Как сделать структуру предприятия в excel?

как сделать структуру предприятия в excelДата: 31 января 2017 Категория: Excel Поделиться, добавить в закладки или статью

Здравствуйте, друзья. Думаю, каждому, кто работал в Эксель, попадались таблицы со структурой данных. Группировка в Эксель, чаще всего, применяется, когда есть организация со структурой, и мы оцениваем некоторые показатели согласно этой структуры. Например, продажи по Компании в целом, по региональным представительствам, по менеджерам. Посмотрите на картинке, как это может быть без группировки:

как сделать структуру предприятия в excel

На рисунке детальный пример отчета о продажах по структурным подразделениям подневно.  А что если нужно предоставить руководителям отчет в разрезе только лишь департаментов и помесячно, без детализации? Чтобы было вот так:

как сделать структуру предприятия в excel

Согласитесь, такой вид таблицы более нагляден и показателен для анализа работы Компании в целом. Но как получить такую таблицу достаточно быстро, не скрывая и не удаляя ячейки? Очень просто, задайте структуру документа.

как сделать структуру предприятия в excel

На рисунке выше я привел уже структурированный документ, с маркерами группы. В таблице сгруппированы менеджеры по регионам и регионы в компании, а так же, дни недели в месяцы. Чтобы скрыть какую-то отдельную группу, кликните на значке «минус» в итоговой строке этой группы». Чтобы раскрыть – на значке «плюс». Чтобы отобразить какой-то определенный уровень – нажмите на его номер в верхнем левом углу листа.

Обратите внимание, данные сгруппированы в несколько уровней. Каждый последующий вложен в предыдущий. Всего Эксель позволяет создать до восьми уровней в строках и восьми – в столбцах.

Есть два способа создать структуру листа: автоматический и ручной.

Автоматическое создание структуры в Excel

Программа может попытаться создать структуру автоматически. Для этого нажмите на ленте: Структура – Группировать – Создать структуру.

Если у Вас правильно и логично записаны формулы суммирования, структура будет создана правильно. У меня эта функция часто срабатывает правильно, поэтому сначала я пробую именно автоматическое создание. Структура из примера отлично создалась автоматически.

Ручное создание структуры

Создание структуры вручную позволяет держать весь процесс под контролем и гарантированно получить правильный результат. Чтобы структурировать лист вручную, выполните такие действия:

  1. Оформите и наполните таблицу, создайте итоговые строки и столбцы
  2. Кликните на маленькой пиктограмме со стрелкой в нижнем правом углу ленточной группы Данные – Структура. В открывшемся окне настройте расположение строк и столбцов итогов

как сделать структуру предприятия в excel

  1. Выделите строки или столбцы, которые нужно группировать (не выделяйте итоговые). Делайте это с каждой группой по очереди, начиная с самых «глубоких». В моем примере это фамилии менеджеров.

как сделать структуру предприятия в excel

  1. Нажмите на ленте Структура – Группировать (ли нажмите Alt+Shift+стрелка вправо). Будет создана группировка

как сделать структуру предприятия в excel

  1. Повторяйте п.3-4 до полного структурирования данных. Повторюсь, начинайте с подчиненных групп, потом переходите на уровень выше. Т.е. в таблице из примера мы поочередно сгруппируем менеджеров в филиалы, потом филиалы в компанию.

Когда Вы вставляете новые строки и столбцы в структурированную таблицу – будьте осторожны. Если, например, добавляется новый менеджер в группу, вставляйте строку где-то между сгруппированными строками, не первым элементом группы и не последним. В противном случае, новая строка не впишется в структуру.

При копировании диапазона ячеек, скрытые строки и столбцы не копируются. Но когда они скрыты группировкой – все равно копируются. Чтобы выделить только данные, отображенные на экране, выделите нужный диапазон и нажмите F5. В открывшемся окне выберите Выделить – Только видимые ячейки. Теперь ячейки, скрытые группировкой, не будут скопированы.

Если Вам больше не нужна структура – удалите ее. Для этого выполните на ленте Данные – Структура – Разгруппировать – Удалить структуру.

Группированные данные, структурированное рабочее пространство – не только добавляют практичности Вашим таблицам, это правило хорошего тона, когда одну и ту же таблицу можно легко посмотреть как в развернутом виде, так и в детальном.

Вот и все, тренируйтесь и применяйте на практике структурирование данных в Экселе. Приглашаю Вас комментировать изложенный материал, задавайте Ваши вопросы и делитесь опытом!

Следующая статья будет посвящена подключению внешних данных и их консолидации. Это неотъемлемая часть работы большинства пользователей Excel. Присоединяйтесь к чтению!

Поделиться, добавить в закладки или статью

Часть 1 Как автоматически создать структуру

  1. как сделать структуру предприятия в excel

    Откройте таблицу Excel. Для этого дважды щелкните по Excel-файлу.

  2. как сделать структуру предприятия в excel

    Щелкните по вкладке Данные. Она находится в левой части ленты инструментов, которая в свою очередь расположена в верхней части окна Excel. Откроется панель инструментов «Данные».

  3. как сделать структуру предприятия в excel

    Щелкните по направленной вниз стрелке рядом с опцией Группировать. Вы найдете эту опцию справа на панели «Данные». Откроется выпадающее меню.

  4. Нажмите Создание структуры.

    Эта опция находится в выпадающем меню «Группировать».Файл:Group and Outline Excel Data Step 4 Version 2.jpg

    • Если появилось сообщение «Невозможно создать структуру документа», формула, которой подчиняются данные, не совместима с функцией структурирования. В этом случае создайте структуру вручную (читайте следующий раздел).
  5. как сделать структуру предприятия в excel

    Скройте данные. Нажмите кнопку «» в верхней или левой части таблицы Excel, чтобы скрыть сгруппированные данные. В большинстве случаев это действие приведет к отображению только последней строки с данными.

  6. как сделать структуру предприятия в excel

    Удалите структуру (если нужно). Нажмите «Разгруппировать» (справа от опции «Группировать»), а затем в выпадающем меню нажмите «Удалить структуру». Так вы отобразите данные, которые были сгруппированы и скрыты.

Часть 2 Как создать структуру вручную

  1. как сделать структуру предприятия в excel

    Выделите данные. Щелкните и удерживайте верхнюю левую ячейку нужных данных, а затем перетащите курсор в нижнюю правую ячейку нужных данных.

  2. как сделать структуру предприятия в excel

    Щелкните по вкладке Данные. Она находится в левой части ленты инструментов, которая в свою очередь расположена в верхней части окна Excel.

  3. как сделать структуру предприятия в excel

    Щелкните по Группировать. Вы найдете эту опцию справа на панели «Данные».

  4. как сделать структуру предприятия в excel

    Нажмите Группировать. Эта опция находится в выпадающем меню «Группировать».

  5. как сделать структуру предприятия в excel

    Выберите способ группирования. Нажмите «Строки», чтобы сгруппировать данные по вертикали, или нажмите« «Столбцы», чтобы сгруппировать данные по горизонтали.

  6. как сделать структуру предприятия в excel

    Щелкните по OK. Эта кнопка находится в нижней части всплывающего окна.

  7. как сделать структуру предприятия в excel

    Скройте данные. Нажмите кнопку «» в верхней или левой части таблицы Excel, чтобы скрыть сгруппированные данные. В большинстве случаев это действие приведет к отображению только последней строки с данными.

  8. как сделать структуру предприятия в excel

    Удалите структуру (если нужно). Нажмите «Разгруппировать» (справа от опции «Группировать»), а затем в выпадающем меню нажмите «Удалить структуру». Так вы отобразите данные, которые были сгруппированы и скрыты.

Советы

  • Нельзя использовать описанную функцию, если таблица открыта для общего доступа.

Предупреждения

  • Не используйте описанную функцию, если нужно защитить таблицу. В этом случае другие пользователи не смогут отображать и скрывать строки.

Информация о статье

Эту страницу просматривали 98 569 раза.

Была ли эта статья полезной?

Работая с данными в Excel, часто приходится строить большие таблицы с различными расчетами и комментариями, из-за чего не редко их становится трудно воспринимать. Чтобы избегать подобных неприятностей используйте структуру данных Excel. Она располагается на вкладке «Данные», раздел «Структура».

Данный раздел содержит 3 функции. Рассмотрим их кратко (для более полной информации пройдите по ссылкам):

  • Группировать – объединение нескольких строк или столбцов в единую группу. Это позволяет скрывать из вида детальную информацию, а в случае необходимости быстро получать к ней доступ;
  • Разгруппировать – отменяет объединение строк и столбцов в группы полностью или частично;
  • Промежуточные итоги – объединение в группы «родственных» данных с выводом по ним некоторых результатов.

Две кнопки («+» и «-») в правой верхней части раздела раскрывают либо скрывают детали группы, но часто удобнее пользоваться данными кнопками на полях листа Excel, появляющихся при объединении данных в структуры.

Если материалы office-menu.ru Вам помогли, то поддержите, пожалуйста, проект, чтобы мы могли развивать его дальше.

У Вас недостаточно прав для комментирования.