева от него (в этом случае в строке меню) будет отображаться разделительная линия.

Закройте окно Свойства элемента меню и будем добавлять в меню команды. Для этого можно использовать ту же вкладку Команды (Commands) диалогового окна Настройка (Customize). Выбрав категорию, а затем команду из выбранной категории, можно перетащить ее в данное меню. Например:

1. Выберите категорию Все формы (All Forms).
2. Перетащите в меню те формы, которые мы использовали при создании кнопочной формы в предыдущем разделе: «Клиенты» (Customers), «Наклейки для клиентов» (Customer Label Dialog), «Телефоны клиентов» (Customer Phone List), «Заказы клиентов» (Customer Orders) (рис. 14.27).

Рис. 14.27. Добавление команд в меню

Совет

Перед тем как перетаскивать первую команду в меню, щелкните по нему правой кнопкой — около него отобразится маленькая серая панель пустого меню. Туда и нужно перетащить первую команду. При перетаскивании остальных команд место вставки помечается горизонтальной линией. Новая команда размещается под этой линией. При вставке меню в строку меню место вставки помечается вертикальной линией. Новое меню размещается справа от этой линии.

Чтобы добавить в строку меню следующее меню со списком команд, нужно снова выбрать на вкладке Команды (Commands) диалогового окна Настройка (Customize) категорию Новое меню (New Menu), затем элемент Новое меню (New Menu) и перетащить его в данное меню, поместив его справа от первого элемента. Чтобы изменить вид меню или подменю, щелкните по соответствующему элементу правой кнопкой мыши. Можно использовать команды появившегося при этом контекстного меню или открыть окно Свойства элемента (Control Properties).

Удаление меню выполняется очень просто. Достаточно в режиме настройки панелей команд перетащить соответствующий элемент в пустую область окна Microsoft Access. Аналогично можно перетаскивать подменю и команды меню из одних меню в другие, также можно команду меню превратить в кнопку на панели инструментов и наоборот. Поскольку меню и панели инструментов являются разными типами одного объекта — панели команд, на панели инструментов можно размещать меню, а в строку меню можно добавлять кнопки.

Замечание

Выполнять все описанные действия можно только в режиме настройки панелей команд, т. е. при открытом окне Настройка (Customize).

Чтобы окончательно придать меню профессиональный вид (как в стандартном меню Access), необходимо каждому меню и команде меню назначить клавиши доступа. Буквы, соответствующие этим клавишам, выделяются в названии элемента подчеркиванием. Клавиши доступа используются следующим образом. Для того чтобы раскрыть меню, нужно при нажатой клавише нажать клавишу, соответствующую подчеркнутой букве в названии этого меню. Например, комбинация клавиш +«Ф» (+) раскрывает меню Файл (File). Далее, чтобы выбрать команду меню, достаточно просто нажать клавишу, соответствующую подчеркнутой букве в названии команды.

Чтобы указать символ, который будет определять клавишу доступа, нужно в имени команды (в поле подпись (Caption) окна свойств элемента меню) вставить перед этим символом знак &, например «&Товары». При этом в разных командах одного меню должны быть использованы обязательно разные символы, определяющие клавиши доступа, хотя в разных меню символы могут совпадать.