Привет всем! Сегодняшний материал для тех, кто продолжает осваивать работу с программами-приложениями, и не знает, как сделать сводную таблицу в excel.

Создав общую таблицу, в каком либо из текстовых документов, можно осуществить её анализ, сделав в Excel сводные таблицы.

Создание сводной Эксель таблицы требует соблюдения определенных условий:

1. Данные вписываются в таблицу, где есть столбцы и списки с названиями.
2. Отсутствие незаполненных форм.
3. Отсутствие скрытых объектов.

Как сделать сводную таблицу в excel: пошаговая инструкция

Если вы не знаете, как сделать сводную таблицу в excel, советую читать дальше. Я продемонстрирую вам подробный пример, используя вымышленные данные магазина одежды. Таблица отображает дату продажи, имя продавца, наименование и сумму проданного им товара.

Для создания сводной таблицы необходимо:

Создался пустой лист, где видно списки областей и полей. Заголовки стали полями в нашей новой таблице. Сводная таблица будет формироваться путем перетаскивания полей.

Помечаться они будут галочкой, и для удобства анализа вы будете их менять местами в табличных областях.

Я решил, что анализ данных буду делать через фильтр по продавцам, чтобы было видно кем и на какую сумму каждый месяц было продано, и какой именно товар.

Выбираем конкретного продавца. Зажимаем мышку и переносим поле «Продавец» в «Фильтр отчета». Новое поле отмечается галочкой, и вид таблицы немного изменяется.

Категорию «Товары» мы поставим в виде строк. В «Названия строк» мы переносим необходимое нам поле.

Для отображения выпадающего списка имеет значение, в какой последовательности мы указываем наименование. Если изначально в строках делаем выбор в пользу товара, а потом указываем цену, то товары как раз и будут выпадающими списками, и наоборот.

Столбец «Единицы», будучи в главной таблице, отображал количество товара проданного определенным продавцом по конкретной цене.

Для отображения продаж, например, по каждому месяцу, нужно поле «Дата» поставить на место «Названия столбцов». Выберите команду «Группировать», нажав на дату.

Указываем периоды даты и шаг. Подтверждаем выбор.

Видим такую таблицу.

Сделаем перенос поля «Сумма» к области «Значения».

Стало видно отображение чисел, а нам необходим именно числовой формат

Для исправления, выделим ячейки, вызвав окно мышкой, выберем «Числовой формат».

Числовой формат мы выбираем для следующего окна и отмечаем «Разделитель групп разрядов». Подтверждаем кнопкой «ОК».

Оформление сводной таблицы

Если мы поставим галочку, которая подтверждает выделение сразу нескольких объектов, то сможем обрабатывать данные сразу по нескольким продавцам.

Применение фильтра возможно для столбцов и строк. Поставив галочку на одной из разновидностей товара, можно узнать, сколько его реализовано одним или несколькими продавцами.

Отдельно настраиваются и параметры поля. На примере мы видим, что определенный продавец Рома в конкретном месяце продал рубашек на конкретную сумму. Нажатием мышки мы в строке «Сумма по полю…» вызываем меню и выбираем «Параметры полей значений».

Далее для сведения данных в поле выбираем «Количество». Подтверждаем выбор.

Посмотрите на таблицу. По ней четко видно, что в один из месяцев продавец продал рубашки в количестве 2-х штук.

Теперь меняем таблицу и делаем так, чтобы фильтр срабатывал по месяцам. Поле «Дата» мы переносим в «Фильтр отчета», а там где «Названия столбцов», будет «Продавец». Таблица  отображает весь период продаж или за конкретный месяц.

Выделение ячеек в сводной таблице приведет к появлению такой вкладки как «Работа со сводными таблицами», а в ней будут еще две вкладки «Параметры» и «Конструктор».

На самом деле рассказывать о настройках сводных таблиц можно еще очень долго. Проводите изменения под свой вкус, добиваясь удобного для вас пользования. Не бойтесь нажимать и экспериментировать. Любое действие вы всегда сможете изменить нажатием сочетания клавиш Ctrl+Z.

Надеюсь, вы усвоили весь материал, и теперь знаете, как сделать сводную таблицу в excel.

Сводная таблица применяется для быстрого анализа большого объема данных. Она позволяет объединять информацию из разных таблиц и листов, подсчитать общий результат. Этот универсальный аналитический инструмент существенно расширяет возможности программы Excel.

Можно сформировать новые итоги по исходным параметрам, поменяв строки и столбцы местами. Можно произвести фильтрацию данных, показав разные элементы. А также наглядно детализировать область.

Сводная таблица в Excel

Для примера используем таблицу реализации товара в разных торговых филиалах.

Из таблички видно, в каком отделе, что, когда и на какую сумму было продано. Чтобы найти величину продаж по каждому отделу, придется посчитать вручную на калькуляторе. Либо сделать еще одну таблицу Excel, где посредством формул показать итоги. Такими методами анализировать информацию непродуктивно. Недолго и ошибиться.

Самое рациональное решение – это создание сводной таблицы в Excel:

1. Выделяем ячейку А1, чтобы Excel знал, с какой информацией придется работать.
2. В меню «Вставка» выбираем «Сводная таблица».
3. Откроется меню «Создание сводной таблицы», где выбираем диапазон и указываем место. Так как мы установили курсор в ячейку с данными, поле диапазона заполнится автоматически. Если курсор стоит в пустой ячейке, необходимо прописать диапазон вручную. Сводную таблицу можно сделать на этом же листе или на другом. Если мы хотим, чтобы сводные данные были на существующей странице, не забывайте указывать для них место. На странице появляется следующая форма:
4. Сформируем табличку, которая покажет сумму продаж по отделам. В списке полей сводной таблицы выбираем названия столбцов, которые нас интересуют. Получаем итоги по каждому отделу.

Просто, быстро и качественно.

Важные нюансы:

• Первая строка заданного для сведения данных диапазона должна быть заполнена.
• В базовой табличке каждый столбец должен иметь свой заголовок – проще настроить сводный отчет.
• В Excel в качестве источника информации можно использовать таблицы Access, SQL Server и др.

Как сделать сводную таблицу из нескольких таблиц

Часто требуется создавать сводные отчеты из нескольких таблиц. Есть пара табличек с информацией. Нужно объединить их в одну общую. Для науки придумаем остатки на складах в двух магазинах.

Порядок создания сводной таблицы из нескольких листов такой же.

Создадим отчет с помощью мастера сводных таблиц:

1. Вызываем меню «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Для этого щелкаем кнопку настройки панели быстрого доступа и нажимаем «Другие команды». Здесь на вкладке «Настройка» находим «Мастер сводных таблиц». Добавляем инструмент в панель быстрого доступа. После добавления:
2. Ставим курсор на первую табличку и нажимаем инструмент «Мастера». В открывшемся окне отмечаем, что создать таблицу хотим в «нескольких диапазонах консолидации». То есть нам нужно объединить несколько мест с информацией. Вид отчета – «сводная таблица». «Далее».
3. Следующий этап – «создать поля». «Далее».
4. Прописываем диапазон данных, по которым будем формировать сводный отчет. Выделяем первый диапазон вместе с шапкой – «добавить». Второй диапазон вместе с названием столбцов – снова «добавить».
5. Теперь в списке выбираем первый диапазон. Ставим птичку у единицы. Это первое поле сводного отчета. Даем ему имя – «Магазин 1». Выделяем второй диапазон данных – ставим птичку у цифры «2». Название поля – «Магазин 2». Нажимаем «Далее».
6. Выбираем, где расположить сводную таблицу. На существующем листе или новом. Лучше выбрать новый лист, чтобы не было наложений и смещений. У нас получилось так:

Как видите всего в несколько кликов можно создавать сложные отчеты из нескольких листов или таблиц разного объема информации.

Как работать со сводными таблицами в Excel

Начнем с простейшего: добавления и удаления столбцов. Для примера рассмотрим сводную табличку продаж по разным отделам (см. выше).

Справа от сводной таблицы у нас была область задач, где мы выбирали столбцы в списке полей. Если она исчезла, просто щелкаем мышью по табличке.

Добавим в сводную таблицу еще одно поле для отчета. Для этого установим галочку напротив «Даты» (или напротив «Товара»). Отчет сразу меняется – появляется динамика продаж по дням в каждом отделе.

Сгруппируем данные в отчете по месяцам. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по полю «Дата». Нажимаем «Группировать». Выбираем «по месяцам». Получается сводная таблица такого вида:

Чтобы изменить параметры в сводной таблице, достаточно снять галочки напротив имеющихся полей строк и установить у других полей. Сделаем отчет по наименованиям товаров, а не по отделам.

А вот что получится, если мы уберем «дату» и добавим «отдел»:

А вот такой отчет можно сделать, если перетащить поля между разными областями:

Чтобы название строки сделать названием столбца, выбираем это название, щелкаем по всплывающему меню. Нажимаем «переместить в название столбцов». Таким способом мы переместили дату в столбцы.

Поле «Отдел» мы проставили перед наименованиями товаров. Воспользовавшись разделом меню «переместить в начало».

Покажем детали по конкретному продукту. На примере второй сводной таблицы, где отображены остатки на складах. Выделяем ячейку. Щелкаем правой кнопкой мыши – «развернуть».

В открывшемся меню выбираем поле с данными, которые необходимо показать.

Когда нажимаем на сводную таблицу, становится доступной закладка с параметрами отчета. С ее помощью можно менять заголовки, источники данных, группировать информацию.

Проверка правильности выставленных коммунальных счетов

С помощью сводных таблиц Excel легко проверить, насколько правильно обслуживающие организации начисляют квартплату. Другой положительный момент – экономия. Если мы будем ежемесячно контролировать, сколько расходуется света, газа, то сможем найти резерв для экономии средств на оплату квартиры.

Для начала предлагаем составить сводную таблицу тарифов по всем коммунальным платежам. Для разных городов данные будут свои.

Для примера мы сделали сводную табличку тарифов для Москвы:

Для учебных целей возьмем семью из 4 человек, которые проживают в квартире 60 кв. м. Чтобы контролировать коммунальные платежи, необходимо создать таблицы для расчета на каждый месяц.

Первый столбец = первому столбцу из сводной таблицы. Второй – формула для расчета вида:

= тариф * количество человек / показания счетчика / площадь

Для удобства рекомендуем сделать промежуточный столбец, в который будут заноситься показания по счетчикам (переменная составляющая).

Наши формулы ссылаются на лист, где расположена сводная таблица с тарифами.

Скачать все примеры сводной таблицы

Если при расчете коммунальных платежей применяются льготы, их тоже можно внести в формулы. Информацию по начислениям требуйте в бухгалтерии своей обслуживающей организации. Когда меняются тарифы – просто измените данные в ячейках.

Сводные таблицы в Excel позволяют проанализировать данные, которые находятся в одной большой таблице. Причем исходная таблица, которая будет использоваться для анализа, может быть создана как в Excel, так и в другой базе данных, или другом документе.

Все что потребуется, это выбрать необходимые заголовки для строк и столбцов из существующей таблицы. Также Вы сможете применять фильтр ко всей сводной таблице в целом, или только для значений, которые указаны в названии строк и столбцов.

Теперь о требованиях, которых необходимо придерживаться при создании сводной таблицы в Эксель. Исходные данные должны быть представлены в виде таблицы, у которой должно быть название для столбцов, то есть шапка. Для этих целей отлично подойдет создание умной таблицы в Excel. Также она не должна содержать пустые строки, столбцы и ячейки. Не должно быть скрытых строк/столбцов и объединенных ячеек.

Теперь рассмотрим пример создания сводной таблицы. Предположим, у нас есть данные магазина одежды по продажам: какой продавец, какого числа, что из товаров продал и на какую сумму.

Чтобы сделать сводную таблицу, выделяем любую ячейку из таблицы исходной, затем переходим на вкладку «Вставка» и нажимаем на кнопочку «Сводная таблица».

Появляется следующее диалоговое окно. В нем нужно указать диапазон или название таблицы с исходными данными, причем здесь есть возможность выбрать ее с другого источника. Затем отметьте маркером, где поместить создаваемый отчет. Сделаем его на новом листе. Нажмите «ОК».

В открытой книге Excel создастся новый лист, на котором будет размещена, пока еще пустая сводная таблица.

Справой стороны отобразится список полей и областей. Поля – это все заголовки столбцов, которые были в исходной таблице. С помощью мышки мы будем перетаскивать их в одну из четырех областей, расположенных ниже. Таким образом, формируя сводную таблицу.

Добавленные поля будут отмечены галочкой. В областях таблицы, Вы сможете менять их местами, чтобы добиться такого вида таблицы, который больше всего подойдет для анализа Ваших исходных данных.

Теперь давайте определимся, по какому принципу будем анализировать данные. Например, нужно узнать, какой именно продавец, продал какой товар в каждом месяце и на какую сумму.

Фильтровать данные по всей таблице мы будем по продавцам: выбираем продавца, в таблице отображаются проданные товары. Зажимаем левой кнопкой мыши поле «Продавец» и перетягиваем его в область «Фильтр отчета». Таблица изменилась, а добавленное поле теперь отмечено галочкой.

В качестве строк для сводной таблицы выберем «Товары». Аналогичным образом перетягиваем нужное поле в область «Названия строк».

Обратите внимание, в области можно вставлять по несколько полей. Например, в строках сводной таблицы выберем товары и укажем цену. Товары стали выпадающими списками, в которых отображена цена. Если сначала указать цену, а потом товары, то выпадающим списком станет цена. Здесь порядок полей имеет значение.

Если бы у нас в исходной таблице был столбец «Единицы». То данная сводная таблица показывала бы, какой продавец, в каком месяце, сколько продал единиц товара по определенной цене.

В область «Названия столбцов» перетянем поле «Дата». Чтобы отобразить продажи не за каждый день, а, к примеру, по месяцам, кликните по любой дате правой кнопкой мыши и выберите из меню «Группировать».

Дальше выбираем, с какой по какую дату хотим выполнить группировку, и с каким шагом.

Таблица примет следующий вид.

Теперь в область «Значения» перетянем поле «Сумма».

Как видите, отобразились просто числа, хотя в исходной таблице был задан числовой формат ячеек для данного столбца, он также может быть денежный и финансовый. В столбце «Дата» формат ячеек был тоже соответствующий – дата.

Чтобы это исправить, в сводной таблице выделяем нужный диапазон ячеек и нажимаем правую кнопку мыши. Выберите из меню «Числовой формат».

В следующем окне выбираем «Числовой», можете поставить галочку в поле «Разделитель групп разрядов» и нажмите «ОК».

После того, как мы учли все необходимые поля исходной таблицы, можно начинать работать со сводной таблицей в Excel. Выбираем продавца: можете выбрать одного, нескольких или сразу всех, поставив галочку в пункте «Выделить несколько элементов».

Также можете использовать фильтр для строк и столбцов. В примере это товары и месяцы. Например, поставив галочки в поле Костюм и Брюки, можно узнать на какую сумму их было продано всеми продавцами или конкретным продавцом.

В области «Значения» можно настроить параметры для поля. В примере выводится сумма значений: Рома в феврале продал рубашек на сумму 1 800.00. давайте посмотрим, сколько это штук. Кликаем левой кнопкой мышки по строке «Сумма по полю…» и выбираем из меню «Параметры полей значений».

В следующем окне из списка выбираем «Количество», выберите то, что подходит конкретно для Вашей таблицы, и нажимаем «ОК».

Теперь, смотря на таблицу, можно понять, что Рома в феврале продал две рубашки.

Теперь сделаем, чтобы общий фильтр для таблицы был по месяцам. Меняем области: в «Фильтр отчета» перетаскиваем поле «Дата», в «Названия столбцов» – «Продавец».

Такая сводная таблица покажет, на какую сумму, и каких, продал товаров каждый продавец за весь период или за определенный месяц.

Обратите также внимание на ленту. При выделении любой ячеек из сводной таблицы, на ней появляется вкладка «Работа со сводными таблицами» с двумя подвкладками «Параметры» и «Конструктор».

В общем, рассказывать про сводные таблицы можно очень долго. Они обладают множеством различных настроек. Форматируйте таблицу на свой вкус, меняйте поля исходной таблицы в различных областях сводной таблицы, чтобы получить именно тот результат, который нужно проанализировать конкретно в Вашем случае. Не бойтесь нажимать на различные кнопки в ленте или в контекстном меню, в случае чего, всегда можно отменить неверные действия с помощью горячих клавиш Ctrl+Z.

Надеюсь, теперь Вы разобрались, как сделать сводную таблицу в Excel.

Поделитесь статьёй с друзьями: