Рассмотрим последовательность действий, когда перед нами стоит задача — создание таблиц в MS Access.

Напомним, что все объекты базы данных Access создаются и сохраняются в одном файле, который создается щелчком мыши в стартовом окне Access на значке Новая база данных (Blank Database). При этом в разделе Новая база данных (Blank Database) задается имя базы данных и выбирается папка, в которой нужно сохранить файл базы данных. В результате открывается окно новой пустой базы данных.

Создание структуры таблицы

Начнем создание таблицы ТОВАР с определения ее структуры в режиме конструктора таблиц. На вкладке ленты Создание (Create) в группе Таблицы (Tables) выполним команду Конструктор таблиц (Table Design).

В окне конструктора Таблица1 (Table1) (рис. 3.15) в соответствии с приведенными в табл. 3.1 проектными параметрами структуры определим все поля таблицы ТОВАР.

Для каждого поля таблицы ТОВАР определим Имя поля (Field Name), Тип данных (Data Type) и на вкладке Общие (General) зададим свойства полей:

• для текстовых полей в свойстве Размер поля (Field Size) зададим размеры, указанные в соответствующем столбце табл. 3.1;
• для числового поля СТАВКА_НДС выберем в свойстве:
  • Размер поля (Field Size) — Одинарное с плавающей точкой (Single);
  • Формат поля (Format) — Процентный (Percent). При отображении одинарных с плавающей точкой чисел, для которых выбран встроенный формат поля Процентный (Percent), их значения умножаются на 100 и к ним добавляется знак процента. При этом ввод ставки НДС должен осуществляться в формате отображения, например, 15%, 7,5%;
  • Число десятичных знаков (Decimal Places) — 0;
• для поля ЦЕНА выберем в свойстве:
  • Формат поля (Format) — Денежный (Currency). Денежные суммы будут отображаться в соответствии с установленными по умолчанию в Microsoft Windows региональными параметрами в виде 123 456 789,00р.; Денежный тип поля используют для предотвращения округления во время вычислений. В денежных полях обеспечивается 15 знаков слева от десятичной запятой и 4 знака справа. Денежное поле занимает 8 байтов;
  • Число десятичных знаков (Decimal Places) — 2;
• свойства Подпись (Caption), Условие на значение (Validation Rule), Сообщение об ошибке (Validation Text) — для каждого из полей зададим, как указано в табл. 3.1:
  • в поле СТАВКА_НДС будут сохраняться числовые данные Одинарное с плавающей точкой (Single), поэтому в условии на значение должны использоваться соответствующие значения и нельзя вводить их в формате отображения, т. е. в нашем случае в процентах;
• для полей с числовыми данными ЦЕНА и СТАВКА_НДС задайте свойство Значение по умолчанию (Default Value), например, равное 0. Это позволит правильно выполнять арифметические операции с этими полями;
• дополните таблицу ТОВАР вычисляемым полем, которое будет содержать цену с НДС. Для этого задайте имя поля, например Цена с НДС, выберите тип данных Вычисляемый (Calculated). Откроется построитель выражений, где, выбирая поля, имеющиеся в таблице ТОВАР, и знаки операторов, постройте выражение ЦЕНА+ЦЕНА*СТАВКА_НДС. Это же выражение будет записано в соответствующую строку общих свойств поля. Можно записать или откорректировать выражение в этом свойстве, не прибегая к помощи построителя. Выберите для свойства поля Тип результата (Result Type) значение Денежный (Currency).

ЗАМЕЧАНИЕ
Если в некоторых записях таблицы не будет введено значение цены или ставки НДС, и для значения по умолчанию не было указано никаких числовых данных, результат в вычисляемом поле не отобразится. Это связано с тем, что при отсутствии значения в поле оно получает значение Null, с которым не могут производиться вычисления.

Условие на значение, которое заносится в свойство поля, является выражением. Оно может быть сформировано с помощью построителя выражений (рис. 3.16). Построитель вызывается в окне конструктора таблиц (см. рис. 3.15) при нажатии кнопки, расположенной справа от строки Условие на значение (Validation Rule), в которую должно быть введено выражение. Построитель можно вызвать и командой Построитель (Builder) на панели конструктора в группе Сервис (Tools).

ЗАМЕЧАНИЕ
Для ввода операторов «больше равно» и «меньше равно» существуют специальные знаки. Не допускайте пробелов при вводе выражения. Нужные пробелы построитель введет сам.

После ввода выражения в окно построителя и нажатия кнопки OK Access выполнит синтаксический анализ выражения и отобразит его в строке Условие на значение (Validation Rule).

Теперь определим первичный ключ таблицы. Выделим поле КОД_ТОВ, щелкнув кнопкой мыши на области маркировки слева от имени поля, и нажмем кнопку Ключевое поле (Primary Key) на вкладке ленты Конструктор (Design) в группе Сервис (Tools) (см. рис. 3.14). Признаком установки ключа является изображение ключа слева от имени поля. Определим свойства ключевого поля в соответствии с табл. 3.1.

ЗАМЕЧАНИЕ
Для инвентарных номеров и других номеров или кодов, которые часто выступают в качестве ключей и не используются в математических вычислениях, вместо числового целесообразно выбрать текстовый тип данных.

Сохраним созданную структуру таблицы и присвоим имя новой таблице — ТОВАР. Для этого выполним команду Сохранить (Save) в контекстном меню таблицы, на Панели быстрого доступа (Customize Quick Access Toolbar) или на вкладке Файл (File). В окне Сохранение (Save As) введем имя таблицы (рис. 3.17).

При сохранении таблицы происходит обновление файла базы данных, в которую помещается созданная таблица. После сохранения структуры таблицы переходите ко второму этапу создания таблицы — созданию записей. Для этого переключитесь в режим таблицы нажатием кнопки Режим (View) на ленте конструктора или выбором этого режима при открытии списка этой кнопки (рис. 3.18).

Смотрим видео:

Далее поговорим про типы полей более подробно. И начнем с поля объекта OLE.

Опубликовано в Таблицы teacher Октябрь 15, 2015

Перед тем, как рассмотреть создание таблиц в Access, определим некоторые важные понятия.

Таблица — основное место, где хранятся данные в базе. Перед ее созданием спланируйте структуру базы на бумаге, так вы избежите дублирования информации, сможете четко понять, сколько и какие таблицы вам нужны, что именно будет в каждой из них.

Самые важные моменты, которые нужно знать про таблицы:

1. Таблица состоит из полей и записей.

   Создание таблиц в access

2. Поле — это столбец, категория информации о каком-либо объекте. Например, в таблице «Данные о студентах» есть поле «Возраст», т.е. в нем хранится определенная категория данных об объекте «Студент»
3. Запись — строка таблицы, содержит данные об одном объекте. Например, запись о конкретном студенте содержит данные о нем.
4. В таблице всегда есть Ключ — Поле, содержащее в себе уникальную информацию об объекте, по этому полю его можно будет однозначно определить. Например, в таблице «Студенты» это номер студенческого билета. Он всегда уникальный и соответствует только одному студенту. Или, например, в налоговой — это номер идентификационного кода человека. Он тоже уникален для каждого.
5. Каждое поле может быть определенного типа, т.е. мы должны заранее сообщить программе, какие именно данные собираемся там хранить, числа, текст, дату? Так потом проще будет работать с этими полями, фильтровать и выполнять поиск. Вам же проще будет искать человека, если Вам известна его дата рождения или цвет волос? Подробнее о типах данных будет описано в другой статье.

Основные способы создания таблиц в Access следующие:

1. Таблица в режиме конструктора
2. Таблица в режиме ввода данных

Создание таблицы с помощью конструктора позволяет:

• настроить количество и типы данных полей
• установить различные настройки для каждого отдельного поля
• добавить описание поля, которое будет выводиться в качестве подсказки при его заполнении
• НЕ ПОЗВОЛЯЕТ заполнять таблицу данными, только создает структуру, пример, когда Вы переезжаете или вселяетесь в новую квартиру, Вы же не сваливаете все книги в кучу в углу комнаты? А ставите полочки, шкафчики, и лишь потом распределяете по ним книги.

В режиме ввода данных Вы можете:

• заполнить таблицу данными
• добавить или удалить поля
• переименовать поля

В этих же двух режимах Вы можете работать с таблицей и в дальнейшем, выполнять настройку полей, вводить, редактировать данные и так далее. Если говорить о режиме ввода данных, то здесь все просто, достаточно заполнять табличку, обращу лишь Ваше внимание, что это нужно делать слева направо. То есть, если мы говорим о студентах, то заполнять последовательно информацию о каждом студенте, а не вводить сначала все фамилии, все имена и так далее.

Отдельно требуется рассказать о том, как работает конструктор.

Создание таблиц в access в режиме конструктора

Для этого откройте программу, перейдите на вкладку «Создание» и нажмите кнопку «Конструктор таблиц»

способы создания таблиц в access

У Вас откроется окно, разделенное на 4 области

Access окно конструктора таблиц

1. Имя поля — здесь Вы вносите имена полей, т.е. будущие названия столбцов таблички. Именно сверху вниз, а не как в привычном нам виде таблиц — слева направо. Помните, здесь данные мы не заполняем, только подготавливаем для них «почву», строим шкафчики и стеллажи.
2. Тип данных — здесь нужно выбрать из списка тип данных, который подходит лучше всего для этого поля. Подробней о типах данных в другой статье.
3. Описание — поле необязательно для заполнения. Здесь Вы можете вписать подсказку для человека, который будет заполнять табличку.
4. Свойства поля — набор инструментов в этой части будет меняться в зависимости от того, какой тип данных Вы установили для поля. Самые интересные и полезные свойства:
   • размер поля — можно заранее ограничить размер поля, если Вам известно, что, например, номер студенческого билета состоит из 6 цифр и не более. Зачем это нужно? Если говорить понятным языком, при открытии таблички по умолчанию на каждое поле в оперативной памяти будет зарезервировано столько места, сколько по максимуму может быть символов в этом поле. Чем меньше места — правильно, меньше занято оперативной памяти — и, снова правильно — быстрее будет работать база.
   • формат поля — позволяет установить, например целое число или дробное, способ написания даты — все цифры или месяц будет прописью
   • маска ввода в access — обращали внимание, когда Вы вводите номер телефона на сайтах, там чаще всего уже есть скобочки и дефисы, Вам остается лишь внести цифры. Так вот, это и есть маска, трафарет. Все символы, которые будут повторяться для каждой записи, Вы можете ввести, а вместо заполняемых пользователей поставить «решеточки». Например, маска ввода для телефона будет выглядеть так (###) ###-##-##.
   • значение по умолчанию — например, Вы знаете, что большинство Ваших студентов живет в Киеве, поэтому в поле «Город проживания» в качестве значения заранее можно внести «Киев». При заполнении это позволит значительно сэкономить время.
   • обязательное поле — если поле проигнорируют при заполнении, программа просто не даст сохранить таблицу.

Итак, Вы последовательно заполняете окошко конструктора:

• задаете имена полей
• устанавливаете тип
• выбираете нужные Вам свойства

Затем нужно задать Ключевое поле таблицы. То самое, уникальное и неповторимое. Для этого поставьте курсор в это самое поле и нажмите на панели инструментов кнопку «Ключевое поле».

Затем сохраните таблицу с помощью кнопки с изображением дискеты.

Кто еще помнит, что такое дискета, и как она выглядит?:) Буду рада услышать в комментариях, как и другие Ваши вопросы и замечания по статье!

От автора

teacher

Поділитися

Вставка

• Опубліковано 2 лют 2017
• Если вы не знаете как создать базу данных в программе Microsoft Access 2016, то посмотрите это видео.
  Всего за 6 уроков будут показаны все основные приемы работы в базе данных MS Access 2016.
  После просмотра данного видеоурока вы научитесь создавать простейшие таблицы, выбирать правильные типы данных, устанавливать ключевые поля.
  Создаем базу данных Access «Университет», где будем хранить данных о студентах, предметах, преподавателях, оценках и т.д.
  Убедитесь, что программа Microsoft Access очень проста и не требует дополнительных знаний в освоении.
  Чаевые на развитие канала:
  www.donationalerts.ru/r/accesshelpru
  Money.Yandex — 41001776448918
  Ссылки на предыдущие скринкасты:
  Какие типы данных существуют в базе данных Microsoft Access — uaclips.com/video/OXWnXA0dcQ4/відео.html
  КАК и ЗАЧЕМ использовать мастер подстановок в Microsoft Access — uaclips.com/video/uCenTUX1QcQ/відео.html
  Что такое ключевые поля и индексы в БД Microsoft Access — uaclips.com/video/SY4tIcgE6ms/відео.html
  Создание базы данных «Библиотека» — uaclips.com/video/EQBjZmxcXsI/відео.html&list=PLnzEVwX9gt1iyK1z1cDgQkszYukA4sSKl
  Ищите нас вконтакте: vk.com/access_community
  Остались вопросы? Пишите в комментариях под видео
• Microsoft Access 2016  База данных  Microsoft  Таблицы  Ключевые поля  Типы данных