Многотабличные формы Access

Многотабличные формы позволяют представить одновременно данные сразу для двух связанных таблиц. Многотабличная форма состоит из главной и подчиненной формы. Подчиненность заключается в том, что для каждой записи главной формы в подчиненной отражаются все записи с тем же значением внешнего ключа, которое имеет ключ в главной форме.

В качестве примера создадим многотабличную форму, показывающую информацию о покупателях и приобретенных ими товарах.

1. Для этого в режиме Мастера форм в качестве базовой указываем таблицу ПОКУПАТЕЛЬ.
2. Далее из таблицы ПОКУПАТЕЛЬ переместим в Выбранные поля Фамилия ИО, из таблицы ТОВАР – Наименование и Цена. Выбор таблиц производится в поле со списком Таблицы и запросы. Таблицу связи ЗАКАЗ не надо указывать явно, система сама все сделает правильно. Нажмем кнопку Далее.
3. В следующем окне нам будет показан внешний вид создаваемой формы. Убеждаемся, что указано: главная таблица – ПОКУПАТЕЛЬ, подчиненная – ТОВАР, выбран переключатель Подчиненные формы.
4. Далее согласимся с Табличным внешним видом формы и Стандартным стилем.
5. В последнем окне Мастера нам будет предложено ввести имена главной и подчиненной форм. Главную форму назовем «Покупатель — Товар», для подчиненной оставим предложенное системой имя. Нажмем кнопку Готово.

Форма создана. Перемещаясь по записям главной формы и изменяя фамилию покупателя, в подчиненной форме автоматически изменяется перечень товаров.

Используя многотабличные формы, можно выполнять все необходимые действия с записями – удалять, изменять, добавлять записи, но для этого на форме должны быть все элементы записи. В данном случае на главной форме представлены не все элементы.

Задание. Создайте многотабличные формы

1. “Покупатель-Товар”, описанную выше.
2. “Товар – Покупатель” – отличие от предыдущего в том. Что приведены все поля таблиц ТОВАР и ПОКУПАТЕЛЬ.
3. «Категории товаров», в главной форме – название категорий товаров, в подчиненной – названия товаров этой категории.

Полный список лабораторных заданий по Access

К многотабличным формам относят формы, построенные на основе запроса, объединяющего несколько таблиц, а также формы с внедренными в них другими формами. Создание многотабличных форм на основе запроса рассматривалось ранее (см. также разд. «Создание форм для ввода данных»гл. 5).

В данном разделе мы остановимся на создании сложных форм, включающих подчиненные формы.

Подчиненной формой называется форма, которая встраивается в другую форму. При этом форма, которая включает подчиненную форму, называется основной (или главной) формой.

Обычно такие формы применяются для отображения данных из связанных таблиц, например категории товаров и товары, организации и контактные лица в этих организациях и т. д. Однако это бывает не всегда. Иногда главная форма содержит свободные элементы управления и различные кнопки, которые влияют на представление данных в подчиненной форме. Типичным примером такой формы является форма для отбора записей в таблице. Основная форма содержит поля, в которых задаются критерии отбора и кнопки Фильтр или Поиск и Отмена фильтра или Показать все (рис. 9.29).

Рис. 9.29. Пример формы, содержащей подчиненную форму

Применение встроенных подчиненных форм обеспечивает более компактное представление на экране данных из нескольких таблиц, чем использование разных форм для каждой таблицы.

Создавать такие формы можно разными способами. Рассмотрим сначала способы создания главной и подчиненной форм для двух связанных таблиц.

Сегодня поговорим на тему «Однотабличные формы в Access». Формы являются основой разработки диалоговых приложений пользователя для работы с базой данных. Формы, адекватные формам первичных документов, позволяют выполнять загрузку справочных, плановых и оперативно-учетных данных, в любой момент просматривать и редактировать содержимое ранее введенных в базу данных документов, оформлять новые документы.
Формы обеспечивают удобную работу с данными одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, которые выводятся на экран с использованием ее макета, разработанного пользователем. Работая с формой, пользователь может добавлять, удалять и изменять записи таблиц, получать расчетные данные. В процессе работы может осуществляться контроль вводимых данных, могут проверяться ограничения на доступ к данным, выводиться необходимые дополнительные сведения.
Форма состоит из элементов управления, которые отображают поля таблиц, и графические элементы, не связанные с полями таблиц. Графические элементы управления предназначены, прежде всего, для разработки макета формы: полей таблиц и запросов, надписей, внедряемых объектов (рисунков, диаграмм), вычисляемых полей, кнопок, выполняющих печать, открывающих другие объекты или задачи.

Однотабличные формы в Access

Однотабличные формы в Access предназначены для загрузки, просмотра и корректировки данных одной таблицы. Источником данных такой формы служит единственная таблица. Она может быть легко создана одним щелчком мыши с помощью команд автоматического создания формы: Форма (Form), Разделенная форма (Split Form) или Несколько элементов (Multiple Items), размещенных на вкладке ленты Создание (Create) в группе Формы (Forms) (рис. 5.1). Для последующей настройки формы в соответствии с требованиями пользователя ее можно доработать в режиме макета или конструктора. Можно удалить из формы ненужные поля, изменить расположение элементов управления и подобрать их размеры, добавить новые элементы управления, произвести вычисления, задать свойства формы и ее элементов управления.

В форме, созданной с помощью команды Несколько элементов (Multiple Items), отображается сразу несколько записей, и все поля записи размещаются в одной строке, что удобно для ввода данных из простых справочников, имеющих только табличную часть. Этот макет формы аналогичен отображению записей таблицы в режиме таблицы, однако при этом предоставляются многочисленные возможности по настройке отображения и дополнения новыми элементами.

В форме, созданной с помощью команды Разделенная форма (Split Form), одновременно отображаются данные в двух представлениях — в одном ее разделе записи отображаются в виде таблицы, в другом выводится единственная выделенная в таблице запись, предназначенная для удобной работы с ее данными.
Общим для этих команд является то, что они автоматически создают для выбранной таблицы форму, не вступая в диалог с пользователем, и сразу выводят на экран форму в режиме макета.
Создать однотабличные формы в Access можно с помощью команды Мастер форм (Form Wizard), размещенной на вкладке ленты Создание (Create) в группе Формы (Forms). В диалоговых окнах мастера пользователь выбирает поля, которые надо включать в форму, способ отображения записей, стиль оформления.

Создайте однотабличную форму СПРАВОЧНИК ТОВАРОВ для ввода, просмотра и корректировки данных таблицы ТОВАР в базе данных Поставка товаров. Поскольку в таблице есть поле с фотографией, требующее большой области для отображения, одновременно выводите в форме поля только одной записи таблицы.

Чтобы источником записей формы стала таблица ТОВАР, выберите ее в области навигации и выполните команду Форма (Form) на вкладке ленты Создание (Create). Эта команда обеспечит автоматическое создание формы на основе только одной выбранной таблицы. Завершается работа команды отображением формы в режиме макета (рис. 5.2). При этом в форме отображаются поля одной записи таблицы, расположенные в макете в столбик. Заголовок формы соответствует имени таблицы источника ТОВАР. Скрытые в таблице поля, например, командой Скрыть поля (Hide Fields) из контекстного меню выделенного столбца, не включаются в форму.
Для закрепления темы «Однотабличные формы в Access» смотрим видеоурок:

Создание форм в СУБД Access

контрольная работа

Назначение многотабличной формы

Многотабличная форма создается на основе нескольких взаимосвязанных таблиц и предназначена для работы с данными, хранящимися сразу в нескольких таблицах.

Задание: с помощью Мастера форм создать многотабличную форму для ввода информации о поступивших накладных.

Пояснение: при вводе новой накладной в базу данных пользователь будет вынужден заполнять несколько таблиц: в таблицу «Справочник накладных» вводить информацию о номере накладной и дате, а в таблицу «Поступление товара» — товар и количество. Для того чтобы избежать этих неудобств и путаницу рекомендуется создавать многотабличные формы.

В нашем случае многотабличная форма должна иметь вид (рис. 18).

Рис. 18. Многотабличная форма

Порядок работы:

1. В Окне навигации выбирается Категория объекта — Тип объекта, а в разделе Фильтр по группам устанавливается переключатель Формы. На вкладке Создание в группе Формы нажимается кнопка Мастер форм.

2. В окне Создание форм последовательно выбираются таблицы. Соответствующие поля из раздела Доступные поля переносятся в раздел Выбранные поля нажатием кнопки (рис. 19).

а) б)

в)

Рис. 19. Выбор полей: а) поля таблицы «Справочник накладных»; б) поля таблицы «Поступление товара»; в) поля таблицы «Справочник товаров»

Определяется Вид представления данных. Согласно логике, в главной форме должна располагаться информация о накладной (номер, дата), а в подчиненной форме — информация о товаре, поступившем по этой накладной (рис. 20).

Рис. 20. Определение вида представления данных

4. На следующих двух этапах определяется внешний вид и имя формы (рис. 21 — 22). Для того чтобы просмотреть как будет выглядеть созданная форма и определить, какие объекты необходимо откорректировать, рекомендуется установить опцию «Открыть форму для просмотра и ввода данных».

Рис. 21. Определение внешнего вида формы

Рис. 22. Определение имени формы

5. В результате на экране отобразится форма следующего вида (рис. 23). При необходимости её можно открыть в режиме Конструктор и доработать.

Рис. 23. Многотабличная форма

7. При заполнении формы и вводе новой накладной соответствующая информация отобразится в таблицах «Справочник накладных» и «Поступление товара» (рис. 24).

Рис. 24. Сохранение данных в таблице