GEEKon » Инструкции » Создание базы данных в MS Access 2007: пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word. Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL. Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Описание MS Access

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

1. Запустите MS Access 2007.
2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.
   

   Внимание! Первым полем принято устанавливать уникальное значение (первичный ключ). Для него предпочтительно числовое значение.

3. После создания необходимых атрибутов сохраните таблицу и введите ее название.
4. Снова нажмите ПКМ по вкладке с уже новым название и выберите «Режим таблицы».
5. Заполните таблицу необходимыми значениями.

Совет! Для тонкой настройки формата данных перейдите на ленте во вкладку «Режим таблицы» и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там можно кастомизировать формат отображаемых данных.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
2. Нажать на кнопку «Схема данных».
3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

1. Перейти во вкладку «Создание».
2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков»; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» — из какой таблицы, «WHERE Адрес = «Харьков»» — условие, которое обязательно должно выполняться.
5. Нажмите кнопку «Выполнить».
6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

1. Перейти во вкладку «Создание».
2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.

4. Кликните по кнопке «Выполнить».
5. Откройте созданную таблицу.

Внимание! В конце каждого запроса должен стоять символ «;». Без него выполнение скрипта приведет к ошибке.

На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

1. Откройте интересующую таблицу.
2. Перейдите во вкладку «Создание».
3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».

   Совет! Рекомендуется использовать «Разделенную форму» – кроме самого шаблона, в нижней части будет отображаться миниатюра таблицы, которая сделает процесс редактирования еще более наглядным.

4. С помощью навигационных кнопок переходите к следующей записи и вносите изменения.

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

1. Перейдите во вкладку «Создание».
2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
4. Добавьте необходимый уровень группировки.
5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
6. Настройте вид макета для отчета.
7. Выберите подходящий стиль оформления.

   Внимание! В официальных документах допускается только стандартный стиль оформления.

8. Просмотрите созданный отчет.

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

1. Поймите роль запросов.

   Запрос это действие, которое позволяет быстро посмотреть, добавить или изменить информацию в вашей базе данных. Существует большой выбор запросов, начиная от простого поиска и заканчивая созданием новых таблиц основанных на имеющейся информации. Запросы — это необходимый инструмент для подготовки отчетов.

   • Запросы разделяются на два главных вида: Выбор или Действие. Выборные запросы могут доставать информацию из таблиц и делать вычисления. Запросы действия могут добавлять, изменять и удалять данные из таблиц.

2. Воспользуйтесь мастером запросов, чтобы создать выборный запрос. Если вы хотите создать базовый выборный запрос, воспользуйтесь мастером запросов, чтобы он шаг за шагом помог вам в этом. Вы можете найти мастер запросов во вкладке «Создать». Он позволяет находить нужные поля в таблице.

Создание выбранного запроса по критериям

1. Откройте инструмент «Дизайн Запросов». Вы можете использовать критерии поиска, чтобы сузить выбор и выводить только нужную информацию. Для начала нажмите на вкладку «Создать» и выберите инструмент «Дизайн Запросов».

2. Выберите вашу таблицу. Откроется окно выбора таблиц. Сделайте двойной клик на нужной таблице для запроса, а затем нажмите Закрыть.

3. Добавляйте поля из которых нужно получить данные. Сделайте двойной клик на каждом поле, чтобы добавить поле в запрос. Эти поля будут добавляться в сетку Дизайна. .

4. Добавьте собственные критерии.

   Вы можете использовать разные виды критериев, такие как текст или функции. Например, если вы хотите отобразить цены выше, чем 50 долларов в вашем поле «Цены», вы вводите

   >=50

   в ваши критерии. Если вы хотите найти клиентов только из Великобритании, вы вводите

   UK

   в поле критериев.

   • Вы можете использовать несколько критериев в одном запросе.

5. Нажмите «Выполнить», чтобы увидеть результаты. Кнопка «Выполнить» обозначена восклицательным знаком и находится во вкладке «Дизайн». Результаты запроса будут выведены в отдельное окно. Нажмите Ctrl + S, чтобы сохранить результаты запроса.

Создание выборного запроса по параметрам

1. Откройте инструмент Дизайна Запросов. Запрос по параметрам позволит вам установить, какие именно результаты вы хотите видеть каждый раз, когда делаете запрос. Например, если в вашей базе данных есть клиенты из разных городов, вы можете настроить запрос по параметрам, чтобы выводить результаты для определенного города.

2. Создайте выборный запрос и выберите таблицу(таблицы). Добавляйте поля для отбора путем двойного клика в общем обзоре таблицы.

3. Добавляйте параметр в раздел Критериев.

   Параметры разделены между собой скобками “[]”. Текст внутри скобок будет выведен в строку, которая появится во время проведения запроса. Например, для запроса города, кликните по ячейке критериев в поле города и введите

   .

   • Вы можете делать окончание параметров «?» или «:», но не «!» или «.»
4. Сделайте запрос по множеству параметров.

   Вы можете использовать несколько параметров , чтобы создать поисковый запрос. Например, в поле «Дата» вы можете ввести диапазон дат, введя

   Между И

   . В результате запроса вы получите две строки.

Создание запроса на создание таблицы

1. Во вкладке «Создать» нажмите «Дизайн Запроса». Вы можете использовать запросы для получения выбранной информации из уже существующих таблиц или можете создавать новые таблицы с этой информацией. Это будет особенно полезно, если вы хотите поделиться какой-либо частью базы данных, или создать особые формы для подразделов вашей базы данных. Для начала вам нужно создать обычный выборный запрос.

2. Выберите таблицу (таблицы) из которых вы хотите достать информацию. Сделайте двойной клик на таблице, из которой вы хотите достать данные. Вы можете использовать сразу несколько таблиц, если требуется.

3. Выберите поля, из которых вы хотите достать данные. Сделайте двойной клик на каждом поле для добавления. Оно будет добавлено в сетку запросов.

4. Выставите ваши критерии. Если вам нужна определенная информация из полей, установите фильтр по критериям. Обратитесь во вкладку «Создание Выборного Запроса по Критериям» за более подробной информацией.

5. Протестируйте ваш запрос, чтобы убедиться, что он выводит нужные результаты. Прежде чем создать таблицу, выполните запрос, чтобы убедиться, что он достает необходимую вам информацию. Настраивайте критерии и поля, пока не получите нужный вам результат.

6. Сохраните запрос. Нажмите Ctrl + S, чтобы сохранить запрос для дальнейшего использования. Он появится в колонке навигации в левой части экрана. Если вы нажмете на этот запрос — вы сможете использовать его снова, затем кликните на вкладку «Дизайн».

7. Нажмите на кнопку «Создать Таблицу» в группе выбора типа запроса. Появится окно, запрашивающее имя новой таблицы. Введите имя таблицы и нажмите ОК.

8. Нажмите кнопку «Выполнить». Будет создана ваша новая таблица согласно установленным запросам. Таблица появится в колонке навигации слева.

Создание запроса на добавление

1. Откройте ранее созданный запрос. Вы можете использовать запрос на добавление, чтобы добавить информацию в таблицу, которая уже создана из другой таблицы. Это полезно когда вы хотите добавить больше данных в готовую таблицу, созданную по запросу создания таблицы.

2. Нажмите кнопку «Добавить» во вкладке «Дизайн». Это откроет диалоговое окно добавления. Выберите таблицу, которую вы хотите дополнить.

3. Измените критерии запроса, чтобы они соответствовали информации, которую вы хотите добавить. Например, если вы создали таблицу с критерием «2010» в поле Год, измените это значение, согласно добавляемой информации, например «2011».

4. Выберите куда именно вы хотите добавить информацию. Убедитесь, что добавляете в подходящие поля для каждой добавляемой колонки. Например, если вы используете изменения приведенные выше, информация должна быть добавлена в поле Год на каждой строчке.

5. Выполните запрос. Нажмите кнопку «Выполнить» на вкладке «Дизайн». Запрос будет проведен и информация добавится в таблицу. Вы можете открыть таблицу, чтобы убедиться, что информация введена правильно.

Программа Microsoft Access — это очень мощный и удобный набор инструментов для создания и использования как простых, так и самых сложных баз данных без знания специальных языков программирования.
Данный раздел представляет собой access для чайников — видеоуроки, которые позволят Вам легко освоить основные навыки работы с базами данных, созданием, редактированием и использованием их не только в учебных, но и личных целях.
Наши видеоуроки по программе access разделены по основным темам:

• основные понятия баз данных, термины и определения
• порядок создания и настраивания таблиц для хранения данных в базе
• работа с данными в таблицах: принципы фильтрации и сортировки
• создание запросов — от самых простых до сложных с использованием языка SQL
• формирование отчетов для представления данных таблиц и запросов в виде документов
• создание форм — пользовательского интерфейса для работы с базой данных access.

После просмотра видеоуроков Вы получите основные знания и навыки работы с программой аксесс.

Типы полей таблицы Access и их свойства

Определение полей в окне конструктора Таблицы С целью определения полей в Таблице, в конструкторе нам необходимо задать следующие поля: Тип данных Имя поля Свойства поля Описание в виде краткого комментария. Есть вкладка Общие, где расположены строки свойств поля, включая значение по умолчанию, максимально возможный размер, подпись – она показывается в заголовке столбца и т.д. Подстановка

Как создать таблицу в Access?

Перед тем, как рассмотреть создание таблиц в Access, определим некоторые важные понятия. Таблица — основное место, где хранятся данные в базе. Перед ее созданием спланируйте структуру базы на бумаге, так вы избежите дублирования информации, сможете четко понять, сколько и какие таблицы вам нужны, что именно будет в каждой из них. Самые важные моменты, которые нужно

Что такое база данных и из каких объектов она состоит?

Итак, что же такое база данных и из чего она состоит? В данной статье мы рассмотрим понятие базы данных, основные объекты access и их назначение. Понятие базы данных База данных представляет собой файл или несколько файлов, необходимых для хранения, а также обработки большого количества упорядоченных данных, касающихся одной тематики. Если говорить проще, это целый склад